Einführung in EndNote (Version X 2)

Transkript

1 Einführung in EndNote (Version X 2) Inhalt 1 Einleitung 1.1 EndNote-Datenbankstruktur 1.2 Grundeinstellungen in EndNote 1.3 Datensicherung 2 Anlegen und Strukturieren einer Library in EndNote 2.1 Custom Groups 2.2 Suche in der eigenen EndNote Library 3 Dateneingabe 3.1 Manuelle Eingabe Hinweise zur manuellen Dateneingabe Term List 3.2. Online Search/Einbinden externer Datenquellen (Connection Files) Überprüfung der Library auf Duplikate 3.3 Importieren 3.4 Direktimport 4 Bearbeiten mehrerer Datensätze gleichzeitig 5 Erstellen von Literaturverzeichnissen und Bibliografien mit EndNote 6 Quellen

2 1 Einleitung EndNote ist ein Literaturverwaltungsprogramm, das lokal am Arbeitsplatz installiert wird. Mit EndNote ist die Online-Recherche in Fachinformationsdatenbanken und Bibliothekskatalogen sowie die Übernahme und Verwaltung der recherchierten Literaturdaten (Bücher, Zeitschriften, WWW-Seiten) in eigene Datenbanken möglich. Zusätzlich können in Zusammenarbeit mit Textverarbeitungsprogrammen automatisch Referenzlisten erstellt werden. Auch Abbildungen und andere Objekte können Sie in EndNote komfortabel verwalteten und in Texte einbinden. EndNote wird, wie auch EndNote Web, mit englischsprachiger Benutzeroberfläche angeboten. Trotzdem bietet es zahlreiche Schnittstellen zu deutschen Datenbanken und Katalogen. 1.1 EndNote-Datenbankstruktur Eine EndNote Datenbank kann eine unbeschränkte Anzahl verschiedener Datensätze beliebiger Größe verwalten. Die Art des einzelnen Datensatzes wird durch das Feld Reference Type (Journal Article, Book etc.) festgelegt. Die angezeigten Datenfelder bei der Eingabe neuer Datensätze hängen von dem ausgewählten Reference Type ab. In jedem Datenfeld (mit Ausnahme des Feldes Image) können mehrere, durch einen Zeilenumbruch getrennte, Einträge stehen. Im Feld Image können Verweise auf Bilddateien oder auf Objekte (z.b. MS Excel, MS Powerpoint Dateien) gespeichert werden. Im Feld File Attachment können Dokumente (Word-Dateien, PDF etc.) gespeichert werden. Die Felder für Autoren, Titel, Jahr, Seiten, Abbildungen und URL sind mit zusätzlichen Funktionen (Prüfungen, Sortieroptionen usw.) versehen und sollten nur für die vorgesehenen Inhalte verwendet werden. Zur Navigation in der Datenbank dient eine Menüleiste oberhalb der Datenbankanzeige. Hier können über 7 übergeordnete Menüpunkte und mit Hilfe einer Symbolleiste alle EndNote-Funktionen angesteuert werden. Viele Funktionen finden Sie zusätzlich im Kontextmenü über die rechte Maustaste.

3 1.2 Grundeinstellungen in EndNote Es ist möglich; verschiedene Grundeinstellungen in EndNote individuell anzupassen. Hierzu wählen Sie die Funktion Edit -> Preferences. Unter Libraries kann die Datenbanken festgelegt werden, die EndNote beim Start automatisch öffnen soll. Im Display Fonts Fenster kann die Schriftart für die Anzeige gewählt werden. Falls sämtliche Unicode-Zeichen dargestellt werden sollen, muss hier eine Schriftart gewählt werden, die diesen Zeichensatz unterstützt wie beispielsweise Arial Unicode MS. Unter Reference Type sollte der Referenztyp gewählt sein, der in den anzulegenden Libraries am häufigsten vorkommt (Standardeinstellung ist Journal Article). Über die Schaltfläche Modify Reference Types können die Definitionen der Reference Types geändert werden. Um eine korrekte Sortierung von deutschsprachigen Titeln zu erreichen, können unter der Option Sorting weitere Wörter eingetragen werden, die beim Sortieren von Titelanfängen und Personennamen nicht mit berücksichtigt werden sollen. Es empfiehlt sich, die Liste Author Field um die Einträge von, van, die Liste Title Field mit der, die, das, ein und eine zu erweitern. Unter Display Fields werden die Felder festgelegt, die in der mittleren Spalte des Library-Fensters angezeigt werden sollen. Unter Duplicates werden die Felder definiert, die für eine Dublettenprüfung herangezogen werden sollen. Bei der direkten Online-Suche aus EndNote heraus können Sie vorher auswählen, ob doppelte Referenzen bereits vor dem Import in eine Datenbank entfernt werden sollen oder nicht. Automatische Dublettenprüfung bei der Online-Search

