Komplettlösungen für professionelles Training. Seminarpaket Zeitmanagement

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1 Komplettlösungen für professionelles Training Seminarpaket Zeitmanagement Birgit Ramon Fertige Trainingskonzepte zur Durchführung von 2-Tages-Seminaren Halbtagesseminaren 30-Minuten-Trainings Mikro-Trainings PC-Lernquiz Seminareinstiegsmethoden Lerntypengerechte Folienvorlagen Auf den folgenden Seiten finden Sie gekürzte Musterdokumente, die Ihnen einen Einblick in das Seminarpaket geben. Seminarpaket Zeitmanagement 1

2 Einleitung und Anwendung Seite 1 von 2 Die Komplettlösung für professionelles Training Mit diesem Seminarpaket erhalten Sie komplette Trainingsmaterialien mit praxiserprobten didaktischen Konzepten und Unterlagen. Es enthält unterschiedliche Seminarformate, die den vielfältigen Anforderungen zeitgemäßer Trainingsmaßnahmen gerecht werden. Die Seminarpakete sind als 2-Tages-Seminare konzipiert. Ein Seminarplan schlägt einen 2-Tagesablauf vor, mit Zeitangaben und Methodenhinweisen. Er kann individuell angepasst werden. Durch den modularen Aufbau können die vier einzelnen Module jeweils auch als halbtägige Mini-Trainings durchgeführt werden, unabhängig voneinander. Jedes der vier Module enthält: einen ausführlichen Leitfaden für Trainer Unterlagen für Teilnehmer anschauliche Präsentationsfolien Übungsaufgaben für Einzel- und Gruppenarbeiten Fallbeispiele und Spielanleitungen für Rollenspiele Checklisten, Formulare und Grafiken für die Teilnehmerpraxis Lernerfolgstests und Transferhilfen für die Teilnehmer eine Materialübersicht Ergänzt werden diese Unterlagen durch Vorlagen für die Erwartungsabfrage und Selbsteinschätzung der Teilnehmer und Evaluationsbögen für Teilnehmer und Trainer. Weitere Schlüsselthemen sind als 30-Minuten-Bausteine aufbereitet worden und dienen der Ergänzung des Seminarthemas. Sie können auch als eigenständige 30-Minuten-Trainings durchgeführt werden und eignen sich überall dort, wo die Zeit für Trainingsmaßnahmen begrenzt ist, insbesondere für unternehmensinterne Trainingsmaßnahmen mit möglichen Einpassungen in den Tagesablauf der Mitarbeiter. Dieses Seminarpaket beinhaltet drei 30- Minuten-Bausteine. Jeder 30-Minuten-Baustein enthält: Dramaturgie zur Trainingsdurchführung Trainerleitfaden Präsentationsfolien Übungsaufgaben Teilnehmerunterlagen Materialübersicht Um den Lerntrend Kürze aufzugreifen, sind einzelne Lerneinheiten des Seminarpakets als 5- bis 6-minütige Mikro-Trainings aufbereitet worden. Die Vorlagen eignen sich für Kurzvorträge, Workshops und Anwendungen im Unternehmensalltag. Dieses Seminarpaket beinhaltet zwei Mikro-Trainings. Seminarpaket Selbst- und Zeitmanagement

3 Einleitung und Anwendung Seite 2 von 2 Zur spielerischen Abfrage des Wissens wurden aus den Fragen der Lernerfolgstests PC-Lernquiz erstellt. Jedes der vier PC-Lernquiz beinhaltet: 10 Fragen mit jeweils vier Antwortmöglichkeiten und Erläuterungen. Verschiedene Trainingsaktivitäten werden mit Illustrationen visualisiert, die bereits in die Präsentationsvorlagen eingebaut worden sind. Diese Folien können individuell zur Ankündigung, zur Auflockerung und zur Visualisierung frei eingesetzt werden. Das Seminarpaket enthält sechs Illustrationen: Erwartungsabfrage Ziele Diskussion Gruppenübung Präsentation Zusammenfassen Zusätzlich zu den Inhalten, die für das Seminarthema selbst zur Verfügung stehen, sind dem Seminarpaket eine Auswahl von themenneutralen Methoden, Tools und Vorlagen beigefügt. Die Materialien sind: Kreative Methoden zum Seminareinstieg und zur Themeneinführung Kreative Methoden zum Kennenlernen Kreative Methoden zur Tagesauswertung und Wahrnehmung Spiele zur Aufteilung von Gruppen Vorlagen für Feedback und Einschätzung Anwendung Alle Materialien können von Ihnen direkt, ohne große Vorbereitung, eingesetzt werden verändert und in Ihre eigenen Unterlagen eingebunden werden den individuellen Bedürfnissen Ihrer Kunden angepasst werden im Rahmen Ihrer eigenen Seminare unbegrenzt verwendet werden Die Lizenzbedingungen konkretisieren die Anwendungsmöglichkeiten. Bei Fragen geben wir Ihnen jederzeit gerne Auskunft. info@juenger.de Telefon: Seminarpaket Selbst- und Zeitmanagement

