Konformitätsbewertungsprogramm zur Akkreditierung MAAS-BGW für DIN EN ISO 9001:2015

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2 Impressum von Zertifizierungsstellen gemäß Managementanforderungen der BGW zum Arbeitsschutz (MAAS-BGW) für DIN EN ISO 9001:2015 Stand 06/ Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW) Herausgeber Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW) Hauptverwaltung Pappelallee 33/35/ Hamburg Telefon: (040) Telefax: (040) Inhaltliche Erarbeitung, Redaktion und Kontakt BGW Gesamtbereich Präventionsdienste Hauptverwaltung Referat Akkreditierung und Prämien Telefon: Dokument Nr.: III-02-D-VA004 Revision 0 Gültig ab Seite 2 von 9

3 Inhaltsverzeichnis 1. Zweck / Geltungsbereich Beschreibung zum Konformitätsbewertungsprogramm MAAS-BGW Hinweise zum Akkreditierungsverfahren Allgemeine Zertifizierungsvoraussetzung Audit und Zertifizierungsverfahren Kompetenzanforderungen des am Audit- und Zertifizierungsprozess beteiligten Personals Auditbericht Vorgaben für Zertifikate Zertifizierung an mehreren Standorten Anforderungen an Zertifizierungsverträge Regelmäßige Meldung an die BGW... 9 Dokument Nr.: III-02-D-VA004 Revision 0 Gültig ab Seite 3 von 9

4 1. Zweck / Geltungsbereich Die vorliegende Schrift enthält ergänzende Anforderungen an Zertifizierungsstellen, die die Managementanforderungen der Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege zum Arbeitsschutz (MAAS-BGW) zertifizieren. Die MAAS-BGW integrieren den Arbeitsschutz in ein Qualitätsmanagementsystem auf Grundlage der DIN EN ISO 9001 und beinhalten Anforderungen an eine systematische und nachhaltige Organisation der Themenfelder Sicherheit und Gesundheit in einem Unternehmen. Den der Akkreditierung zugrundeliegenden Zertifizierungsstandard bilden die MAAS-BGW in der jeweils gültigen Fassung; Bezugsquelle: Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege, Pappelallee 33/35/37, Hamburg, Bestellnummer: BGW Standardgeber ist die Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege - BGW eine Körperschaft des öffentlichen Rechts (siehe auch: Ende 2014 wurden die ehemals von der BGW erteilten Akkreditierungen von der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS) übernommen. Seitdem sind die MAAS-BGW als integrierter Arbeitsschutzmanagementstandard in das Akkreditierungsprogramm der Akkreditierungsstelle aufgenommen. Der Standard MAAS-BGW kann nach den Regeln der ISO/IEC :2015 in Verbindung mit dieser Schrift als Zertifizierungssystem von Zertifizierungsstellen angeboten werden. Die Anforderungen der ISO/IEC :2015 finden uneingeschränkte Anwendung und müssen im Rahmen der Akkreditierung nachgewiesen sein. Voraussetzung für Zertifizierungen des Standards MAAS-BGW ist eine bestehende Akkreditierung durch die Akkreditierungsstelle, als Zertifizierungsstelle für Qualitätsmanagementsysteme nach DIN EN ISO 9001:2015. Die Akkreditierung für MAAS-BGW erfolgt branchenübergreifend für alle Dienstleistungs- und Produktionssektoren. In diesem Zusammenhang gelten die MAAS als allgemeingültige Managementanforderung zum Arbeitsschutz und ein konkreter Bezug mit Blick auf die BGW entfällt. Dokument Nr.: III-02-D-VA004 Revision 0 Gültig ab Seite 4 von 9

