Bayerisches Staatsministerium für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst

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1 Bayerisches Staatsministerium für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst G:\StMUK\Abteilungen\Abteilung I\Referat I_3\Busch\KMS\KMS Ablauf UP\Entwurf UP.doc Bayerisches Staatsministerium für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst München An alle staatl. Realschulen, staatl. Realschulen zur sond. Förderung, staatl. Abendrealschulen und staatl. Gymnasien I.3 V.3 VI.7 VI V I.3 3. ENTWURF Datum: Entwurf erstellt/geprüft: Reinschrift erstellt/geprüft: Reinschrift versandt: Reinschrift gefat: Reinschrift an Ihr Zeichen / Ihre Nachricht vom Unser Zeichen (bitte bei Antwort angeben) München, I.3-5 O /52/27 Telefon: Name: Herr Busch Organisatorische Information über den Ablauf der Unterrichtsplanung (UP) 2014 / 2015 mit ASV Sehr geehrte Damen und Herren, im Folgenden möchten wir Sie über die Organisation sowie über die einzelnen Schritte für die Übermittlung der Unterrichtsplanung (UP) mit ASV bzw. der Erstellung der Vorläufigen Unterrichtsübersicht (VUÜ) informieren. Mit Hilfe des folgenden Zeitplans für das 2. Halbjahr soll Ihnen erläutert werden, welche einzelnen Schritte jeweils durchzuführen sein werden. Meldung mit Alt- und Neuverfahren Um die erforderliche Qualitätssicherung des Neuverfahrens sicherzustellen, erweist es sich auf Grund der aufgetretenen Probleme und Schwierigkeiten im Rahmen der Übermittlung der Unterrichtssituation (US) aus ASV deshalb als notwendig, eine Meldung einmalig sowohl mit dem Alt- als auch dem Neuverfahren für die UP durchzuführen. Telefon: poststelle@stmbw.bayern.de Salvatorstraße München Telefa: Internet: U3, U4, U5, U6 - Haltestelle Odeonsplatz

2 - 2 - Dieser Entschluss ist nötig, um eine detaillierte Analyse jedes Schrittes sowie eine mögliche Feinjustierung in ASV vornehmen zu können. Insbesondere die Personalplanung, die in der Konsequenz in diesem Jahr auf Basis beider Verfahren durchgeführt werden wird, ist auf die Informationen aus WinLD und ASV angewiesen, um die Planungsprozesse jeweils durchführen, anschließend vergleichen und die Vorgänge evaluieren zu können. Aus den genannten Gründen ist es unabdingbar, dass alle staatlichen Realschulen, staatlichen Realschulen zur sonderpädagogischen Förderung, staatlichen Abendrealschulen und staatlichen Gymnasien - zuerst die Vorläufige Unterrichtsübersicht (VUÜ) mit dem Altverfahren in gewohnter Art und Weise übermitteln und - nachgelagert die Planungsergebnisse der VUÜ nach ASV übertragen und im Anschluss die Unterrichtsplanung (UP) aus ASV übermitteln. Eine Nachpflege des Datenbestands in WinLD im Kontet Unterrichtseinsatz ist folglich notwendig; die Schülerdatei muss hingegen nicht angepasst werden, da beispielsweise die Neuaufnahme der Schülerinnen und Schüler in ASV durchgeführt werden kann. Wir bitten Sie deshalb, die notwendigen Absprachen mit den hiervon betroffenen Kollegen zu treffen. Terminübersicht für das 2. Halbjahr Im Einzelnen ist folgender Ablauf geplant: Datum Inhalt ASV WinLD Anfang März Bereitstellung einer aktualisierten Testversion (inkl. Statistikzeitscheibe und der Funktionalität Neues Schuljahr anlegen ) auf Ab Mitte März Schulungen über die Durchführung der UP in ASV durch die Multiplikatoren

3 - 3 - Anfang April Schulungen über die Organisation und die technische Durchführung der Neuanmeldungen in ASV (auch in Form von esessions) Bereitstellung der ASV Version 1.18, mit der die UP durchgeführt werden soll Nach der Teilnahme an den entsprechenden Schulungen können das neue Schuljahr angelegt, erste Planungsprozesse in ASV begonnen werden (falls nicht schon bereits geschehen) Anfang bis Versand des Informationsschreibens zur Mitte April VUÜ durch die zuständige Schulabteilung Ende April Versand des Informationsschreibens zur UP Anfang Mai Neuanmeldung von Schülerinnen und Schülern in ASV Ab Anfang Mai Erstellung der VUÜ durch die Schulen Mitte Mai Letzter Termin für die Vorlage der VUÜ Ab Mitte Mai Übertragung der Ergebnisse der VUÜ nach ASV und Erstellung der UP in ASV Letzter Termin für die Übermittlung der UP (Realschule) Letzter Termin für die Übermittlung der UP (Gymnasium) Anfang Juni Aktualisierung Funktionalität Abschlussprüfung in ASV (Realschule) Die Meldung der Rückkehrer- und der Versetzungsanträge erfolgt im gymnasialen Bereich im gewohnten Zeitraum wie bisher über das Internetportal.

4 - 4 - Die Übermittlung der Unterrichtssituation (US) im Oktober des Schuljahres 2014/15 wird nur mit ASV durchgeführt. Bei der Festlegung des Zeitraumes für die Übertragung der Planungsergebnisse der VUÜ nach ASV und der Terminsetzung für die Übermittlung der UP waren wir uns der zu diesem Zeitpunkt im Schuljahr vorhandenen Belastung in den Schulleitungen durchaus bewusst. Nach Abwägung verschiedener Szenarien mussten wir uns dennoch für den genannten Zeitplan entschieden. Den zeitgleich stattfindenden Abiturprüfungen wird insofern Rechnung getragen, als bei den Gymnasien der Bearbeitungszeitraum um eine Woche verlängert wurde. Nur der zwischen Realschule und Gymnasien versetzte Liefertermin ermöglicht eine intensive Betreuung der Schulen durch die Multiplikatoren und das Kernteam im Kultusministerium sowie eine eventuelle Fehlerkorrektur der Software vor den Schuljahresabschlussarbeiten im Juli. Die wesentlichen Planungsschritte wie beispielsweise das Anlegen des neuen Schuljahres, Eintragung der Klassenstruktur oder Pflege der Lehrerdaten noch vor der Einschreibewoche können vor der finalen Erstellung der VUÜ auch in ASV eingearbeitet werden. Mit Hilfe der geplanten umfangreichen Vergleiche beider Datenlieferungen (VUÜ und UP) wie oben bereits erwähnt wird aus unserer Sicht die Evaluation der Übermittlung der Unterrichtsplanung und die Korrektur von möglichen Schwachstellen im Neuverfahren ermöglicht, um eine reibungslose Durchführung in den kommenden Schuljahren sicherzustellen. Aufgrund der Erhöhung der Anrechnungsstunden bei den Multiplikatoren sowie der Schaffung eines weiteren koordinierenden Ansprechpartners in Oberbayern (West) ist eine Verbesserung der Betreuungssituation der Schulen im Vergleich zur Übermittlung der Unterrichtssituation gegeben.

5 - 5 - Wir bedanken uns im Voraus für Ihren Einsatz, die Unterstützung und bitten um Verständnis für den zusätzlichen Arbeitsaufwand. Mit freundlichen Grüßen gez. Robert Tumpek Ministarialrat