4 Inhaltsverzeichnis Seite 1 von 5 Einleitung und Anwendung Impressum Lizenzbedingungen Selbst- und Zeitmanagement: 2-Tages-Seminar (Module 1 4) (Die einzelnen Module können als Halbtagesseminare eingesetzt werden) Hinweise zur Seminarplangestaltung Seminarplan Vorschlag und Blanko Vorlage Teilnehmer-Erwartung Vorlage Teilnehmer-Verhaltenseinschätzung Vorlage Evaluationsbogen Teilnehmer Vorlage Evaluationsbogen Trainer Vorlage Aktionsplan Vorlage Lernbilanz Modul Inhalte Material Modul 1: Ziele setzen Bedeutung von Zeit Was bedeutet Zeitmanagement Zeitmanagement und Werte Eigene Rollen ansehen Eigene Ziele setzen Merkmale von Zielen Trainerleitfaden Präsentationsfolien Übungen mit Arbeitsblättern Teilnehmerunterlage Checkliste Lernerfolgstest Materialübersicht Zusatzmaterial: 30-Minuten-Baustein Persönliche Ziele setzen Lernerfolgstest als PC-Quiz Modul 2: Umgang mit der Zeit Zeiteinteilung Analyse der Fixtermine Zeitprotokoll erstellen Umgang mit Zeitdieben Mit Störungen umgehen Leistungskurven Trainerleitfaden Präsentationsfolien Übungen mit Arbeitsblättern Teilnehmerunterlage Checkliste Handout Lernerfolgstest Materialübersicht Zusatzmaterial: Lernerfolgstest als PC-Quiz Seminarpaket Selbst- und Zeitmanagement

5 Inhaltsverzeichnis Seite 2 von 5 Modul 3: Prioritäten festlegen Prioritäten festlegen Mit Fremdbestimmung umgehen Aktivitäten analysieren Pareto-Prinzip ABC-Analyse Eisenhower-Prinzip Trainerleitfaden Präsentationsfolien Übungen mit Arbeitsblättern Teilnehmerunterlage Checkliste Handout Lernerfolgstest Materialübersicht Zusatzmaterial: 30-Minuten-Baustein Prioritäten setzen mit der ABC-Analyse Lernerfolgstest als PC-Quiz Modul 4: Aufgaben und Zeit planen Richtig planen Grundregeln der Zeitplanung ALPEN-Methode Tätigkeitsanalyse Delegieren Trainerleitfaden Präsentationsfolien Übungen mit Arbeitsblättern Teilnehmerunterlage Handouts Lernerfolgstest Materialübersicht Zusatzmaterial: 30-Minuten-Baustein Entspannungstechniken Lernerfolgstest als PC-Quiz Seminarpaket Selbst- und Zeitmanagement

6 Inhaltsverzeichnis Seite 3 von 5 30-Minuten-Bausteine (Die Bausteine können auch unabhängig als eigene 30-Minuten-Trainings durchgeführt werden) Hinweise zum 30-Minuten-Trainingskonzept Rolle eines 30-Minuten-Trainers Baustein Inhalte Material Persönliche Ziele setzen Bedeutung von persönlichen Zielen Merkmale von Zielen Zielarten Ziele umsetzen Dramaturgie Trainerleitfaden Präsentationsfolien Übung mit Arbeitsblättern Teilnehmerunterlage Materialübersicht Prioritäten setzen mit der ABC-Analyse Prioritäten setzen Wichtiges und Dringendes unterscheiden Die ABC-Analyse Der richtige Umgang mit C-Aufgaben Dramaturgie Trainerleitfaden Präsentationsfolien Übung mit Arbeitsblättern Teilnehmerunterlage Materialübersicht Entspannungstechniken Stressanalyse Stress vorbeugen Sinnvoll mit Stress umgehen Für Ausgleich durch Entspannung sorgen Dramaturgie Trainerleitfaden Präsentationsfolien Übung mit Arbeitsblättern Teilnehmerunterlage Materialübersicht Seminarpaket Selbst- und Zeitmanagement