4 Unter Folder Locations werden die Ordner für Connection Files, Output Styles (Zitierweise) und Importfilter angezeigt. Unter URL&Links -> OpenUrl kann der von der Universitätsbibliothek Oldenburg bereitgestellte Verlinkungsservice SFX eingerichtet werden. Hierzu muss die Option Enable OpenURL aktiviert und unter OpenURL Path folgende Server-Adresse eigegeben werden: Sämtliche Einstellungen in den Preferences gelten für alle Libraries! 1.3 Datensicherung Alle vorgenommenen Änderungen an einer Datenbank (Library) werden von EndNote automatisch gespeichert. Nicht alle Arbeitsvorgänge können rückgängig gemacht werden. Daher ist es sinnvoll, vor Änderungen an einer Datenbank (Library) über File -> Save as Copy eine Sicherungskopie zu erstellen.

5 2 Anlegen und Strukturieren einer Library in EndNote Wenn Sie eine neue Datenbank (Library) in EndNote anlegen wollen, wählen Sie im Menü File die Option New. Wollen Sie eine bestimmte Datenbank öffnen, wählen Sie im Menü File die Option Open. Wenn Sie eine Library öffnen, erhalten Sie eine dreispaltige Ansicht. Output Style (Zitierweise) In der linken Spalte werden die erstellten Gruppen und Ihre Favoritenliste externer Datenbanken angezeigt. Oben rechts erscheinen die Datensätze, die bereits in der Datenbank enthalten sind in Listenform. Ein Klicken auf eine Spaltenüberschrift bewirkt das Sortieren der Liste nach dem ausgewählten Feld. Durch das Eintippen eines Buchstabens oder Wortanfangs gelangt man automatisch zu dem ersten Eintrag, der mit diesem beginnt. Sie können in diesem Library Fenster mehrere Datensätze markieren. Im Bereich unten rechts erhält man durch einen Klick auf den Preview-Reiter eine Vorschau auf die Zitierweise eines ausgewählten Datensatzes. Die Darstellung dieser Vorschau entspricht dem ausgewählten Style. Durch einen Klick auf den Reiter Search wird die EndNote-Suchmaske angezeigt, um eine Recherche zu starten. Über diese Maske kann in externen Datenbanken und in den eigenen EndNote-Datenbanken (Librarys) recherchiert werden.

6 2.1 Custom Groups Die benutzerdefinierten Gruppen (Custom Groups) können von Ihnen selbst manuell erstellt werden, um Ihre Datenbank besser zu strukturieren. Per Drag and Drop können Sie Referenzen aus Ihrer Datenbank in die selbst angelegten Gruppen übernehmen. Mit den benutzerdefinierten Gruppen strukturieren Sie Ihre Datenbank, um einen besseren Überblick über Ihre Datenbankinhalte zu erhalten. Wenn Sie eine neue Gruppe anlegen wollen, wählen Sie aus dem Menüpunkt Groups die Option Create Group. Neu in EndNote X2 sind die so genannten Smart Groups. Recherchen in Ihrer eigenen oder einer externen Datenbank können in Smart Groups umgewandelt werden. Die nach Ihren Kriterien angelegten Smart Groups werden dynamisch um neue Referenzen ergänzt, wenn diese die von Ihnen festgelegten Suchkriterien erfüllen (vgl. Zusätzlich stellt EndNote dem Anwender temporäre Gruppen zur Verfügung. Diese Gruppen existieren nur solange, wie die entsprechende EndNote-Datenbank geöffnet ist. Wird die Anwendung oder die EndNote-Datenbank geschlossen, werden die Gruppen automatisch gelöscht die Referenzen selbst bleiben in der EndNote-Datenbank erhalten. Beispielsweise finden Sie unter Duplicate References die Ergebnisse der EndNote-Dubletten-Erkennung. Die Gruppe Full Text enthält die Referenzen, an die ein Volltext angehängt oder eine URL eingefügt ist. Die temporären Gruppen werden unter All References in der linken Spalte des Datenbankfensters angezeigt. Wenn Sie eine Gruppe löschen wollen, klicken Sie im Menüpunkt Groups auf Delete Group. Auf diesem Weg wird die Verknüpfung der Referenzen mit der gelöschten Gruppe entfernt. Die einzelnen Referenzen bleiben in der Gruppe All References erhalten. Um Referenzen vollständig zu löschen, markieren Sie die Referenzen, die Sie löschen wollen und wählen im Menü References die Funktion Move Reference to Trash, diese Funktion finden Sie auch im Kontextmenü über die rechte Maustaste. 2.2 Suche in der eigenen EndNote Library Über die Suchfunktion kann die komplette Datenbank nach bestimmten Kriterien durchsucht werden. Markieren Sie unter Groups in der linken Spalte All References. Wählen Sie aus dem Menü Tools die Option Search Library.

