Statistik Austria Eine Webcenter Content Fallstudie. Thomas Schrems, Markus Neubauer Silbury IT-Beratung GmbH November, 2011

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Maria Bauer
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1 Statistik Austria Eine Webcenter Content Fallstudie Thomas Schrems, Markus Neubauer Silbury IT-Beratung GmbH November, 2011

2 Einführung

3 Statistik Austria Von Stellent UCM zu Oracle WebCenter Überblick der drei Stellent / Oracle Projekte von Statistik Austria Wie Statistik Austria ausgehend von einem Pilotprojekt die Funktionalitäten und Produkte von Webcenter Content erweiterte Welche Anpassungen gemacht wurden, um den Anforderungen gerecht zu werden Wichtige Erfolgsfaktoren

4 Silburys Profil Oracle Gold Partner Standort: Fürth bei Nürnberg, Deutschland Spezialisiert auf Webcenter Content Beratung und Training Webcenter Content Bootcamp Delivery Partner

5 Die Referenten Markus Neubauer: Geschäftsführer und Principal Consultant Über sieben Jahre Erfahrung mit mit Oracle Webcenter Content Redner auf Collaborate 09-11, DOAG 2009 und 2010 Thomas Schrems: Consultant / Technischer Projektleiter Redner bei Collaborate 11 Trainer bei Oracle University

6 Statistik Austria Statistik Austria ist die Bundesanstalt für Statistik in Österreich Sammelt, verarbeitet und publiziert statistische Daten Stellt der EU Daten und Publikationen zur Verfügung 800 Angestellte Stellent / Oracle Kunde seit 2003

7 Hintergrund Im Jahr 2003 startete Statistik Austria eine Dokumenten-Management Initiative. Digitale Dokumente aus über zehn Jahren wie Analysen, Reports und Broschüren und eine immer größer werdende Zahl an Publikationen zu verwalten und zugänglich zu machen war eine Herausforderung

8 Hintergrund Sowohl statistische Rohdaten wie auf ihnen basierende Grafiken und Publikationen sollten verwaltbar sein Nach einer Marktauswertung wählte Statistik Austria Stellent Content Server (jetzt: Oracle Webcenter Content), um eine Publikationsobjektdatenbank zu realisieren

9 Erstes Projekt: DMS

10 Ausgangssituation Statistik Austria produziert jedes Jahr ungefähr 250 Publikationen Jede Publikation basiert auf mehreren (Excel) Tabellen,(Word) Dokumenten and Grafiken. Alle Dateien wurden in Verzeichnissen im Dateisystem verwaltet Zusammenarbeit basierend auf den Dokumenten war schwierig Nur manuelle Workflows

11 Vision Dokumenten-Management-Lösung, um alle Objekte zu speichern Es sollten viele Formate und Konvertierungen unterstützt werden Cross-Media Wiederverwendung der Publikationsobjekte Einfaches Suchen, Auffinden und Wiederverwendung der existierenden Objekte (Wissensdatenbank)

12 Lösung Die Objekte wurden im Oracle Content Server abgelegt Virtuelle Ordner mit WebDAV Zugriff Oracle Inbound Refinery für die automatische Konvertierung Workflows für Publikationen und Pressemitteilungen Die Herstellung des Statistischen Jahrbuchs wurde automatisiert

13 Statistisches Jahrbuch Ausgangssituation Das Statistische Jahrbuch ist eine alljährliche Veröffentlichung von Statistik Austria, die einen Überblick über alle Statistiken enthält Gemeinschaftsprojekt verschiedener Abteilungen Vormals manuelle Zusammenstellung der Teile Die Teile des Jahrbuchs wurden manuell an die Druckerei übertragen

14 Veröffentlichungsprozess

15 Statistisches Jahrbuch Probleme Zu viel Aufwand Viele Fehlerquellen Durchgängiges Layout war schwer sicherzustellen Zeitkritischer Prozess, aber kein klarer Status abrufbar Suche war schwierig