7 Inhaltsverzeichnis Seite 4 von 5 Mikro-Trainings (Ausgekoppelte Lerneinheiten zur Durchführung 5- bis 6-minütiger Kurzvorträge) Einleitung Mikro-Training ALPEN-Methode Mikro-Training Aktivitäten analysieren PC-Lernquiz (Die PC-Quiz sind eine spielerische Ausführung der Lernerfolgstests) Anleitung Quiz Ziele setzen Quiz Umgang mit der Zeit Quiz Prioritäten setzen Quiz Aufgaben und Zeit planen Methoden und Vorlagen als Zusatzmaterial (Diese Materialien sind themenneutral und ergänzend zum Seminarthema einsetzbar) Kreative Methoden zum Seminareinstieg, zum Kennenlernen und zur Tagesauswertung Spiele zur Gruppenaufteilung Illustrationen zur Visualisierung von Seminarsituationen Feedback-Mustervorlagen Seminarpaket Selbst- und Zeitmanagement

8 Inhaltsverzeichnis Seite 5 von 5 Weitere Seminarpakete und Materialien Unser Verlag bietet weitere Seminarpakete und über 700 Methoden, Spiele, Übungen, Tools und Vorlagen für Trainings, Coaching und Personalentwicklung. Blättern Sie online durch unseren Katalog (einfach anklicken) und verschaffen Sie sich einen Überblick. Die Titel sind direkt mit unserem Internetshop verlinkt. Dort erhalten Sie Produktdetails, Inhaltsverzeichnisse oder Mustermaterialien. Seminarpaket Selbst- und Zeitmanagement

9 Seminarplan Seite 1 von 2 Titel der Veranstaltung: Veranstalter, Ort: Seminar Nr.: Selbst- und Zeitmanagement Termin (von bis): Teiln.-Zahl: Blatt Nr.: 1 Zeitplan: 09:00 10:30 / Kurzpause / 10:45 12:30 / Mittagspause / 13:30 15:15 / Kurzpause / 15:30 17:00 Uhrzeiten ggf. der geplanten Seminardauer anpassen Uhrzeiten (von bis) Seminarinhalte Mod. Nr. Methodik Arbeitsmaterial 1. Tag 09:00 09:15 Begrüßung, Einführung, Seminarorganisation -- Vortrag 09:15 09:30 Lernziele Modul Ziele setzen 1 Vortrag Folie 1 09:30 10:00 Bedeutung von Zeit 1 Vortrag Folie 2 Abfrage Was ist Zeit? 1 Abfrage Flipchart 10:00 10:30 Was bedeutet Zeitmanagement? 1 Vortrag Folie 3 Geschichte Alice im Wunderland 1 Plenum Kurzpause 10:45 11:15 Zeitmanagement und Werte 1 Vortrag Folie 4 Übung Die eigenen Werte entdecken 1 Einzelarbeit Übung 1, Arbeitsblatt 1 11:15 12:30 Eigene Ziele setzen 1 Vortrag Folie 5, 6, 7 Übung Wunschzettel 1 Einzelarbeit Übung 2 Übung Sammeln von Beispielszenen 1 Gruppenarbeit Übung 3 in 3 Schritten Übung Eigene Ziele setzen 1 Einzelarbeit Übung 4, Arbeitsblatt 2 Mittagspause 13:30 13:45 Lernziele Modul Umgang mit der Zeit 2 Vortrag Folie 1 13:45 14:15 Zeiteinteilung 2 Vortrag Folie 2, 3 Übung Zeiteinteilung analysieren 2 Einzelarbeit Übung 1, Arbeitsblatt :15 14:45 Analyse der Fixtermine 2 Vortrag Folie 2, 3 Übung Analyse der Fixtermine 2 Partnerarbeit Übung 2, Arbeitsblatt 4 14:45 15:15 Zeitprotokoll erstellen 2 Vortrag Folien 4 Praxistransfer Umgang mit der Zeit optimieren 2 Einzelarbeit Arbeitsblatt 5,Checkliste 1 Kurzpause 15:30 16:00 Zeitdiebe identifizieren 2 Vortrag Folie 5 Übung Zeitdiebe eliminieren 2 Einzelarbeit Übung 3, Arbeitsblatt 6 16:00 16:25 Mit Störungen umgehen 2 Vortrag Übung Störkurven 2 Einzelarbeit Übung 4, Arbeitsblatt 7 16:25 16:50 Leistungskurven 2 Vortrag Folie 6 Übung Leistungskurve 2 Partnerarbeit Übung 5, Arbeitsblatt 8 16:50 17:00 Tagesbilanz, Teilnehmer-Feedback, Ausblick -- Vortrag,Blitzlicht Seminarpaket Selbst- und Zeitmanagement