5 2. Beschreibung zum Konformitätsbewertungsprogramm MAAS-BGW 2.1. Hinweise zum Akkreditierungsverfahren Eine Zertifizierung nach MAAS-BGW kann nur von Zertifizierungsstellen durchgeführt werden, die eine Akkreditierung als Zertifizierungsstelle für Managementsysteme gemäß ISO/IEC im Bereich MAAS-BGW und DIN EN ISO 9001 besitzen. Das Begutachtungsverfahren zur Kompetenzfeststellung im Rahmen der Akkreditierung umfasst eine Prüfung der Systemdokumentation, die Begutachtung der Anforderungen der vorliegenden Regel zum Konformitätsbewertungsprogramm MAAS-BGW und der ISO/IEC :2015 in der Geschäftsstelle der Zertifizierungsstelle sowie eine Audit-Beobachtung (Witnessaudit). Die konkreten Anforderungen an den Akkreditierungsprozess und der Überwachung werden durch die Akkreditierungsstelle vorgegeben. Auf besondere Veranlassung können zusätzliche Geschäftsstellen- oder Witnessaudits erforderlich werden, sofern Ergebnisse der Überwachung oder Beschwerden es erforderlich erscheinen lassen. Zur Akkreditierung einer Zertifizierungsstelle für den Standard MAAS-BGW müssen insbesondere folgende Voraussetzungen erfüllt sein: Berufung von mindestens zwei MAAS-Auditoren durch die Zertifizierungsstelle, die über gültige Kompetenzzertifikate der BGW verfügen und Erstellung von systemrelevanten Musterdokumenten für Zertifizierungen nach den MAAS-BGW (z.b. Auditfragenliste und Muster-Auditbericht, jeweils in integrierter Form (DIN EN ISO 9001 und MAAS-BGW)) Die für das Zertifizierungsprogramm MAAS-BGW akkreditierten Zertifizierungsstellen werden im Verzeichnis der akkreditierten Stellen auf veröffentlicht Allgemeine Zertifizierungsvoraussetzung Eine Zertifizierung für MAAS-BGW ist ausschließlich in Verbindung mit einer akkreditierten Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 möglich. Die Zertifizierungsstelle nimmt eine Zertifizierung nach den MAAS-BGW nur dann vor, wenn das Unternehmen die Kernanforderungen der MAAS-BGW erfüllt und für den gleichen Geltungsbereich die Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 erfolgreich abschließt (integriertes Managementsystem). Eine Zertifizierung nach MAAS-BGW ist nicht auf Mitgliedsunternehmen der BGW beschränkt, d.h. es können alle Unternehmen/Organisationen zertifiziert werden, unabhängig von ihrer Größe oder Branchenzugehörigkeit. Dokument Nr.: III-02-D-VA004 Revision 0 Gültig ab Seite 5 von 9

6 2.3. Audit und Zertifizierungsverfahren Die grundsätzlichen Anforderungen der ISO/IEC :2015 an Audit- und Zertifizierungsprozesse gelten uneingeschränkt für das MAAS-BGW Verfahren. Die Auditierung der Anforderungen für MAAS-BGW und DIN EN ISO 9001 erfolgt in einem integrierten Audit. An jedem Audit muss mindestens ein berufener MAAS-Auditor beteiligt sein, der zugleich die Begutachtung nach DIN EN ISO 9001 durchführt. Bei der Zertifizierungsentscheidung und bei Entscheidungen über die Aufrechterhaltung einer Zertifizierung muss ebenfalls ein MAAS-Auditor beteiligt sein. Die für die Entscheidung zur Zertifizierung oder zur Aufrechterhaltung der Zertifizierung in der Zertifizierungsstelle benannte Person muss nicht über die Kompetenz als MAAS-Auditor verfügen. Jedoch muss die Fachprüfung (Veto-Prüfung) durch einen MAAS-Auditor erfolgen. Die Auditzeit für ein integriertes Audit nach MAAS-BGW erhöht sich, bezogen auf den Vergleichswert eines einzeln durchgeführten Audits nach DIN EN ISO 9001, um mindestens 25% und davon nicht weniger als zwei Stunden vor Ort. Als Maßgabe sind die Tabellen des jeweils aktuellen IAF MD5 (Ermittlung von Auditzeiten für die Auditierung von Qualitätsmanagementsystemen) anzuwenden. Eventuelle Zu- oder Abschläge, die z.b. gemäß IAF MD 5 möglich sind, können dabei berücksichtigt werden. Zur Bewertung der dokumentierten