Aktuelle Informationen zur Umsetzung des ESF in Baden-Württemberg wichtige Termine

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1 MINISTERIUM FÜR ARBEIT UND SOZIALORDNUNG, FAMILIE, FRAUEN UND SENIOREN Ministerium für Arbeit und Szialrdnung, Familie, Frauen und Seniren Baden-Württemberg Pstfach Stuttgart An die Träger ESF-geförderter Prjekte im Förderbereich Arbeit und Sziales Nachrichtlich: - Geschäftsführungen der ESF-AK - Städtetag Baden-Württemberg - Landkreistag Baden-Württemberg - L-Bank - ISG - ESF-Referat im MFW - an der ESF-Förderung beteiligte Ressrts: KM, MWK, JuM - Prüfbehörde im MFW - Prüfstelle in der OFD Karlsruhe Datum Name Gerald Engasser Durchwahl Aktenzeichen (Bitte bei Antwrt angeben) Aktuelle Infrmatinen zur Umsetzung des ESF in Baden-Württemberg wichtige Termine Sehr geehrte Damen und Herren, mit diesem Rundschreiben infrmieren wir Sie zu Beginn des zweiten Förderjahres der Förderperide über aktuelle Themen und Termine der ESF- Umsetzung in Baden-Württemberg: 1. Datenerhebung und -übermittlung 2. Neues elektrnisches Kmmunikatinsprtal in ZuMa 3. Nachweise der Basisdaten bei Pauschalen 4. Neufassung der Aufstellung der förderfähigen Ausgaben 1. Datenerhebung und -übermittlung Die Prgrammdurchführung des Eurpäischen Szialfnds (ESF) wird gemäß dem eurpäischen Recht über den gesamten Förderzeitraum systematisch erfasst (Mni- Schellingstraße Stuttgart Telefn Telefax pststelle@sm.bwl.de Stadtmitte Friedrichsbau Besucheradresse der Abteilung 5 - Gesundheit: Haus der Wirtschaft Baden-Württemberg Willi-Bleicher-Straße Stuttgart

2 - 2 - tring) und bewertet (Evaluierung). Dies dient dazu, die Zielerreichung der ESF- Förderung festzustellen und deren Wirksamkeit und Effizienz zu steigern. Die vn Ihnen als Zuwendungsempfänger zu erledigenden Schritte stellen wir im Flgenden nchmals dar: Jedem neu in ein Vrhaben aufgenmmenen Teilnehmenden händigen Sie den Teilnehmerfragebgen swie das zugehörige Infrmatinsblatt aus. Bitte beachten Sie, dass für einige Förderlinien (z. B. Förderbereich Wirtschaft der Vrhaben im Bereich des Kultusministeriums) spezielle Fragebögen und Infrmatinsblätter verwendet werden müssen. Für Sie als Zuwendungsempfänger stehen ebenfalls Erläuterungen zur Datenerhebung im Mnitring zur Verfügung. Bitte unterstützen Sie die Teilnehmenden bei Bedarf beim Ausfüllen der Fragebögen. Achten Sie darauf, dass die Bögen vllständig ausgefüllt sind (nur die Antwrt zu Frage 11 darf verweigert werden) und dass die am Ende des Fragebgens stehende Erklärung vn den Teilnehmenden eigenhändig unterschrieben wird. Hinweis zur internen Cdierung II: Bitte beachten Sie, dass die interne Cdierung II eindeutig sein muss. Vrnamen, Namen bzw. Kmbinatinen aus diesen sllten Sie deshalb nicht verwenden. Hinweis zum Feld Telefnnummer : Bei der Angabe der Telefnnummer ist die Angabe der Mbilnummer der Festnetznummer dann vrzuziehen, wenn der/die Teilnehmende unter beiden Nummern gleich gut erreichbar ist. Die jeweils aktuellen Unterlagen swie ausführliche Erläuterungen zu den Fragebögen finden Sie auf unserer Webseite Bitte führen Sie für jedes Prjekt eine Kntaktdatentabelle und tragen die Kntaktdaten aus Ziff. 2 des Fragebgens zusammen mit der Vrgangs-Nr. und der internen Cdierung II (Ziff. 1 des Fragebgens) ein. Bitte halten Sie die Kntaktdatentabelle für evtl. Nachbefragungen unseres Evaluatinsinstituts ISG bereit.