10 Seminarplan Seite 2 von 2 Titel der Veranstaltung: Veranstalter, Ort: Seminar Nr.: Selbst- und Zeitmanagement Termin (von bis): Teiln.-Zahl: Blatt Nr.: 2 Zeitplan: 09:00 11:00 / Kurzpause / 11:15 12:30 / Mittagspause / 13:30 15:00 / Kurzpause / 15:15 17:00 Uhrzeiten ggf. der geplanten Seminardauer anpassen Uhrzeiten (von bis) Lehrinhalte Mod. Nr. Methodik Arbeitsmaterial 2. Tag 09:00 09:15 Begrüßung, Einführung 3 Vortrag 09:15 09:30 Lernziel Modul Prioritäten festlegen 3 Vortrag Folien 1, 2 09:30 10:00 Mit Fremdbestimmung umgehen 3 Vortrag Übung Fremdbestimmung 3 Einzelarbeit Übung 1, Arbeitsblatt 1 10:00 10:30 Aktivitäten analysieren 3 Vortrag Folie 3 Übung Aktivitäten auflisten 3 Einzelarbeit Übung 2, Arbeitsblatt 2 10:30 11:00 Pareto-Prinzip 3 Vortrag Folie 4 Übung Pareto-Prinzip 3 Partnerarbeit Übung 3, Arbeitsblatt 3 Kurzpause 11:15 11:35 ABC-Analyse 3 Vortrag Folie 5 11:35 12:30 Eisenhower-Prinzip 3 Vortrag Folie 6 Übung Eisenhower-Prinzip 3 Einzel- /Gruppenarbeit Mittagspause 13:30 13:45 Lernziele Modul Aufgaben und Zeit planen 4 Vortrag Folie 1 13:45 14:00 Richtig planen 4 Vortrag Folie 2, 3 14:00 15:00 ALPEN-Methode 4 Vortrag Folie 4 Übung 4, Arbeitsblatt 4, Handout 1 Übung ALPEN-Methode 4 Einzelarbeit Übung 1, Arbeitsblatt 1 Kurzpause 15:15 15:30 Tätigkeitsanalyse 4 Vortrag Folie 5, Handout 1 15:30 16:15 Delegieren 4 Vortrag, Diskussion Folie 6, Flipchart Übung Delegieren 4 Einzelarbeit Übung 2, Arbeitsblatt 2 Handout 2 16:15 16:45 Planungswerkzeuge 4 Vortrag Übung Planungswerkzeuge 4 Einzelarbeit Übung 3, Handout 3 16:45 17:00 Teilnehmer-Feedback, Seminarbilanz, Verabschiedung -- Blitzlicht, Vortrag Feedbackbogen Seminarpaket Selbst- und Zeitmanagement

11 2-Tages-Seminare Die Gesamtpakete sind als 2-Tages-Seminare konzipiert, deren einzelne Module auch als halbtägliche Mini-Trainings durchführbar sind, mit: ausführlichem Leitfaden für Trainer (Muster) Unterlagen für Teilnehmer (Muster) Seminarplänen mit Zeitangaben und Methodenhinweisen (Muster) anschaulichen Präsentationsfolien Übungsaufgaben für Einzel- und Gruppenarbeiten (Muster) Fallbeispielen und Spielanleitungen für Rollenspiele Arbeitsblätter (Muster), Handouts, Formulare, Lernerfolgstests und Transferhilfen für die Teilnehmer Checklisten (Muster) und Fragebögen für die Vorund Nachbereitung der Seminare Seminarpaket Zeitmanagement 2

12 Selbst- und Zeitmanagement Modul: Ziele setzen Seminarpaket Trainerleitfaden Lernziele Die Teilnehmer/-innen lernen, Ziele als Richtschnur für die erfolgreiche und effektive Nutzung ihrer Zeit zu formulieren langfristige Ziele zu bestimmen und daraus Wochen- und Tagesziele abzuleiten die Wichtigkeit von Zielen als Grundlage für die Planung und Prioritätensetzung zu kennen ihre Ziele als Wegweiser für ihre Entscheidungen und die Prioritätensetzung zu nutzen sich ihrer unterschiedlichen Rollen bewusst zu werden. Bedeutung von Zeit Finden Sie einen motivierenden und aktivierenden Einstieg. Es bieten sich eine Bildergalerie oder Zitate an, die im Raum aufgehängt werden. Die Teilnehmer/-innen können einen Spaziergang durch den Raum machen. Der bewusste Umgang mit Zeit in allen Lebensbereichen erfordert eine unablässige Selbstreflexion und eine optimale Zeitplanung. Die Palette der Aspekte reicht von existenziellen Fragen der Lebensführung bis hin zur Bewältigung praktischer Alltagprobleme. Teilnehmerabfrage: Was ist Zeit? Beginnen Sie mit der Frage: Was ist Zeitmanagement? Was ist Zeit? Welche Bedeutung hat Zeit? Bitte sammeln Sie anschließend mit den Teilnehmern/ -innen die Vorteile einer Zeitplanung und halten Sie die Ergebnisse am Flipchart fest. Verteilen Sie im Anschluss die Checkliste Vorteile des Zeitmanagements. Abfrage Checkliste 1 Die Vorteile einer guten Zeitplanung liegen auf der Hand: persönliche und berufliche Ziele werden besser erreicht gesparte Zeit kann für wichtige Aufgaben und Ziele genutzt werden man gewinnt einen Überblick über alle Projekte, Aufgaben und Tätigkeiten Hektik und Stress werden abnehmen. 1

