ÖBFK Vereinsdatenbank Erste Schritte

Transkript

1 ÖBFK Vereinsdatenbank Erste Schritte 1. Einstieg in die Datenbank Um Zugang zur ÖBFK-Vereinsdatenbank zu erhalten benötigen Sie einen Benutzernamen und ein Passwort. Ihr Account inklusive Benutzernamen ( -adresse) wurde bereits in der Datenbank angelegt. Achtung: Ihr persönlicher Benutzername (immer eine -adresse) wurde Ihnen vom ÖBFK per zugeschickt. Ihr dazugehöriges Passwort muss von Ihnen folgendermaßen angefordert werden: Rufen Sie in Ihrem Internetbrowser die Adresse der ÖBFK-Vereinsdatenbank auf - Es erscheint die Einstiegsmaske der Vereinsdatenbank auf Ihrem Bildschirm. Textfelder für den Benutzernamen( ) und das Passwort Link zum Anfordern eines erstmaligen Passwortes Da Sie vor dem erstmaligen Einstieg in die Vereinsdatenbank noch kein Passwort haben, müssen Sie den Haben Sie Ihr Passwort vergessen - Link anklicken, um ein vom System generiertes Passwort zu erhalten. Dieses Passwort besteht aus acht Zeichen und kann von Ihnen später jederzeit geändert werden (siehe Punkt 6). Wenn Sie den Link anklicken, werden Sie zu folgender Seite weitergeleitet:

2 Im Textfeld für die -adresse geben Sie jene -adresse ein, die Ihnen vom ÖBFK per zugesandt wurde das ist gleichzeitig ihr Benutzernamen für die Vereinsdatenbank. Nachdem Sie Ihre -adresse eingegeben haben, klicken Sie auf den Abschicken -Button und das vom System generierte Passwort wird Ihnen auf diese -adresse zugeschickt. Nun können Sie zurück zur Einstiegsmaske gehen und sich mit Ihrem Benutzername und Ihrem Passwort in die Vereinsdatenbank einloggen. 2. Vereinsübersicht Wenn Sie sich erfolgreich in die Datenbank eingeloggt haben, gelangen Sie zur Übersichtsseite Ihres Vereines. In der Übersicht sehen Sie die aktiven Mitglieder Ihres Vereines der letzten Jahre, inklusive Ihrem derzeitigen Status. Die Vereinsübersicht bietet Ihnen eine Übersicht Ihrer Vereinsmitglieder inklusive einiger Kenndaten in Tabellenform: Vorname, Nachname, Registernummer, Kampfpass vorhanden oder nicht (P), Geschlecht, Geburtsdatum und aktueller Status. Sie können Ihre Mitglieder mit einer Filterfunktion nach Neumitgliedern, Jahresmarken/Kampfpass +Jahr bzw. Einzelmitgliedern + Jahr filtern. Dies dient vor allem der Übersichtlichkeit und ist bei Bestellungen nützlich. Zusätzlich können Sie die Tabelle sortieren, indem Sie in der Kopfzeile auf die gewünschte Spalte (Vorname, Nachname, RegisterNr, Kampfpass, Geschlecht, Geburtstag, , Mitgliedsart oder Rolle) klicken. Filterfunktion für Neumitglieder, Jahresmarken, Kampfpässe und Einzelmitglieder inkl. Jahr Auswahl der gewünschten Mitgliedschaft bzw. Artikel Hilfe vereinsinternes Suchfeld nach Nachname oder Registernummer Link zum Vereinsdatenblatt Dieser Button legt Mitgliedschaften in den Warenkorb. gewünschte Vereinsmitglieder auswählen weiterblättern neues Vereinsmitglied anlegen aktueller Status der Mitglieder

3 3. Neue Vereinsmitglieder melden Wollen Sie ein neues Mitglied in Ihren Verein aufnehmen, können Sie das in der Fußzeile der Übersichtstabelle machen. Schreiben Sie dazu Vorname, Nachname, Geschlecht, Geburtsdatum und -adresse in die dafür vorgesehenen Textfelder (Achtung: Vorname, Nachname, Geschlecht und Geburtsdatum sind Pflichtfelder und MÜSSEN ausgefüllt werden) Wenn Sie die Textfelder ausgefüllt haben, klicken Sie auf den Daten speichern! - Button auf der rechten Seite der Fußzeile. Damit wird das Neumitglied angelegt und Sie werden zur Registerkarte dieses Neumitgliedes weitergeleitet. Dort müssen Sie noch einige personenbezogene Daten ergänzen, und können die Registerkarte dann mittels der Daten speichern -Buttons abspeichern. Damit haben Sie das Neumitglied in der Vereinsdatenbank registriert, und Sie sehen es grün hinterlegt in der Übersichtsseite ihres Vereines. (Achtung: Die Übersichtsseite ist zuerst immer alphabetisch geordnet. Das Neumitglied kann daher auch auf einer hinteren Seite der Tabelle stehen, und ist somit auf den ersten Blick nicht sichtbar.) Nachdem das Neumitglied registriert wurde, hat es noch immer den Status Neumitglied, im nächsten Schritt müssen Sie sich also für eine Mitgliedschaft (Einzelmitgliedschaft oder Sportpass) entscheiden und diese bestellen siehe Punkt 4 WICHTIG: Es wurden nur jene Mitglieder in die Datenbank importiert, die in den letzen Jahren einen Kampfpass oder eine Jahresmarke hatten. Sollten Sie also ein Mitglied nicht in der Datenbank finden, dieses Mitglied aber schon eine Registernummer bzw. einen Kampfpass besitzen, melden Sie sich bitte im ÖBFK-Büro. Legen Sie solche Mitglieder bitte nicht als Neumitglieder an, sie würden dann nämlich eine neue Registernummer bekommen. 4. Mitgliedschaften/Artikel bestellen In Zukunft können Sie mit der Vereinsdatenbank die gewünschten Mitgliedschaften für Ihre Vereinsmitglieder online bestellen. Hat ein Mitglied z.b. derzeit den Status Jahresmarke2012, können Sie für dieses Mitglied eine Jahresmarke2013 bestellen. Wählen Sie dazu die gewünschte Mitgliedschaft in der Artikelauswahl aus. Danach wählen Sie das Mitglied (es können auch mehrere sein) aus, indem Sie die Checkbox in der Tabelle ankreuzen. Wenn Sie den in den Warenkorb -Button anklicken werden die gewünschten Artikel in den Warenkorb gelegt. Damit haben Sie die Bestellung noch nicht abgeschickt, sie befindet sich erst im Warenkorb. Die gleiche Vorgehensweise gilt für alle Arten von Mitgliedschaften bzw. Artikeln.