7 Im unteren Bereich des EndNote-Arbeitsbereichs öffnet sich die Recherchemaske. Geben Sie Ihre Suchbegriffe ein und starten Sie Ihre Suche mit dem Button Search. Die gefundenen Einträge werden oberhalb des Recherche-Fensters angezeigt. Über den Button Options können Sie sich alle zusätzlichen Rechercheoptionen anzeigen lassen. Über Options können Sie z. B. eine Treffermenge direkt in eine Smart Group konvertieren. Diese Gruppen werden automatisch um die neuen Datensätze in Ihrer Datenbank (Library) ergänzt, die den Suchkriterien der jeweiligen Smart Group entsprechen.

8 3 Dateneingabe Für die Dateneingabe in die angelegten EndNote-Librarys (Datenbanken) gibt es vier verschiedene Möglichkeiten: 3.1 Manuelle Eingabe Um einen Datensatz manuell einzugeben, müssen Sie im Menü References die Option New aufrufen oder auf das entsprechende Symbol in der Symbolleiste klicken. Daraufhin öffnet sich eine Eingabemaske, in die sie alle Informationen eintragen können, die Sie zu einer Referenz haben (Autor, Jahr, Verlag, etc.) Hinweise zur manuellen Dateneingabe Die Autoren sollten in der Form Nachname, Vorname eingegeben werden. Mehrere Autoren müssen durch einen Zeilenwechsel voneinander getrennt werden. Handelt es sich um eine Körperschaft oder Institution, muss der Eintrag mit einem Komma enden (z. B. Universität Oldenburg, ) um zu vermeiden, dass die Namensfunktion von EndNote den Eintrag als Personennamen wertet! Titelangaben sollten am Ende keine Satzzeichen enthalten. Diese werden erst bei der Ausgabe der Referenzen als Literaturverzeichnis nach den Regeln des ausgewählten Output Styles gesetzt. Seitenangaben sollten ohne Kürzel wie S. oder p. eingeben werden. Auch hier erfolgt das Einfügen der Zeichen erst bei der Datenausgabe Term List Term Lists vereinfachen die Dateneingabe und gewährleisten die Homogenität der Einträge. EndNote legt standardmäßig die Listen Author, Journals und Keywords an und verknüpft diese mit den Einträgen der entsprechenden Felder. Wenn in ein Datenfeld, das mit einer Term List verknüpft ist, neue Daten eingegeben werden, schlägt EndNote einen entsprechenden Eintrag aus der Liste vor. Wird keine Entsprechung gefunden, erscheint beim Eintippen der Eintrag rot. Mit dem Abspeichern des Datensatzes wird der Eintrag in die Term List übernommen. Erstellen einer Term List Wenn Sie eine Term List erstellen wollen: Wählen Sie aus dem Menü Tools den Befehl Define Term Lists. Es wird das Fenster Term Lists geöffnet. Unter dem Karteikartenreiter Lists wird angezeigt, welche zur aktuell geöffneten Datenbank gehörigen Termlisten bereits existieren.