13 Selbst- und Zeitmanagement Seminarpaket Modul: Ziele setzen Übung 1 Name der Übung Die eigenen Werte entdecken Ziele der Übung Die Teilnehmer/-innen werden sich klar über ihre Werte und Rollen und darüber, wie sich diese auf die Ziele auswirken. Zeitbedarf 10 Minuten Einzelarbeit Übungsmaterial und organisatorische Vorbereitung Je Übungsteilnehmer eine Kopie des Arbeitsblatts 1 fertigen. Anleitung und Durchführung der Übung 1. Die Teilnehmer/-innen definieren ihre Ziele für die Bereiche Körper, Geist und soziale Kontakte. 2. Lassen Sie die Teilnehmer/-innen weitere Rollen hinzufügen und auch für diese entsprechende Ziele notieren. 3. Werten Sie die Ergebnisse anschließend im Plenum aus. Trainerauswertung und Reflexion Die Teilnehmer/-innen sollten sich über ihre Werte im Klaren sein, denn sie sind Grundlage ihres Handelns. Die Werte zeigen sich in den Zielen. Ziele verlieren ohne Werte an Bedeutung. Die Teilnehmer/-innen vergegenwärtigen sich die eigenen Werte durch die Auseinandersetzung mit ihnen und verwenden sie als Grundlage für die sich anschließende Zielplanung. 1

14 Selbst- und Zeitmanagement Modul: Ziele setzen Seminarpaket Teilnehmerunterlage Bedeutung von Zeit Der bewusste Umgang mit Zeit in allen Lebensbereichen erfordert eine unablässige Selbstreflexion und eine optimale Zeitplanung. Die Palette der Aspekte reicht von existenziellen Fragen der Lebensführung bis hin zur Bewältigung praktischer Alltagprobleme. Die Vorteile einer guten Zeitplanung liegen auf der Hand: persönliche und berufliche Ziele werden besser erreicht gesparte Zeit kann für wichtige Aufgaben und Ziele genutzt werden man gewinnt einen Überblick über alle Projekte, Aufgaben und Tätigkeiten Hektik und Stress werden abnehmen. Ich habe keine Zeit. Diesen Satz kennen Sie alle. Vielleicht benutzen Sie ihn auch häufig. Aber eigentlich ist er so nicht richtig. Jeder von uns hat Zeit: 24 Stunden oder 1440 Minuten oder Sekunden am Tag, jeden Tag neu. Das Entscheidende ist, wie Sie mit Ihrer Zeit umgehen. Jeder hat seine eigene Vorstellung und jeder geht mit seiner Zeit um, wie er es für richtig hält. Einiges können Sie allerdings nicht tun: 1. Zeit können Sie nicht kaufen. Sie steht jedem von uns gleich und demokratisch zur Verfügung, und die Unterschiede ergeben sich nur daraus, ob Sie Zeit vergeuden oder klug mit ihr umgehen. 2. Zeit kann nicht aufgespart werden. Sie verstreicht unaufhaltsam jede Sekunde macht Sie ein bisschen älter, und Sie können die Zeit nicht horten. 3. Die Zeit lässt sich nicht anhalten. Abgelaufene Zeit lässt sich nicht wieder zurückholen, und dies ist wohl die Erkenntnis, die am meisten schmerzt. Deshalb lohnt es sich, darüber nachzudenken, wie man möglichst gut mit seiner Zeit umgeht. Was bedeutet Zeitmanagement? Zeitmanagement ist nichts anderes als eine Folge von Schritten, die Ihnen helfen, mit minimalem Einsatz von Zeit ein Ma- 1

