Finanzkontrolle & Förderfähigkeit von Ausgaben - Einführung

Transkript

1 Interreg V-A SK- AT Finanzkontrolle & Förderfähigkeit von Ausgaben - Einführung Seminar für LB und PP

2 Ebene Wichtigste Grundlagen Kommentar EU VO 1303/2013 (Rahmen- VO zu ESIF) VO 1301/2013 (EFRE) VO 1299/2013 (ETZ) Delegierter Rechtsakt 481/2014 FFR zu ETZ! Für Interessierte zum Nachlesen Programm FFR des Programms! Must read! Österreich Arbeits- und Beschäftigungsrecht Vergaberecht Steuer- und Abgabenrecht (z.b. AfA..) Kommt in jenen Fällen zur Anwendung, die nicht in EU- bzw. Programmregeln festgelegt sind

3 Bedingungen in Fördervertrag vereinbart Kosten durch BA genehmigt wesentliche Grundlage ist das detaillierte Budget Kosten zur Erreichung der Projektziele/Outputs (Zusätzlichkeit) Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Wirksamkeit Ausgaben des Projektträgers (im Förderzeitraum bezahlt) eigene Kostenstelle Förderfähigkeit der Ausgaben wird durch die FLC beurteilt es besteht kein automatischer Anspruch!

4 Beginn Falls genehmigt - ab Datum der Registrierung des Projektantrags Aufforderung der VB bzw. des GS Beginn der Aktivitäten bekannt zu geben Ende Gemäß Festlegung im Fördervertrag Generell nicht später als 31. Dezember 2022 Vorbereitungskosten (wenn bereits im Antrag deklariert) keine Personalkosten nur Reisekosten und externe Dienstleistungen; maximal 5% des genehmigten Projektbudgets

5 Beispiele! die komplette Liste ist den FFR zu entnehmen! Erstattungsfähige MWSt. Bußgelder, Geldstrafen und Prozesskosten Finanzierungsleasing Kosten für Geschenke, ausgenommen Geschenke im Wert von weniger als 20 netto, für Werbung, Öffentlichkeitsarbeit Sollzinsen alkoholische Getränke Trinkgelder Finanzielle Leistungen zwischen den Projektpartnern für durchgeführte Leistungen Nicht geltend gemachte Skonti, Rabatte oder Gutschriften Sachleistungen (unbezahlte freiwillige Arbeit) Kosten für die Anschaffung gebrauchter Ausrüstung

6 Rechnungen mit folgenden 2 Angaben: Bezeichnung des Programms Akronym des Projekts Elektronische Rechnungen sind Druckbelegen gleichgestellt (bzgl. der elektronischen Rechnungslegung ist das Abgabenänderungsgesetz 2012 zu beachten)

7 Grundsätzlich: Einnahmen werden auf der Ebene der einzelnen Projektpartner berücksichtigt. Projektpartner müssen alle Einnahmen für Prüfungszwecke dokumentieren und berichten. Nettoeinnahmen stellen einen Geldfluss von den NutzerInnen der Ware bzw. Dienstleistung, die im Rahmen des Projektes zur Verfügung gestellt werden, dar. Nettoeinnahmen sind Differenz zwischen den Einnahmen und Betriebskosten. Einnahmen, die die Betriebskosten nicht überschreiten, werden nicht berücksichtigt. Bei Einnahmen schaffenden Projekten sind Berechnungsmethoden für die zu erwartenden Einnahmen gemäß dem Artikel 61 (3) der VO (EU) 1303/2013 und gemäß dem Artikel der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 480/2014 (Berechnung der abgezinsten Nettoeinnahmen) anzuwenden Optionen: Kalkulation und Abzug ex-ante: um die Einnahmen während der Umsetzung und 3 Jahre danach verringert (ausgenommen Projekte unter 1 Mio.) Einnahmen und deren Abzug während der Umsetzung Kalkulation während Umsetzung bzw. ex-post: Abzug; Berichtspflicht und Rückerstattung bis 3 Jahre nach Projektende (ausgenommen Projekte unter 1 Mio.)

