MITTEILUNG ÜBER EIN AUSWAHLVERFAHREN ZUR BILDUNG EINER EINSTELLUNGSRESERVE

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1 MITTEILUNG ÜBER EIN AUSWAHLVERFAHREN ZUR BILDUNG EINER EINSTELLUNGSRESERVE Stellenbezeichnung Funktionsgruppe/Besoldungsgruppe AD 6 Vertragsart Referenz Bewerbungsfrist Stellvertretender Projektleiter (m/w) Bediensteter auf Zeit VEXT/17/197/AD 6/ICLAD , Uhr Ortszeit Alicante (MEZ) Ort der dienstlichen Verwendung Alicante, SPANIEN/Bangkok, THAILAND 1 Die Reserveliste (RL) ist gültig bis zum Anzahl der Bewerber auf der RL 3 Das Amt der Europäischen Union für geistiges Eigentum (EUIPO) führt ein Auswahlverfahren durch, das der Aufstellung einer Reserveliste für eine freie Stelle als stellvertretender Projektleiter in der Hauptabteilung Internationale Zusammenarbeit und Rechtsangelegenheiten (ICLAD) des EUIPO dient. 1. HINTERGRUND Die Hauptabteilung Internationale Zusammenarbeit und Rechtsangelegenheiten ist für die europäische und internationale Zusammenarbeit, für externe Beziehungen zu den Interessenvertretern des Amtes sowie für alle das gesamte Amt betreffende Rechtsangelegenheiten zuständig. ICLAD umfasst die folgenden drei Bereiche: 1. Der Bereich Rechtsangelegenheiten untersteht einem stellvertretenden Direktor und umfasst zwei Dienststellen, die Dienststelle Gerichtsverfahren und die Dienststelle Rechtspraxis, die jeweils von einem Leiter der Dienststelle verwaltet werden. 2. Der Bereich Internationale Zusammenarbeit untersteht einem stellvertretenden Direktor und umfasst eine Dienststelle, die Dienststelle internationale Zusammenarbeit, die von einem Leiter der Dienststelle verwaltet wird, der u. a. für die Verwaltung und Umsetzung einer Reihe von EU-geförderten Projekten (Projekte, die von der Europäischen Kommission und vom EUIPO gemeinsam finanziert werden) zuständig ist. 3. Der Bereich Europäische Zusammenarbeit untersteht einem stellvertretenden Direktor und umfasst die folgenden beiden Dienststellen, die jeweils von einem Leiter der Dienststelle verwaltet werden: Dienststelle Europäische Zusammenarbeit, zuständig für die Maßnahmen der Zusammenarbeit innerhalb der EU, insbesondere für die Verwaltung europäischer Kooperationsprogramme; 1 Dienstort ist Bangkok, Thailand. Es findet Anhang 10 des Statuts Anwendung.

2 Dienststelle Institutionelle Beziehungen, zuständig für die institutionellen Beziehungen zu EU-Einrichtungen und nationalen Behörden für geistiges Eigentum der Mitgliedstaaten, für die Beziehungen zu Nutzerverbänden und zum Sekretariat für den Verwaltungsrat und den Haushaltsausschuss, für Verbindungstreffen sowie für die Organisation von Veranstaltungen und die Zusammenarbeit mit Interessenvertretern. Im Rahmen des Bereichs internationale Zusammenarbeit wurde das EUIPO von der Europäischen Kommission mit der Umsetzung von zwei getrennten, aus Mitteln der EU geförderten Kooperationsprojekten, ARISE und IP & IP Key Südostasien, beauftragt, die mit Ausgaben von insgesamt 12,5 Millionen EUR über die nächsten 4 bis 5 Jahre für Aktivitäten verbunden sind, die vorwiegend in der EU und in Südostasien stattfinden. Die fristgerechte und rechtmäßige Verwendung dieser Mittel ist eine komplexe Aufgabe, denn sie setzt voraus, dass die damit verbundenen Ausgaben auf der Basis unterschiedlicher Rechtsrahmen (direkte und indirekte Verwaltung, je nach Projekt), Verträge (ein Vertrag pro Projekt), die mit unterschiedlichen Berichtspflichten einhergehen, in Einklang mit der EU-Rahmenfinanzregelung und der Finanzregelung des EUIPO in einem Umfeld getätigt werden, das mehrere Länder (sowohl in ASEAN als auch in der EU) und administrative Gepflogenheiten betrifft. Im Rahmen des Projekts erfordert die Finanzkontrolle jedoch eine gewisse Unabhängigkeit von operativen Belangen, was zusammen mit der Notwendigkeit, bei der Leitung der beiden Projekte (bei Bedarf) den Betrieb aufrechtzuerhalten, die Notwendigkeit der Schaffung dieser Planstelle und des zugehörigen Profils rechtfertigt. 