astendo EventManager Verwalten und analysieren Sie Veranstaltungen professionell und einfach.

Transkript

1 astendo EventManager VERSION 3.0 Verwalten und analysieren Sie Veranstaltungen professionell und einfach.

2 astendo EventManager - Transparentes Veranstaltungsmanagement Einfaches Handling: Der EventManager setzt auf Adress PLUS, CRM PLUS oder CRM PRO auf und greift auf deren Datenbank zu. Sie planen verschiedene Veranstaltungen? 1 Mit dem EventManager behalten Sie den Überblick. Kategorisieren Sie Veranstaltungen in den Stammdaten, legen Sie Beginn, Ende und Ort 2 der Veranstaltung an und definieren Sie Teilnehmerkontingente oder verschiedene Preiskategorien. Vergeben Sie einen frei konfigurierbaren Status, z. B. in Planung, aktiv oder abgeschlossen, um Ihre Mitarbeiter über den aktuellen Bearbeitungsstand zu informieren. 3 Definieren Sie Aufgaben und legen Sie Aufgabenplanungen für einzelne Veranstaltungen fest. Mit dem integrierten Ressourcen-Management legen Sie fest, welche Ressourcen für welche Aufgaben benötigt werden. Den zeitlichen Überblick über die Verwendung der Ressourcen liefert der Ressourcenkalender. Diagramme veranschaulichen die Datenbestände

3 astendo EventManager Individuelle Einladungen und zufriedene Teilnehmer Einladungen, so individuell wie der Gast, der sie erhält. Mit den Zusatztabellen speichern Sie Informationen, die für die Einladung relevant sind, darunter Anreisezeit oder Sonderwünsche des Gastes. 4 Einladungen und ihre Druckdaten, Einladungsstatus, Zu- und Absagen sind transparent und für die Erstellung von Statistiken auswertbar. Ein Export als cobra Recherche ist ebenso möglich wie eine Weiterverarbeitung als Serienmail oder Serienbrief. 5 astendo EventManager Zusatzfunktionen, die Eventplanung erleichtern Nutzen Sie den frei konfigurierbaren Berichtsdesigner und exportieren Sie die Daten nach Excel oder in jedes andere Office-Programm. Verwenden Sie Barcodes 8 zur Erfassung von Einladungen und Teilnehmern, oder um deren Status zu ändern. Gestalten Sie Ihren Arbeitsablauf auf diese Weise noch effizienter. Planen Sie Aufgaben und ordnen Sie diese Ihren Mitarbeitern zu. 6 Ordnen Sie jeder Veranstaltung die benötigten Materialien zu

4 Neuigkeiten ab Version Hierarchieebenen Veranstaltungsreihen, Veranstaltungen, Tagesordnungspunkte. astendo EventManager Statistiken zur Event-Optimierung 9 Raumplanung Jetzt können Sie Ihren Veranstaltungen Räume zuordnen, Bestuhlungsvarianten und Kosten hinterlegen. 10 Sie möchten Ihre Events erfolgreicher machen? Aufschluss über Optimierungsmöglichkeiten geben Ihnen die Zahlen. Mit dem EventManager ist eine umfassende statistische Auswertung möglich. 12 Auf Einladungsebene steht Ihnen eine Rücklaufkontrolle zur Verfügung. Auf Teilnehmerebene prüfen Sie das Gesamtergebnis von Zusagen und Absagen. 13 Die Exportfunktion erlaubt Ihnen uneingeschränkte Weiterverarbeitung der Daten. 14 Kostenübersicht Einnahmen und Ausgaben werden summiert, Sie behalten den Überblick über die Kosten Ihrer Veranstaltungen

