Bibliothekssystem Alma - Gateway für Institutsmitarbeiter_innen

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Victoria Armbruster
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1 Bibliothekssystem Alma - Gateway für Institutsmitarbeiter_innen Diese Anwendung deckt wichtige Bedürfnisse der Institute zur Verwaltung ihrer Bibliotheksbestände ab. Ausleihe, Rückgabe, Verlängerung Standortverwaltung ändern der Policy (= Entlehnbarkeit) Liste aller erfassten Bücher des Instituts / der Abteilung Liste der derzeit entlehnten Bücher des Instituts / der Abteilung aktuelle Daten zum Literaturbudget des Instituts / der Abteilung Liste der im laufenden Jahr bestellten Titel des Instituts / der Abteilung Allgemeine Einstellungen, Definitionen und Hinweise zur Entlehnung: entlehnte Bücher werden in CatalogPlus angezeigt Entlehnfristen: 8 Wochen für TU-MitarbeiterInnen, alle anderen 4 Wochen Limits: max. 40 gleichzeitige Entlehnungen für Mitarbeiter_innen bzw. 30 gleichzeitige Entlehnungen für Student_innen (jeweils TU-weit), max. Entlehndauer 6 Monate Fristen können bei Bedarf vom Institut verändert werden. Entscheidung liegt beim jeweiligen Institut Erinnerungsschreiben per Mail eine Woche vor Ablauf der Entlehnfrist Mahnschreiben sind für Institutsbücher nicht vorgesehen (die Instituts-BibliotheksbetreuerInnen brauchen also keine Mahngebühren einheben, verwalten und abführen) keine Verlängerung für Institutsbücher übers Web keine Vormerkung für Institutsbücher auf entlehnte Bücher übers Web keine eigene Benutzererfassung / Benutzerverwaltung durch die Institute TU Mitarbeiter_innen und TU Student_innen, die in TISS die Bibliotheksordnung akzeptieren, werden automatisch für die Entlehnung freigeschaltet TU externe erhalten in der Hauptbibliothek oder Fachbibliothek eine eigene Entlehn-Karte Standorte im Online-Katalog sichtbar Barcode-Scanner von Vorteil, aber nicht unbedingt Voraussetzung Handout Alma Gateway für Institutsmitarbeiter_innen Stand: Seite 1 von 14

Login und Zugangsdaten erhalten Sie unter: alma@almagw.ub.tuwien.ac.at - oder unter 58801 44055 1. Als Browser verwenden Sie bitte Firefox (andere Browser machen derzeit Probleme) 2.

2 Login und Zugangsdaten erhalten Sie unter: - oder unter Als Browser verwenden Sie bitte Firefox (andere Browser machen derzeit Probleme) 2. Link zum Gateway: Nach Aufruf des links erscheint diese Anzeige Klick auf Login öffnet diese Anzeige Eingabe von Username und Password und auf Login klicken es erscheint diese Anzeige oben rechts wird der Benutzername angezeigt. Handout Alma Gateway für Institutsmitarbeiter_innen Stand: Seite 2 von 14

3 Passwort-Änderung Das initiale Passwort kann geändert werden. Aufruf des Links Sie kommen zu dieser Seite: Überschreiben Sie den ersten Eintrag (Barcode / Username) "$E" mit Ihrer Institutskennung z.b. "TUW317" - Eingabe des bisheriges (altes) Passworts, Eingabe des neues Passworts, dieses wiederholen und Eingabe des Captcha Text und auf OK klicken Das Passwort muss folgende Anforderungen erfüllen mindestens 6 Zeichen eine Ziffer Handout Alma Gateway für Institutsmitarbeiter_innen Stand: Seite 3 von 14

4 einen Großbuchstaben und einen Kleinbuchstaben Handout Alma Gateway für Institutsmitarbeiter_innen Stand: Seite 4 von 14

Ausleihe: Im Feld Exemplar den Barcode des Buches einlesen oder eintippen und auf Exemplar klicken Im Feld Benutzer den Benutzer-Barcode bzw. für Karten ab 2018 die Kartennummer einlesen bzw.