9 Klicken Sie auf Create List und benennen Sie die neue Term List. Jetzt muss die neue Liste mit dem dazugehörigen Datenbankfeld verknüpft werden, damit bei der Eingabe von neuen Begriffen EndNote Begriffe aus der Termliste vorschlägt und neue Begriffe in die Liste aufgenommen werden. Wählen Sie im Fenster Term List den Befehl Link Lists aus. Es wird eine Tabelle geöffnet, die die Datenbankfelder anzeigt. Wählen Sie den Eintrag aus, der zu Ihrer neuen Liste passt und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. Aktualisieren Sie jetzt Ihre neue Liste. Wählen Sie auf dem Karteikartenreiter Lists Ihre neue Liste aus. Klicken Sie auf den Button Update List. Bestätigen Sie auch die Aktualisierung der Liste mit OK Online Search/Einbinden externer Datenquellen (Connection Files) Über EndNote haben Sie die Möglichkeit, direkt in Online-Datenbanken zu recherchieren und die Daten zu übernehmen. Wählen Sie aus dem Menü Tools die Option Online Search. Wählen Sie eine Datenbank aus; im Datenbankfenster öffnet sich daraufhin das Recherchefenster. Tragen Sie Ihre Suchbegriffe ein und starten Sie die Suche mit Search. Die Treffer werden in Listenform angezeigt. Zusätzlich wird in der linken Spalte unter Online-Search angezeigt, wie viele Treffer Ihre Suche ergeben hat. Die Treffer können per Drag and Drop in andere Gruppen verschoben werden. In EndNote ist unter Preferences -> Folder Locations der Ordner Connections hinterlegt. Hier finden Sie eine Vielzahl vorgefertigter Connection Files. In diesen Dateien des Typs

10 *.enz sind alle benötigten Informationen definiert, die für Zugriff, Recherche und Einlesen der Daten benötigt werden. Sowohl Zugangsdaten als auch Datenformate können sich mit der Zeit ändern, bei Import- Problemen mit einer Datenquelle sollte daher zunächst der entsprechende Connection File überprüft werden. Auf den Web-Seiten des EndNote Herstellers werden laufend aktualisierte Versionen für die verschiedenen Datenbanken angeboten ( Überprüfung der Library auf Duplikate Bei der Recherche in unterschiedlichen Datenbanken kann es passieren, dass derselbe Datensatz mehrfach in die Library übernommen wird. Es entstehen so genannte Dubletten. Um Dubletten zu finden, wählen Sie unter References das Menü Find Duplicates. Die Dubletten werden in der mittleren Spalte des Library-Fensters sowie in der Gruppe Duplicate References angezeigt und können per Drag and Drop in die Gruppe Trash verschoben werden. Dort können Sie sie löschen. 3.3 Importieren Die Online-Search stellt die einfachste Möglichkeit dar, Referenzen aus Online-Datenbanken in EndNote zu übernehmen. Leider ist diese Möglichkeit nicht bei jeder Datenbank gegeben. Alternativ zur Online Search mit direkter Datenübernahme ermöglicht EndNote den Import vorab gespeicherter Daten mit Hilfe eines entsprechenden Importfilters. So bieten viele Datenbanken inzwischen die Möglichkeit an, Datensätze zu exportieren. Um diese Daten in EndNote zu importieren, muss dann der entsprechende Importfilter gewählt werden, z. B. der EndNote-Importfilter. Bevor die Daten nach EndNote importiert werden können, müssen sie lokal gespeichert werden. Achten Sie darauf, dass das Ausgabeformat mit dem Import Filter übereinstimmt. Eine Beschreibung der Export-Verfahren verschiedener Datenbanken finden Sie hier: Nachdem Sie Ihre Rechercheergebnisse im richtigen Format exportiert und abgespeichert haben wählen Sie im Menü File den Befehl Import oder klicken auf das entsprechende Symbol aus der Symbolleiste. Öffnen Sie mit dem Button Choose File die zuvor gespeicherte Datei. Wählen Sie im Feld Import Options den zu Ihrer Datei gehörenden Importfilter. Über die Option Other Files können Sie sich eine Liste aller verfügbaren Importfilter anzeigen lassen. Wählen Sie bei Duplicates Import All aus.

11 Wählen Sie bei Text Translation No Translation aus. Klicken Sie auf den Button Import, um die Daten zu importieren. Die Ausgabeformate sind von Datenbank zu Datenbank verschieden und können sich im Laufe der Zeit ändern. Zu jedem Format muss ein entsprechender Filter eingerichtet sein. Eine große Zahl Importfilter ist bereits in EndNote enthalten. Laufend aktualisierten Fassungen können Sie außerdem auf der EndNote-Homepage kostenlos herunterladen: ( 3.4 Direktimport Einige Datenbankanbieter und Bibliotheksportale (Bsp. FIS-Bildung, Web of Science oder WorldCat) bieten die Möglichkeit, die Ergebnisse einer Recherche über den Browser direkt an EndNote weiterzureichen. Die Bezeichnungen für diesen Vorgang sind unterschiedlich und lauten beispielsweise Export to Reference Software, Save to Citation Manager oder Direct Import. Das lokale Abspeichern einer Datei und der Import-Vorgang entfallen.

