Mögliche Umsetzungslösungen in den Werken selbst!

Transkript

1 Die Umsetzung in der Praxis? PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG Wissen Daten Visionen Mögliche Umsetzungslösungen in den Werken selbst! 1

2 Trotz Vorschrift - Potenziale erkennen und heben 1. wo müssen Lösungen realisiert werden 2. Technische Notwendigkeiten, die Veränderung bringen 3. Der Lieferschein an der Stationären Waage (eine Schlüsselrolle) 4. Der Lieferschein an der Radlader Waage (eine Schlüsselrolle) 5. Technologien, die genutzt werden 6. Die Chance - wirtschaftlicher Nutzen durch Papier Minimierung 7. Schlussbetrachtung nochmals zur Erinnerung Die bisherige Bauproduktenrichtlinie (89/106/EWG) wurde von der 305/211 abgelöst. Dadurch verändert sich Wesentliches: Durch die Verordnung als Rechtsform hat diese nun in allen Mitgliedsländern der EU eine direkte Gültigkeit. 2

3 Dies Positionen sollten Sie bis zum 1. Juli 2013 in Ihrem Unternehmen/Werk realisiert haben: 1. CE-Kennzeichnungspflicht auf dem Lieferschein - Produkt bezogen nur wenn zutreffend 2. Prüflabor-Grafiken müssen individuell zum Produkt angedruckt werden 3. Verwendungszweck(e) des Produkts muss auf Lieferschein angegeben sein 4. Verbindungs-Informationen zur Leistungserklärung des Produktes auf dem Lieferschein 5. Alle Lieferscheine sind betroffen stationäre Waage; Radlader-Waage; Band-Waage jährige Aufbewahrungsfrist aller Dokumente Lieferschein, Leistungserklärung 7. Die Leistungserklärung muss pro Produkt/-gruppe an den Kunden ausgehändigt werden Das sollten Sie außerdem wissen: 1. Ab dem 1. Juli 2013 wird eine Marktüberwachungsbehörde im Bundesland die Umsetzung und Einhaltung der prüfen. 2. Einführung vereinfachter Nachweisverfahren, beispielsweise für Kleinunternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitern und 2 Millionen Euro Umsatz (LF nicht davon betroffen) 3. Erweiterung der wesentlichen Eigenschaften bzw. Grundanforderungen, beispielsweise die Sicherheit von Arbeitsnehmern, Energieeffizienz und die Nutzung der natürlichen Ressourcen 4. Der Begriff Leistungserklärung wird als Beschreibung der zugesicherten Eigenschaften eingeführt und ist obligatorische Voraussetzung für die CE- Kennzeichnung 3

4 Baustelle / Auftrag Zentralplanung Material Eingang Qualität Einbau Mengen Waage Rohstoff Werke / Material Zulauf Werk Bau-Vorarbeiter Einbau Baustelle Baustellen Abrechnung Verwaltung Kunde Verladung Material Lieferschein Material Zulauf Lieferschein Verwaltung Produzent Bauleiter LV Bewertung Bautagebuch Abrechnung Kalkulation Fakt Vorbereitung Lieferschein Eingang Kunde Rechnungseingang von Produzent Transportweg Baustelle Lieferschein Eingang Werk Lieferschein Fakturation Produzent Arbeitsaufwand, welcher heute rund um den Lieferschein entstehen kann: 1. Lieferscheinkopien müssen mit Rechnung versendet werden manueller Arbeitsaufwand 2. Lieferschein mit Bauleiterunterschrift fehlt keine kaufmännische Vollständigkeit GF haftet 3. Kunde fragt Lieferschein nach und fordert diesen nachträglich an manueller Arbeitsaufwand 4. Spediteure senden Rechnungen und Lieferscheine müssen nachgeprüft werden manueller Arbeitsaufwand 5. Lieferscheine werden manuell in Ordnern archiviert manueller Arbeitsaufwand 6. Immer mehr Bauleiter möchten mit der Anlieferung die Materialqualität als Information sehr oft nicht einfach erfüllbar 7. Oft über Lieferscheine pro Werk und Jahr Im Umfeld sehr hoher manueller Aufwand 4

5 Ziele, mit der Umsetzung definiert sein sollten: 1. Terminmanagement der Laufzeiten der Leistungserklärungen 2. Sofortige Lieferschein-Archivierung an der Waage so kommen Sie der Forderung der 10 jährigen Aufbewahrungsfrist bequem nach. Am besten GDPdU zertifiziert. 3. Elektronische Unterschrift auf dem Tablet oder mittels PxDigiStift (Kugelschreiber) - rechtsverbindlich 4. Papierminimierung des gesamten Papierflusses von der Lieferscheinerstellung bis zur Fakturierung. 5. Zugangsoberfläche per Web-Plattform für die Einsichtnahme der Leistungserklärung in direkten Informationen aus der zentralen Datenbank. An einer einzigen Stelle gepflegt und auch sofort zugänglich für weitere Personen, denen man die Information zur Verfügung stellen muss. 6. Lieferschein in CE-Konformität kann der Bauleiter sofort bei Anlieferung des Materials auf der Baustelle prüfen 7. Nachfrageminimierung im Bereich der persönlichen Auskunftspflicht Umstellung stationäre Waage Waagen Elektronik Branchen Software WDV 2012 LF-Erfassung Bau-ELSE Stationäre Waage Laserdrucker Baustellen LF Scann Zentrale Datenbank stationäre Waage LF Archiv Pflege Datenvorhaltung für Bauprodukten Verordnung Grafiken Datenbank Zentrale LF Archiv Datenvorhaltung für Grafiken Baustelle Polier 5

