s in Scopevisio hinterlegen

Transkript

1 s in Scopevisio hinterlegen

2 Inhalt 1. s dort speichern, wo sie hingehören...3 Welche s werden in Scopevisio automatisch am richtigen Ort gespeichert?...3 Wie bekommen Sie Ihre Mails in Scopevisio hinein?...3 Sie haben Einstellungsmöglichkeiten an drei Orten Die Szenarien...4 Sie möchten s am Kontakt und in Teamwork speichern...4 Sie möchten s nur am Kontakt speichern...5 Sie möchten nur die Anhänge (ohne die s) speichern...5 Eine enthält einen Arbeitsauftrag Sie möchten am Kontakt gespeicherte s abrufen...6 Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 2

3 1. s dort speichern, wo sie hingehören Weltweit werden täglich mehr als einhundert Milliarden geschäftliche s versendet 1. Jede dieser s hat eine Botschaft und einen Zweck. Ihre Erstellung kostet Arbeitszeit, ihr Inhalt ist wichtig für die Produktivität von Unternehmen. Trotzdem endet die überwiegende Mehrzahl schon am nächsten Tag als Datenschrott. Warum? Weil die Mitarbeiter keine Mittel und Wege finden, diese Informationen für ihren Geschäftsprozess nutzbar zu machen. Dieses Dokument erklärt, wie Sie mit einigen wenigen Einstellungen aus s nützliche Geschäftsressourcen statt Datenschrott machen. Hinweis zu den Lizenzen: Um Ihre s im Kontaktmanagement und in Dokumentenmanagementsystem TEAMWORK zu hinterlegen, benötigen Sie mindestens eine TEAMWORK Lizenz. Zur Verwendung von MS Office Connector benötigen Sie darüber hinaus eine Office Connector-Lizenz und müssen das Office Connector-Add-In installieren. Wenn Sie nicht genau wissen, welche Lizenzen Sie besitzen, klicken Sie in der Menüleiste auf Global > Start. Im Scopevisio Shop (erreichbar über das Shopsymbol unten links) können Sie weitere Lizenzen erwerben. Welche s werden in Scopevisio automatisch am richtigen Ort gespeichert? Alle Informationen, die Ihren Geschäftsprozess berühren und per übermittelt werden, können mit Scopevisio durch ein paar einfache Einstellungen, ohne zusätzlichen Pflegeaufwand, dort gespeichert werden, wo sie hingehören. Die Informationen fließen dadurch in den Geschäftsprozess ein, in dem sie benötigt werden, und werden umgekehrt durch den Geschäftsprozess wieder den relevanten Orten zugeordnet, an die sie gehören, d. h. dem Kontakt, dem Projekt oder dem Dokumentenmanagement. Angebote Aufträge Belege Vereinbarungen, Verträge und Nebenabreden Informationen über Kunden, Produkte und Kooperationen Arbeitsergebnisse von Kollegen Wie bekommen Sie Ihre Mails in Scopevisio hinein? 1 Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 3

4 Sie versenden die an den Kontakt, dem sie zugeordnet werden soll, mit der Persönlichen -Adresse (d. h. dem -Agenten) in BCC oder leiten sie an diese Adresse weiter, oder Sie versenden die an einen anderen Empfänger und geben den Kontakt, dem die E- Mail zugeordnet werden soll, im Textkörper der Nachricht in folgender Form ein: Bezug:E- Die eckigen Klammern und das Schlüsselwort Bezug sorgen dafür, dass die Nachricht am zur -Adresse gehörigen Kontakt gespeichert wird. Sie markieren die in Outlook und klicken im Scopevisio-Reiter auf nach Scopevisio veröffentlichen. Sie haben Einstellungsmöglichkeiten an drei Orten a) Im Office Connector wählen Sie automatische oder manuelle Speicherung und in letzterem Fall den Dateityp. b) Unter Menü > Systemadministration > - und Dokumentverwaltung > DMS- Einstellungen bearbeiten > s in Teamwork bereitstellen wird festgelegt, ob und wie E- Mails, die bereits in die Anwendung importiert worden sind, in Teamwork hochgeladen werden. c) Unter Systemadministration > - und Dokumentverwaltung > Persönliche - Adresse verwalten bestimmen Sie im Geschäftsobjekt Kommentare, ob die zusätzlich als Kommentar abgelegt werden soll, und im Geschäftsobjekt Allgemein können Sie, soweit noch nicht geschehen, Ihren -Agent einrichten. Aus der Vielzahl möglicher Kombinationen werden folgende empfohlen: 2. Die Szenarien Sie möchten s am Kontakt und in Teamwork speichern Dies ist das Standardszenario: Eine mit oder ohne Anlage soll nicht nur am Kontakt gespeichert sein, sondern auch im Dokumentenmanagement. Grundeinstellungen Vor allem anderen (soweit noch nicht geschehen) sollten Sie Ihren -Agenten einrichten, entweder im Einrichtungsassistent unter Kommunikation oder über Systemadministration > und Dokumentverwaltung > Persönliche -Adresse verwalten, im Geschäftsobjekt Allgemein. Anschließend legen Sie folgende Einstellungen fest: 1. Office Connector > Automatisches Speichern (eine Anleitung finden Sie hier). ODER Systemadministration > System > DMS-Einstellungen bearbeiten > s in Teamwork bereitstellen / s zu Kontakten (wenn Sie die Nachrichten nicht nur am Kontakt, sondern auch im DMS verfügbar haben möchten) Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 4

5 2. Systemadministration > - und Dokumentverwaltung > Persönliche -Adresse verwalten im Abschnitt Kommentare: Keinen Haken setzen. Die s überfrachten sonst die Kommentare. Hinweis: Diese Einstellung ist global und wirkt sich auf alle Mitarbeiter einer Gesellschaft aus. Ergebnis: Die wird mit Anhang (sofern vorhanden) am Kontakt (als -Objekt) und in Teamwork (als eml-datei) bereitgestellt. Sie möchten s nur am Kontakt speichern Szenario: Die Bereitstellung der und des -Anhangs in Teamwork ist nicht nötig oder nicht erwünscht, oder Sie haben Teamwork gar nicht abonniert. Stellen Sie die Einstellung (b) wie folgt um: Ergebnis: und Anhang werden am Kontakt gespeichert. Sie möchten nur die Anhänge (ohne die s) speichern Szenario: Eine enthält Anlagen, die für ein Projekt oder einen Kontakt wichtig sind. Die Anlagen sollen in Teamwork gespeichert werden. Die Mail selbst soll aber nicht gespeichert werden, weil sie z. B. Informationen enthält, die persönlich, vertraulich oder für das Geschäft nicht relevant sind. Stellen Sie die Einstellung (b) wie folgt um: Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 5

6 Ergebnis: Die wird am Kontakt und der Anhang sowohl am Kontakt als auch in Teamwork bereitgestellt. Eine enthält einen Arbeitsauftrag Szenario: Eine enthält einen Arbeitsauftrag, den Sie für sich oder andere als Aufgabe in Teamwork speichern möchten. Dies wäre z. B. der Fall, wenn ein Kunde per eine Anfrage sendet, die Sie zur Bearbeitung an einen Mitarbeiter delegieren möchten. Wenn Sie eine versenden (oder weiterleiten), die im Betreff den Titel der Aufgabe und das Wort Aufgabe (in eckigen Klammern) enthält, wird diese automatisch als Aufgabe in Scopevisio unter dem entsprechenden Empfänger eingerichtet. Um sich selbst eine Aufgabe zu erteilen, setzen Sie, wie oben beschrieben, Ihre persönliche -Adresse im Empfängerfeld ein. Wenn Sie die Aufgabe einem Kontakt zugeordnet haben, erscheint sie zusätzlich in den Kontaktdetails. Hierzu geben Sie im -Textfeld die -Adresse des Kontaktes ein, auf den sich die Aufgabe bezieht, wie folgt an: und versenden die . Die Aufgabe erscheint unter dem Stichpunkt Menü > Aktivitäten > Aufgaben und in den Kontaktdetails, falls ein Bezug angegeben wurde. 3. Sie möchten am Kontakt gespeicherte s abrufen Um die abgelegten s am Kontakt abzurufen, öffnen Sie den gewünschten Kontakt in Scopevisio über Menü > Kontakte oder suchen den Namen einfach im Scopen-Suchfeld. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 6

7 Hinweis: Sollte das Geschäftsobjekt bei Ihnen nicht eingeblendet sein, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Fläche in den Kontaktdetails und wählen Sie Geschäftsobjekte einund ausblenden. Aus der Übersicht können Sie das Geschäftsobjekt anwählen und Ihre Änderungen speichern. Eine Gesamtübersicht aller in Scopevisio übertragenen s finden Sie zusätzlich unter Aktivitäten > Eingehende s. Weiterführende Informationen finden Sie im Dokument Auf den folgenden Seiten sehen Sie noch einmal im Überblick alle vorhandenen Einstellungsmöglichkeiten und was sie bewirken. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 7

8

9 Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 9

10 Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 10