Projektaudit Wie laufen Ihre Projekte?

Transkript

1 Projektaudit Wie laufen Ihre Projekte? 1

2 Überblick Grundlagen Projektaudit Defini4on, Auslöser, Ziele Erkenntnistheore4sche Grundlagen Der Projektauditprozess Die einzelnen und Die Rollen im Projektaudit Beispiele aus der Praxis Implemen4erung von Projektaudits

3 Defini4on Projektaudit Projektaudit ist nach DIN die "von einem unabhängigen Auditor systema4sch durchgeführte Projektanalyse". Projektaudit ist eine Maßnahme zur Qualitätssicherung innerhalb des Unternehmens. Es steht daher nicht die Kontrolle im Vordergrund, sondern das Aufzeigen von poten4ellen Risken und Verbesserungsvorschlägen.

4 Fokus Projektaudit

5 4 Gründe für Projektverschlechterung 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Prozess / Technologie Projektmanagement Vorprojekt / Offert Top Entscheidungen (Daten aus dem Anlagenbau)

6 Auslöser für ein Projektaudit Ein Projektaudit wird meist von der Geschägsführung oder dem Projektbeirat bzw. dem Projektaugraggeber gefordert, wenn durch Kosten- und Terminüberschreitungen oder aus anderen Gründen der Projekterfolg als gefährdet angesehen wird. Ein Projektaudit dient auch zum internen Benchmarken des Projekteporiolios hinsichtlich PM- Umsetzung. Systema4sch durchgeführte Projektaudits lassen auch Systemschwächen im PM erkennen. Projektaudits werden entweder systema4sch oder anlassbezogen durchgeführt.

7 Ziele eines Projektaudits Ganzheitliche Evaluierung des betrachteten Projektes hinsichtlich Projektmanagement- Qualität, Termin- und Budgetsitua4on, Projektorganisa4on und Beziehungen zu zentralen Projektumwelten des Projektes. Überprüfung der Einhaltung der PM- Richtlinien im audi4erten Projekt. Analyse der Stärken und Schwächen im Projekt. Aufzeigen von Op4mierungspoten4alen für das Projekt. Aukereiten von Entscheidungsgrundlagen für den Projektaudit- Augraggeber und die Projekt- beteiligten.

8 Grundsätzliches Was ist Wirklichkeit? Wie entsteht Wirklichkeit? Was heißt das für den Auditor?

9 Was ist Wirklichkeit?

10 Was ist Wirklichkeit? Lineland Flatland Spaceland

11 Was ist Wirklichkeit? Microsog sagt: Wenn General Motors in gleichem Maße mit dem (...) mitgehalten dann würden wir heute 25$- Autos fahren, die nur eine Gallone Sprit auf 1000 Meilen verbrauchen. GM sagt: Wenn General Motors in gleichem Maße mit dem (...) mitgehalten dann würden wir heute Autos mit folgenden Eigenschagen fahren: Ihr Auto hat ohne Grund 2 mal pro Tag einen Unfall. Wollen Sie den Motor abstellen, drücken Sie den Start- Knopf. Gelegentlich fällt der Motor aus. Man steigt aus, steigt wieder ein und fährt weiter. Alle Warnlampen werden durch eine Genereller- Autofehler - Lampe ersetzt. Man kann nur alleine mit seinem Auto fahren, es sei denn, man fährt CAR 95 oder CAR NT.

12 Was ist Wirklichkeit?

13 Wie entsteht Wirklichkeit? Was wirklich ist, wird ausgehandelt. Sozialisa4on, Werte, Normen und Macht spielen eine Rolle dabei! Selek4ve Wahrnehmung beeinflusst den Aushandlungsprozess. Manche Wirklichkeiten machen mehr Sinn als andere, daher zählt vor allem die Akzeptanz des Ergebnisses.

14 Ra4onalismus... Der ra4onalis4sche Schiedsrichter sagt: Ich pfeife alle Fouls so, wie sie sind!

15 Konstruk4vismus Der konstruk4vis4sche Schiedsrichter sagt: Erst wenn ich pfeife, gibt es ein Foul!

16 Aussagen...der Ra4onalist sagt:...der Konstruk4vist sagt: In Wahrheit ist... So ist es und nicht anders! Faktum ist... Das ist rich4g / das ist falsch. Entweder oder!... Eine Möglichkeit ist Meine Wahrnehmung ist... Meine Interpreta4on ist... Denkbar / Gangbar wäre... Sowohl als auch!...

