Dr. Barbara Topp toppmanagement

Transkript

1 Topp ten des Zeitmanagements Dr. Barbara Topp toppmanagement Die Zeit anhalten oder Ihnen mehr Zeit schenken, kann ich nicht. Dieses Seminar soll Ihnen dabei helfen, weniger Zeit zu verlieren und sich hier und da mal etwas Besonderes zu gönnen: Mehr Zeit 1

2 é Zeit ist Leben é Zeit ist ein wertvolles Kapital Was ist Zeit? é Zeit ist ein Machtfaktor é Zeit wird subjektiv erlebt 1.Ich analysiere meine Zeitverwendung. 2

3 Typische Verhaltensweisen - wir erledigen die kleinen Arbeiten vor den Großen - wir machen das Leichte vor dem Schwierigen - wir kümmern uns eher um Unterbrechungen als um Prioritäten - wir kümmern uns eher um kurzfristige als um langfristige Aufgaben Zeitknappheit - Termine - Unvorhergesehene Aufgaben - Begrenzte Zeit für Aufgaben - Mangelnde Zeitplanung - Eile, Hektik, Stress - Zeiteinengung durch andere 3

4 Positives Zeitgefühl entsteht durch Selbstbestimmung Bewusstes Erleben Eigene Planung Freiräume Entspannung Sinnvolle Aktivitäten Erreichen von Zielen 2.Ich setze mir klare Ziele und arbeite täglich an der Realisierung. 4

5 Zielformulierung S spezifisch M messbar A aktionsorientiert R realistisch T terminiert Was will ich erreichen? Kriterien/Maßstab Wie gehe ich vor? Ich kann es schaffen! Bis wann will ich es schaffen? 3.Ich plane meinen Tag. 5

6 Tagesplanung A - Aktivitäten auflisten L - Länge festlegen P - Pufferzeit planen E - Entscheidung N - Nachkontrolle Planungsprinzipien 1. Die wichtigsten Aufgaben zuerst planen 2. Neue, schwierige Aufgaben zuerst beginnen 3. Vorbereitungszeit auf Besprechungen, Gespräche, Veranstaltungen 4. Festen Tagesrhythmus planen (Zeit für Post, Telefon, Absprachen, Lesezeiten, Arbeitsbeginn und Arbeitsende, Pausen) 6

7 Planungsprinzipien 5. Gleichartige Tätigkeiten zusammenfassen 6. Störungsfreie Zeit planen 7. Beginnen, bewältigen und beenden Sie den Tag positiv. 4.Ich setze eindeutige Prioritäten. 7

8 Pareto - Prinzip 20% der Arbeitszeit entfallen auf Tätigkeiten, die 80 % der Ergebnisse produzieren. 80% der Arbeitszeit entfallen auf Tätigkeiten, die 20 % der Ergebnisse produzieren. Umgang mit Prioritäten Konzentrieren Sie Ihre Energien auf lohnenswerte Ziele. Wägen Sie ab nach Folgen, Kosten, Hierarchien. Überlegen Sie was passiert, wenn Sie die Aufgabe jetzt nicht erledigen. Machen Sie sich bewusst, dass Sie es nicht allen Recht machen werden. 8

9 Umgang mit Prioritäten Füllen Sie den Papierkorb täglich mit unwichtigen und nicht dringlichen Aufgaben. Wichtige und dringliche Aufgaben sollten Sie sofort in Angriff nehmen. Fragen Sie immer: Führt das, was ich jetzt tun will dazu, dass ich meine Ziele erreiche? 5.Ich delegiere konsequent die Aufgaben, die ich nicht selbst machen muss. 9

10 G Delegation ist das Konzept der richtigen Aufgabenverteilung Die richtigen Dinge tun, anstatt nur die Dinge richtig zu tun! Delegation Was Warum Wie Womit Wann -Aufgabe, Ziel, Ergebnisse -Zweck und Nutzen, Bedeutung -Umfang, Details, Rahmenbedingungen -Arbeitsmittel, Budget, Unterstützung -Termin, Frist, Priorität 10

11 6.Ich setze anderen Grenzen, wenn es erforderlich ist. Nein-Sagen in 5 Schritten 1. Zeit gewinnen 2. Verständnis und Arbeitsbereitschaft zeigen 3. Ablehnung Nein sagen 4. Begründung 5. Alternative 11

12 7.Ich schiebe keine Aufgabe vor mir her. Aufschieberitis L Stiehlt uns Zeit. L Hindert uns daran, dass wir etwas leisten. L Erhöht den Druck für den nächsten Tag. L Führt zu Stress. L Verschlechtert die Beziehungen. L Führt zum Verlust der Selbstachtung. 12

13 Anti- Aufschieberitis Machen Sie ein Bestandsaufnahme aller aufgeschobenen Aufgaben Aktivitätenliste. Fragen Sie sich selbstkritisch: Werde ich diese Aufgabe jemals erledigen? Fragen Sie nach Gründen für das Aufschieben Suchen Sie nach Vorteilen für die Erledigung. Machen Sie eine Prioritätenliste der aufgeschobenen Aufgaben. Anti- Aufschieberitis Nutzen Sie die Salamitaktik für umfangreiche Aufgaben. Legen Sie einen Erledigungstermin fest. Arbeiten Sie mit Kontroll- und Verpflichtungs- und Belohnungstechniken. Beginnen Sie eine neue Aufgabe erst, wenn die alte erledigt ist. 13