2. AUFGABEN ICLAD sucht unter der Verantwortung des Leiters der Dienststelle Internationale Zusammenarbeit einen routinierten und erfahrenen Bewerber, von dem erwartet wird, dass er folgende Aufgaben wahrnimmt: Koordinierung der Projektdurchführung gemäß Haushaltsplan und Planung; Mitwirkung an der Erstellung des Verfahrenshandbuchs der Projekte; sachgerechter Haushaltsvollzug und Kontrolle der finanziellen Abläufe in Bangkok; Überwachung der ordnungsgemäßen finanziellen Projektabwicklung einschließlich der Einhaltung des Projekthandbuchs zu den Finanzverfahren von Anfang an, insbesondere der Finanzregelungen des EUIPO und der EU sowie der besonderen, für externe Maßnahmen geltenden Bestimmungen; Unterstützung des Projektleiters bei der Koordinierung des Offsite-Umsetzungsteams in Bangkok; Koordinierung der Berichterstellung (Berichte, Tätigkeitsberichte usw.) zusammen mit den Aktivitätskoordinatoren; Koordinierung der Erstellung von Aufgabenbeschreibungen und Auftragsunterlagen zusammen mit den Aktivitätskoordinatoren; Mitwirkung an der Gestaltung des Jahresarbeitsprogramms in enger Zusammenarbeit mit dem zentralen Team in Alicante; Verwaltung der Umsetzung des Jahresarbeitsprogramms in Einklang mit dem veranschlagten Budget und der festgelegten Zeitschiene; Berichterstattung an den Projektleiter und bei Bedarf Vertretung und Ersetzung des Projektleiters;

3 laufende Unterrichtung der Leitung des EUIPO über die finanzielle Lage und andere Finanzangelegenheiten in Verbindung mit dem Projekt; Reisen zum Hauptsitz des EUIPO in Alicante, Spanien, die für die Teilnahme an Sitzungen, Veranstaltungen oder Arbeitstreffen erforderlich sind. Für alle Bediensteten geltende Aufgaben: Aktive Mitarbeit an der Verwirklichung der Ziele des EUIPO entsprechend dem Strategieplan des Amtes Ausübung sonstiger arbeitsbezogener und vom Vorgesetzten nach Bedarf zugewiesener Aufgaben und Verantwortlichkeiten. 3. ZULASSUNGSKRITERIEN Um zu diesem Auswahlverfahren zugelassen zu werden, müssen Bewerber zum Zeitpunkt des Ablaufs der Bewerbungsfrist alle nachstehend aufgeführten Bedingungen erfüllen. Allgemeine Bedingungen 2 Sie müssen die Staatsangehörigkeit eines der Mitgliedstaaten der Europäischen Union besitzen; sie müssen im Besitz der staatsbürgerlichen Rechte sein; sie müssen den Verpflichtungen aus den für sie geltenden Wehrgesetzen nachgekommen sein; sie müssen den für die Ausübung der Aufgaben erforderlichen sittlichen Anforderungen genügen; sie müssen die körperliche Eignung für die Ausübung der Aufgaben besitzen. Ausbildung Sie müssen über ein Bildungsniveau verfügen, das einem abgeschlossenen, durch ein Abschlusszeugnis bescheinigten Hochschulstudium mit einer Regelstudienzeit von mindestens drei Jahren entspricht. Berufserfahrung 3 Sie müssen eine Berufserfahrung von mindestens 3 Jahren in Vollzeit im Rahmen einer Tätigkeit erworben haben, die in einem Zusammenhang mit den unter Aufgaben beschriebenen Tätigkeiten steht und der Ebene dieses Aufgabenbereichs entspricht. Sprachkenntnisse Gute Kenntnisse einer der Amtssprachen der EU (mindestens Niveau B2) Sprache 1. Gründliche Kenntnisse der englischen Sprache (mindestens Niveau C1) - Sprache 2. Die Kommunikation mit den Interessengruppen des EUIPO findet üblicherweise in englischer Sprache statt. Auch bei den meisten Sitzungen und Veranstaltungen auf internationaler Ebene ist die Arbeitssprache Englisch. Daher wird für die hier ausgeschriebene Stelle ein sehr hohes Niveau der Englischkenntnisse in Wort und Schrift vorausgesetzt. 2 Siehe Artikel 12 der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union. 3 Es wird die Berufserfahrung berücksichtigt, die nach Erlangung des für den Zugang zur Funktionsgruppe erforderlichen Abschlusszeugnisses erworben wurde.