17 Kernaussagen zum Konstruk4vismus Eine absolute Wirklichkeit ist nicht erkennbar Wahrheit ist rela4v ("konstruiert") Intersubjek4vität Objek4vität Viabilität Wahrheit Beobachtung ist abhängig vom Beobachter

18 Was heißt das für den Auditor? Das Projektaudit ist ein Konstruk4onsprozess! Alle Beteiligten konstruieren an der Wirklichkeit mit. Jede Aussage ist wich4g, auch jede Nicht- Aussage ist wich4g. Man kann nicht nicht- kommunizieren! Das Projektaudit selbst ist bereits eine Interven4on. Aussagen über Wahrheit sind sinnlos.

19 Überblick Grundlagen Projektaudit Defini4on, Auslöser, Ziele Erkenntnistheore4sche Grundlagen Der Projektauditprozess Die einzelnen und Die Rollen im Projektaudit Beispiele aus der Praxis Implemen4erung von Projektaudits

20 Arbeitsprozess im Projektaudit Denken und Handeln in Zyklen Konstruk4on von Wirklichkeiten (Selbst- ) Reflexion und Interpreta4on Neu- Konstruk4on Beobachten Entscheiden Handeln Handeln Ergebnis Neu- Konstruk4on Beobachten Entscheiden Handeln

21 Arbeitsmethoden Dokumentenanalyse Strukturierte Interviews Teilnehmende Beobachtung Thesen / Theoriebildung Interven4onsplanung und durchführung Reflexion

22 Durchführung Projektaudit

23 Vorbereitung Projektaudit Formale Beaugragung des Projektaudits Sammlung von Projekteckdaten, Begreifen des Big Pictures Defini4on bereitzustellender Dokumente Iden4fika4on von Interviewpartnern und Vereinbarung von Interviewterminen Vorbereitung

24 Dokumentenanalyse Strukturierung von bereitgestellten Dokumenten und grobe Durchsicht Analyse von Projektmanagement- Dokumenten Analyse von inhaltlichen Dokumenten, Verträgen, Bestellungen und Protokollen Dokumenta4on der Erkenntnisse aus der Dokumentenanalyse Bildung erster Hypothesen und Bewertungen Umgang mit fehlenden Informa4onen, Annahmen

25 Thesen- /Theoriebildung Interpreta4on der gesammelten Informa4onen durch den Auditor Bewusste Konstruk4on einer möglichen Wirklichkeit Versuch, Eigen- und Fremdbilddifferenzen bei den Beteiligten aufzuzeigen Nichts ist prak=scher als eine gute Theorie.

26 Interviews Vorbereitung auf die jeweiligen Interviews (Strategie, Dauer, Einzel- vs. Gruppeninterviews, physische Interviews vs. Telefonkonferenz, etc.) Durchführung von Interviews mit Projektleiter, Projektaugraggeber, internen und externen Projektumwelten Laufende Dokumenta4on und Bewertung der Aussagen von Interviewpartnern (Hypothesen aus der Dokumentenanalyse und den ersten Gesprächen verifizieren)

27 Interviews: Praxis4pps Eins4eg gestalten! Eisbrecher, Druck rausnehmen zu Beginn Informa4on zur geplanten Dauer, zur Art des Interviews Klärung des Umgangs mit Informa4onen / Antworten Hinweis auf die Möglichkeit einer Null- Antwort Informa4on zum Schluss, wie es mit dem Audit weitergeht

28 Wich4ges zur Fragetechnik Fragen möglichst präzise laut Vorgabe stellen! Möglichst wenig dazuformulieren! Keine Sugges4vfragen formulieren! Nicht die Antworten vorwegnehmen! Bei Bedarf nachfragen (siehe Vorgaben!). Auf die eigene Körpersprache und auf die des Gegenübers achten! Zentrale S4chworte sofort mitdokumen4eren, aber keine Romane schreiben! Jede Aussage für sich bewerten, Unterschiede zulassen! Prozessbeobachtungen mit einfließen lassen (Ort, Zeit, Atmosphäre,...)

29 Reflexion Analyse des Auditergebnisses (alleine / zu zweit) Adap4erung bestehender / Erarbeitung zusätzlicher Thesen / Theorien Schaffung der Basis für den Auditbericht

30 Projektauditbericht Konsolidierung der Aussagen und Erkenntnisse auf Basis von Dokumentenanalyse und Interviews Quan4ta4ve Bewertung von definierten Bewertungskriterien Dokumenta4on von iden4fizierten Stärken und Schwächen, sowie subjek4ver Empfehlungen (Differenzierung von Vorschlägen für das Projekt und das Gesamtunternehmen) Stellungnahme des Projektleiters einholen Präsenta4on des Projektauditberichts und Vereinbarung von konkreten Maßnahmen

31 Projektauditaugrag Der Projektaudit- Augrag bildet den offiziellen Start des Projektaudits und somit die Basis für diesen. Er ist für jedes Projektaudit erforderlich und ist vom Projekt- Auditor und dem Projektaugraggeber zu unterzeichnen. Im Projektaudit- Augrag wird das Projektaudit zeitlich, sachlich und sozial abgegrenzt. Die Beaugragung des Projektaudits hat schriglich zu erfolgen

32 Projektaudit- Richtlinien Die Projektaudit- Richtlinie dokumen4ert die Ziele und Inhalte des Projektaudits Es wird der Projektaudit- Prozess in den einzelnen detailliert beschrieben und relevante Rollen und Hilfsmi6el werden einbezogen Die Richtlinie enthält detaillierte Rollenbeschreibungen der relevanten Rollen in Bezug auf das Projektaudit und Beschreibungen zu den spezifischen Hilfsmi6eln

33 Rolle Augraggeber / Beirat Rolle Aufgaben Kompetenzen / Befugnisse Projektauftraggeber Projektbeirat Beurteilung Projektsituation Bei Bedarf Abstimmungen mit Projektleiter und Projekt-Auditor Teilnahme an der Projektaudit-Präsentation Kontrolle und Unterstützung bei der Umsetzung von definierten Maßnahmen am Ende des Projektaudits Mitwirkung bei der Informationssammlung Teilnahme an den Interviews, wenn gefordert Teilnahme an der Projektaudit-Präsentation Beauftragung Projektaudit Auswahl Projekt-Auditor Gegebenenfalls Abbruch des Projektaudits Entscheidung über den Transfer der Projektaudit- Ergebnisse in das Unternehmen Entscheidung über die Kommunikation der Projektaudit-Ergebnisse Mitsprache bei der Auswahl des Projekt-Auditors Mitwirkung bei der Entscheidung über die Umsetzung von Maßnahmen im auditierten Projekt Mitwirkung bei der Entscheidung über den Transfer der Projektaudit-Ergebnisse in andere Projekte

34 Rolle Projektleiter / - team Rolle Aufgaben Kompetenzen / Befugnisse Projektleiter Projekt(kern)- team Zur Verfügung Stellung der projektbezogenen Dokumente an den Projekt-Auditor, inkl. Projektkorrespondenz Teilnahme an den Interviews Koordination der Mitarbeit des Projektteams beim Projektaudit Teilnahme an der Projektaudit-Präsentation Umsetzung der am Ende des Projektaudits definierten, das Projekt betreffende Maßnahmen Bereitstellung der verfügbaren Projektdokumentation Teilnahme an den Interviews Teilnahme an der Projektaudit-Präsentation Muss unverzüglich über die Durchführung eines Projektaudits in Kenntnis gesetzt werden Mitsprache bei der Gestaltung des Projektaudit- Prozesses Sichtweise über Einbindung externer Projektumwelten dem Projekt-Auditor darstellen Einbringen von ergänzenden Kommentaren zum Projektaudit-Bericht

35 Rolle Projektauditor Rolle Aufgaben Kompetenzen / Befugnisse Projekt- Auditor* Abklärung des Projektaudit-Auftrags mit dem Projektauftraggeber Geheimhaltung in Bezug auf Projektinformationen (soweit nichts abweichendes mit Projektauftraggeber vereinbart wurde) Vorbereitung und Durchführung der Informationssammlung (Dokumentenanalyse und Interviews) Zwischenabstimmungen mit dem Projektbeirat und dem Projektleiter Erstellung des Projektaudit-Berichts unter Einbeziehung der Kommentare des Projektleiters Erarbeitung von Vorschlägen für Projektauftraggeber und Projektbeirat Vorbereitung und Durchführung der Projektaudit- Präsentation Detailgestaltung des Projektaudits im Rahmen des erteilten Auftrags Einbindung von internen und externen Experten (falls notwendig, z.b.: Audit-Coach) Einsicht in alle projektrelevanten Dokumente Zugang zur Projektkorrespondenz Durchführung von Interviews in beliebiger Form mit internen und externen Projektumwelten (in Absprache mit Projektleiter und Projektauftraggeber) Einberufung von Sitzungen mit dem Projektauftraggeber

36 Überblick Grundlagen Projektaudit Defini4on, Auslöser, Ziele Erkenntnistheore4sche Grundlagen Der Projektauditprozess Die einzelnen und Die Rollen im Projektaudit Beispiele aus der Praxis Erfahrungen Implemen4erung von Projektaudits

37 Erfahrungen zum Projektaudit Mit dem Audit selbst beginnt eine neue Bewusstseinsbildung hinsichtlich Projektmanagement Systema4sch durchgeführte Projetaudits zeigen auch Systemschwächen im Projektmanagement auf Aha- Erlebnisse in Bezug auf Fremdbild / Eigenbild bei den Beteiligten

38 Erfahrungen zum Prozess Dokumentenanalyse ist essenziell und gibt eine gute Bewertungsbasis Die Versuchung zu bewerten ist groß Widersprüche ermöglichen eine Bewertung Mit steigender Anzahl der Interviews steigt Beurteilungssicherheit 2 Auditoren erhöhen die Sicherheit in der Bewertung (4- Augenprinzip, Austauschbarkeit der Wahrnehmungen) Erfahrene Projektleiter als Projektauditoren erhöht die Akzeptanz

39 Überblick Grundlagen Projektaudit Defini4on, Auslöser, Ziele Erkenntnistheore4sche Grundlagen Der Projektauditprozess Die einzelnen und Die Rollen im Projektaudit Beispiele aus der Praxis Erfahrungen Implemen4erung von Projektaudits

40 Implemen4erung Projektaudit Analyse Projekt- management Konzep4on eines spezif. Projektaudits Detail- anpassung Durchführung Pilot- Projektaudit Op4mierung Konzept / Hilfsmi@el Schulung und Rollout

41 Analyse Projektmanagement Analyse der Projektlandschag des Unternehmens Analyse einer vorhandener PM- Richtlinie, einer typischen Projektdokumenta4on Vereinbarung der groben Zielsetzung des Projektaudits Iden4fika4on typischer Probleme in Projekten

42 Konzep4on Projektaudit Detaillierung der Zielsetzung des Projektaudits Defini4on des generellen Projektauditprozesses, involvierter Rollen Defini4on von zu analysierenden Bereichen Priorisierung von Betrachtungselementen Defini4on von quan4ta4ven und qualita4ven Ergebnissen des Projektaudits

43 Detailanpassung Anpassung der Projektaudit- Richtlinie Anpassung des Projektaudit- Augrags, des Projektaudit- Berichts, etc. Detaillierung der Analysebereiche auf konkrete Fragen, deren Gewichtung und Zuordnung zur Dokumentenanalyse und Projektrollen

44 Pilot Projektaudit Iden4fika4on eines zu audi4erenden Projekts um das Projektaudit- Konzept zu verifizieren Vorbereitung Projektaudit Durchführung Projektaudit Sammlung von Erkenntnissen hinsichtlich der Ergebnisse und des Prozesses des Pilot- Projektaudits

45 Op4mierung Konzept / Hilfsmi@el Überarbeitung der Projektaudit- Richtlinie Finalisierung der Hilfsmi@el im Projektaudit Freigabe der Richtlinie und Hilfsmi@el Anpassung des nlc web projektaudit bzw. Integra4on in ein vorhandenes Intranet Kommunika4on der implemen4erten Qualitätssicherungs- Maßnahme

46 Schulung und Roll- Out Iden4fika4on von poten4ellen Projektauditoren Vorbereitung eines Auditoren- Trainings Durchführung eines Auditoren- Trainings Rollout der Qualitätssicherungs- Maßnahme, Durchführung konkreter Projektaudits

47 Ihr Moderator: Bernhard Weidinger Interna4onale Tä4gkeit als Trainer und Consultant seit 1990 Vorstand von Projektmanagement Austria (bis 2005) Mitbegründer und Senior Partner von next level consul4ng (bis 2010) Mitbegründer Construct Management- und BeteiligungsgmbH Leiter des MBA- Programms Prozess- und Projektmanagement Co- Autor des Buchs Beobachten Verstehen Verändern Kontakt: 47