Quick NEWS (31. MÄRZ 2014) Personalrecht

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1 Danke lieber Wartungserlass: Hilfreiche Haftungsklarstellungen betreffend Pendlerrechner-Ergebnisse Der LStR-Wartungserlass 2014 (BMF /0006-VI/7/2014; im Folgenden kurz: LStR-WE 2014) enthält einige sehr interessante und für den Praktiker hilfreiche Aussagen rund um die Pendlerrechner-Ergebnisse. Wenn Lob gerechtfertigt ist, dann soll gelobt werden: die Finanz hat einige der Probleme, die der Praxis unter den Nägel brannte (zb Gleitzeit, Wechselschichtdienste etc) lobenswert praxisnah gelöst. Jetzt hoffen wir, dass auch die GPLA-Prüfer ein vernünftiges Augenmaß anlegen bei der künftigen Überprüfung der Pendlerpauschal-Ansprüche. Die 4 wichtigsten Klarstellungen zum Pendlerrechner im LStR-WE 2014 Klarstellung : Pendlerrechner ist kein Routenplaner Der Pendlerrechner exekutiert die Vorgaben aus der derzeit gültigen Pendlerverordnung. Darin ist geregelt, dass nicht die kürzeste, sondern die zeitlich rascheste Wegstrecke (unter Nutzung von Park & Ride) maßgeblich ist. Aufgrund der bisherigen Erfahrungen ist es nicht ausgeschlossen, dass die Pendlerverordnung nach dem Motto: Strecke statt Zeit (siehe Hinweise auf Seite 3) praxisnäher geändert werden wird Steuer & Service Steuerberatungs GmbH Wipplingerstraße 24, 1010 Wien tel +43 (1) fax +43 (1) mail office@steuer-service.at web

2 Aktueller Wortlaut des 1 Abs 1 der Pendlerverordnung (Hervorhebung durch den Autor): 1. (1) Die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte umfasst die gesamte Wegstrecke, die unter Verwendung eines Massenbeförderungsmittels, ausgenommen eines Schiffes oder Luftfahrzeuges, unter Verwendung eines privaten Personenkraftwagens oder auf Gehwegen (Abs. 7) zurückgelegt werden muss, um nach Maßgabe des Abs. 2 in der kürzesten möglichen Zeitdauer ( 2 Abs. 2) die Arbeitsstätte von der Wohnung aus zu erreichen. Der LStR-WE 2014 stellt klar, dass folgendes gilt: 1. Der Pendlerrechner-Ausdruck ist BINDEND und stellt KEINE Fahrtempfehlung dar (Randzahl [Rz] 252c). 2. Der Arbeitnehmer kann beim Wohnsitzfinanzamt und NUR dort (nicht beim Arbeitgeber) beantragen, dass das Pendlerrechner- Ergebnis berichtigt wird, wenn es nach Ansicht des Arbeitnehmers unrichtige Verhältnisse berücksichtigt. 3. Unrichtige Verhältnisse liegen bspw dann vor, wenn der Pendlerrechner eine Fahrtstrecke über eine nicht öffentlich zugängliche Privatstraße berücksichtigt (Rz 252a der LStR). 4. Rz 252a der LStR: Nutzt der Steuerpflichtige tatsächlich ein anderes Verkehrsmittel oder eine andere Fahrtroute als vom Pendlerrechner ermittelt, dann gilt dies nicht als Berücksichtigung von unrichtigen Verhältnissen, da das tatsächlich gewählte Verkehrsmittel und die tatsächlich gewählte Fahrtroute weder bei der Ermittlung der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte noch bei der Beurteilung der Zumutbarkeit der Benützung eines Massenbeförderungsmittels relevant sind. Somit ist das Pendlerrechner-Ergebnis, das ua ein Park & Ride (kurz: P&R) vorsieht auch dann bindend, wenn der Arbeitnehmer gar keinen Pkw besitzt. 2

