LEITFADEN 1. Erstregistrierung. Unternehmensserviceportal

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1 LEITFADEN 1 Unternehmensserviceportal Wenn Ihr Unternehmen bereits in FinanzOnline registriert ist und Sie als FinanzOnline-Supervisor nicht einzelvertretungsbefugt sind ODER als einzelvertretungsbefugte gesetzliche Vertretungsperson über keine Bürgerkarte oder Handy-Signatur verfügen. Erstregistrierung

2 VORWORT Dieser Leitfaden zur Erstregistrierung im Unternehmensserviceportal (USP) richtet sich an Unternehmen, die bereits in FinanzOnline registriert sind. Er soll betroffenen Unternehmen die Arbeit mit dem USP erleichtern und durch präzise Anleitungen zu einer raschen und effizienten Eingabe führen. Das Hauptaugenmerk liegt auf dem Registrierungsprozess. Bitte beachten Sie: Dieser Leitfaden soll Ihnen als Arbeitsunterlage dienen. Über die gesetzlichen Bestimmungen hinausgehende Rechte und Pflichten können daraus vor allem aus den dargestellten Beispielen nicht abgeleitet werden. Bedenken Sie, dass die jeweils neueste Fassung im Internet mit einer von Ihnen bereits früher ausgedruckten oder heruntergeladenen Fassung nicht mehr übereinstimmen muss. Herausgeber, Medieninhaber und Verleger: Bundesministerium für Finanzen, Hintere Zollamtsstraße 2b, 1030 Wien Grafik: BMF Druck: Druckerei des BMF USP Seite 1/30 Stand:

3 ZEICHENERKLÄRUNG Bürgerkarte Handy-Signatur Entscheidungshilfe Ziel erreicht! Wichtiger Hinweis Relevanter Navigationsbereich Klick im USP Erklärung zur Navigation Prozesspfad vorhandenes personifiziertes FinanzOnline-Konto USP Personensuche im Stammzahlenregister Bitte nutzen Sie auch die Gelegenheit, mittels Links im elektronischen Dokument zu navigieren. Sollten Sie Verständnisfragen haben, bitten wir Sie, im ersten Schritt den gesuchten Begriff im Glossar (als Gesondertes Dokument verfügbar) nachzuschlagen. Selbstverständlich können Sie uns danach auch gerne direkt kontaktieren. Wie Sie das tun können, ersehen Sie im Abschnitt 6. USP Seite 2/30 Stand:

4 INHALT 1 TEILNAHME AM USP LOGIN IN DAS USP Single-Sign-On aus FinanzOnline Login in das USP mittels FinanzOnline-Kennung Login mittels Bürgerkarte Login mittels Handy-Signatur USP-ADMINISTRATOR BENENNUNG Selbstbenennung Fremdbenennung Person mit vorhandenem USP Benutzerkonto Person ohne USP Benutzerkonto USP-ADMINISTRATOR FREISCHALTUNG PERSONIFIZIERUNG Personifizierung mit einem privaten FinanzOnline-Bürgerkonto Personifizierung mit einer Bürgerkarte Personifizierung mit einer Handy-Signatur HILFE & SUPPORT Online-Hilfe Kontaktformular USP Service Center (Hotline) USP Seite 3/30 Stand:

5 1 TEILNAHME AM USP Grundvoraussetzung für eine USP-Teilnahme ist, dass Ihr Unternehmen steuerpflichtig ist. Dieser Leitfaden richtet sich ausschließlich an die Gruppe der Unternehmen, die bereits in FinanzOnline registriert sind. Die folgende, stark vereinfachte Darstellung gibt Ihnen einen Überblick über die Registrierung für diese Zielgruppe: WAS? WIE? LOGIN FinanzOnline-Supervisor- Kennung USP- ADMINISTRATOR BENENNUNG Fremdbenennung über Selbstbenennung PERSONIFIZIERUNG Freischaltcode Abbildung 1: Registrierung als FinanzOnline-Supervisor Was ist ein FinanzOnline -Supervisor? Woran erkenne ich, ob ich FinanzOnline -Supervisor bin? Ein FinanzOnline-Supervisor hat die Berechtigung, alle in FinanzOnline angebotenen Funktionen für die Teilnehmerin/den Teilnehmer (=Unternehmen) auszuführen; er kann auch einen weiteren FinanzOnline- Supervisor anlegen. Nur ein Supervisor oder eine vom Supervisor berechtigte Person ist zur Anlage weiterer Benutzerinnen/Benutzer in der FinanzOnline - Funktion 'Benutzerverwaltung' autorisiert. USP Seite 4/30 Stand:

6 2 LOGIN IN DAS USP Wenn Ihr Unternehmen (!) bereits in FinanzOnline registriert ist, so werden Ihre Benutzerdaten automatisch in das USP übernommen, das heißt, dass Sie bequem mit Single-Sign-On das USP aufrufen können. (Weiter bei Abschnitt 2.1) Alternativ können Sie sich auch mit der FinanzOnline-Kennung direkt im USP anmelden. (Weiter bei Abschnitt 2.2) Zusätzlich können Sie sich auch mit Bürgerkarte (weiter bei Abschnitt 2.3) oder Handy- Signatur (weiter bei Abschnitt 2.4) anmelden, wenn Sie Ihr FinanzOnline-Konto personifiziert haben. Was bedeutet personifiziertes FinanzOnline-Konto? Wenn bereits ein, Ihrem Unternehmen zugeordnetes, Benutzerkonto in FinanzOnline existiert, das eindeutig an eine natürliche Person gebunden wurde. Das kann mittels Bürgerkarte oder Handy-Signatur erfolgen. USP Seite 5/30 Stand:

7 2.1 Single-Sign-On aus FinanzOnline Als FinanzOnline-Supervisor können Sie die Registrierung (USP-Administrator-Benennung) direkt aus FinanzOnline ( )mittels Single-Sign-On aufrufen. Rufen Sie in FinanzOnline dazu unter dem Menüpunkt Extern die Administration des Unternehmensserviceportal auf. Abbildung 2: USP-Administrator benennen in FinanzOnline Klicken Sie auf USP-Administrator benennen und folgen Sie den Anweisungen (weiter bei Abschnitt 3) Abbildung 3: Startseite Mein Benutzerkonto (Administration) USP Seite 6/30 Stand:

8 2.2 Login in das USP mittels FinanzOnline-Kennung Einstieg ins Internet Aufruf des USP: Login-Bereich Abbildung 4: Login-Bereich der USP-Startseite Anmeldung = Identifikation + Authentifikation: Identifikation ist der Vorgang des eindeutigen Erkennens einer Benutzerin/eines Benutzers. Zur Identifikation dienen im USP TID (Teilnehmeridentifikation = Unternehmen) + BENID (Benutzeridentifikation = natürliche Person). Authentifikation ist der Nachweis der behaupteten Eigenschaft (hier: Nachweis der Zugangsberechtigung) einer Benutzerin/eines Benutzers. Im USP authentifiziert man sich durch die PIN. USP Seite 7/30 Stand:

9 Melden Sie sich mit der Teilnehmeridentifikation (TID) Benutzeridentifikation (BENID) sowie PIN Ihres FinanzOnline-Supervisor-Kontos im USP an. Wählen Sie dafür im Login-Bereich der Startseite den Reiter Kennung Geben Sie bitte die TID, BENID und PIN, welche Sie als FinanzOnline-Supervisor Ihres Unternehmenskontos in FinanzOnline verwenden ein Klicken Sie anschließend auf Anmelden : Abbildung 5: Benutzerkennung: TID-, BENID- und PIN-Eingabe Sie sind nun erfolgreich ins das USP eingestiegen! Übrigens: Nur ein USP-Administrator kann das USP uneingeschränkt nutzen. Im Abschnitt 3 erfahren Sie, wie Sie eine Benennung dieser Rolle durchführen. Sie können wahlweise sich selbst oder eine andere Person zum USP- Administrator Ihres Unternehmens benennen. USP Seite 8/30 Stand:

10 2.3 Login mittels Bürgerkarte Wählen Sie dafür im Login-Bereich der Startseite den Reiter Bürgerkarte Klicken Sie auf Karte Abbildung 6: Einstieg mittels Bürgerkarte Führen Sie nun Ihre Bürgerkarte in das Lesegerät ein Abbildung 7: Identifikation Bürgerkarte: Kartenlesegerät Geben Sie den Karten-PIN (optional) und den erforderlichen Signatur-PIN ein. Übrigens: Nur ein USP-Administrator kann das USP uneingeschränkt nutzen. In Abschnitt 3 erfahren Sie, wie Sie im nächsten Schritt eine Benennung dieser Rolle durchführen. Sie können wahlweise sich selbst oder eine andere Person zum USP-Administrator Ihres Unternehmens benennen. USP Seite 9/30 Stand:

11 2.4 Login mittels Handy-Signatur Wählen Sie dafür im Login-Bereich der Startseite den Reiter Bürgerkarte Klicken Sie auf Handy Abbildung 8: Einstieg mittels Handy-Signatur Geben Sie Ihre Mobiltelefonnummer und das Signatur Passwort ein: Abbildung 9: Identifikation Handy-Signatur: Mobiltelefonnummer + Signatur Passwort Klicken Sie auf Identifizieren USP Seite 10/30 Stand:

12 Sie erhalten nun eine SMS mit einem TAN, welcher 5 Minuten Gültigkeit besitzt Geben Sie diesen TAN in das Eingabefeld ein Abbildung 10: Eingabe TAN Übrigens: Nur ein USP-Administrator kann das USP uneingeschränkt nutzen. In Abschnitt 3 erfahren Sie, wie Sie im nächsten Schritt eine Benennung dieser Rolle durchführen. Sie können wahlweise sich selbst oder eine andere Person zum USP-Administrator Ihres Unternehmens benennen. USP Seite 11/30 Stand:

13 3 USP-ADMINISTRATOR BENENNUNG Im Rahmen der Registrierung wird ein sogenannter USP-Administrator benannt. Diese Rolle hat alle verfügbaren Rechte im USP und muss für jedes Unternehmen im USP vorhanden sein. Nur sie kann Benutzerinnen/Benutzer und deren Rechte verwalten sowie selbst für Ihr Unternehmen tätig werden. Bei der USP-Administrator-Benennung können Sie wahlweise zum USP-Administrator benennen. - sich selbst ( Selbstbenennung ) oder - eine andere Person ( Fremdbenennung ) Was bedeutet Selbstbenennung? Was bedeutet Fremdbenennung? Selbstbenennung = Ich möchte selbst USP-Administrator werden. Fremdbenennung= Ich möchte eine andere Person zum USP-Administrator benennen. Rufen Sie die Administration Ihres Benutzerkontos auf, in dem Sie im Bereich Mein USP auf Mein Benutzerkonto klicken (falls sie die USP-Administrator Benennung mittels Single Sign-On aus FinanzOnline aufgerufen haben gelangen sie direkt dorthin): Abbildung 11: Aufruf Mein Benutzerkonto USP Seite 12/30 Stand:

14 Klicken Sie anschließend auf den Menüpunkt USP-Administrator benennen Abbildung 12: Auswahl USP-Administrator benennen Wählen Sie anschließend eine Variante der USP-Administrator benennen Abbildung 13: Auswahl Benennung Haben Sie die Selbstbenennung gewählt -> weiter mit Abschnitt 3.1. Haben Sie eine der Fremdbenennungen gewählt -> weiter mit Abschnitt 3.2. ACHTUNG: Die Fremdbenennung Vorhandenes, personifiziertes Konto auswählen steht Ihnen nur dann zur Auswahl, wenn es für Ihr Unternehmen bereits personifizierte in FinanzOnline-Benutzerkonten gibt. USP Seite 13/30 Stand:

15 3.1 Selbstbenennung ACHTUNG: eine Selbstbenennung können Sie nur durchführen, wenn Sie über ein personifiziertes FinanzOnline-Benutzerkonto verfügen. Zur Personifizierung gehen Sie bitte zu Abschnitt 5. Klicken Sie auf Mich selbst als USP Administratorin/USP Administrator auswählen : Abbildung 14: Auswahl Selbstbenennung USP Seite 14/30 Stand:

16 Wählen Sie anschließend die Empfangsperson (= gesetzliche Vertreterin/gesetzlicher Vertreter) des RSa-Briefes (Freischaltcode) aus und klicken Sie auf Auswählen (Wenn für Ihr Unternehmen in den relevanten Registern keine vertretungsbefugte Person gefunden wurde oder Sie keine der gefundenen vertretungsbefugten Personen ausgewählt haben, wird der RSa-Brief zu Handen der Geschäftsleitung versandt): Abbildung 15: RSa-Empfängerauswahl In Folge erhält die gesetzliche Vertreterin/der gesetzliche Vertreter Ihres Unternehmens (in der Regel die Geschäftsführung) einen RSa-Brief an die Unternehmensadresse, der den Freischaltcode enthält. Weiter mit Abschnitt 4 USP Seite 15/30 Stand:

17 3.2 Fremdbenennung Bei der Fremdbenennung haben Sie nun die Wahl a) ein Person mit vorhandenem USP Benutzerkonto auswählen siehe Abschnitt oder Was bedeutet vorhandenes, personifiziertes Konto? Wenn bereits ein, Ihrem Unternehmen zugeordnetes, Benutzerkonto in FinanzOnline existiert, das eindeutig an eine natürliche Person gebunden wurde. Das kann mittels Bürgerkarte oder Handy-Signatur erfolgen. b) eine Person ohne vorhandenem USP Benutzerkonto auswählen siehe Abschnitt USP Seite 16/30 Stand:

18 3.2.1 Person mit vorhandenem USP Benutzerkonto Klicken Sie auf Eine andere Person mit vorhandenem USP Benutzerkonto auswählen: Abbildung 16: Auswahl Person mit vorhandenem USP Benutzerkonto Wählen Sie ein vorhandenes personifiziertes Benutzerkonto aus und klicken Sie auf Auswählen: Abbildung 17: Auswahl treffen und bestätigen USP Seite 17/30 Stand:

19 Wählen Sie anschließend die Empfangsperson (= gesetzliche Vertreterin/gesetzlicher Vertreter) des RSa-Briefes (Freischaltcode) aus und klicken Sie auf Auswählen (Wenn für Ihr Unternehmen in den relevanten Registern keine vertretungsbefugte Person gefunden wurde oder Sie keine der gefundenen vertretungsbefugten Personen ausgewählt haben, wird der RSa-Brief zu Handen der Geschäftsleitung versandt): Abbildung 18: Auswahl RSa-Brief Empfänger/in In Folge erhält die gesetzliche Vertreterin/der gesetzliche Vertreter Ihres Unternehmens (in der Regel die Geschäftsführung) einen RSa-Brief an die Unternehmensadresse, der den Freischaltcode enthält. USP Seite 18/30 Stand:

20 Abbildung 19: Erfolgsmeldung Weiter mit Abschnitt 4 USP Seite 19/30 Stand:

21 3.2.2 Person ohne USP Benutzerkonto Klicken Sie auf Eine andere Person ohne vorhandenem USP Benutzerkonto auswählen: Abbildung 20: Auswahl Person ohne USP Benutzerkonto Suchen Sie nach einer Person im Stammzahlenregister. Geben Sie hierfür Vorname, Nachname und Geburtsdatum als Suchkriterium in die Eingabemaske ein und klicken Sie anschließend auf Suchen: Abbildung 21: Suche nach Personen im SZR USP Seite 20/30 Stand:

22 Wählen Sie anschließend die gefundene Person aus: Abbildung 22: Abbildung 1 Personenauswahl SZR-Suche In Folge werden Sie gebeten, für die betroffene Person eine BENID zu vergeben: Abbildung 23: BENID-Vergabe USP Seite 21/30 Stand:

23 Sie erhalten nun ein pdf-dokument mit den Zugangsdaten (TID, BENID und PIN) für die als USP-Administrator benannte Person. Bitte übergeben Sie diese Daten an die benannte Person. Ein von Ihnen als FinanzOnline-Supervisor fremdbenannter USP-Administrator ohne vorhandenes Benutzerkonto ist noch nicht personifiziert: Bitte informieren Sie die betreffende Person über die notwendigen Schritte der Personifizierung, welche unter Abschnitt 5 erklärt sind! Wählen Sie anschließend die Empfangsperson (= gesetzliche Vertreterin/gesetzlicher Vertreter) des RSa-Briefes (Freischaltcode) aus und klicken Sie auf Auswählen: Wenn für Ihr Unternehmen in den relevanten registern keine vertretungsbefugte Person gefunden wurde oder Sie keine der gefundenen vertretungsbefugten Personen ausgewählt haben, wird der RSa- Brief zu Handen der Geschäftsleitung versandt Abbildung 24: Abbildung 2 Auswahl RSa-Brief Empfänger/in In Folge erhält die gesetzliche Vertreterin/der gesetzliche Vertreter Ihres Unternehmens (in der Regel die Geschäftsführung) einen RSa-Brief an die Unternehmensadresse, der den Freischaltcode enthält. USP Seite 22/30 Stand:

24 Abbildung 25: Bestätigung RSa-Briefversand Abbildung 26: Erfolgsmeldung Weiter mit Abschnitt 4 USP Seite 23/30 Stand:

25 4 USP-ADMINISTRATOR FREISCHALTUNG Nach Erhalt des RSa-Briefes gibt die gesetzliche Vertreterin/der gesetzliche Vertreter den Freischaltcode an den designierten USP-Administrator weiter oder gibt diesen selbst in das System ein. Zur Eingabe des Freischaltcodes gehen Sie auf Mein Benutzerkonto und wählen dort Freischaltcode. Mit der Eingabe des Freischaltcodes sind Sie als USP- Administrator freigeschalten! ACHTUNG: Die Eingabe des Freischaltcodes kann nur erfolgen, wenn das USP- Administrator-Benutzerkonto bereits personifiziert wurde. Näheres über die Personifizierung erfahren Sie im Abschnitt 5. Achtung: Der Freischaltcode besitzt nur eine Gültigkeit von 4 Wochen! Bitte geben Sie ihn daher binnen dieser Frist ein. Abbildung 27: Hinweis zur Freischaltcode-Eingabe nach Personifizierung USP Seite 24/30 Stand:

26 Abbildung 28: Aufruf Mein Benutzerkonto Abbildung 29: Eingabe Freischaltcode USP Seite 25/30 Stand:

27 Abbildung 30: Erfolgsmeldung Freischaltcode SIE HABEN IHR ZIEL ERREICHT! Die USP-Administrator Benennung wurde erfolgreich abgeschlossen. USP Seite 26/30 Stand:

28 5 PERSONIFIZIERUNG Für die uneingeschränkte Nutzung des USP ist neben der Registrierung des Unternehmens die sogenannte Personifizierung des USP-Administrators erforderlich. Die Personifizierung ist die Zuordnung einer natürlichen Person zu einer Benutzerin/einem Benutzer im USP. Wie unterscheiden sich Benutzerin/Benutzer und Teilnehmerin/ Teilnehmer? Die Teilnehmenden des USP sind grundsätzlich Unternehmen (= juristische Personen), während die Benutzerin/der Benutzer immer eine natürliche Person darstellt. Ein teilnehmendes Unternehmen kann mehrere Benutzerinnen/Benutzer haben. Folgender Hinweis erscheint als Aufforderung zur Personifizierung: Abbildung 31: Aufforderung zur Personifizierung Diese Zuordnung können Sie auf drei verschiedenen Wegen durchführen: Abbildung 32: Möglichkeiten der Personifizierung USP Seite 27/30 Stand:

29 5.1 Personifizierung mit einem privaten FinanzOnline-Bürgerkonto Klicken Sie auf das FinanzOnline-Symbol bzw. den Button Zugangskennung Geben Sie den TID, BENID und PIN Ihres privaten FinanzOnline-Bürgerkontos ein 5.2 Personifizierung mit einer Bürgerkarte Klicken Sie auf das Bürgerkartensymbol bzw. den Button Karte Führen Sie Ihre Bürgerkarte in ein Lesegerät ein Geben Sie Ihren Karten-PIN (optional) und den erforderlichen Signatur-PIN ein. Abbildung 33: Eingabe Karten-PIN (Personifizierung mittels Bürgerkarte) 5.3 Personifizierung mit einer Handy-Signatur Klicken Sie auf das Symbol für Handy-Signatur bzw. den Button Handy Geben Sie Ihre Mobiltelefonnummer und Signatur Passwort ein, klicken Sie auf Identifizieren Abbildung 34: Identifikation Handy (Personifizierung Handy-Signatur) Nun erhalten Sie eine TAN als SMS, welche 5 Minuten Gültigkeit besitzt USP Seite 28/30 Stand:

30 Geben Sie die TAN in das Eingabefeld ein und klicken Sie auf Signieren Abbildung 35: Eingabe TAN SIE HABEN IHR ZIEL ERREICHT! Die USP-Administrator Benennung wurde erfolgreich abgeschlossen. USP Seite 29/30 Stand:

31 6 HILFE & SUPPORT Wenn Sie im USP angemeldet sind, so finden Sie sowohl in der Mein USP -Box als auch im Bereich Mein Benutzerkonto Verweise zu Hilfen, dem Kontaktformular und dem USP Service Center. 6.1 Online-Hilfe Die Online-Hilfe finden Sie durch Aufrufen von Hilfe/Sitemap im Kopfbereich der USP- Startseite. In Folge haben Sie die Auswahl zwischen kontextbezogenen Suchthemen sowie verwendbaren Tastatur-Kurzbefehlen. 6.2 Kontaktformular Gerne können Sie uns Fragen und Anregungen auch mittels Web-Kontaktformular zukommen lassen. Dieses finden Sie unter dem URL: oder indem Sie im Kopfbereich auf Hilfe/Sitemap klicken und im Content-Bereich dem Link Kontakt und dann Kontaktformular folgen: Hilfe /Sitemap Abbildung 36: Kontaktformular für Fragen und Anregungen Bitte beachten Sie, dass Eingabefelder, die mit einem * gekennzeichnet sind, verpflichtend auszufüllen sind. 6.3 USP Service Center (Hotline) Unser USP Service Center erreichen Sie österreichweit unter der Telefonnummer 0810 / , Erreichbarkeit: Montag Freitag 8-17 Uhr USP Seite 30/30 Stand: