INHALTSVERZEICHNIS DAUERAKTEN 30

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1 INHALTSVERZEICHNIS ALLGEMEINE GRUNDLAGEN RECHNUNGSPRÜFUNG 1 FLÜSSIGE MITTEL UND KURFRISTIGE GELDANLAGEN 2 FORDERUNGEN 3 KURZFRISTIGE FINANZANLAGEN 4 AKTIVE RECHNUNGSABGRENZUNGEN 5 VORRÄTE UND ANGEFANGENE ARBEITEN 6 FINANZANLAGEN 7 SACHANLAGEN FINANZVERMÖGEN 8 SACHANLAGEN VERWALTUNGSVERMÖGEN 9 IMMATERIELLE ANLAGEN 10 DARLEHEN (aktiv) 11 BETEILIGUNGEN, GRUNDKAPITALIEN 12 INVESTITIONSBEITRÄGE 13 LAUFENDE VERBINDLICHKEITEN 14 KURZFRISTIGE FINANZVERBINDLICHKEITEN 15 PASSIVE RECHNUNGSABGRENZUNGEN 16 KURZFRISTIGE RÜCKSTELLUNGEN 17 LANGFRISTIGE FINANZVERBINDLICHKEITEN 18 LANGFRISTIGE RÜCKSTELLUNGEN 19 VERBINDLICHKEITEN GEGENÜBER SPEZIAL- 20 FINANZIERUNGEN UND FONDS IM FREMDKAPITAL VERPFLICHTUNGEN bzw. VORSCHÜSSE GEGENÜBER 21 SPEZIALFINANZIERUNGEN IM EIGENKAPITAL VORFINANZIERUNGEN IM EK 22 EIGENKAPITAL (OHNE SPEZIALFINANZIERUNGEN) 23 RESERVEN 24 ERFOLGSRECHNUNG 25 INVESTITIONSRECHNUNG 26 GELDFLUSSRECHNUNG 27 ANHANG 28 WEITERE UNTERLAGEN 29 DAUERAKTEN 30 AS2017-HRM2

2 ALLGEMEINE GRUNDLAGEN RECHNUNGSPRÜFUNG 1 Genehmigte Vorjahresrechnung inkl. Beschlüsse zuständige Organe Bescheinigung der Gemeinde zur Jahresrechnung Vorjahr (gilt nur für Gemeinden Kanton Bern) Revisionsbericht ROD Vorjahr Stellungnahme der Verwaltung zum letzten Revisionsbericht Stellungnahme Gemeinderat zum letzten Revisionsbericht (Protokollauszug) Berichte der Oberaufsichtsstelle Vorjahr Durch zuständiges Organ genehmigte Jahresrechnung inkl. Beschluss des zuständigen Organs (Protokollauszüge) Bescheinigung der Gemeinde zur aktuellen Jahresrechnung (inkl. Plausibilitätskontrolle und Finanzkennzahlen (gilt nur für Gemeinden Kanton Bern) Vollständigkeitserklärung Revisionsberichte anderer Organe Finanzplan (sofern nicht in separater Ablage verfügbar) Mehrwertsteuerabrechnungen (sofern nicht in separater Ablage verfügbar) Umsatz- und Vorsteuerabstimmungen zu Mehrwertsteuern (sofern nicht in separater Ablage verfügbar)

3 FLÜSSIGE MITTEL UND KURZFRISTIGE GELDANLAGEN Bilanzgruppe Visierte Kassasturzprotokolle per Postkonto-Saldomeldungen inkl. Zinsabschluss per Bankkontoauszüge per inkl. Zinsabschlüsse Andere Vermögensnachweise per Aktuelle Unterschriftenregelung bei den Geldinstituten Visaspiegel (Liste der Unterschriftsberechtigten mit entsprechenden Visa).

4 FORDERUNGEN Bilanzgruppe Offen-Postenliste / Bestandesnachweise zu allen Forderungskonten / Bestätigungen Dritter per Nachweis Wertberichtigungen (Delkredere) Bestätigung Vorschüsse per Verrechnungssteuer-Rückerstattungsanträge Nachweise zu den abgeschriebenen Forderungen (Beschluss der zuständigen Stelle, Verlustscheine etc.) Sozialhilfeabrechnung und Abrechnung bevorschusste Krankenkassenprä mien, unterzeichnete revisionstechnische Kontrollblätter für Sozialhilfe, Tagesschule usw. Subventionszusicherungen

5 KURZFRISTIGE FINANZANLAGEN Bilanzgruppe Depot- und Wertschriftenverzeichnisse per Verträge zu neuen Anlagen / Beschlüsse der zuständigen Organe Berechnungsgrundlagen für die Wertberichtigungen Der Anlagespiegel ist im Register 28 Anhang abzulegen

6 AKTIVE RECHNUNGSABGRENZUNGEN Bilanzgruppe Bestandesnachweise per Aufstellung Dauerabgrenzungen Kontoblatt Aktive Rechnungsabgrenzungen des Folgejahres (Auflösung) Marchzinsabgrenzungen (Berechnung)

7 VORRÄTE UND ANGEFANGENE ARBEITEN Bilanzgruppe Inventarlisten (sofern nicht in separater Ablage verfügbar)

8 FINANZANLAGEN Bilanzgruppe Depot- und Wertschriftenverzeichnisse) Saldobestätigungen Verträge zu neuen Anlagen / Beschlüsse der zuständigen Organe Wertberichtigungen (Buchungsbelege, Wertnachweise, Bewertungen) Nachweis zu Bewertungsänderungen bei einzelnen Anlagen per

9 SACHANLAGEN FINANZVERMÖGEN Bilanzgruppe Anlagespiegel (Detail) Sachanlagen Finanzvermögen per Bewertungsveränderungen nach einzelnen Sachanlagen Bei Vollkostenrechnung für Liegenschaften: Berechnung der verrechneten Zinsen, des Sach- und Personalaufwandes Kopien der Kauf- und Verkaufsverträge von Liegenschaften und Grundstücken sowie die Beschlüsse des zuständigen Organs (öffentlich-rechtliche Körperschaften: Unterlagen zur Spezialfinanzierung Liegenschaften des Finanzvermögens sind im Register 21 Verpflichtungen gegenüber Spezialfinanzierungen im Eigenkapital abzulegen)

10 SACHANLAGEN VERWALTUNGSVERMÖGEN Bilanzgruppe Anlagespiegel (Detail) Verwaltungsvermögen per Kopien der Kaufverträge von Liegenschaften und Grundstücken sowie die Beschlüsse des zuständigen Organs

11 IMMATERIELLE ANLAGEN Bilanzgruppe Anlagespiegel (Detail) Übriges Verwaltungsvermögen per

12 DARLEHEN Bilanzgruppe Saldobestätigungen ( inkl. Bestätigungen Dritter) per Anlagespiegel per Kopien der Beschlüsse und der dazugehörenden Verträge

13 BETEILIGUNGEN, GRUNDKAPITALIEN Bilanzgruppe Saldonachweise (inkl. Bestätigungen Dritter) per Beschlüsse der zuständigen Organe über den Kauf oder Verkauf sowie der dazugehörenden Verträge Anlagespiegel per

14 INVESTITIONSBEITRÄGE Bilanzgruppe Anlagespiegel per Beschlüsse der zuständigen Organe

15 LAUFENDE VERBINDLICHKEITEN Bilanzgruppe Bestandesnachweise (inkl. Bestätigungen Dritter) per Offen-Postenliste / Bestandesnachweise der Laufenden Verbindlichkeiten per Verzinsung Depotgelder (inkl. Beschluss über Höhe des Zinssatzes) (Schluss)Abrechungen mit Sozialversichrungen per

16 KURZFRISTIGE FINANZVERBINDLICHKEITEN Bilanzgruppe Bestandesnachweise (inkl. Bestätigungen Dritter) per Kopien der Beschlüsse und der dazugehörenden Verträge Marchzinsabgrenzungen per

17 PASSIVE RECHNUNGSABGRENZUNGEN Bilanzgruppe Bestandesnachweise per Aufstellung Dauerabgrenzungen Passiven Kontoblatt Passive Rechnungsabgrenzungen des Folgejahres (Auflösung)

18 KURZFRISTIGE RÜCKSTELLUNGEN Bilanzgruppe Bestandesnachweise per inklusive Begründung der Bildung bzw. Auflösung von Rückstellungen Der Rückstellungsspiegel ist im Register 28 Anhang abzulegen

19 LANGFRISTIGE FINANZVERBINDLICHKEITEN Bilanzgruppe Bestandesnachweise (inkl. Bestätigungen Dritter) per Kopien der Beschlüsse und der dazugehörenden Verträge bei neuen Krediten oder Krediterneuerungen Zinsabgrenzungen per Die Verträge (Schuldscheine usw.) können im Register 31 Dauerakten abgelegt werden.

20 LANGFRISTIGE RÜCKSTELLUNGEN Bilanzgruppe Bestandesnachweise per inklusive Begründung der Bildung bzw. Auflösung von Rückstellungen Der Rückstellungsspiegel ist im Register 28 Anhang abzulegen

21 VERBINDLICHKEITEN GEGENÜBER SPEZIAL- FINANZIERUNGEN UND FONDS IM FREMDKAPITAL Bilanzgruppe Bestandesnachweise per Beschluss über die Höhe der Verzinsung Reglemente, Verordnungen, Letztwillige Verfügungen u.a. sind im Register 31 Dauerakten abzulegen, sofern nicht in separater Ablage verfügbar

22 VERPFLICHTUNGEN bzw. VORSCHÜSSE GEGENÜBER SPEZIALFINANZIERUNGEN IM EIGENKAPTIAL Bilanzgruppe Beschluss über die Höhe der Verzinsung Beschluss über die Höhe der Einlagen/Entnahmen Berechnungsblätter Wiederbeschaffungswerte Wasser und Abwasser Berechnungsgrundlagen Abschreibungsvorschriften andere Spezialfinanzierungen wie Elektrizitätsversorgung, Fernwärme etc

23 VORFINANZIERUNGEN IM EK Bilanzgruppe Beschluss über die Höhe der Verzinsung Nachweis inkl. Beschlüsse der zuständigen Organe über die Bildung von notwendigen Vorfinanzierungen Nachweis inkl. Beschlüsse der zuständigen Organe über die Auflösung von nicht mehr notwendigen Vorfinanzierungen

24 EIGENKAPITAL (OHNE SPEZIALFINANZIERUNGEN) Bilanzgruppe 296/ Berechnungen (Verluste) zu Einlagen und Entnahmen aus der Neubewertungsreserve Nachweise zu Entnahmen aus der Neubewertungsreserve (Veräusserung altrechtliches Finanzvermögen) Der Eigenkapitalnachweis ist im Register 28 Anhang abzulegen

25 RESERVEN Bilanzgruppe Berechnung der zusätzlichen Abschreibungen Unterlagen zu BèQ-Berechnung

26 ERFOLGSRECHNUNG 25 Genehmigtes Budget für die abgeschlossene Jahresrechnung Protokollauszug Genehmigung Budget (mit Angabe des Umsatzes und des Ergebnisses) Nachkredittabelle Nachkreditbeschlüsse der zuständigen Organe (sofern nicht in separater Ablage verfügbar) Ertragsabrechnung Kumulativ aller Steuerjahre Unterzeichnete Bestätigung Steuerregister (nur Gemeinden Kt. Bern) Durch zuständiges Organ unterzeichnetes Personalverzeichnis mit Angaben über individuelle Lohn-Einreihungen sowie Ein- und Austritte und Beschäftigungsgrad Bewilligter Stellenetat Beschlüsse über Stundenlohn- und Spesenansätze Aktueller Beschluss über die Beteiligung des Personals betr. NBUV und KK (sofern nicht im Personalreglement/-Verordnung geregelt) Berechnungsgrundlage %-Abzug für NBUV und KK Abrechnungen mit Sozialversicherungen (Ausgleichskasse, Unfallversicherungen, Krankentaggeldversicherungen, usw.) Beitragsaufstellungen Pensionskasse (Abrechnung mit der PK)

27 INVESTITIONSRECHNUNG 26 Kreditabrechnungen inkl. Beschlüsse der zuständigen Organe Kreditbeschlüsse zu neuen Verpflichtungskrediten Nachkreditbeschlüsse zu Verpflichtungskrediten Übersicht über die geltenden Aktivierungsgrenzen Kontrolle über die Verpflichtungskredite Sofern nicht verknüpft : Abschluss der Investitionsrechnung mit Übertrag der Salden in die Anlagebuchhaltung

28 GELDFLUSSRECHNUNG 27 Geldflussrechnung mit allfälligen Berechnungsdetails

29 ANHANG 28 Grundsätze (Regelwerk / Bewertungsmethoden usw.) Eigenkapitalnachweis Rückstellungsspiegel Beteiligungsspiegel Gewährleistungsspiegel Anlagespiegel Berechnungsblätter Wiederbeschaffungswerte Wasser und Abwasser

30 WEITERE UNTERLAGEN 29

31 DAUERAKTEN 30 Aktuelles Verzeichnis der rechtlichen Grundlagen oder CD-ROM mit allen Reglementen, Verordnungen, Weisungen etc. Verträge inkl. Schuldscheine über gewährte Aktivdarlehen Verträge inkl. Schuldscheine über erhaltene Darlehen Fondsreglemente Zweckbestimmungen Legate Interne Weisungen und Regelungen zum Finanzhaushalt wie Debitorenbewirtschaftung Finanzkompetenzen / Visumsregelung Beschlüsse und Weisungen im Personalwesen