15 Selbst- und Zeitmanagement Modul: Ziele setzen Seminarpaket Teilnehmerunterlage ximum an Ergebnissen herauszuholen und sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren und Unwichtiges nachdrücklich auszugrenzen. Zuerst legen Sie Ziele fest, die zu erreichen sind. Danach treffen Sie eine Entscheidung über die Priorität der einzelnen Ziele. Diesem Schritt schließt sich die Zeitplanung und Ablaufplanung an. Führen Sie die Aktivitäten durch, die zur Zielerreichung erfolgen müssen. Kontrollieren Sie abschließend das Ergebnis und legen neue Aufgabenstellungen zur Erreichung neuer Ziele fest. Zielsetzung, Entscheidung, Planung, Ausführung, Kontrolle sind die Komponenten Ihres persönlichen Regelkreises der Zeitplanung. In dessen Mittelpunkt steht ein ausreichendes Maß an Information und Kommunikation. Szene aus dem Buch Alice im Wunderland : Alice: Könntest du mir sagen, welchen Weg ich nehmen soll? Katze: Das hängt zu einem guten Teil davon ab, wohin du gehen möchtest. Alice: Ach, es ist mir eigentlich egal, wohin. Katze: Dann ist es eigentlich auch egal, welchen Weg du nimmst. Diese Szene veranschaulicht, wie wichtig es ist, Ziele zu bestimmen und zu formulieren. Wer in den Tag hinein lebt, wird nur die Früchte ernten, die er zufällig gesät hat. Individuelles Zeitmanagement und Werte Zum persönlichen Zeitmanagement gehören verschiedene Bereiche: Externe Ebene, Organisation, Team/Abteilung, Freundes-, Bekanntenkreis, Mitgliedschaft, Partnerschaft, Familie und Verwandtschaft. Diese Bereiche sind nicht unabhängig voneinander. Das persönliche Selbstmanagement wird durch Widerstände und Hemmnisse beeinflusst. Werte, Wünsche und Strategien dazu sind daher wichtig. 2

16 Modul: Ziele setzen Arbeitsblatt 1 Schlüsselaufgaben nach Lebensbereichen Bitte definieren Sie Ihre Ziele für die Bereiche Körper, Geist und soziale Kontakte. Fügen Sie weitere Rollen hinzu und definieren Sie auch dafür Ihre jeweiligen Ziele. Körperlich: Geistig: Sozial: Rolle: Ziele: Rolle: Ziele: Rolle: Ziele: Seminarpaket Selbst- und Zeitmanagement Seite 1

17 Modul: Ziele setzen Checkliste 1 Vorteile und Nutzen des Zeitmanagements Ein konsequentes Zeitmanagement hat viele Vorteile. Was wollen Sie damit erreichen? X 1. Bessere Einstimmung auf den nächsten Arbeitstag 2. Planung des bevorstehenden Tages 3. Überblick und Klarheit über die Tagesanforderungen 4. Ordnung Ihres Tagesablaufs 5. Ausschaltung von Vergesslichkeit 6. Konzentration auf das Wesentliche 7. Reduzierung von Verzettelung 8. Erreichung der Tagesziele 9. Unterscheidung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Vorgängen 10. Entscheidung über Prioritätensetzung und Delegation 11. Rationalisierung durch Aufgabenbündelung 12. Abbau und Handhabung von Störungen und Unterbrechungen 13. Selbstdisziplin in der Aufgabenerledigung 14. Abbau von Stress und Nervenverschleiß 15. Gelassenheit bei unvorhergesehenen Ereignissen 16. Verbesserung der Selbstkontrolle 17. Positives Erfolgserlebnis am Tagesende 18. Erhöhung von Zufriedenheit und Motivation 19. Steigerung der persönlichen Leistungsfähigkeit 20. und VOR ALLEM: Zeitgewinn durch methodisches Arbeiten ( Goldene Stunde ) Seminarpaket Selbst- und Zeitmanagement Seite 1

18 30-Minuten-Trainings Die 30-Minuten-Trainings behandeln Schlüsselthemen, die als Ergänzung zum Gesamtpaket dienen. Sie können als eigenständige Trainings durchgeführt werden, insbesondere für die unternehmensinterne Durchführung, mit Dramaturgie zur Trainingsdurchführung (Muster) Trainerleitfaden Teilnehmerunterlagen Präsentationsfolien Übungsaufgaben (Muster) Seminarpaket Zeitmanagement 3