8 Ausgabenkategorien lt. Delegierter Verordnung (EU) Nr. 481/2014 bzw. lt FFR: Personalkosten Büro und Verwaltungsausgaben Reise- und Unterbringungskosten Kosten für externe Expertise und Dienstleistungen Ausrüstungskosten Infrastruktur- und Errichtungskosten

9 Die Ausgaben für Personalkosten umfassen die Bruttolohnbzw. Gehaltskosten des vom Projektpartner zur Durchführung des Projekts beschäftigten Personals. Nachzuweisen sind grundlegend folgende Dokumente: Dienst- bzw. Arbeitsvertrag oder Ernennungsentscheidung oder ein gleichwertiges Dokument, das als Nachweis der Beschäftigung betrachtet werden kann; Aufgaben- bzw. Tätigkeitsbeschreibung, die Aufschluss über die mit dem Projekt im Zusammenhang stehenden Aufgaben gibt (falls dies nicht schon Teil des Arbeitsvertrages ist) Es gibt mehrere Abrechnungsmethoden: Falls noch nicht geklärt, sollte in den kommenden Wochen die zur Anwendung kommende Methode mit der zuständigen FLC-Stelle geklärt werden!

10 Option Prinzip Hinweise Vollzeit im Projekt Arbeitskosten als Basis (Bruttolohnkosten + Abgaben) Rückerstattung der Gesamtkosten im Projektzeitraum auf Basis aussagekräftiger Aktivitätsberichte Firmenübliche Nicht- AZ sind lt. EC inkludiert

11 Option Prinzip Hinweise Flexible Stunden Standardteiler von Stunden pro Jahr; kann für TZ aliquotiert werden (ab Juli 2018) Festlegung des Stundensatzes zu Projektbeginn für die gesamte Projektlaufzeit; basierend auf den Bruttogehaltskosten (inklusive Arbeitgeberabgaben) des Vorjahres; Rückerstattung auf Basis von aussagekräftigen Stundenaufzeichnungen Personal sollte vor Projektbeginn bereits angestellt sein Deckelungsregelung

12 Option Prinzip Hinweise Flexible Stunden Monatliche Arbeitskosten als Basis (monatliche Bruttolohnkosten + Abgaben) durch die Monatsstunden gemäß Beschäftigungs vertrag) Definition des Stundensatzes auf Basis der monatlichen Bruttolohnkosten (inkl. Abgaben). Rückerstattung auf Basis von aussagekräftigen Stundenaufzeichnungen Für neue ProjektmitarbeiterIn nen, Teilzeitbeschäftigte und falls Änderungen im Beschäftigungsverhältnis zu erwarten sind Deckelungsregelung

13 Option Prinzip Hinweise Fixer Prozentsatz Festlegung eines fixen Prozentsatzes der Arbeitsleistung im Projekt Fixer Prozentsatz der Bruttolohnkosten (inklusive Abgaben) Rückerstattung auf Basis von Aktivitätsberichten und Nachweis der Ergebnisse Nur bei hochgradig standardisierten Ergebnissen / Arbeitsabläufen zu empfehlen (lt. Auskunft EC)

14 Option Prinzip Hinweise Pauschalrate (Artikel 19 der ETZ-VO (EU) 1299/2013) Pauschalrate (20%) Pauschalrate auf Basis der Ausgaben in den Kostenkategorien Reise- und Unterbringungskosten, externe Expertise und Dienstleistungen, Ausrüstungskosten sowie Infrastruktur- und Errichtungskosten Nur empfehlenswert, wenn wenig bis keine anderen Förderprojekte Voraussetzung ist beständiger Personalstand über längere Zeit Keine Änderung möglich Ein Wechsel zwischen Pauschalrate von bzw. zu einer anderen PK- Abrechnungsmethode während des Projekts ist NICHT möglich

15 Pauschalrate in Höhe von 15% der förderfähigen Personalkosten Die darin eingeschlossenen Punkte sind in FFR bzw. Delegiertem Rechtsakt taxativ gelistet d.h. die darin eingeschlossenen Punkte können nicht als direkte Kosten in anderen Kostenkategorien aufscheinen!

