Unternehmenssoftware nur anders. ScanToScopevisio. Funktionen

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1 Unternehmenssoftware nur anders ScanToScopevisio Funktionen ERFOLGREICHER VERTRIEB INDIVIDUELLE ANGEBOTE & AUFTRÄGE SCHNELLE ABRECHNUNG TRANSPARENTE PROJEKTE FINANZBUCHALTUNG AUTOMATISIERTE DMS SICHERES UMFASSENDES CONTROLLING KOMPLETTE KONTAKTE EFFEKTIVES MARKETING

2 Inhalt 1. Zusammenfassung Programme installieren Dokumente hinterlegen Visitenkarten scannen Visitenkarten verarbeiten Visitenkarten in Scopevisio importieren... 7 Aktualisiert Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 2 von 7

3 1. Zusammenfassung Mit einem Fujitsu-Scanner des Typs ScanSnap ix100 oder ix500 können Sie Visitenkarten, Belege und andere Dokumente direkt in Scopevisio hineinscannen. Das bedeutet z. B. für den Upload von Eingangsrechnungen oder die Erfassung von Visitenkarten eine große Zeit- und Arbeitsersparnis. Mit der kleinen Anwendung ScanToScopevisio können Sie diese neue Upload-Möglichkeit für sich arbeiten lassen. Nachdem Sie die Anwendung erhalten haben, speichern Sie sie in einen Ordner und starten sie mit einem Doppelklick, um sie zu installieren. 2. Programme installieren Als Erstes installieren Sie bitte die mit Ihrem Scanner mitgelieferte ScanSnap-Software von der DVD aus. Anschließend installieren Sie ScanToScopevisio mit einem Doppelklick auf die Datei. 3. Dokumente hinterlegen Scannen Sie ein Dokument. Es erscheint folgendes Fenster: Sie können direkt ein weiteres Dokument scannen. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Scan beenden. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 3 von 7

4 Im nächsten Bildschirm können Sie wählen, ob Sie das Dokument an einem Kontakt, in Ihrem Rechnungseingangsbuch (ReBu), an einem Projekt, an einer Aufgabe oder in Ihrem DMS Teamwork speichern möchten. Markieren Sie Ihr Dokument und klicken Sie auf die gewünschte Option. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 4 von 7

5 Hier wählen wir als Beispiel ScanToKontakt. Markieren Sie das gescannte Dokument und wählen Sie ScanToKontakt. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie einen Kontakt auswählen oder anlegen können, an dem Sie das Dokument hinterlegen möchten. Falls Sie mit mehreren Gesellschaften arbeiten, können Sie vorher über den Button Gesellschaft wechseln die passende Gesellschaft auswählen. Mit einem Klick auf Senden wird das Dokument am ausgewählten Scopevisio- Kontakt gespeichert. Sie können sich vergewissern, indem Sie in Scopevisio den Kontakt öffnen und im Geschäftsobjekt Teamwork Dokumente nachschauen: Das Scannen ins Rechnungseingangsbuch, in Teamwork, in ein Projekt oder in eine Aufgabe funktioniert nach genau demselben Prinzip. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 5 von 7

6 4. Visitenkarten scannen Zusammen mit der ScanSnap-Software wurde auch eine kleine Anwendung namens CardMinder installiert. Diese liest und speichert Ihre gescannten Visitenkarten direkt beim Scannen. Unter Umständen muss vorher eine CardMinder-Datenbank angelegt werden. Starten Sie CardMinder und wählen Sie das Programmsymbol ganz oben links im CardMinder-Bildschirm, um folgendes Menü zu öffnen: Wählen Sie Neue Datenbank. Es öffnet sich ein Explorerfenster. Hier geben Sie der Datenbank einen Namen und wählen OK. 4.1 Visitenkarten verarbeiten Das Programm CardMinder öffnet sich mit folgendem Bildschirm: Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 6 von 7

7 Unterhalb der Visitenkarten-Darstellung werden die erkannten Kartendaten in Datenzeilen angezeigt. Eventuell sollten Sie diese noch kontrollieren, da je nach Schriftart, Grafik und Druckqualität nicht jede Vorlage korrekt erkannt wird. 4.2 Visitenkarten in Scopevisio importieren Markieren Sie die zu speichernden Datenzeilen (1) und wählen Sie Ausgabedatei (2). Als Exportformat empfiehlt sich vcf; dieses lässt sich leicht in andere Anwendungen importieren. Die Ausgabedatei speichern Sie in einem Ordner Ihrer Wahl. Die gespeicherten Visitenkarten im vcf-format ziehen Sie einfach aus Ihrem Speicherordner mit der Maus auf die Titelleiste von Scopevisio und legen sie dort ab: Damit werden Ihre Visitenkartendaten ohne Erfassungsaufwand ins Scopevisio Kontaktmanagement übernommen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 7 von 7

8 Die Scopevisio AG unterstützt den innovativen Mittelstand bei der digitalen Transformation. Grundlage dafür ist eine integrierte Unternehmenssoftware aus der Cloud. Unternehmen können damit ihre Geschäftsprozesse unabhängig von Standorten und Endgeräten ganzheitlich und durchgängig abbilden. Zudem lassen sich verschiedene Geschäftsbereiche wie Marketing, Vertrieb, Finanzen und Controlling sowie zentrale Geschäftsprozesse wie Vertriebssteuerung, Projektmanagement, Abrechnung, Buchhaltung und Dokumentenmanagement in einer zentralen Lösung integrieren. Dabei setzt Scopevisio bereits heute auf den Einsatz neuer Technologien wie künstliche Intelligenz oder Sprachsteuerung, um Unternehmensprozesse hochgradig zu automatisieren und zu vereinfachen. Da Scopevisio ein offenes System ist, erlaubt es den medienbruchfreien Datenaustausch mit Drittanwendungen und deren Integration, etwa mit DATEV, Microsoft und Creditreform. Scopevisio wird ausschließlich in Deutschland entwickelt und als Cloud-Service in zertifizierten, hochsicheren Rechenzentren in Deutschland betrieben. Die Scopevisio AG beschäftigt rund 85 Mitarbeiter und zählt knapp mittelständische Unternehmen zu ihren Kunden. ERFOLGREICHER VERTRIEB INDIVIDUELLE ANGEBOTE & AUFTRÄGE SCHNELLE ABRECHNUNG TRANSPARENTE PROJEKTE FINANZBUCHALTUNG AUTOMATISIERTE Scopevisio Produktbroschüre 01/2018. Änderungen und Irrtümer vorbehalten. DMS SICHERES UMFASSENDES CONTROLLING KOMPLETTE KONTAKTE EFFEKTIVES MARKETING Scopevisio AG Rheinwerkallee Bonn Germany T F info@scopevisio.com