Informationen mit Blick auf MAAS-BGW sowie zur Feststellung der Zertifizierungsbereitschaft eines Unternehmens, muss die Zertifizierungsstelle im Stufe-1-Audit auch die vom Unternehmen ausgefüllte Checkliste Standortbestimmung zur Zertifizierung nach MAAS-BGW zu Grunde legen und bewerten. Das Stufe-1-Audit, inklusive der Bewertung der ausgefüllten Checkliste Standortbestimmung zur Zertifizierung nach MAAS-BGW, ist auch dann zwingender Bestandteil des Verfahrens, wenn eine Erstzertifizierung nach MAAS-BGW im Zusammenhang mit einem Überwachungsaudit nach DIN EN ISO 9001 erfolgen soll. Im Zertifizierungs- und Rezertifizierungsaudit sind jeweils alle Abschnitte der MAAS-BGW zu auditieren. Im Überwachungsaudit sind stets die Abschnitte 2, 4 und 6 der MAAS-BGW zu auditieren. Bezogen auf die zwei jeweils aufeinander folgenden Überwachungsaudits sind alle anderen Abschnitte der MAAS-BGW mindestens einmal zu auditieren. Ergibt ein integriertes Audit, dass Anforderungen nach MAAS-BGW nicht erfüllt sind, können diese anhand von Korrekturmaßnahmen nachgebessert werden. Die Überprüfung, ob die Korrekturmaßnahmen ausreichend sind, kann anhand einer Unterlagenprüfung oder durch ein Nachaudit erfolgen. Das eventuelle Nachaudit beschränkt sich auf MAAS-BGW. In jedem Fall ist die Entscheidung zur Zertifizierung, Aufrechterhaltung der Zertifizierung oder zur Rezertifizierung bis maximal 3 Monate nach dem letzten Tag des integrierten Audits zu treffen. Dokument Nr.: III-02-D-VA004 Revision 0 Gültig ab Seite 6 von 9

7 Wird eine Erstzertifizierung für MAAS-BGW im Rahmen eines DIN EN ISO 9001 Überwachungsaudits vorgenommen, wird für die Berechnung der zusätzlichen Auditzeit für MAAS- BGW auf die Auditzeit abgestellt, die für eine Erstzertifizierung nach DIN EN ISO 9001 von der Zertifizierungsstelle nach IAF MD5 hypothetisch kalkuliert wurde. In diesem Fall ist auch ein Audit der Stufe 1 für MAAS-BGW durchzuführen. Weitere zertifizierte Standards müssen bei der Rechnungslegung separat ausgewiesen werden. Dies ist notwendige Voraussetzung zum Erhalt der BGW-Zertifizierungsprämien für Mitgliedsunternehmen der BGW. Folgende Kostenanteile sind ebenfalls separat aufzuführen: Reisekosten, Übernachtungskosten, Spesen, Umsatzsteuer Kompetenzanforderungen des am Audit- und Zertifizierungsprozess beteiligten Personals Auditoren für MAAS-BGW müssen die Anforderungen an Qualitätsmanagement-Auditoren gemäß ISO/IEC :2017 erfüllen. Darauf aufbauend muss der Auditor vor einem Einsatz eine Schulung und Prüfung beim Standardgeber (BGW) erfolgreich absolviert haben und über ein gültiges Kompetenzzertifikat als MAAS-Auditor verfügen. Dies setzt eine Ausbildung als Fachkraft für Arbeitssicherheit oder Betriebsmediziner alternativ die Qualifikation als OHSAS-Auditor mit Nachweis über mindestens drei vollständig durchgeführte externe OHSAS Audits mit einer Dauer von mindestens 6 Tagen vor Ort und die Qualifikation als Auditor für DIN EN ISO 9001 (Third Party Auditor) voraus. Das Zertifikat muss spätestens nach drei Jahren nach den Anforderungen des Standardgebers erneuert werden. Die Schulungen und Prüfungen für MAAS-Auditoren richten sich nach den jeweiligen Vorgaben des Standardgebers. Die Fachkompetenz von MAAS-Auditoren muss ausreichend sein, um die Erfordernisse an den Arbeits- und Gesundheitsschutz in den Wirtschaftsbereichen beurteilen zu können, in denen sie als MAAS-Auditor eingesetzt werden. Deshalb muss der MAAS-Auditor in einem Auditorenteam von der