14 8.Ich gehe effizient mit Informationen um. Umgang mit Informationen Strukturieren Sie Ihre Informationsbedürfnisse. Entwickeln Sie Mut zum Uninformiertsein. Verkürzen Sie interne Informationswege. Unterscheiden Sie zwischen suchendem und verstehendem Lesen Machen Sie sich Ihre Leseabsicht klar. 14

15 Umgang mit Informationen Behandeln Sie s wie die normale Post. Leeren Sie den -Briefkasten täglich. Drücken Sie sich kurz und präzise aus und vermeiden Sie lange Anhänge. Fragen Sie sich regelmäßig, ob Sie diese Informationen immer benötigen. 9.Ich organisiere meine Arbeit konsequent. 15

16 Arbeitsorganisation - Halten Sie Ordnung und Übersicht am Arbeitsplatz - Schaffen Sie ein sinnvolles Ablagesystem - Räumen Sie jeden Tag Ihren Schreibtisch auf. - Schaffen Sie eine störungsfreie Arbeitszeit. - Führen Sie Gespräch mit Besuchern und Kollegen effizient. - Beenden Sie ein Tätigkeit, bevor Sie eine neue beginnen. - Machen Sie ein tägliche Aufgabenliste. - Beachten Sie Ihre individuelle Leistungskurve. Posteingang Versehen Sie das Schreiben sofort mit Bearbeitungsvermerken (Verteiler, Ablage) Leiten Sie Post, die von anderen bearbeitet werden muss, sofort an diese weiter. Nehmen Sie jedes Schriftstück nur 1x in die Hand. 16

17 Posteingang Richten Sie 3 Postkörbe ein: Soforterledigung Wiedervorlage Ablage. Nutzen Sie das Direktprinzip 3 Minuten- Regel. Schmeißen Sie alles weg, was ohne Informationswert ist, nicht bearbeitet oder aufgehoben werden muss. Markieren Sie beim Lesen sofort die wichtigen Textstellen. Telefon - Checkliste Machen Sie sich den Grund Ihres Telefonats bewusst (Ziel, Themen, Probleme...). Legen Sie die notwendigen Unterlagen bereit. Bereiten Sie sich auf Einwände, Fragen des Gesprächspartners vor. Eröffnen Sie das Gespräch bestimmt und straffen Sie die Kontaktphase. 17

18 Telefon - Checkliste Sagen Sie worum es geht und was Sie besprechen wollen. Behalten Sie die Gesprächsdauer im Auge. Fassen Sie am Ende die Ergebnisse, Festlegungen, Maßnahmen zusammen. Halten Sie diese schriftlich fest. Fassen Sie sich kurz. 10.Ich organisiere mein Leben so, dass ich mich fit und gesund fühle. 18

19 GFrage: Wodurch entsteht Stress in Ihrer Tätigkeit? Stress v v v v v Zehrt an Ihrer Energie Schwächt Ihre Abwehrkräfte Beeinträchtigt Ihr Urteilsvermögen Vermindert Ihre Zufriedenheit und Ihr Selbstvertrauen Führt langfristig zu körperlichen und seelischen Erkrankungen 19

20 Ursachen für negativen Stress Größere Veränderungen Familiäre Ereignisse Zu große Verantwortung Vereitelte Karrierepläne Häufige Störungen des Lebensrhythmus Knappe Termine und Notwendigkeit ständiger Konzentration Starker Druck und Angst Symptome Muskelanspannung in Kreuz, Schultern und Hals Schlafstörungen Erhöhter Blutdruck, Herz- Kreislaufprobleme Kopfschmerzen Magenprobleme, Verdauungsstörungen 20

21 Symptome Unfähigkeit abzuschalten und sich zu entspannen Konzentrations-, Denk- und Erinnerungsschwierigkeiten Suchtverhalten Schwindendes Interesse an Familie, Freunden, Hobby F Achten Sie auf die Work-Life-Balance! 21

22 Wer zu lange arbeitet...arbeitet langsamer und braucht länger...macht mehr Fehler...ist nicht mehr kreativ...hört weniger zu...wird reizbarer und lässt seinen Zorn an anderen aus Tipps Verschaffen Sie sich ausreichend Bewegung und betreiben Sie Ausdauersport. Ernähren Sie sich gesund und nehmen Sie sich Zeit zum Essen. Entspannen Sie sich regelmäßig und machen Sie zwischendurch kleine Pausen. Schlafen Sie ausreichend. 22

23 Tipps Lernen Sie Gelassenheit bei Dingen, die Sie nicht ändern können. Pflegen Sie bewusst zwischenmenschliche Beziehungen und sorgen Sie für ein harmonisches Familienleben. Tipps Genießen Sie, nehmen Sie sich Zeit für Dinge, die Ihnen wichtig sind und Spaß machen. Denken Sie optimistisch. 23