19 Baustein Persönliche Ziele setzen 30-Minuten-Training Dramaturgie Trainer Teilnehmer Ort Datum Zeit Ziel Arbeitsschritt Arbeitsmaterial Zeitbedarf Vorbereitung Handouts entsprechend der Teilnehmerzahl Kopien Arbeitsmaterial, Arbeitsblätter Arbeitsblätter und Materialien aus Baustein Ziele setzen Präsentationsmaterial: PowerPoint-Präsentation Technik: Beamer Flipchart, Blöcke und Stifte 1. Phase: Einstieg Kurzes Vorstellen von Ablauf und Konzept des 30-Minuten-Trainings 2. Phase: Wissensvermittlung 3. Phase: Praktisches Üben 4. Phase: Anwendung am Arbeitsplatz Präsentation des Bausteins Persönliche Ziele setzen Bedeutung von persönlichen Zielen Merkmale von Zielen Ziele formulieren mit der SMART-Formel Zielarten unterscheiden Ziele umsetzen Übung Formulieren von Zielen auf verschiedenen Zielebenen anhand von individuellen Beispielen der Teilnehmenden Fordern Sie die Teilnehmer/-innen dazu auf, das Formblatt Anwendung zur Umsetzung am Arbeitsplatz zu verwenden. Bis wann werden Sie Ihre persönlichen Ziele nach den 3 Zielarten Jahres-, Monats- und Wochenziele überarbeiten und sie nach den SMART- Kriterien formulieren? Die Checklisten dienen der Hilfestellung für die Teilnehmenden, um sich an die zentralen Punkte erinnern zu können. PowerPoint-Präsentationen Teilnehmerunterlage Arbeitsblatt Ziele setzen Formblatt Anwendung Checkliste 1 Ziele setzen Checkliste 2 Ziele formulieren 1

20 Baustein: Persönliche Ziele setzen 30-Minuten-Training Übung Die nachfolgende Übung dient dazu, dass die Teilnehmer/-innen sich mit dem Gelernten zum Baustein Persönliche Ziele setzen auseinandersetzen und die Anwendbarkeit auf den eigenen Arbeitsplatz prüfen und testen. Sie als Trainer/-in können in dieser Phase Fragen klären. Name der Übung Ziele setzen Ziele der Übung Formulierung langfristiger Ziele und Ableitung entsprechender Teilziele. Zeitbedarf 15 Minuten Übungsmaterial und organisatorische Vorbereitung Je Übungsteilnehmer eine Kopie des Arbeitsblattes Ziele setzen fertigen. Anleitung und Durchführung der Übung 1. Die Teilnehmer/-innen formulieren ihre langfristigen Ziele und leiten daraus Jahres-, Monats- oder Wochen- und Tagesziele ab. Trainerauswertung und Reflexion Die Formulierung langfristiger Ziele ist notwendig, um Teilziele abzuleiten. Die einzelnen Zielebenen müssen miteinander vernetzt sein. Die richtige Zielformulierung ist wichtig. 1

21 Mikro-Trainings Wesentliche Kernthemen werden als 5 6 minütige Mikro-Trainings zur Verfügung gestellt, geeignet für Kurzvorträge, Workshops, Anwendungen im Unternehmensalltag. Einleitung (Muster) Mikro-Training: Aktivitäten analysieren (Muster) Mikro-Training : ALPEN-Methode Seminarpaket Zeitmanagement 4

22 Mikro-Trainings Seite 1 von 1 Kurze Lerneinheiten in Mikro-Trainings vermitteln Für viele Anwendungen im Arbeitsumfeld macht es Sinn Lerninhalte und Lernerfahrungen in kleinen Trainingseinheiten zu vermitteln. Neun wesentliche Kernthemen dieses Seminarpaketes wurden ausgekoppelt, um sie in kleinen Lerneinheiten in sogenannten Mikro-Trainings aufbereitet. Sie können im Rahmen von 5- bis 6-minütigen Kurzvorträgen einen Überblick zu den ausgewählten Themen geben und diese - in Besprechungen - in Workshops - als Ergänzung von Präsenztrainings - aufeinander aufbauend als Begleitung von Trainingsmaßnahmen einsetzen. Die Themen lassen sich beliebig mit den Übungs- und Arbeitsmaterialien dieses Seminarpakets ergänzen. Praxisbeispiele: Bei der Deutschen Bank in Frankfurt wird in Mikro-Trainings jeden Morgen ein kritisches Thema vor Mitarbeitern präsentiert. Jeder Kollege, der ein Thema gut beherrscht, stellt so sein Wissen dem Team im Rahmen eines Kurzvortrags zur Verfügung. Eine Zürcher Bank bietet ihren Mitarbeitern in kurze Wissenshäppchen an zu Themen wie Führen eines Mitarbeitergesprächs oder Was man beim Einstellungsinterview beachten muss. Vorteile sind die schnelle Verfügbarkeit und die zeitliche Flexibilität für die Mitarbeit. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg! Jünger Medien Verlag André Jünger Verleger Kontakt: andre.juenger@juenger.de Seminarpaket Konfliktmanagement