6 DINA4 Laserdrucker Lieferschein Stationäre Waage Nach der neuen BauPVo Umstellung Radlader-Waage Datenbank mobile Konsole WDV 2012 LF & Archiv Datenvorhaltung für Grafiken Bau-ELSE W-LAN Radlader Verwiegung Pfreundt WK 50 oder BARK Ausdruck Lieferschein Druck-Box Outdoor Brückenrechner Zentrale Pflege Datenvorhaltung für Bauprodukten Verordnung Grafiken Datenbank Zentrale LF Archiv Baustellen LF Scann Zentrale Baustelle Polier 6

7 DINA5 Laserdrucker/ Nadeldrucker Lieferschein Radlader- Waage Nach der neuen BauPVo Wie kann die Ausgabemenge Papier an der jeweiligen Waage minimiert werden? Gleichzeitig aber den kaufmännischen Vorschriften entsprechen und Lieferscheine, Sortenverzeichnisse und Leistungserklärungen über einen Zeitraum von 10 Jahren archivieren - Lieferschein gleichzeitig auch der GDBdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) entsprechen. 7

8 Workflow Lieferschein an der stationären Waage Lieferscheinmenge in einem Jahr pro Werk zwischen Lieferscheine Mit dem Ausdruck eines Nadeldruckers werden bis zu 5 Lieferscheine erzeugt Lieferschein 1 Original für Bauleiter Lieferschein 2 1. Kopie verbleibt im Werk Lieferschein 3 2. Kopie kommt zurück Unterschrift Polier Lieferschein 4 3. Kopie Spediteuer Unterschrift Polier Lieferschein 5 4. Kopie Anlage Rechnung Unterschrift Polier So werden schnell aus Lieferscheinen und Fahrzeugverladungen Lieferscheine verteilt auf die Verwaltungen Produzent 2x Lieferschein Spediteur 1x Lieferschein (Anlage Eingangs- Rechnung) Kunde 2x Lieferschein (Auslieferung, Anlage Ausgangs- Rechnung) Der Workflow Lieferschein optimiert (z.b. WDV 2012) Lieferscheinmenge in einem Jahr pro Werk zwischen Lieferscheine Mit dem Ausdruck eines Laserdruckers und nur noch zwei Lieferscheine Lieferschein 1 Original - Bauleiter Lieferschein 2 Wird sofort bei Erstellung nach GDPdU archiviert Lieferschein 3 2. Kopie kommt zurück Unterschrift Polier Wird eingescannt und Lieferschein 2 im Archiv nach GDPdU zugeordnet Lieferschein 4 Wird sofort bei Erstellung dem Spediteure auf Bau-ELSE Plattform zur Einsicht zur Verfügung gestellt. Erstellung: Sped. Gutschrift Lieferschein 5 4. Kopie Anlage Rechnung Wird dem Kunden auf der Bau-ELSE Plattform als PDF/A und XML zur Verfügung gestellt. Ab 1. Juli 2013 muss die umgesetzt sein! 8

9 Der Workflow Lieferschein in der Cloud Koordination über das Cloud Rechenzentrum der PRAXIS AG Verwaltungen Spediteur Bau-ELSE Plattform Werk / Waage Lieferschein Verwaltungen Kunde Baustellen Bauleiter Auslieferung Spediteur Technische Zielstellung der Vernetzung die Cloud für alle Beteiligten am Prozess Laborleiter Leistungserklärung Produktion verfügbar Koordination über die Cloud Rechenzentrum der PRAXIS AG Firmen/Baustellen spezifisch? Bau-ELSE Plattform Baustellen Abrechnung Bauleiter Baustelle 8 7 Verladung Eigene Verwaltungen 6 5 Transport Disposition Vertrieb Innendienst Vertrieb Außendienst Einkauf

10 Alle erforderlichen Technologien sind heute vorhanden und einsetzbar! Die Möglichkeit mit den notwendigen Veränderungen an der Lieferscheinerfassung selbst, gleichzeitig eine große Menge Papier aus der Verwaltung zu nehmen Durch die Technologie der Cloud können alle Partner an den verwaltungstechnischen- und an Informationsabläufe eingebunden werden Dadurch minimiert sich der administrative Aufwand und erhöht sich gleichzeitig die Kundenbindung durch Verringerung des gesamt Administrativen Aufwandes auch bei Kunden und Geschäftspartner Fragen? Vielen Dank, dass ich Sie über eine Umsetzungslösung zur informieren durfte PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG Lange Strasse 35 D Pferdingsleben / Gotha Tel. (0049) Fax (0049) Mail: info@praxis-edv.de 10