Zertifizierungsstelle mindestens für dieselben Wirtschaftsbereiche berufen sein, wie sie im Geltungsbereich des MAAS-Zertifikates genannt sind. Auditoren, die im Auftrag der Zertifizierungsstelle Vorort-Bewertungen für andere MAAS- Auditoren durchführen (Monitoring-, Witnessaudit), sollten selbst als MAAS-Auditor zugelassen sein und die Durchführung von mind. fünf MAAS-BGW-Audits nachweisen können. Das erste dieser Audits nach Neuzulassung des zu bewertenden MAAS-BGW-Auditors muss von einem MAAS-Auditor durchgeführt werden. Für die folgenden Audits gilt dann alternativ: der monitorende Auditor kann auch ausschließlich ein ISO-Auditor sein. Die MAAS-BGW-Kompetenz des zu bewertenden MAAS-BGW- Auditors wird dann bei der Veto-Prüfung durch einen MAAS-BGW-Auditor in Form einer besonders kritischen und intensiven Unterlagenprüfung bewertet. Feststellungen aus telefonischen Interviews o.ä. sollten die Bewertungsergebnisse untermauern. Die Begutachtung vor Ort durch einen ISO-Auditor einerseits und die MAAS-BGW-Kompetenz innerhalb der vertieften Veto-Prüfung durch einen MAAS-BGW-Auditor andererseits ergeben dann zusammen ein fundiertes Monitoring-Ergebnis. Das Witnessaudit im Zusammenhang mit der Erstakkreditierung für MAAS-BGW (siehe Kapitel 2.1, Absatz 2) kann auch als erstes Monitoring-Audit für die Berufung des ersten MAAS- Auditors einer KBS anerkannt werden. Dokument Nr.: III-02-D-VA004 Revision 0 Gültig ab Seite 7 von 9

8 Zusätzlich zu den Regelungen der gemäß ISO/IEC :2015 für das bei internen Audits eingesetzte Personal gilt: Das Personal, das von der Zertifizierungsstelle bei einem internen Audit zu MAAS-BGW eingesetzt wird, sollte über die Kompetenz als MAAS-Auditor verfügen. Es ist jedoch ausreichend, wenn das Personal kompetent und sachkundig ist in Bezug auf Zertifizierung und Auditierung nach MAAS-BGW, wie z.b. Produktverantwortliche aus Zertifizierungsstellen ohne Kompetenzzertifikat als MAAS-Auditor Auditbericht Zusätzlich zu den Mindestangaben gemäß ISO/IEC :2015 müssen Berichte zu allen MAAS-BGW-Audits in integrierter Form mit den jeweiligen Berichten zur Begutachtung nach DIN EN ISO 9001 erstellt werden und folgende Angaben enthalten: a. Geltungsbereich des integrierten Management-Systems und Anzahl der Mitarbeiter im Geltungsbereich b. Angaben zum Integrations- und Umsetzungsgrad des systematisch organisierten Arbeits- und Gesundheitsschutzes c. Bestätigung über die Benennung eines qu.int.as-beauftragten d. Zusammenfassung der Ziele zu Sicherheit und Gesundheit im Betrieb e. Bewertung der Schlussfolgerungen mit Blick auf die Sicherheits- und Gesundheitspolitik, die Analyse von Chancen und Risiken für Sicherheit und Gesundheit im Betrieb sowie den daraus abgeleiteten Maßnahmen und deren Wirksamkeit (internes Audit, Managementbewertung), die schriftlichen Festlegungen nach MAAS-BGW, die Umsetzung gesetzlicher Anforderungen zum betrieblichen Eingliederungsmanagement, aktuelle interne Audits, zur Managementbewertung und zu daraus resultierenden Maßnahmen. Bei einer Zertifizierung von Organisationen mit mehreren Standorten auf der Grundlage von stichprobenartigen Überprüfungen ist die Gesamtorganisation einschließlich aller auditierten Standorte, Geltungsbereiche und Mitarbeiter darzustellen. Jeder Standort muss ausreichend beschrieben, bewertete Abschnitte der MAAS-BGW müssen je Standort benannt und Abweichungen müssen den Standorten zuzuordnen sein Vorgaben für Zertifikate Die Zertifizierungsstelle erteilt