12 4 Bearbeiten mehrer Datensätze gleichzeitig Im Library-Fenster markierte Datensätze können über den Menüpunkt References -> Show Selected References bzw. Hide Selected References gezielt gemeinsam angezeigt (oder versteckt) werden. Diese Anzeigeform dient nicht nur der besseren Übersicht, sondern erleichtert zudem die Änderung mehrerer Datensätze in einem Arbeitsschritt. Mögliche Änderungen sind: neue Inhalte am Anfang oder Ende eines Feldes hinzufügen, Feldinhalte komplett zu ersetzen und einzelne Felder zu löschen oder deren Inhalte in ein anderes Feld zu verschieben. Wenn Sie Datensätze gemeinsam bearbeiten wollen, wählen Sie aus dem Menü Tools die Funktion Change and Move Fields. Alternativ ist das gezielte Ersetzen von Teilen eines Feldinhaltes auch über die Funktion Edit -> Change Text möglich, bezieht sich dann aber auf die gesamte Library. Diese Änderungen können nicht rückgängig gemacht werden! 5 Erstellen von Literaturverzeichnissen und Bibliografien mit EndNote Das Add-In CWYW (Cite While You Write) von EndNote wird bei der Installation automatisch in MS Word oder WordPerfect eingebunden. Über Extras -> EndNote und über die ebenfalls mitinstallierte Symbolleiste, werden die benötigten Befehle direkt im Textverarbeitungsprogramm zur Verfügung gestellt.

13 Die Funktionen: Find Citation öffnet innerhalb des Textprogramms ein EndNote-Suchfenster, um den gewünschten Datensatz schnell lokalisieren zu können. Go To EndNote wechselt zu EndNote. Format Bibliography formatiert Zitate, Fußnoten und Bibliografie, maßgebend sind dabei die Formatierungen des gewählten Output Styles. Insert Selected Citations fügt den gerade in EndNote markierten Eintrag in den Text ein. Edit Citations ermöglicht die Bearbeitung des im Textverarbeitungsprogramm eingefügten EndNote-Eintrags, um etwa Seitenzahlen hinzufügen zu können. Insert Note weist dem Eintrag einen zusätzlichen Kommentar zu, der bei einigen Styles in der Bibliografie mit berücksichtigt wird. Unformat Citations entfernt sämtliche durch EndNote durchgeführten Formatierungen. Übrig bleiben die so genannten Temporary Citations, mit deren Hilfe EndNote die jeweiligen Zitatangaben den Datensätzen der Library zuordnet. Je nach Voreinstellung besteht eine Temporary Citation aus den Feldern Author, Year sowie der Satznummer. Um die Zitate in formatierter Form auszugeben, muss der Befehl Format Bibliography (s. o.) ausgeführt werden. Remove Field Codes entfernt bei einem bereits formatierten Text sämtliche Temporary Citations. Sämtliche Verknüpfungen zur EndNote Library werden damit entfernt, übrig bleiben die formatierten Zitate, Fußnoten und Endnoten sowie das Literaturverzeichnis. Export Traveling Library erstellt aus der ursprünglichen Library eine EndNote- Library anhand der im Text eingefügten Daten. Achtung: Im Text über EndNote eingefügte Bilddaten oder andere Objekte werden nicht mit berücksichtigt. Find Figures fügt die in EndNote erfassten Bilddateien, Tabellen oder sonstige Objekte ein. Generate Figure List erstellt eine Liste der eingefügten Bilddateien oder Tabellen am Ende des Dokumentes. Cite While You Write Preferences konfiguriert das Add-In und legt beispielsweise fest, ob die eingefügten Temporary Citations laufend aktualisiert werden, welche Tastenkürzel bestimmte Funktionen auslösen, oder wo EndNote Bilddateien oder Tabellen im Text einfügen soll. Help ruft die EndNote Hilfefunktion auf.

14 6 Quellen Adept Scientific