4 Achtung: Sie können immer nur eine Seite der Tabelle abarbeiten. Bevor Sie die Tabelle weiterblättern, müssen Sie die Mitgliedschaften der aktuellen Seite in den Warenkorb legen. Nachdem alle Mitgliedschaften Ihrer aktuellen Bestellung im Warenkorb sind, kontrollieren Sie den Warenkorb bitte nochmals auf Richtigkeit und klicken Sie dann auf Bestellung abschicken. Erst jetzt wird die Bestellung an den ÖBFK geschickt und dort bearbeitet. Sie erhalten dann per eine Bestätigung Ihrer Bestellung. 5. Turnierregistrierung Die ÖBFK-Vereinsdatenbank wird die bisherige Art der Registrierung für Turniere ablösen. Sie können ab sofort Ihre Vereinsmitglieder ganz einfach online für Turniere anmelden. Um zur Turnierregistrierung zu gelangen, müssen Sie im Menü der Vereinsdatenbank auf Turnierregistrierung klicken und Sie werden zu Maske für die Turnierregistrierung weitergeleitet. Die Registrierung für ein Turnier erfolgt ähnlich der Bestellung von Mitgliedschaften oder Artikeln. In den beiden Dropdown-Menüs ober der Tabelle wählen Sie bitte das gewünschte Turnier und die gewünschte Gewichtsklasse aus. Aufgrund der Gewichtsklasse wird die Tabelle Ihrer Vereinsmitglieder vorselektiert, d.h. wenn Sie z.b. eine weibliche Gewichtsklasse ausgewählt haben, werden Ihnen in der Tabelle nur noch Ihre weiblichen Vereinsmitglieder angezeigt. Nachdem Sie also Turnier und Gewichtsklasse gewählt haben, klicken Sie die gewünschten Vereinsmitglieder an, und melden Sie diese zum Turnier an. Die Registrierungen müssen nicht extra an den ÖBFK geschickt werden, Sie bleiben bis zum Ende der Registrierung in der Vereinsdatenbank und können bis zu diesem Termin auch geändert werden. Die aktuell für ein Turnier gemeldeten Athleten können Sie auf der Startseite der Vereinsdatenbank einsehen. Keine aktuelle ÖBFK-Mitgliedschaft (Achtung: Es können nur mehr Mitglieder mit einer aktuellen Mitgliedschaft für ein Turnier gemeldet werden, d.h. ein Mitglied mit dem Status Jahresmarke2011, kann NICHT für ein Turnier im Jahr 2013 gemeldet werden. Die Mitgliedschaft muss erst auf der Vereinsübersichtsseite (siehe Punkt 2) erneuert werden siehe Grafik oben.) In der Fußzeile der Tabelle können Sie ein oder mehrere Teams für Ihren Verein anlegen und diese dann für den Teambewerb anmelden, falls es beim ausgewählten Turnier einen Teambewerb gibt.

5 6. Passwort ändern Das für den Ersteinstieg in die ÖBFK-Vereinsdatenbank notwendige Passwort, wird Ihnen, wie in Punkt 1 beschrieben, vom System generiert und per zugeschickt. Natürlich können Sie Ihr Passwort in der Vereinsdatenbank jederzeit ändern. Dafür klicken Sie in der Übersichtsseite Ihres Vereines in der Spalte mit Ihrem Namen ganz links auf Anzeigen. So kommen Sie zur Ihrer persönlichen Registerkarte. Button bzw. Link zum Aufrufen der persönlichen Registerkarte Auf der linken Seite unter dem Bild und einigen persönlichen Informationen, finden Sie den Passwort ändern -Button. Wenn Sie diesen anklicken, werden Sie zur Maske für die Passwortänderung weitergeleitet. Passwort ändern

6 In dieser Maske können Sie Ihr Passwort ändern, indem Sie Ihr bisheriges Passwort eingeben und dann ein neues, aus mindestens 8 Zeichen bestehendes, Passwort eingeben. Nachdem Sie den Passwort ändern Button geklickt haben, ist Ihr neues Passwort im System gültig. aktuelles Passwort 2 mal das neue Passwort Bei Rückfragen zur ÖBFK-Vereinsdatenbank steht Ihnen das Office selbstverständlich zur Verfügung: Österreichischer Bundesfachverband für Kick- und Thaiboxen Bürozeiten: MO-FR Uhr T 0463 /