Einrichtungen/Unternehmen, die die Anforderungen der MAAS-BGW und der DIN EN ISO 9001 erfüllen, zwei separate Zertifikate jeweils für DIN EN ISO 9001 und MAAS BGW. Es darf nur dann ein Zertifikat gemäß MAAS-BGW erteilt werden, wenn auch ein Zertifikat nach DIN EN ISO 9001 erteilt wurde. Dies ist auf dem MAAS- BGW-Zertifikat kenntlich zu machen (z.b. "Das Zertifikat gilt nur in Verbindung mit dem ISO 9001-Zertifikat Nr XY"). Es müssen beide Zertifikate mit dem Akkreditierungszeichen der akkreditierungsstelle versehen sein. Das BGW-Zertifizierungslogo kann auf dem MAAS-Zertifikat platziert sein. Dokument Nr.: III-02-D-VA004 Revision 0 Gültig ab Seite 8 von 9

9 Die im MAAS-BGW-Zertifikat ausgewiesenen organisatorischen Geltungsbereiche (Unternehmensbereiche, Standorte) müssen im Geltungsbereich des DIN-EN-ISO Zertifikates enthalten sein. Das MAAS-BGW-Zertifikat darf von der Zertifizierungsstelle erst erteilt und nur dann aufrechterhalten werden, wenn etwaige Nichtkonformitäten (Abweichungen) vollständig behoben und entsprechende Korrekturmaßnahmen vom MAAS-Auditor vollständig akzeptiert worden sind. Die Geltungsdauer des Zertifikats für MAAS-BGW beträgt maximal 3 Jahre und ist begrenzt durch das Ende der Geltungsdauer des Zertifikats nach DIN EN ISO Im Übrigen gelten die Vorgaben der ISO/IEC 17021: Zertifizierung an mehreren Standorten Bei stichprobenbasierten Zertifizierungen von Organisationen mit mehreren Standorten sind die Anforderungen des Verbindlichen Dokuments des IAF zur Zertifizierung von Organisationen mit mehreren Standorten auf der Grundlage von stichprobenartigen Überprüfungen (siehe auch: IAF MD1) zu erfüllen Anforderungen an Zertifizierungsverträge Die Zertifizierungsstelle macht folgende Inhalte zum Gegenstand der Verträge, die sie mit den zu zertifizierenden Unternehmen abschließt (Zertifizierungsverträge): Vereinbarung, wonach sich das Unternehmen mit einem jederzeitigen Witnessaudit durch Begutachter der Akkreditierungsstelle bzw. BGW einverstanden erklärt, Hinweis, wonach die Zertifizierungsstelle bei erfolgreicher Zertifizierung oder Aufrechterhaltung der Zertifizierung bestimmte Informationen an die BGW weiterleitet. Für Mitgliedsunternehmen der BGW umfasst dies: Name und Anschrift des Unternehmens und seiner Standorte gemäß Geltungsbereich des Zertifikats, BGW- Mitgliedsnummer, Branche, Mitarbeiterzahl, eingesetzte(r) MAAS-Auditor(en), Auditdatum, Nummer und Ende der Gültigkeit des Zertifikats. Bezogen auf Unternehmen, die keine Mitgliedsunternehmen der BGW sind, genügen Meldungen über die Anzahl der zertifizierten Unternehmen jeweils mit Angaben über Branche und Größe/Mitarbeiterzahl. Unternehmen müssen die Möglichkeit erhalten, einer Weitergabe der Daten zu widersprechen. Hinweis, dass ein erteiltes Zertifikat dem Unternehmen keine Konformität mit rechtlichen Anforderungen bescheinigt und dass Überwachungsrechte und -pflichten der Berufsgenossenschaften und anderer Verwaltungsträger unberührt bleiben Regelmäßige Meldung an die BGW Die Zertifizierungsstelle übermittelt der BGW die in Kapitel 2.8 genannten Informationen zu den zertifizierten Unternehmen jeweils zum und eines Jahres. Bezogen auf Mitgliedsunternehmen der BGW dient die Informationsweitergabe an die BGW vorrangig dem Zweck der Steuerung und Überwachung von Prämienzahlungen. Bei anderen Unternehmen dient die Informationsweitergabe statistischen Zwecken und der Marktbeobachtung. Dokument Nr.: III-02-D-VA004 Revision 0 Gültig ab Seite 9 von 9