24 Und zum Schluss: Lebe leidenschaftlich für das Heute und zielbewusst für das Morgen. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 24

25 DISG-Zeittypen Dr. Barbara Topp toppmanagement D = Der Dominante - Entschlossen - Willensstark - Direkt - Herausfordernd - Anspruchsvoll - Stur 1

26 will Ergebnisse Merkmale D-Typ liebt Herausforderungen analysiert schnell erkennt Wesentliches sagt Nein, wenn Ziele und Situation nicht passen arbeitet schnell, packt Probleme sofort an Schwächen D-Typ erledigt Dinge nebenbei macht nur skizzenhaft Pläne macht am liebsten vieles gleichzeitig schreibt Dinge nur ungern auf nimmt sich zu viel vor 2

27 Schwächen D-Typ übersieht Details, tendiert zu Durcheinander und Hektik unterschätzt die Länge der benötigten Zeit ungeduldig mit sich und anderen hasst Routine und Unterforderung Zeitmanagement-Tipps G Setzen Sie Prioritäten. G Seien Sie geduldiger mit anderen. G Wetteifern Sie weniger und arbeiten Sie mehr mit anderen zusammen. G Erst nachdenken, dann handeln. G Schalten Sie einen Gang zurück. 3

28 I = Der Initiative - Überzeugend - Impulsiv - Freundlich - Gesprächig - Gewinnend - Kontaktfreudig Merkmale I-Typ sucht Kontakt und Anerkennung will beeinflussen delegiert schnell und leicht liebt Abwechslung ist eine sprudelnde Person ist ein optimistischer Planer, analysiert selten bringt sich bei Besprechungen offen ein 4

29 Schwächen I-Typ hasst Details und Routineaufgaben tut Dinge ungern allein ist in Detailfragen nachsichtig mit sich und anderen ist zu spontan und unterhält sich lieber als zu arbeiten hat viele Ideen, ist aber zu schwach in der Umsetzung verspätet sich häufig lässt sich leicht ablenken Zeitmanagement-Tipps G Beenden Sie angefangene arbeiten, bevor Sie etwas Neues beginnen. G Lassen Sie sich nicht unterbrechen. G Fixieren Sie Aufgaben schriftlich. G Rennen Sie unwichtigen Dingen nicht hinterher. G Beseitigen Sie mögliche Ablenkungen. 5

30 S = Der Stetige - Geduldig - Teamfähig - Rücksichtsvoll - Verbindlich - Ausgeleichend - Beständig - Aufmerksam Merkmale S-Typ liebt ein harmonisches, persönliches Miteinander möchte ein stabiles Umfeld pflegt Bewährtes hasst Termin- und Zeitdruck als negativen Stress benötigt viel Feedback, wenn Aufgaben an ihn delegiert werden organisiert sich Stück für Stück setzt Prioritäten und schreibt sie auch auf 6

31 Schwächen S-Typ wird von zu vielen Aufgaben zur selben Zeit überfordert braucht Zeit, um Dinge in Ruhe zu durchdenken ist langsam bei Neuem, zügig bei Routinearbeiten hat Probleme bei Druck oder Konflikten lässt sich leicht von Menschen ablenken vermeidet es Nein zu sagen, weil es Beziehungen belasten könnte ist manchmal ohne Biss und inkonsequent Zeitmanagement-Tipps G Verbessern Sie die Effizienz Ihrer zeitlichen Abläufe, beschleunigen sie Prozesse. G Erkennen und lösen Sie Probleme. G Beginnen Sie Ihren Arbeitstag früher, um Zeitdruck zu vermeiden. G Achten Sie auf Endtermine, ohne sich dadurch zu blockieren. G Sehen Sie Veränderungen positiv. 7

32 G = Der Gewissenhafte - Perfektionistisch - Systematisch - Vorsichtig - Reserviert - Beherrscht - Gründlich Merkmale G-Typ liebt Genauigkeit, Details bevorzugt logisches und nachvollziehbares Vorgehen liebt sachliche Auseinandersetzung ohne Druck liebt Planung, dokumentiert gern und arbeitet effizient hält Zusagen ein bevorzugt Ordnung, Disziplin und eine sachliche Atmosphäre sagt nein, wenn eine Aufgabe nicht ins vorhandene Konzept passt 8

33 Schwächen G-Typ hat Angst vor Fehlern und Kritik denkt Prioritäten gründlich durch, setzt eher zu viele braucht viel zu lange, um auf den Punkt zu kommen hasst Unordnung und Chaos reagiert sehr kritisch auf Unsachliches hat Probleme in der Teamarbeit verliert sich in Einzelheiten, arbeitet zu detailliert nimmt sich für manche Aufgaben zu viel Zeit Zeitmanagement-Tipps G Überdenken Sie Ihre Planungszeiten. G Konzentrieren Sie sich auf Ergebnisse, nicht auf Perfektion. G Verschwenden Sie nicht so viel zeit darauf, Dinge zu analysieren. G Setzen Sie sich realistische Ziele. G Werden Sie lockerer in Ihren Erwartungen an sich und an andere. 9