23 Mikro-Training: Aktivitäten analysieren Aktivitäten analysieren Maßnahmen, die sich daraus ergeben, welche Prioritäten Sie bei der Planung Ihrer Aufgaben setzen, ordnen sich dem Faktor Entscheidung des Regelkreises der Zeitplanung unter, denn Sie sind dafür verantwortlich, welche Aufgaben zu welcher Zeit erledigt werden. Um Prioritäten zu setzen, müssen Sie sich erst einmal einen Überblick über Ihre Aktivitäten verschaffen. Schreiben Sie sich Ihre Aufgaben und Tätigkeiten auf, die noch zu erledigen sind. Pareto-Prinzip Vilfredo Pareto, ein italienischer Volkswirt, stellte im 19. Jahrhundert eine These auf, aus der sich das Pareto-Prinzip entwickelte. Es besagt, dass 20 % der aufgewendeten Energie und Zeit 80 % des Ergebnisses hervorbringen und umgekehrt. Das Pareto-Prinzip sagt letztendlich aus, dass man die meiste Zeit mit Tätigkeiten verbringt, die am wenigsten einbringen. Wenn Prioritäten gesetzt werden müssen, stellen Sie sich folgende Fragen: Was muss nun in welcher Reihenfolge abgearbeitet werden? Die Antwort auf diese Frage führt zu zwei weiteren Fragen: Was ist wichtig? Was ist dringend? (Überleitung zur ABC-Analyse) ABC-Analyse Die ABC-Analyse ist ein Verfahren zur Analyse von Aufgabennach den Prinzipien Wichtigkeit und Dringlichkeit. A-Aufgaben sind wichtige und dringende Aufgaben. Diese setzen Sie sich auf der Prioritätenliste ganz nach oben. Erledigen Sie diese selbst und sofort. Dringlichkeit hat nichts mit dem Wert einer Aufgabe zu tun, beginnen Sie den Tag möglichst mit A-Aufgaben. A-Aufgaben A-Aufgaben sollten unbedingt schnell erledigt werden. Die A-Aufgaben stellen zwar den geringsten Anteil an der Masse aller Aufgaben dar, sind aber zum Erreichen Ihrer Ziele die Wichtigsten. Daher sollten Sie 65 % Ihrer Arbeitszeit mit der Erledigung Ihrer A-Aufgaben verbringen und Ihren Arbeitstag am besten gleich damit starten. B-Aufgaben B-Aufgaben können wichtige Aufgaben sein, die nicht so dringend sind. Auf die Bearbeitung von B-Aufgaben sollten Sie ca. 20 % der Zeit verteilen. Seminarpaket Selbst- und Zeitmanagement Seite 1

24 Mikro-Training: Aktivitäten analysieren C-Aufgaben C-Aufgaben werden an die letzte Stelle gesetzt. Wenn sie nicht erledigt werden, können sie am nächsten Tag eine neue Priorität erhalten. Oder Sie delegieren die Aufgabe. C-Aufgaben nehmen zwar den größten Anteil Ihrer Aufgaben ein, bringen aber den wenigsten Ertrag und sollten Sie daher nur ca. 15 % Ihrer Arbeitszeit lang beschäftigen. Wichtige und dringende Aufgaben Wichtige Aufgaben sind die, die der Erreichung Ihrer Ziele dienen. Je mehr eine Aufgabe zur Erreichung Ihrer Ziele beiträgt, umso wichtiger ist sie. Wichtige Aufgaben haben höchste Priorität. Dringende Aufgaben müssen zu einem bestimmten Zeitpunkt in naher Zukunft erledigt sein. Sie können mit Ihren Zielen zusammenhängen oder auch nicht. Je mehr dringende Aufgaben wir haben, umso mehr werden wir vom Zeitdruck beeinträchtigt. Das kann so weit führen, dass wir nur noch Dringendes erledigen und zu den wichtigen Dingen nicht mehr kommen. Bei dringenden Aufgaben sollten Sie sich fragen: Wer macht den Zeitdruck, Sie oder jemand anderes? Ist der Zeitdruck notwendig? Ist die Aufgabe wirklich dringend? Was passiert, wenn sie zum Termin nicht fertig ist? Müssen Sie die Aufgabe erledigen oder können Sie die Aufgabe delegieren? Bei der anschließenden Festlegung der Prioritäten sollten Sie sich folgende Fragen stellen: Was muss heute noch erledigt werden? Was ist wichtig, wofür müssen Sie sich noch Reserven einplanen? Was können Sie liegen lassen, sammeln und in einem Schwung erledigen? Alles Erledigte wird abgehakt. Was am Ende des Tages noch nicht erledigt wurde, wird auf den nächsten Tag übertragen. Anschließend eine neue Prioritätenliste anlegen. Denken Sie daran, die Prioritäten werden auch von Ihren Zielen bestimmt. Aber die Entscheidung darüber, was in Ihrem beruflichen Leben Priorität hat, müssen Sie treffen, bevor Sie mit der Planung der Aufgaben beginnen. Seminarpaket Selbst- und Zeitmanagement Seite 2