5 Ausleihe: Im Feld Exemplar den Barcode des Buches einlesen oder eintippen und auf Exemplar klicken Im Feld Benutzer den Benutzer-Barcode bzw. für Karten ab 2018 die Kartennummer einlesen bzw. eintippen und auf Benutzer klicken danach erscheint diese Anzeige auf Entlehnen klicken und anschließend auf Anzeige erneuern am unteren Bildschirmrand Handout Alma Gateway für Institutsmitarbeiter_innen Stand: Seite 5 von 14

6 danach erscheint diese Anzeige Handout Alma Gateway für Institutsmitarbeiter_innen Stand: Seite 6 von 14

7 Die Fälligkeit der Ausleihe (= Entlehnfrist) kann im Feld Fälligkeit bis geändert werden: Datum eintragen und anschließend auf Datum ändern klicken und anschließend auf Anzeige erneuern am unteren Bildschirmrand danach erscheint diese Anzeige Hinweis: (Zusätzliche) Ausleihen sind nicht möglich, wenn die Benutzer_in überfällige Exemplare hat, unabhängig von der Zweigstelle. In diesem Fall wird unter der Liste der Institutsentlehnungen ein entsprechender Hinweis angezeigt. Handout Alma Gateway für Institutsmitarbeiter_innen Stand: Seite 7 von 14

Rückgabe: Im Feld Exemplar den Barcode des Buches einlesen oder eintippen und auf Exemplar klicken Danach erscheint diese Anzeige im unteren Fenster auf

8 Rückgabe: Im Feld Exemplar den Barcode des Buches einlesen oder eintippen und auf Exemplar klicken Danach erscheint diese Anzeige im unteren Fenster auf Zurückgeben klicken und anschließend auf Anzeige erneuern am unteren Bildschirmrand Handout Alma Gateway für Institutsmitarbeiter_innen Stand: Seite 8 von 14

9 danach erscheint diese Anzeige Handout Alma Gateway für Institutsmitarbeiter_innen Stand: Seite 9 von 14

10 Standortverwaltung, Feld 2. Signatur: Im Feld Exemplar den Barcode des Buches einlesen oder eintippen und auf Exemplar klicken den Wert (Regalnummer, Systematik Code, Standort..) eingeben und auf Speichern klicken Handout Alma Gateway für Institutsmitarbeiter_innen Stand: Seite 10 von 14

11 Hinweis: In CatalogPlus wird der Standort im Feld Beschreibung angezeigt ändern der Policy (= Entlehnbarkeit) Handout Alma Gateway für Institutsmitarbeiter_innen Stand: Seite 11 von 14

Standardmäßig ist eingetragen: 07 auf Anfrage (nur Institute) mögliche Werte sind: 08 - nicht entlehnbar 27 - nur zum internen Gebrauch 07 - auf Anfrage (nur Institute) Den Wert

12 Standardmäßig ist eingetragen: 07 auf Anfrage (nur Institute) mögliche Werte sind: 08 - nicht entlehnbar 27 - nur zum internen Gebrauch 07 - auf Anfrage (nur Institute) Den Wert auswählen und auf speichern klicken und anschließend auf Anzeige erneuern am unteren Bildschirmrand Handout Alma Gateway für Institutsmitarbeiter_innen Stand: Seite 12 von 14

13 Aufruf vorbereiteter Listen An dieser Stelle sind vier Listen hinterlegt, die im CSV Dateiformat (Excel) abgerufen werden können. Bestand: Liste aller erfassten Bücher des Instituts / der Abteilung Entlehnungen: Liste der derzeit entlehnten Bücher des Instituts / der Abteilung Budget: aktuelle Daten zum Literaturbudget des Instituts / der Abteilung Erwerbungen: Liste der im laufenden Jahr bestellten Titel des Instituts / der Abteilung Die Listen werden in der Nacht erstellt und sind somit immer am Stand vom Vortag. Budget Die Budget-Liste enthält eine Übersicht über das aktuelle Abteilungs-/Institutsbudget: Etat-Code: Bibliotheksinterner Code für die Verwaltung des Institutsbudgets, entspricht meist dem Standortcode Zuweisung: Verfügbares Gesamtbudget für das laufende Jahr Ausgaben: Summe der bisher bezahlten Rechnungen Bilanz: Differenz von Zuweisung und Ausgaben Offene Belastungen: Summe der zu erwartenden Ausgaben aufgrund offener Bestellungen Verfügbar: Differenz von Bilanz und offenen Belastungen Handout Alma Gateway für Institutsmitarbeiter_innen Stand: Seite 13 von 14

14 Erwerbungen Die Liste Erwerbungen enthält die im laufenden Jahr bestellten Titel in dieser Form: Handout Alma Gateway für Institutsmitarbeiter_innen Stand: Seite 14 von 14

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