Veranlagungsrichtlinien für die Österreichische Akademie der Wissenschaften und die von ihr verwalteten selbständigen Stiftungen

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1 Veranlagungsrichtlinien für die Österreichische Akademie der Wissenschaften und die von ihr verwalteten selbständigen Stiftungen Inhalt 1 Zielsetzung Geltungsbereich und Geltungsdauer Verantwortlichkeiten Veranlagung Veranlagungsfähige Finanzmittelbestände Zuständig für die Abwicklung von Veranlagungen Genehmigung von Veranlagungen Kriterien für das Veranlagungsprodukt Streuung der Veranlagung Zulässige Veranlagungsformen Termingeld bei österreichischer Bank in Euro Sparbuch bei österreichischer Bank in Euro Dispokonto bei österreichischer Bank in Euro Staatsanleihen Geldmarktfonds Unzulässige Veranlagungsformen Verkauf von Wertpapieren

2 1 Zielsetzung Ziel dieser Richtlinie ist die Ausrichtung, die Regelung und Beschreibung der Grundsätze und Verantwortlichkeiten für das Veranlagungsmanagement der Österreichischen Akademie der Wissenschaften (ÖAW). Des Weiteren ist sie Bestandteil des Risikomanagements der ÖAW und soll zur Risikostreuung von z.b. Ausfallrisiken, Zinsrisiken und Klumpenrisiken von Finanzmitteln beitragen. 2 Geltungsbereich und Geltungsdauer Diese Richtlinie gilt für die ÖAW, ihre Tochtergesellschaften und die von der ÖAW verwalteten Stiftungen, für welche die Stiftungsverwaltungskommission der ÖAW als verantwortliches Organ benannt ist. Die Geltungsdauer ist unbefristet. 3 Verantwortlichkeiten Die strategische Veranlagungspolitik fällt in den Kompetenzbereich des Präsidiums. Die strategische Veranlagungspolitik beinhaltet grundsätzliche Veranlagungsentscheidungen sowie insbesondere Risikodiversifikation und das Risikomanagement betreffend der Finanzmittel an der ÖAW. Vorschläge zu laufende Termingeldveranlagungen und darüber hinausgehende Veranlagungen fallen in die Zuständigkeit der Leitung Rechnungswesen in Rücksprache mit dem Direktor/In für Finanzen und Administration (DFA). Der DFA hat mindestens einmal jährlich unter Zuziehung eines externen, unabhängigen, auf risikoarme Veranlagungen spezialisierten Experten zu beauftragen, die Veranlagungsstrategie und Veranlagungen der ÖAW kritisch zu durchleuchten und Vorschläge zur weiteren Vorgehensweise abgestimmt auf die Unternehmensziele zu machen. Zur Überprüfung und Kontrolle der in der Veranlagungsrichtlinie festgehaltenen Maßgaben ist die Interne Revision berechtigt regelmäßig über die Veranlagungsformen bzw. Veranlagungshöhen Informationen abzurufen. 4 Veranlagung 4.1 Veranlagungsfähige Finanzmittelbestände Vor jeder Veranlagung sind die veranlagungsfähigen Finanzmittelbestände festzustellen. Dies sind alle Finanzmittel, mit Ausnahme von Projektkoordinatoren-Gelder und Gelder für das operative Geschäft, welche aktuell verfügbar sind. Es ist in der Folge auf eine zweckmäßige Verwendung der Finanzmittel zu achten, welche die Höhe des veranlagungsfähigen Finanzmittelbestandes zusätzlich einschränken kann. Neben der Höhe der veranlagungsfähigen Finanzmittelbestände ist auch auf die Fristigkeit zu achten, daher sind auch zukünftige Finanzierungserfordernisse bzw. Einnahmen und Ausgaben zu berücksichtigen. 4.2 Zuständig für die Abwicklung von Veranlagungen Zuständig für die Feststellung der veranlagungsfähigen Finanzmittelbestände ist die Leitung Rechnungswesen unter Rücksprache mit dem DFA. Veranlagungsvorschläge erstellt die Abteilung 2

3 Rechnungswesen unter Rücksprache mit dem DFA. Nach erfolgter Genehmigung hat das Rechnungswesen die Transaktion abzuwickeln (Mitteilung an die Bank, Überweisung, ect.). 4.3 Genehmigung von Veranlagungen Laufende Termingeldveranlagungen sind durch den DFA zu genehmigen, wobei die Genehmigung schriftlich per Unterschrift oder durch Zusage per erfolgen kann. Veranlagungen zu Stiftungen sind durch das zuständige Organ lt. Stiftungssatzung zu beschließen. Andere Veranlagungen sind durch das Präsidium per Beschluss zu genehmigen. 4.4 Kriterien für das Veranlagungsprodukt Es sind Veranlagungskategorien und Veranlagungsprodukte zu wählen, die ein geringes Risiko aufweisen. Unter geringem Risiko ist eine geringe Wahrscheinlichkeit zu verstehen, dass es zu wesentlichen Kursverlusten und damit Abschreibungserfordernissen in der Bilanz kommt. Es sind Veranlagungsprodukte zu wählen, welche zumindest ein Rating im Investment Grade -Bereich aufweisen, bzw. darf nur in Veranlagungsprodukte investiert werden, deren Einzeltitel einem Rating im Investment Grade -Bereich aufweisen. Unter Investment Grade sind Ratings AAA bis BBB+ gemäß der Rating-Agenturen Standard & Poor s (S&P) sowie Fitch zu verstehen. Übersicht der Investment Grade S&P Fitch Englische Deutsche Long Short Long Short Bezeichnung Beschreibung Term Term Term Term AAA AAA Prime (Triple A) Schuldner höchster Bonität, Ausfallrisiko auch längerfristig so gut wie vernachlässigbar A-1+ F1+ AA+ AA+ Sichere Anlage, Ausfallrisiko so gut wie AA AA High grade vernachlässigbar, längerfristig aber etwas AA- AA- schwerer einzuschätzen A+ A+ Sichere Anlage, sofern keine A-1 F1 A A Upper Medium unvorhergesehenen Ereignisse die A- grade Gesamtwirtschaft oder die Branche A- A-2 F2 beeinträchtigen BBB+ BBB BBB- A-3 BBB+ BBB BBB- F3 Lower Medium grade Durchschnittlich gute Anlage. Bei Verschlechterung der Gesamtwirtschaft ist aber mit Problemen zu rechnen Bei der Auswahl des Veranlagungsprodukts werden folgende Kriterien herangezogen: Rating der Emittenten bzw. Bonität, Verzinsung des eingesetzten Kapitals, Laufzeit des Veranlagungsproduktes, Risikostreuung in Bezug auf die gesamten Finanzmittel der ÖAW. 4.5 Streuung der Veranlagung Es ist auf eine ausgewogene Verteilung auf Emittenten verschiedener österreichischer Banken zu achten, um ein Klumpenrisiko zu minimieren. Ein Klumpenrisiko besteht darin, dass die Finanzmittelbestände in nur 3

4 einer Veranlagungsform bzw. bei nur einer Bank veranlagt sind. Unter ausgewogene Verteilung versteht sich, dass nicht mehr als ein Drittel der Finanzmittel bei einer Bank veranlagt sein dürfen. Des Weiteren sind Veranlagungsformen zu bevorzugen, bei denen eine Insolvenz des Emittenten nicht dazu führt, dass die veranlagten Finanzmittel der Insolvenzmasse zugerechnet werden. 5 Zulässige Veranlagungsformen 5.1 Termingeld bei österreichischer Bank in Euro Festgeld-Veranlagungen bei österreichischen Banken, welche eine Laufzeit von bis zu 24 Monaten aufweisen 5.2 Sparbuch bei österreichischer Bank in Euro Sparbuch-Veranlagungen bei österreichischen Banken, welche als klassisches Sparbuch veranlagt werden oder auch alternative Formen wie z.b. Sparkonto. Sparbuch-Veranlagungen sind mit und ohne Laufzeit-Bindung zulässig. 5.3 Dispokonto bei österreichischer Bank in Euro Dispo-Veranlagungen bei österreichischen Banken sind mit und ohne Laufzeit-Bindung zulässig. 5.4 Staatsanleihen Staatsanleihen sind verzinsliche Wertpapiere, die von einem Staat herausgegeben werden. Veranlagungen in diese sind mit einem Investment Grade Rating AAA BBB+ zulässig. 5.5 Geldmarktfonds Hierbei handelt es sich um Investmentfonds, die in Bankguthaben und liquide Geldmarktinstrumente investieren, wie Schuldscheindarlehen, Anleihen, festverzinsliche Wertpapiere mit kurzer Restlaufzeit. Haupteinflussfaktor für die Rendite ist die Zinsentwicklung (z.b. des EURIBOR) am Geldmarkt. Eine Veranlagung in einen Geldmarktfonds muss zumindest Investment Grade Rating AAA BBB+ aufweisen. 6 Unzulässige Veranlagungsformen Unzulässige Veranlagungsformen bei Neuveranlagungen sind jedenfalls: Aktien, Aktienfonds, Hedgefonds, Optionsgeschäfte, Edelmetalle, Rohstoffe und Unternehmensanleihen (Einzeltitel unzulässig, bestimmte Bankanleihen und Anleihefonds jedoch zulässig: siehe 4.5.). Darüber hinaus gilt: Veranlagungen in Fremdwährungen sind unzulässig Die Laufzeit bzw. Restlaufzeit der Veranlagung (Behaltedauer) muss den jeweiligen Liquiditätserfordernissen angepasst sein Fremdfinanzierungen zum Zweck der Veranlagung sind unzulässig (Spekulationsverbot) 4

5 7 Verkauf von Wertpapieren Verkaufsvorschläge sind durch die Leitung Rechnungswesen unter Abstimmung mit dem DFA vorzubereiten. Nach Genehmigung durch das Präsidium wird die Transaktion durch das Rechnungswesen umgesetzt (Mitteilung an die Bank, Überweisung etc.). Um sicherzustellen, dass die ÖAW bei Wertentwicklungen rechtzeitig reagiert, hat die Leitung Rechnungswesen neben der laufenden Beobachtung der Finanzmärkte zumindest quartalsweise dem DFA über die Wertentwicklung der ÖAW-Wertpapiere Bericht zu erstatten. In diesem Bericht ist anzuführen: die Veranlagungssumme, die Wertentwicklung in Euro und in % seit Kauf des Wertpapieres bis zum jeweiligen Stichtag, Laufzeit sowie die Angabe hold bzw. sell mit kurzer Begründung. Bei Veranlagungen mit einem Wert über 1 Mio. Euro beziehungsweise in eine Veranlagungsform mit Investment Grade A- oder schlechter, sind monatliche Kurzberichte durch die Leitung Rechnungswesen an den DFA zu legen. Diese Kurzberichte beinhalten: Veranlagungssumme, die Wertentwicklung in Euro und in % seit Kauf des Wertpapieres bis zum jeweiligen Stichtag und die Laufzeit. Sobald die Leitung Rechnungswesen feststellt, dass ein Wertpapier mehr als 10% unter dem Anschaffungswert notiert, so ist der DFA umgehend und das Präsidium bei seiner nächsten Sitzung darüber in Kenntnis zu setzen, unabhängig davon ob es eine Verkaufsempfehlung gibt oder nicht. 5