16 Ausgaben für Beschäftigte des Projektpartners für die Durchführung des Projekts sind auf folgende Posten beschränkt: Reisekosten Kosten von Mahlzeiten (Limit: Taggeld; Zusammenhang mit Erläuterungen auf der Einladung punkto Mahlzeiten) Unterbringungskosten Taggelder Sonderregelung im Programm 2,20. pro Stunde! Nachzuweisen sind: klarer Projektbezug, Genehmigung durch Dienstgeber, Dokumentation (Einladung, TN-Liste, Verkehrsmittelwahl!! Routenplaner, Hotelwahl) Reisen außerhalb des Programmgebiets: Projektbezug! Im Antrag bzw. Detaillierten Budget verankert Im Falle der Pauschalrate für Personalkosten keine Abrechnung von Diäten!

17 Förderfähige Positionen lt. FFR In der Pauschalrate für Büro- und Verwaltungsausgaben genannte Positionen sind in dieser Kostenkategorie nicht förderfähig Grundlegendes: Einhaltung aller Bestimmungen des Vergaberechts! Dokumentation des geschätzten Auftragswertes Anschaffungen unter mehr Freiheiten bzgl. des Preisvergleiches (Internet-Recherche) Über verpflichtend drei unverbindliche Preisauskünfte Bitte schriftlich!

18 Dokumentation des Vergabeverfahrens bzw. der Preisfindung! Vertrag, in dem die Leistungen festgelegt werden Rechnung mit relevanten Angaben (Rechnungslegung) und Hinweise zum Programm und der erbrachten Leistungen Beschreibung und Nachweis der Leistung (Studie, Werbematerialien, Tagesordnung, Teilnehmerlisten, Fotodokumentation ) Zahlungsnachweis (Kontoauszug)

19 Förderfähige Positionen in FFR Kritische Position ist IT (Hard- und Software Standardprodukte sind durch die Pauschalrate für Büro- und Verwaltungsausgaben abgedeckt!) Auch sämtliche weiteren in der Pauschalrate für Büro- und Verwaltungsausgaben genannten Positionen sind nicht förderfähig Falls eine ausschließliche Projektnutzung glaubhaft darstellbar ist: Investition; falls nicht AfA AfA Abschreibungsgut im Anlagevermögen aktiviert. Die tatsächlichen Anschaffungskosten der abgeschriebenen Vermögenswerte wurden ordnungsgemäß durch Rechnungen oder andere gleichwertige Belege nachgewiesen. Die Abschreibungskosten sind auf einen Zeitraum der Projektlaufzeit und Umfang der Nutzung des Ausrüstungsgegenstandes für das Projekt eingeschränkt.

20 Vergabeexpertise ist entscheidend! falls nicht im Haus vorhanden Expertenkosten sind prinzipiell förderfähig (ggf. Budgetänderung beantragen) AT-Begünstigte: Antrag auf Baugenehmigung zum Zeitpunkt der EFRE- Vetragsunterzeichnung

21 FLC-Stelle Institution Kontakt Burgenland Niederösterreich Regionalmanagement Burgenland Abteilung Controlling Amt der NÖ Landesregierung Abteilung Finanzen EU Finanzkontrolle INTERREG Lisa Zardi Ramona Schatzl Wien Magistratsabteilung 27 Europäische Angelegenheiten Dezernat EU- Finanzkontrolle Valendrina Dauti-Oda Marika Mühl

22 Wir danken für Ihre Aufmerksamkeit!