4 Die angegebenen Niveaus beziehen sich auf den Gemeinsamen europäischen Referenzrahmen für Sprachen. Computerkenntnisse Fortgeschrittene Kenntnisse im Umgang mit Computern sind obligatorisch. Die Bewerber müssen umfassende Berufserfahrung mit Anwendungsprogrammen wie dem MS Office-Paket oder ähnlichem (im Wesentlichen Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Microsoft Project), Datenbanken und Internetrecherche erworben haben. 4. AUSWAHLKRITERIEN Bei der Auswahl der qualifiziertesten Bewerber für ein Gespräch und eventuelle Prüfungen wird das Amt folgende Kriterien anlegen: Berufserfahrung im Bereich des geistigen Eigentums; Berufserfahrung im Bereich Finanzverwaltung von EU-geförderten Projekten; Berufserfahrung im Bereich der Koordinierung/Projektverwaltung von EU-geförderten Projekten; gute Kenntnisse der Methoden und Verfahren der EU-Projektverwaltung; nachweisliche Fähigkeit, Teams in einem multikulturellen Umfeld zu verwalten und zu leiten; gute Kenntnisse des Systems SAP ERP. Die Bewerber werden nicht nur anhand der vorgenannten Kriterien beurteilt, sondern bei einem Gespräch und bei Prüfungen auch danach, inwieweit sie die folgenden Anforderungen erfüllen: Kompetenzen Darunter insbesondere: Kommunikation: Klare und präzise Ausdrucksweise in Wort und Schrift. Analyse und Problemlösung: Fähigkeit, mögliche Schwachstellen in komplexen Zusammenhängen zu ermitteln und kreative und praktische Lösungen zu entwickeln. Teamfähigkeit: Fähigkeit, in Teams und über Organisationsgrenzen hinaus mit anderen zusammenzuarbeiten und Unterschiede zwischen Menschen zu akzeptieren; Fähigkeit, durch die Förderung gemeinsamer Ziele Teamgeist herzustellen und Wissen und Erfahrung auszutauschen. Lernen und persönliche Entwicklung: Fähigkeit, seine persönlichen Kompetenzen und Kenntnisse über die Organisation und ihr Umfeld weiterzuentwickeln und zu verbessern; Fähigkeit, sich für die Weiterbildung anderer, den Wissensaustausch und die systematische Verbesserung der Arbeitsverfahren einzusetzen. Festlegung von Prioritäten und Organisationsfähigkeit: Fähigkeit, die richtigen Schwerpunkte bei der Arbeit zu setzen, flexibel zu arbeiten und das eigene Arbeitspensum und das anderer effizient einzuteilen. Qualität und Ergebnisse: Fähigkeit, persönlich Verantwortung zu übernehmen und die Initiative zu ergreifen, um die gestellten Aufgaben nach höchsten Qualitätsansprüchen und unter Einhaltung der vorgegebenen Verfahrensabläufe zu erledigen; Fähigkeit zu klarer Kundenorientierung (intern wie extern); Fähigkeit zu systematischem und methodischem Vorgehen bei der Durchführung von Projekten und der Ausführung der eigenen Tätigkeiten sowie in Bezug auf die Arbeit des eigenen Teams.