3 - 3 - Was ist anzugeben, wenn keine adresse vrhanden ist? Setzen Sie in diesem Fall bitte den Platzhalter kein adresse@vrhanden.de. Einen Vrdruck für diese Tabelle finden Sie ebenfalls unter Die weiteren Daten aus den ausgefüllten Teilnahmefragebögen (Ziff. 3-11) sind für jeden einzelnen Teilnehmenden zusammen mit Vrgangs-Nr. und interner Cdierung II in die im ZuMa-Prtal der L-Bank bereitgestellte Uplad-Tabelle zu übertragen. Hinweis zum Datenschutz: Da diese Daten hne die Kntaktdaten hchgeladen werden, ist die Annymisierung gewährleistet. Einzig das ISG ist befugt, Kntaktdaten und Uplad-Tabellen für Evaluatinszwecke wieder zusammenzuführen. Hierfür muss gewährleistet sein, dass jeder Teilnehmende über eine eindeutige interne Cdierung II verfügt, die swhl in die Uplad- Tabelle (L-Bank) als auch in die Kntaktdatentabelle (ISG) eingetragen wurde. Die Übermittlung der Teilnehmerdaten an die L-Bank erflgt über das Hchladen der Uplad-Tabelle im ZuMa-Prtal. Den Uplad der Teilnehmerdaten sllten Sie möglichst innerhalb der ersten drei Mnate nach Beginn des Vrhabens vrnehmen und dann im vierteljährlichen Abstand mit jeweils aktualisierten Datensätzen wiederhlen. Bei jedem Uplad wird der kmplette Datensatz in ZuMa überschrieben, s dass die L- Bank dann jeweils über aktuelle Teilnehmerdaten verfügt. Falls Sie in 2016 nch keine Daten in ZuMa hchgeladen haben, erledigen Sie dies bitte bis spätestens Freitag, 26. Februar Dies ist erfrderlich, da wir als ESF-Verwaltungsbehörde verpflichtet sind, unseren Jahresbericht an die EU-Kmmissin nunmehr bereits zum 31. Mai statt wie bisher zum 30. Juni zu erstatten. Der Verwendungsnachweis ist wie bisher spätestens zum 31. März abzugeben. Bis zum 26. Februar müssen auf jeden Fall alle Daten für im Vrjahr abgeschlssene Vrhaben (einschließlich der Angaben unmittelbar nach Austritt aus der Maßnahme,

4 - 4 - Spalten AH-AL der Uplad-Tabelle) swie aktuelle Daten für nch laufende mehrjährige Vrhaben in ZuMa verfügbar sein. Sweit möglich, sllten Sie aber auch bereits Teilnehmerdaten für im Januar neu begnnene Vrhaben bereitstellen. Wir weisen nchmals darauf hin, dass die Datenerhebung auf Grundlage geltenden eurpäischen Rechts erflgt und für alle Teilnehmenden verbindlich ist. Teilnehmende, die sich weigern, die Pflichtfelder des Fragebgens vllständig auszufüllen, können vn der Förderung ausgeschlssen werden. Unvllständige Datensätze können nicht in ZuMa hchgeladen werden und zählen nicht zum Output. Die Nichteinhaltung der im s genannten Leistungsrahmen des Operatinellen Prgramms aufgeführten Indikatren kann in der Förderperide zu Einbehaltungen vn Teilen des ESF-Budgets seitens der EU-Kmmissin führen. 2. Neues elektrnisches Kmmunikatinsprtal in ZuMa Gemäß Art 122. Abs.3 der Verrdnung (EU) Nr. 1303/2013 ist ab 31. Dezember 2015 dafür zu srgen, dass der gesamte Infrmatinsaustausch zwischen den Begünstigten (Prjektträgern) und ESF-umsetzenden Behörden über elektrnische Datenaustauschsysteme erflgen kann. Die L-Bank erweitert ZuMa daher sukzessive um weitere Funktinalitäten. Bereits im Januar 2016 wird ein Kmmunikatinsprtal freigeschaltet, über das Sie als Träger anstelle des bisherigen -Verkehrs mit der L-Bank kmmunizieren können. Alle Infrmatinen über die Nutzung des neuen Systems finden Sie im ZuMa-Prtal. Selbstverständlich bleiben die bestehenden Kmmunikatinsmöglichkeiten (Telefn, ) weiter erhalten. Wegen der hhen natinalen Anfrderungen an eine qualifizierte elektrnische Signatur müssen allerdings bis weiterhin alle Dkumente, die eine persönliche Unterschrift erfrdern (Verwendungsnachweis, Belegliste, Änderungsantrag) wie bisher ausgedruckt, unterschrieben und auf dem Pstweg an die L-Bank gesandt werden. 3. Nachweise der Basisdaten für Pauschalen In vielen Fördermaßnahmen finden nunmehr Pauschalen Anwendung, die sich als Przentsatz der direkten Persnalksten berechnen. Für die Kstenpsitinen, die

5 - 5 - vn der Pauschale umfasst werden, müssen Sie künftig keine Belege der Beleglisten mehr vrlegen. Ums srgfältiger wird die L-Bank hingegen künftig die Basisdaten der Pauschale, als die direkten Persnalksten, prüfen. Hier findet nun regelmäßig eine Vllbelegsprüfung statt. Sfern bei Ihrem Vrhaben im Jahr 2015 Pauschalen auf Basis der direkten Persnalksten zur Anwendung kamen, fügen Sie daher dem Verwendungsnachweis alle Belege der direkten Persnalksten bei. Eine Belegliste ist zusätzlich einzureichen. 4. Neufassung der Aufstellung der förderfähigen Ausgaben Eine aktualisierte Versin der Aufstellung der förderfähigen Ausgaben, Stand finden Sie auf unserer Webseite Bitte verwenden Sie ab sfrt nur nch diese Fassung. Mit freundlichen Grüßen und besten Wünschen für ein erflgreiches Jahr 2016! gez. Gerald Engasser Leiter der ESF-Verwaltungsbehörde