Outlookübergabe WAWI11 zu WAWI Version
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- Brit Bauer
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1 Outlookübergabe WAWI11 zu WAWI Version Bürgerstraße 66, 4020 Linz Telefon: / , Fax: / Internet: info@edv-hausleitner.at
2 Disclaimer Die in den Unterlagen enthaltenen Angaben und Daten können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die in den Beispielen verwendeten Namen von Firmen, Organisationen, Produkten, Domänennamen, Personen, Orten, Ereignissen sowie -Adressen sind frei erfunden. Jede Ähnlichkeit mit tatsächlichen Firmen, Organisationen, Produkten, Personen, Orten, Ereignissen, -Adressen und Logos ist rein zufällig. Die Benutzer dieser Unterlagen sind verpflichtet, sich an alle anwendbaren Urgeberrechtsgesetze zu halten. Unabhängig von der Anwendbarkeit der entsprechenden Urheberrechtsgesetze darf ohne ausdrückliche schriftliche Genehmigung seitens EDV-Hausleitner GmbH kein Teil dieses Dokuments für irgendwelche Zwecke vervielfältigt werden oder in einem Datenempfangssystem gespeichert oder darin eingelesen werden. Es ist möglich, dass die EDV-Hausleitner GmbH Rechte an Patenten, bzw. angemeldeten Patenten, an Marken, Urheberrechten oder sonstigem geistigen Eigentum besitzt, die sich auf den fachlichen Inhalt des Dokuments beziehen. Das Bereitstellen dieses Dokuments gibt Ihnen jedoch keinen Anspruch auf diese Patente, Marken, Urheberrechte oder auf sonstiges geistiges Eigentum. Andere in diesem Dokument aufgeführte Produkt- und Firmennamen sind möglicherweise Marken der jeweiligen Eigentümer. Änderungen und Fehler vorbehalten. Jegliche Haftung aufgrund der Verwendung des Programms wie in diesem Dokument beschrieben, wird seitens EDV-Hausleitner GmbH ausgeschlossen EDV-Hausleitner GmbH Seite: 2 von 17
3 INHALTSVERZEICHNIS 1. ALLGEMEIN FREISCHALTUNG UND VORAUSSETZUNGEN MAIL-TEXT OUTLOOKÜBERGABE... 6 Seite: 3 von 17
4 1. Allgemein Mit dem Modul OUTLOOKUEBERGABE ist es möglich Reports als PDF an Outlook zu übergeben. Bei der Übergabe können folgende Einstellungen getroffen werden: Betreff des s Name der PDF-Datei Mail-Text Druckbeilagen, die zusätzlich zum PDF des Reports als Attachments übergeben werden 2. Freischaltung und Voraussetzungen Das Modul Outlookübergabe kann nur freigeschaltet werden, nachdem Sie es bei EDV-Hausleitner erworben haben. Wenden Sie sich dazu bitte an die Service-Hotline. Beachten Sie, dass Outlook zur Verfügung stehen muss, damit dieses Modul eingesetzt werden kann. Bei lokalen Installationen muss Outlook auf dem jeweiligen Client bzw. Terminalserver installiert sein. Wenn Sie per Citrix auf unseren Terminalservern arbeiten, müssen Sie zusätzlich das Office 365- Paket freigeschaltet haben, damit Outlook verwendet werden kann. Um die Outlookübergabe nutzen zu können, muss auf Ihrem PC bzw. Ihrem Terminalserver der Drucker Microsoft XPS Document Writer installiert sein. Seite: 4 von 17
5 3. Mail-Text In den Maskenreports (Administration Maskenreports) kann hinter jedem Report ein Mail-Text hinterlegt werden. Dieser wird dann bei der Übergabe an Outlook automatisch in das Textfeld eingefügt. Seite: 5 von 17
6 4. Outlookübergabe Beim Drucken von Reports steht die Option zur Outlookübergabe bzw. zum Speichern in der Dateiablage zur Verfügung. Die Option Outlook übergibt den Report als PDF, das als neues Mail in einem Outlook-Fenster geöffnet wird. Das Druckdatum des Belegs wird auf das bei der Überleitung aktuelle Datum gesetzt. In Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und Mahnungen stellt sich der Status auf Gedruckt um. Wenn im übergeleiteten Dokument (Angebot, Auftrag, ) ein Ansprechpartner mit Briefanrede definiert ist, wird diese in den Mail-Text eingefügt ( Sehr geehrter Herr Markus Hausleitner ). Wenn im übergeleiteten Dokument eine -Adresse definiert ist (z.b. beim Ansprechpartner der Angebotsanschrift), wird diese zum Empfänger des neuen Mails im Outlook. Ansonsten bleibt das Feld der Empfängeradresse leer. Mit der Option Ablage wird ein PDF des ausgewählten Reports in der Dateiablage des Belegs abgespeichert (im Beispiel am Screenshot wäre dies das Angebot AN18501). Mit der Option OL & Ablage werden beide oben genannten Funktionen durchgeführt. Seite: 6 von 17
7 Die Regeln für die Outlook-Überleitung und die Dateiablage können im Formular Verwalten von Reports festgelegt werden (zu finden im WAWI-Menü Anwendung). Zuerst muss der gewünschte Reportname eingegeben werden. Auf der Registerkarte Dateiablage kann nun folgendes definiert werden: Outlook o Attachment-Name bestimmt, wie die PDF-Datei im Anhang des Mails heißt. Gibt es hier keinen Eintrag, wird die Datei als Beleg + Belegnummer.pdf benannt, also z.b. Angebot AN18501.pdf o Betreff bestimmt den Betreff des Mails. Gibt es hier keinen Eintrag, lautet der Betreff des Mails Beleg + Belegnummer + Kommission, also z.b. Angebot: AN18501 HAUSLEITNER K BAD o Merge Beilagen Wenn beim Report Druckbeilagen definiert sind, wird mit dieser Option festgelegt, ob alle Dokumente in eine PDF-Datei zusammengefügt werden sollen (Checkbox aktiv) oder alle Dateien als einzelne Anhänge mitgeschickt werden sollen (Checkbox nicht aktiv). Dateiablage o Ablage-Ort Hier wird festgelegt, unter welchem Suchbegriff die PDF-Datei abgelegt werden soll. Bitte beachten: Reports des Angebots können nur im Formular Angebot (AN) abgelegt werden. Reports aus Auftrag, Lieferschein, Rechnung und Mahnung können nur im Formular Auftrag (AB) abgelegt werden. Reports der Bestellung können nur im Formular Bestellung (BE) abgelegt werden. Reports der Proforma-Rechnung können nur im Formular Kunde (KU) abgelegt werden. o Ablage-Name bestimmt, wie die abgelegte PDF-Datei benannt werden soll o Merge Beilagen siehe Punkt Outlook (oben auf dieser Seite) Seite: 7 von 17
8 5. Variablen In den Feldern Attachment-Name, Betreff und Ablage-Name können folgende Variablen verwendet werden: 5.1 Beleg Angebot ANGEBOT_KOPF ANGEBOT_NO LIEFERART_NO AUFTRAGSART_NO PROJEKT_NO PROJEKT KURZ #ANNo #ANBez #ANErfNo #ANErfVorname #ANErfNachname #ANBerNo #ANBerVorname #ANBerNachname #ANSachbNo #ANSachbVorname #ANSachbNachname #ANArchitekt #ANBautraeger #ANKomm #ANKz1-#ANKz20 #VersandartNo #VersandartBez #VersandartBeschr #ANFilialNo #ANAUArtNo #ANAUBez #ProjNo Nur wenn ANGEBOT_KOPF.PROJEKT_NO!= NULL #ProjBez #ProjKurzbez #ProjKz1-#ProjKz Beleg Auftrag AUFTRAG_KOPF AUFTRAG_NO #KANo #KABez #KAErfNo #KAErfVorname #KAErfNachname #KABerNo #KABerVorname #KABerNachname #KASachbNo #KASachbVorname #KASachbNachname #KAArchitekt #KABautraeger Seite: 8 von 17
9 LIEFER_LAND_NO LIEFER_LAND LIEFERART_NO AUFTRAGSART_NO HAUPTAUFTRAG_NO PROJEKT_NO KUNDE_BESTELL_NO AUFTRAGSDATUM PROJEKT KURZ #KAKomm #LieferLandNo #LieferLand #KAKz1-#KAKz20 #VersandartNo #VersandartBez #VersandartBeschr #KAFilialNo #KAAUArtNo #KAAUBez #HAKANo #ProjNo #KUBestellNo #ABDatum #ABDatum_JAHR #ABDatum_MONAT #ABDatum_TAG Nur wenn AUFTRAG_KOPF.PROJEKT_NO!= NULL #ProjBez #ProjKurzbez #ProjKz1-#ProjKz Beleg Lieferschein LIEFERSCHEIN_KOPF LIEFERSCHEIN_NO LIEFER_LAND_NO LIEFER_LAND LIEFERART_NO LIEFERDATUM #LSNo #LSBez #LSErfNo #LSErfVorname #LSErfNachname #LSBerNo #LSBerVorname #LSBerNachname #LSSachbNo #LSSachbVorname #LSSachbNachname #LSArchitekt #LSBautraeger #LSKomm #LieferLandNo #LieferLand #LSKz1-#LSKz20 #VersandartNo #VersandartBez #VersandartBeschr #LSFilialNo #LSDatum #LSDatum_JAHR Seite: 9 von 17
10 #LSDatum_MONAT #LSDatum_TAG AUFTRAG_KOPF AUFTRAG_NO AUFTRAGSART_NO HAUPTAUFTRAG_NO PROJEKT_NO KUNDE_BESTELL_NO AUFTRAGSDATUM PROJEKT KURZ #KANo #KABez #KAErfNo #KAErfVorname #KAErfNachname #KABerNo #KABerVorname #KABerNachname #KASachbNo #KASachbVorname #KASachbNachname #KAArchitekt #KABautraeger #KAKomm #KAKz1-#KAKz20 #KAFilialNo #KAAUArtNo #KAAUBez #HAKANo #ProjNo #KUBestellNo #ABDatum #ABDatum_JAHR #ABDatum_MONAT #ABDatum_TAG Nur wenn AUFTRAG_KOPF.PROJEKT_NO!= NULL #ProjBez #ProjKurzbez #ProjKz1-#ProjKz Beleg Rechnung RECHNUNG_KOPF RECHNUNG_NO TRECHNUNG_ART LIEFERART_NO #RENo #REBez #REArt #REErfNo #REErfVorname #REErfNachname #REBerNo #REBerVorname #REBerNachname #REArchitekt #REBautraeger #REKomm #REKz1-#REKz20 #VersandartNo #VersandartBez #VersandartBeschr Seite: 10 von 17
11 RECHNUNG_DATUM #REFilialNo #REDatum #REDatum_JAHR #REDatum_MONAT #REDatum_TAG AUFTRAG_KOPF AUFTRAG_NO LIEFER_LAND_NO LIEFER_LAND AUFTRAGSART_NO HAUPTAUFTRAG_NO PROJEKT_NO KUNDE_BESTELL_NO AUFTRAGSDATUM PROJEKT KURZ #KANo #KABez #KAErfNo #KAErfVorname #KAErfNachname #KABerNo #KABerVorname #KABerNachname #KASachbNo #KASachbVorname #KASachbNachname #KAArchitekt #KABautraeger #KAKomm #LieferLandNo #LieferLand #KAKz1-#KAKz20 #KAFilialNo #KAAUArtNo #KAAUBez #HAKANo #ProjNo #KUBestellNo #ABDatum #ABDatum_JAHR #ABDatum_MONAT #ABDatum_TAG Nur wenn AUFTRAG_KOPF.PROJEKT_NO!= NULL #ProjBez #ProjKurzbez #ProjKz1-#ProjKz Beleg Proforma PROFORMA_KOPF PROFORMA_NO #PFRENo #PFREBez #PFREErfNo #PFREErfVorname #PFREErfNachname #PFREBerNo #PFREBerVorname #PFREBerNachname #PFREArchitekt #PFREBautraeger #PFREKomm #PFREKz1-#PFREKz20 Seite: 11 von 17
12 LIEFERART_NO RECHNUNG_DATUM #VersandartNo #VersandartBez #VersandartBeschr #PFREFilialNo #PFREDatum #PFREDatum_JAHR #PFREDatum_MONAT #PFREDatum_TAG 5.6 Beleg Mahnung MAHNUNG MAHNUNG_NO RECHNUNG_NO MAHNSTUFE_NO AUFTRAG_NO ERFASSUNG_DATUM RECHNUNG_KOPF TRECHNUNG_ART LIEFERART_NO RECHNUNG_DATUM AUFTRAG_KOPF #MANo #RENo #MAStufeNo #KANo #MADatum #MADatum_JAHR #MADatum_MONAT #MADatum_TAG #REBez #REArt #REErfNo #REErfVorname #REErfNachname #REBerNo #REBerVorname #REBerNachname #REArchitekt #REBautraeger #REKomm #REKz1-#REKz20 #VersandartNo #VersandartBez #VersandartBeschr #REFilialNo #REDatum #REDatum_JAHR #REDatum_MONAT #REDatum_TAG #KABez #KAErfNo Seite: 12 von 17
13 LIEFER_LAND_NO LIEFER_LAND AUFTRAGSART_NO HAUPTAUFTRAG_NO PROJEKT_NO KUNDE_BESTELL_NO AUFTRAGSDATUM #KAErfVorname #KAErfNachname #KABerNo #KABerVorname #KABerNachname #KASachbNo #KASachbVorname #KASachbNachname #KAArchitekt #KABautraeger #KAKomm #LieferLandNo #LieferLand #KAKz1-#KAKz20 #KAFilialNo #KAAUArtNo #KAAUBez #HAKANo #ProjNo #KUBestellNo #ABDatum #ABDatum_JAHR #ABDatum_MONAT #ABDatum_TAG PROJEKT KURZ Nur wenn AUFTRAG_KOPF.PROJEKT_NO!= NULL #ProjBez #ProjKurzbez #ProjKz1-#ProjKz Beleg Bestellung BESTELL_KOPF BESTELL_NO TKZ_ART LIEFERANT_NO AUFTRAG_NO LIEFERART_NO #BENo #BEArt #BEErfNo #BEErfVorname #BEErfNachname #KABerNo #KABerVorname #KABerNachname #KASachbNo #KASachbVorname #KASachbNachname #BEKz1-#BEKz20 #BELieferantNo #BELieferantName1 #BELieferantLandNo #BELieferantLand #BELieferantKurzz #KANo #BEKomm #VersandartNo #VersandartBez #VersandartBeschr Seite: 13 von 17
14 TAUFTRAG_NO LIEFER_LAND_NO LIEFER_LAND ERFASSUNG_DATUM #TANo #BELieferLandNo #BELieferLand #BEFilialNo #BEDatum #BEDatum_JAHR #BEDatum_MONAT #BEDatum_TAG AUFTRAG_KOPF LIEFER_LAND_NO LIEFER_LAND AUFTRAGSART_NO HAUPTAUFTRAG_NO PROJEKT_NO KUNDE_BESTELL_NO AUFTRAGSDATUM PROJEKT KURZ Nur bei Kommissionsbestellungen #KABez #KAErfNo #KAErfVorname #KAErfNachname #KABerNo #KABerVorname #KABerNachname #KASachbNo #KASachbVorname #KASachbNachname #KAArchitekt #KABautraeger #KAKomm #LieferLandNo #LieferLand #KAKz1-#KAKz20 #KAFilialNo #KAAUArtNo #KAAUBez #HAKANo #ProjNo #KUBestellNo #ABDatum #ABDatum_JAHR #ABDatum_MONAT #ABDatum_TAG Nur wenn AUFTRAG_KOPF.PROJEKT_NO!= NULL #ProjBez #ProjKurzbez #ProjKz1-#ProjKz Beleg Kunde KUNDE KURZ NAME_1 NAME_2 NAME_3 LAND_NO LAND #KUKurzbez #KundeName2 #KundeName3 Seite: 14 von 17
15 KUNDENGRUPPE PREISGRUPPE GEBIET KATEGORIE TOUR ZENTRALREG_NO #KUGruppe #KUPreisGruppe #KUGebiet #KUKz1 - #KUKz20 #KUKategorie #KUTour #KUZentralregNo 5.9 Beleg Lieferant LIEFERANT LIEFERANT_NO KURZ NAME_1 NAME_2 NAME_3 LAND_NO LAND KZ1 KZ20 KATEGORIE #LieferantNo #LIKurzbez #LieferantName1 #LieferantName2 #LieferantName3 #LieferantLandNo #LieferantLand #LIKz1-LIKz20 #LIKategorie 5.10 Beleg Artikel HANDELSWARE HW_NO _2 KURZ VORZUG_LIEFERANT HW_GRUPPE_NO HW_SUB_GRUPPE_NO #ARTNo #ARTBez #ARTBez2 #ARTKurzBez #ARTVorzugLieferant #ARTGruppeNo #ARTSubGruppeNo #ARTKz1 - #ARTKz Beleg Techn. Auftragskopf TAUFTRAG_KOPF TAUFTRAG_NO ERFASSUNG_DATUM AUFTRAGSART_NO AUFTRAGSDATUM AUFTRAG_KOPF #TANo #TABez #TAKomm #TAErfDatum #TAErfDatum_JAHR #TAErfDatum_MONAT #TAErfDatum_TAG #TAAUArtNo #TAAUBez #TAErfNo #TAErfVorname #TAErfNachname #TADatum #TADatum_JAHR #TADatum_MONAT #TADAtum_TAG #TAKz1 - #TAKz20 Wenn TAUFTRAG_KOPF.KAUFTRAG_NO!= NULL Seite: 15 von 17
16 AUFTRAG_NO LIEFER_LAND_NO LIEFER_LAND LIEFERART_NO HAUPTAUFTRAG_NO PROJEKT_NO KUNDE_BESTELL_NO AUFTRAGSDATUM PROJEKT KURZ #KANo #KABez #KAErfNo #KAErfVorname #KAErfNachname #KABerNo #KABerVorname #KABerNachname #KASachbNo #KASachbVorname #KASachbNachname #KAArchitekt #KABautraeger #KAKomm #LieferLandNo #LieferLand #KAKz1-#KAKz20 #VersandartNo #VersandartBez #VersandartBeschr #KAFilialNo #HAKANo #ProjNo #KUBestellNo #ABDatum #ABDatum_JAHR #ABDatum_MONAT #ABDatum_TAG Nur wenn AUFTRAG_KOPF.PROJEKT_NO!= NULL #ProjBez #ProjKurzbez #ProjKz1-#ProjKz Beleg Projekt PROJEKT KURZ ERFASSUNG_DATUM STARTDATUM #ProjBez #ProjKurzbez #ProjErfDatum #ProjErfDatum_JAHR #ProjErfDatum_MONAT #ProjErfDatum_TAG #ProjStartDatum #ProjStartDatum_JAHR #ProjStartDatum_MONAT #ProjStartDatum_TAG #ProjKz1-#ProjKz20 Seite: 16 von 17
17 5.13 Beleg Personal PERSONAL PERSONAL_NO VORNAME NACHNAME KURZZEICHEN SV_NUMMER PERSONALGRUPPE BEARBEITERGRUPPE KZ1 KZ20 #PERNo #PERVorname #PERNachname #PERKurzzeichen #PERSVNo #PERPersGruppe #PERBearbeiterGruppe #PERKz1 PERKz20 Seite: 17 von 17
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