5 Belastbarkeit: Fähigkeit, auch unter hoher Belastung effizient zu arbeiten, flexibel zu sein und sich an Veränderungen im Arbeitsumfeld anzupassen; Fähigkeit, andere zu ermutigen, dasselbe zu tun, und sich selbst und das Team zu Offenheit gegenüber sich ändernden Bedingungen anzuhalten. Führungsqualitäten: Fähigkeit, zu führen und Mitarbeiter und Teams anzuleiten, um die gesteckten Ziele zu erreichen; Fähigkeit, Aufgaben angemessen innerhalb des eigenen Teams zu delegieren und klare Anweisungen zu erteilen; Fähigkeit, bei den Mitarbeitern eine positive Einstellung zur eigenen Arbeit und zur Mitarbeit am Erfolg des EUIPO zu entwickeln und sie dafür zu begeistern. 5. GESPRÄCHE UND SCHRIFTLICHE PRÜFUNGEN Vorauswahl Bewerber, die die Zulassungskriterien erfüllen und die nach den unter Ziffer 4 im Einzelnen aufgeführten Auswahlkriterien als die qualifiziertesten Bewerber eingestuft wurden, können aufgefordert werden, eine Prüfung ihrer Sprachkenntnisse (insbesondere ihrer mündlichen Kenntnisse in Englisch) zu absolvieren und den Nachweis für ihre Berufserfahrung und/oder andere Fähigkeiten, Kenntnisse und Kompetenzen zu erbringen. Eine solche Aufforderung begründet keinen Anspruch auf eine Einladung zum Gespräch; sie stellt einen Schritt im Verfahren zur Auswahl der am besten geeigneten Bewerber für eine Einladung zum Gespräch dar. Vorstellungsgespräch Die Gespräche finden in Alicante statt und werden angesichts der Art der wahrzunehmenden Aufgaben in Englisch geführt. Weitere relevante Sprachen, die die Bewerber in ihrer Bewerbung/ihrem Lebenslauf angegeben haben, können geprüft werden, je nach den in der vorliegenden Stellenausschreibung angegebenen Niveaus. Bei diesem Gespräch werden die Kenntnisse der Bewerber über die auszuführenden Aufgaben (technische Kenntnisse und verhaltensbezogene Kompetenzen), die Tätigkeit des Amtes und die EU sowie die Eignung für die Ausführung der mit der Stelle verbundenen Aufgaben und für die Tätigkeit in einem internationalen Umfeld beurteilt. Prüfung(en) Zur Beurteilung eines oder mehrerer der vorstehend genannten Aspekte können eine oder mehrere schriftliche Prüfungen durchgeführt werden. Bewerber, die zum Vorstellungsgespräch und zu den Prüfungen eingeladen werden, erhalten zusammen mit der Einladung ausführliche Informationen.

6 6. ALLGEMEINE INFORMATIONEN Allgemeine Angaben zu den Auswahl- und Einstellungsverfahren des EUIPO können hier abgerufen werden. 7. EINREICHUNG VON BEWERBUNGEN Bewerbungen können hier eingereicht werden. Alle Unterlagen, die dieser Mitteilung in Form von Links beigefügt sind bzw. die in dieser Mitteilung genannt werden, gelten als Bestandteil der vorliegenden Stellenausschreibung. Wichtiger Hinweis: Die Angaben der Bewerber in ihrer Bewerbung bzw. ihrem Lebenslauf/Profil werden herangezogen, um anhand der jeweiligen Kriterien die Zulässigkeit zu prüfen und die Auswahl vorzunehmen. Die Bewerber werden daher ersucht, die Anforderungen sorgfältig zu lesen und entsprechende detaillierte Angaben zu machen, die eine solche Beurteilung ermöglichen. Besondere Aufmerksamkeit ist in diesem Zusammenhang der Ausbildung und Berufserfahrung zu widmen, die insbesondere mit genauen Zeitangaben, einer Beschreibung der Zuständigkeit, der ausgeführten Aufgaben und der angewandten Hilfsmittel aufgeführt werden sollte.