16 Statistisches Jahrbuch Lösung Alle Publikationsteile wurden im Content Server abgelegt Documente wurden über Matadaten klassifiziert (Jahr, Kapitel, Nummer der Tabelle, etc.) Kapitel werden über virtuelle Ordner verwaltet Statistiken aller Abteilungen werden an zentraler Stelle verwaltet Die Buchteile werden automatisiert an die Druckerei übermittelt

17 Statistisches Jahrbuch Lösung

18 Statistisches Jahrbuch Lösung

19 Zweites Projekt: Internet

20 Ausgangssituation Statistik Austria hat eine Publikationspflicht, für bestimmte Informationen auch im Internet, gemäß EU Richtlienien auch zu einem bestimmten Zeitpunkt Die meisten Dokumente liegen im MS Excel Format vor Die Website bestand aus manuell erzeugten HTML Dateien Der Webmaster musste alle Releases manuell erstellen Es war keine Website Suche verfügbar

21 Vision Dezentrale Content Pflege in den Abteilungen Website Suche Word und Excel als Beitragsformate Einheitliche Umwandlung von Excel Dateien nach den Design Style Richtlinien Automatische Konvertierung von Excel Dateien in PDF Statische Replikation der gesamten Website

22 Lösung Oracle Site Studio (WCM) auf Basis des DMS Systems Site Studio Publishing Utility für die statische Replikation Content Contribution mit Word Dateien Dynamic Converter für die Konvertierung von Word/Excel nach HTML Dynamic Converter Add-on für die Konvertierung von STF (Statistisches Tabellenformat) nach HTML

24 Anforderungen Statistisches Tabellen Format STF Nur Excel Dateien wurden zum Download angeboten Nun sollten Excel Dateien nach HTML konvertiert werden Das Ergebnis sollte in ein differenziertes HTML übersetzt werden Da Excel keine Möglichkeit bietet, Stilauszeichnungen zu machen und um herstellerunabhängig zu sein, entwickelte Statistik Austria ein XML Format, um Tabellendaten zu speichern - STF STF ist ein XML Format, das den Inhalt von Excel Dateien mit Auszeichnungsinformationen speichert

25 Lösung Statistisches Tabellen Format STF Excel Plugin, um Zellen Stile zuzuordnen Stilauszeichnungen werden in den Excel Dateien gespeichert Eine eigens entwickelte Konvertierung für Inbound Refinery, um das STF Format aus Excel zu erzeugen Dynamic Converter Erweiterung, um STF Dateien nach HTML umzuwandeln

26 Lösung Statistisches Tabellen Format STF

27 Drittes Projekt: Intranet

28 Ausgangssituation Intranet besteht aus statischen HTML Seiten Klassische Intranet Site - Keine Zusammenarbeitswerkzeuge Keine dezentrale Beitragsstruktur Basiert auf den Abteilungen

29 Vision Jeder kann beitragen und teilnehmen Zusammenarbeitswerkzeuge Automatisierte Informationsbereitstellung und Verteilung

30 Lösung Oracle WebCenter Content - Site Studio Integration mit DMS

31 Erfolgsfaktoren

32 Erfolgsfaktoren Stellent Content Server 2003 Stellent Site Studio 2006 Webcenter Content Intranet 2011

33 Erfolgsfaktoren Statistik Austria startete ihr DMS mit einem kleinen Projekt und fügte zusätzliche Teile Stück für Stück hinzu Ein besonderer Fokus war, die Änderungen benutzerfreundlich zu gestalten - dies hat zur Akzeptanz des Systems sehr beigetragen Schlüsselbenutzer wurden früh mit einbezogen Regelmässige interne Schulungen Sponsoren haben das Projekt intern vertreten

34 Fragen?

35 Vielen Dank fürs Zuhören! Falls Sie weitere Fragen haben, schicken Sie uns eine

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