5 WebExtension Die ideale Ergänzung zum EventManager WebExtension Die ideale Ergänzung zum EventManager In Kooperation mit der Internetagentur Löwi & Partner wurden WebExtension und WebExtensionPlus als Zusatzmodule zum EventManager entwickelt. Die Erweiterung bietet Ihnen nützliche Features und effizientes Veranstaltungsmanagement für eigene Events oder Events Ihrer Kunden. Löwi & Partner installiert das WebExtension Paket und richtet Ihnen eine Ihrem Corporate Design entsprechende Eventwebsite zur An- und Abmeldung Ihrer Teilnehmer ein. Darüber hinaus besteht die Option, einen preisgünstigen Hosting-Service in Anspruch zu nehmen. Volle Flexibilität beim Versand von Einladungen Versenden Sie s 17 an potenzielle Teilnehmer mit direkten Links zum Anmeldeformular 18 oder mit verschlüsselten Buchungsnummern. 19 Laden Sie zu offenen Veranstaltungen ein und verwalten Sie die angemeldeten Teilnehmer zentral im EventManager. 20 Legen Sie dabei bequem fest, welche persönlichen Informationen Sie von Ihren Teilnehmern und deren Begleitung wissen wollen Was Sie im EventManager einrichten, ist umgehend auf Ihrer Eventwebsite Legen Sie Veranstaltungen im EventManager an und exportieren Sie diese mit einem Klick in Ihre Eventwebsite. 15 Stellen Sie dabei Ihre Veranstaltung mit eigenen Texten und Bildern ausführlich dar. Exportieren Sie angelegte Zusatzfragen bequem auf Ihre Eventwebsite und ermöglichen Sie den potenziellen Teilnehmern so die Eingabe spezieller Buchungswünsche. Bieten Sie Ihren potenziellen Teilnehmern beliebige Dokumente zum Download an und nennen die Event spezifischen Ansprechpartner, stellen Sie den Veranstaltungsort auf Wunsch in einer Google-Map dar. Verwalten Sie die auf der Eventwebsite generierten Zu- und Absagen zentral im EventManager. 16 Volle Flexibilität beim Versand von Bestätigungen Bestätigen Sie die Anmeldungen automatisch per individuell gestalteter 20 Fügen Sie auf Wunsch eine Termin-Datei oder Dokumente/Bilder im Anhang hinzu

6 WebExtensionPlus Ein Plus für Ihre Kunden Richten Sie nach einer einmaligen Installation beliebig viele Subdomains oder Unterverzeichnisse für Eventhomepages Ihrer Kunden oder für spezielle Zielgruppen/Veranstaltungstypen ein. Definieren Sie über die webextension APP dabei individuelle Layouts, Texte und Meldungen. Ermöglichen Sie Ihren Teilnehmern sich in einem einzigen Formular für alle Veranstaltungen einer Veranstaltungsreihe anzumelden. Halten Sie Ihre Nutzer mit RSS- und ATOM Feeds über neue Veranstaltungen auf dem laufenden oder nutzen Sie dieses Feature um die Daten Ihrer Veranstaltungs-Site noch einfacher in Ihre normale Homepage oder Ihren Social Media-Auftritt bei Facebook oder Twitter zu integrieren. Der Löwi & Partner Service - Hosting Ihrer Eventwebsite Als Nutzer von WebExtension oder WebExtensionPlus haben Sie die Möglichkeit, Webspace zu mieten und eine von Löwi & Partner eingerichtete Subdomain, z.b. unter zu betreiben. Alternativ richtet Löwi & Partner eine individuelle Domain für Sie ein und übernimmt das Hosting. Verschlüsseln Sie auf Wunsch die Übertragung zwischen Eventmanger und webextension bzw. die Übertragung der Anmeldedaten Ihrer Teilnehmer. Standard Professional Veranstaltungen Anzahl Veranstaltungen Unbegrenzt Unbegrenzt Flexible Stammdatenfelder für Veranstaltungen Projektverwaltung und Aufgabenmanagement Ressourcenverwaltung Teilnehmermanagement Barcode-Unterstützung Verwendung von Zusatzdatentabellen in Veranstaltungen Teilnehmerhistorie cobra-anbindung Übernahme recherchierter Adressen Synchronisierung mit Zusatzdatentabellen Import Assistent zum Import von Veranstaltungsanmeldungen (Internet) und Abgleich von Adressen Webanbindung Unterstützung WebExtension Veranstaltungen hochladen Anmeldungen online importieren Statistik Nutzung der Statistik 9

7 Büropark Top Tegel Haus L Wittestraße 30 L Berlin Tel.:+49 (30) Fax:+49 (30) info@astendo.de