3 Auch die Finanz erkannte, dass einige Pendlerrechner-Ergebnisse absurd und lebensfremd sind. Sie verspricht, dass bis Ende der Schulferien eine überarbeitete und verbesserte Pendlerrechner-Version existiert das sind die versprochene Verbesserungen (Quelle: KURIER 22. März 2014): Park & Ride Es soll in Fällen, in denen sowohl eine reine Öffi-Variante als auch eine P&R-Variante für den Weg zur Arbeit zur Verfügung steht, ein näherer P&R-Parkplatz herangezogen werden. Bisher wurden direkt neben einem Bahnhof lebende Arbeitnehmer vom Pendlerrechner mitunter zu weit entfernten Park&Ride-Anlagen geschickt. Öffi-Vorrang Wenn sowohl eine reine Öffi-Variante als auch eine P&R- Variante zur Verfügung steht, soll bei geringem zeitlichen Unterschied die reine Öffi-Variante für die Berechnung des Pendlerzuschusses herangezogen werden. Hinweise Strecke statt Zeit Wenn Hin- und Rückfahrt unterschiedlich lang sind, soll die Berechnung künftig nicht mehr auf die längere Zeitdauer, sondern auf die entfernungsmäßig weitere Strecke hin angestellt werden. Bisher waren die vom Rechner vorgeschlagenen Fahrtrouten statt über Umfahrungsstraßen häufig direkt durch in Stoßzeiten verstopfte Ortszentren geführt worden. Pkw-Geschwindigkeit Die für die Berechnung herangezogene Durchschnittsgeschwindigkeit für Pkw-Fahrten wird etwas reduziert. Da die Pendler überwiegend zu Stoßzeiten unterwegs sind und der Verkehr dann in der Realität weniger hohe Geschwindigkeiten zulässt. 3

4 Klarstellung : Pflichten des Arbeitgebers Randzahl 273: Für die Berücksichtigung von Pendlerpauschale und Pendlereuro durch den Arbeitgeber hat der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber einen Ausdruck des ermittelten Ergebnisses des Pendlerrechners (L 34 EDV) vorzulegen. Der Arbeitgeber hat diesen Ausdruck zum Lohnkonto zu nehmen ( 3 Abs. 6 Pendlerverordnung ivm 16 Abs. 1 Z 6 lit. g EStG 1988) und ist gemäß 62 EStG 1988 verpflichtet*, das Pendlerpauschale und den Pendlereuro bei der Berechnung der Lohnsteuer zu berücksichtigen. * Anmerkung des Autors: Der Arbeitnehmer hat Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber eine ordnungsgemäße Gehaltsverrechnung durchführt. Gemäß der arbeitsrechtlichen Fürsorgepflicht hat der Arbeitgeber die Steuerschuld des Arbeitnehmers (= Lohnsteuerabzug) zum richtigen Zeitpunkt und in der richtigen Höhe vorzunehmen. Dagegen verstößt der Arbeitgeber, wenn er generell keinen Pendlerpauschalantrag annimmt. Der Arbeitgeber ist aber nicht verpflichtet, einen zweifelhaften Pendlerrechner-Ausdruck anzunehmen, vorallem dann, wenn dadurch eine Lohnsteuernachforderung bei einer GPLA drohen könnte. Änderungen der Verhältnisse für die Berücksichtigung dieser Pauschbeträge und Absetzbeträge muss der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber innerhalb eines Monats mittels neuen Ausdrucks des Ergebnisses des Pendlerrechners (L34 EDV) melden. 4

5 * Anmerkung des Autors: 16 Abs 1 Z 6 lit g EStG lautet (Hervorhebungen durch den Autor): Für die Inanspruchnahme des Pendlerpauschales hat der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber auf einem amtlichen Vordruck eine Erklärung über das Vorliegen der Voraussetzungen abzugeben. Der Arbeitgeber hat die Erklärung des Arbeitnehmers zum Lohnkonto ( 76) zu nehmen. Änderungen der Verhältnisse für die Berücksichtigung des Pendlerpauschales muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber innerhalb eines Monates melden. Wir sind der Ansicht, dass die den Arbeitnehmer treffende Änderungsmeldepflicht ua betrifft Angaben hinsichtlich des Wohnortes der Zumutbarkeit der Benützung öffentlicher Verkehrsmittel, die Entfernungsangaben zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und die Anzahl der monatlichen Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (zb aufgrund von Home Office- oder Reisetagen). Hinsichtlich Textmuster betreffend Aufforderungsschreiben zur Meldung von Änderungen verweise ich auf die vorletzte Seite dieses Newsletters. Ist die Verwendung des Pendlerrechners für den Arbeitnehmer nicht möglich (insbesondere weil die Wohnadresse im Ausland liegt), hat der Arbeitnehmer für die Inanspruchnahme des Pendlerpauschales und des Pendlereuro auf dem amtlichen Vordruck L 33 die Erklärung über das Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen beim Arbeitgeber abzugeben. Hinweis: Das Formular L 33 ist auch dann zu verwenden, wenn der Pendlerrechner aus anderen Gründen keine Ergebnisse liefert (zb keine Ergebnisse aufgrund Zeitüberschreitung ). 5

6 Klarstellung : Haftung des Arbeitgebers Bei offensichtlich unrichtigen Angaben sind Pendlerpauschale und Pendlereuro nicht zu berücksichtigen, dh bei offensichtlichen Unrichtigkeiten muss der Arbeitgeber den Pendlerrechner-Ausdruck (L 34 EDV) nicht annehmen. Sachverhalt Ein Arbeitnehmer macht eine Pendlerrechner- Abfrage für einen Sonntag, obwohl er von Montag bis Freitag beim Arbeitgeber arbeitet. Die verwendete Wohnadresse entspricht nicht den beim Arbeitgeber gespeicherten Stammdaten des Arbeitnehmers. Die verwendete Arbeitsstättenadresse entspricht nicht den tatsächlichen Verhältnissen. Es ändern sich Fahrpläne öffentlicher Verkehrsmittel und der Arbeitnehmer erfüllt seine Meldeverpflichtung nicht Das Pendlerpauschale wird für Strecken berücksichtigt, auf denen ein Werkverkehr eingerichtet ist. Das Pendlerpauschale wird trotz Privatnutzung eines Firmen-Pkw für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte berücksichtigt. Liegt eine offensichtliche Unrichtigkeit vor? NEIN JA Arbeitgeberhaftung, berhaftung, keine Arbeitgewenn er L 34 wenn er L 34 EDV annimmt EDV annimmt JA JA JA NEIN JA JA

7 Sachverhalt Liegt eine offensichtliche Unrichtigkeit vor? NEIN JA Arbeitgeberhaftungbeitge- keine Ar- wenn er L 34 berhaftung, EDV annimmt wenn er L 34 EDV annimmt Im Unternehmen bestehen flexible Arbeitszeitmodelle (zb Gleitzeit). Der Pendlerrechner-Ausdruck weist aus einen repräsentativen Arbeitsbeginn bzw. ein repräsentatives Arbeitsende und NEIN keine Unzumutbarkeit infolge langer Reisedauer für Fälle, bei denen der Wohnort und die Arbeitsstätte innerhalb eines Verkehrsverbundes (zb "Verkehrsverbund Ostregion") liegen Im Unternehmen bestehen Schichtdienste und die Eingabedaten, ausgewiesen am Pendlerrechner-Ausdruck, zeigen, dass abgestellt wurde auf die voraussichtlich überwiegend (zb im Kalenderjahr, Schichtturnus) vorliegenden Verhältnisse und dass daraus ein repräsentativer Arbeitsbeginn bzw. ein repräsentatives Arbeitsende abgeleitet wurde NEIN Hinweis: Ist in diesem Zeitraum kein Überwiegen feststellbar, bestehen keine Bedenken, analog zu 2 Abs. 4 der Pendlerverordnung die für den Arbeitnehmer günstigere Variante zu berücksichtigen. 7

8 Klarstellung : Pflichten des Arbeitgebers beim Übergang vom alten auf das neue Pendlerpauschale (Rz 252b) 1. Der Arbeitnehmer hat nunmehr Zeit, erstmals den Pendlerrechner- Ausdruck (= L 34 EDV) bis 30. September (wurde verlängert!) abzugeben. 2. Tut er das nicht, und liegt daher ab dem 1. Oktober kein L 34 EDV vor, dann haftet der Arbeitgeber, wenn er ab dem Oktober 2014 unverändert das Pendlerpauschale und den Pendlereuro in der Lohnverrechnung berücksichtigt. 3. Der Arbeitnehmer gibt bis spätestens 30. September das L 34 EDV ab und sein Pendlerpauschal-Anspruch ist höher als bisher (aufgrund des alten L 34) niedriger als bisher (aufgrund des alten L 34) Das höhere Pendlerpauschale aufgrund des L 34 EDV gilt bereits ab dem 1. Jänner Der Arbeitgeber hat bis spätestens 30. September eine Rollung vorzunehmen. Das niedrigere Pendlerpauschale aufgrund des L 34 EDV ist ab dem Monat in der Lohnverrechnung zu berücksichtigen, der dem Monat folgt, in dem der Arbeitnehmer das L 34 EDV abgegeben hat kein Rollen! Hinweis: gibt der Arbeitnehmer das L 34 EDV erst im September ab, kann die Rollung auch noch im Oktober durchgeführt werden. 8

9 Praxistipps und -hinweise Aufgrund einerseits der Verlängerung der L 34 EDV- Abgabefrist bis 30. September 2014, innerhalb der der Arbeitnehmer das L34 EDV spätestens abgeben muss und andererseits aufgrund der geplanten Verbesserungen beim Pendlerrechner empfehlen wir, dass Arbeitnehmer diese verlängerte Abgabefrist nutzen sollten, AbonnentInnen der Zeitschrift Personalverrechnung für die Praxis (Verlag LexisNexis) profitieren vom einzigartigen Leserservice. Im Aprilheft wird hiezu ein Textmuster betreffend Aufforderungsschreiben zur Meldung von Änderungen als kostenfreies Leserservice angeboten. Für Noch- Nicht-AbonnentInnen DIE Gelegenheit, die Personalverrechnung für die Praxis (Verlag LexisNexis) mittels eines Schnupper-ABOs zu testen. Hier der Link zum Schnupper-ABO: Das 12 Monate-Telefon-Kurzantwort-ABO Bei unserem letzten Newsletter betreffend Pendlerrechner erhielten wir innerhalb von 3 Stunden 40 Mails mit Fragen und Bitten um eine entsprechende Antwort. Wir haben vollstes Verständnis, dass Sie rasch eine telefonische Fachauskunft, auf die Sie sich auch verlassen können, haben möchten. Haben auch Sie bitte Verständnis, dass ich als Geschäftsführer einer 80 Personen-Kanzlei, Vortragender mit ca 120 Vorträgen pro Jahr und Chefredakteur der Personalverrechnung für die Praxis (Verlag LexisNexis) mich außerstande sehe, all diese Anfragen kostenfrei zu beantworten. 9

10 Wir haben für Sie ein 12 Monate-Telefon-Kurzantwort- ABO geschaffen, damit Sie rasch kostengünstige, verlässliche und praxisbezogene Antworten von Praktikern für Praktiker erhalten. Nähere Infos finden Sie im Anschluss an diesen Newsletter. Finden Sie nicht auch, dass dieser Newsletter ein Beweis für die folgende Garantie ist? Mein Team und ich GARANTIEREN: Klare Sprache + in der Praxis umsetzbare Lösungen, WEIL wir nach der PATKA Formel arbeiten ( Ihre Meinung ist mir wichtig, schreiben Sie mir: ernst.patka@steuerservice.at Für weitere Infos oder Fragen zu dieser Quick News stehen zur Verfügung: Herr Mag. Ernst Patka (Geschäftsführer) Tel.: 01/ ernst.patka@steuer-service.at Das HR-Beratungsteam: Leitung: Michaela Haas Team: Tina Dangl, Mag. Elisabeth David, Mag. Karin Winkler, Mag. Rainer Kraft) Alle bisherigen Quick News finden Sie auch auf unserer Website unter der Rubrik "NEWS". Für den Inhalt verantwortlich: Mag. Ernst Patka Die Inhalte in diesem Newsletter stellen lediglich eine allgemeine Information dar und ersetzen nicht individuelle Beratung im Einzelfall. Die Steuer & Service Steuerberatungs GmbH übernimmt keine Haftung für Schäden, welcher Art immer, aufgrund der Verwendung der hier angebotenen Informationen. Die Steuer & Service Steuerberatungs GmbH übernimmt insbesondere keine Haftung für die Richtigkeit und Vollständigkeit des Inhalts der Newsletter. Impressum: Medieninhaber und Herausgeber: Steuer & Service Steuerberatungs GmbH Anschrift:1010 Wien, Wipplingerstraße 24 Die Offenlegung gemäß Mediengesetz finden Sie auf unserer Homepage unter folgendem Link: 10

11 12 Monate-Telefon-Kurzantwort- ABO Top Tipp: Sie wollen rasch eine telefonische Fachauskunft, auf die Sie sich auch verlassen können? Wenn auch Sie wie bereits zahlreiche unserer Beratungsklienten auch für bestimmte Situationen aus dem Arbeits- Sozialversicherungs- bzw Steuerrecht sowohl rechtlich haltbare als auch pragmatische Lösungen suchen, dann haben wir für Sie ein spezielles, praxisbewährtes Angebot: Das 12 Monate-Telefon-Kurzantwort-ABO Für 5 telefonische Kurzantworten (ca zwischen 10 und 15 Minuten) wird ein Honorar von netto 235,00 vorweg in Rechnung gestellt. Ein relativ geringer Betrag für den Nutzen, den Sie hiefür erhalten, nämlich: Sie profitieren von unserem großen Erfahrungs- und Wissensschatz, den wir als Experten viele Jahre hindurch uns erarbeitet haben und Sie investieren damit in rechtssichere Praktikerlösungen. Dort, wo wir keinen großen Erfahrungs- und Wissensschatz aufweisen, und daher keine ausreichende Beratungskompetenz haben, wie bspw in der Gastro-, Bau- und Arbeitskräfteüberlassungsbranche, sowie in der Ausländerbeschäftigung in diesen Bereichen bzw Wissensgebieten beraten wir nicht. Preisbasis

12 Referenzen zum 12 Monate-Telefon-Kurzantwort-ABO Das von Ihnen eingerichtete Angebot des "Telefon-Abos", in dem wir die Beantwortung von fünf Fragen im Voraus gebucht können, begrüßen wir sehr. Dadurch können wir Ihren Experten-Rat ohne Zögern in Anspruch nehmen, und zwar genau zu dem Zeitpunkt, wenn wir ihn benötigen und nicht nur dann, wenn wir Ihrer in einem Seminar habhaft werden. Die Kosten dafür stehen auf jedem Fall im Verhältnis zu den ausführlichen Erörterungen, die wir bei unseren bisherigen telefonischen Fragestellungen gemeinsam abgehandelt haben, und dem daraus resultierenden Erkenntnisgewinn. Bitte beibehalten! Mag. Claudia Kopp Leitung Personalmanagement MB-Automobilvertriebs GesmbH Ein Unternehmen der Pappas Gruppe ************************************************************************** "Aus unserer bisherigen Erfahrung ist das Preis-Leistungsverhältnis in unserem Zusammenarbeiten immer sehr fair". Madeleine Brand-Stöger (Head of HR & L&BV; Merck Gesellschaft mbh) ************************************************************************** Ich schätze sehr die fachliche Kompetenz des Team-Patka, insbesondere in arbeits- und steuerrechtlichen Belangen. Die fachlichen Expertisen wurden mir immer so vermittelt, dass ich sie auch als Laie gut verstehen und Ihre Empfehlungen umsetzen konnte. Christa Hopf Associate Director Human Resources; UBS (Luxembourg) S.A. Niederlassung Österreich *************************************************************************** Wir empfehlen das Abo mit bestem Gewissen weiter, weil wir dadurch in allen unseren Fällen Rechtssicherheit durch unmittelbare bzw. zeitnahe Experten-Auskünfte erhalten haben. Mit einem professionellem und kompetenten Partner im Hintergrund konnten und können wir an "kniffligen" und komplexen Ausnahmefällen in unserer Lohnverrechnung mit gutem Gewissen arbeiten. Michaela Steiner LLM.oec MB-Automobilvertriebs GesmbH Preisbasis

13 Meine GARANTIEN a) Aufgrund unserer großen Erfahrung gibt es keine "Einlesezeiten" in das Thema b) Dort, wo Sie meinen Namen finden, ob als Chefredakteur (Personalverrechnung für die Praxis [Verlag LexisNexis]), als Mitgestalter der Plattform: LexisNexis KnowHow ( als Vortragender oder als Buchautor (Best of PVP) ist garantiert, dass komplexe Inhalte einfach und praxisbezogen erklärt werden UND dass Sie mehr Nutzen als Honorar haben. Die Referenzen und auch die Leser meiner Zeitschrift [= Personalverrechnung für die Praxis (Verlag LexisNexis)] bestätigen, dass die Aussage: Komplexes einfach und praxisbezogen erklärt kein Slogan, sondern gelebte Praxis ist und das gilt nicht nur für mich, sondern auch für mein Team. Das Team: Referenzen unter: Ing. Mag. Ernst PATKA Tel: 0043 (1) Dw Fax: 0043 (1) Internet: Adresse: 1010 Wien, Wipplingerstraße 24 Preisbasis