Stellenverwaltung für Schulen

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1 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT Abteilung Volksschule ANWENDUNGSDOKUMENTATION Stellenverwaltung für Schulen Oktober 2013

2 Inhalt Toolanwendung Stellenverwaltung Einstieg in die Stellenverwaltung Stellen ausschreiben und bearbeiten Kontaktdaten Neue Stellen erfassen und publizieren Stellen bearbeiten Offene Stellen durchsuchen Spontanbewerbungen durchsuchen Seite 2 von 11

3 Toolanwendung Stellenverwaltung Über die Stellenverwaltung können Schulen ihre offenen Stellen publizieren und stellensuchende Lehrpersonen sich online bewerben. Zusätzlich haben Schulen die Möglichkeit, bei den von stellensuchenden Lehrpersonen ausgestellte Spontanbewerbungen, nach einer Person mit bestimmtem Profil zu durchsuchen. Die Zugriffsberechtigungen werden über die Benutzerverwaltung auf die Stellenverwaltung erteilt. Einem Benutzer können auch mehrere Berechtigungen zugesprochen werden. Berechtigung Kontaktdaten Stellenverwaltung Spontanbewerbungen einsehen Stellen publizieren Stellen verwalten Funktionalitäten Kontaktdaten für Stellenausschreibung verwalten. Die Kontaktdaten können bei jeder Ausschreibung automatisch abgerufen werden. Liste der Spontanbewerbungen einsehen. Erfasste Stellen publizieren, bestehende Stellen bearbeiten, Bewerbungen bearbeiten. Stellen erfassen / bearbeiten / löschen / online Bewerbungen bearbeiten 1. Einstieg in die Stellenverwaltung Die Stellenverwaltung besteht aus drei Grundfunktionalitäten. Diese sind in der obersten Spalte durch Buttons gekennzeichnet. Unter "Offene Stellen" werden alle publizierten Stellen von Schulen im Kanton Aargau angezeigt. Unter "Stellen der folgenden Schule verwalten" können Stellen ausgeschrieben und bearbeitet werden. Unter "Spontanbewerbungen" können Spontanbewerbungen von stellensuchenden Lehrpersonen durch die Schulen eingesehen werden. 2. Stellen ausschreiben und bearbeiten In einem ersten Schritt muss die Schule, für welche die Stelle ausgeschrieben wird, unter "Stellen der folgenden Schule verwalten" angewählt werden. Alle in den nächsten Schritten beschriebenen Aktionen in der Stellenverwaltung werden nun im Namen dieser Schule vorgenommen. In den nächsten Abschnitten wird erklärt, wie Stellen erfasst, publiziert und wieder sistiert werden und wie Online-Bewerbungen bearbeitet werden können. 2.1 Kontaktdaten Unter Kontaktdaten können Angaben zur betreffenden Schule gemacht werden. Diese werden im System abgespeichert und können beim Erstellen einer neuen Stellenausschreibung automatisch hinzugefügt werden. Die Kontaktdaten sollen stelleninteressierten Lehrerinnen und Lehrern Auskunft darüber geben, an wen sie sich bezüglich einer Bewerbung wenden können. Seite 3 von 11

4 Schule auswählen "Kontaktdaten" anklicken. Kontaktangaben für stelleninteressierte Lehrerinnen und Lehrer nach Belieben erweitern. Abschliessen durch "Speichern". 2.2 Neue Stellen erfassen und publizieren Sobald die Kontaktdaten erfasst sind, kann unter "Neue Stelle erfassen" die auszuschreibende Stelle beschrieben werden. Dazu müssen Sie die in der Tabelle (unten) ersichtlichen Felder ausfüllen. Falls Sie ungültige Eingaben gemacht haben, werden diese durch einen roten Stern gekennzeichnet. Die Sterne sind mit einem Mouseover-Text versehen, welcher Auskunft darüber gibt, warum die Eingabe ungültig ist. Folgende Tabelle gibt detailliertere Auskünfte zu den auszufüllenden Feldern beim Erfassen einer neuen Stelle (bildlich auf Seite 6): Stellenart: Anstellung: Anmeldefrist: Geben Sie an, ob die ausgeschriebene Stelle eine befristete oder unbefristete Anstellung ist. Für Stellenantritte auf Beginn des Schuljahres muss immer der 1. August eingetragen werden (Format: dd.mm.yyyy). Die Anmeldefrist für die Bewerbungen ist frei zu wählen. Sie muss allerdings immer vor dem Anstellungsbeginn liegen. Seite 4 von 11

5 Schultypen / Funktionen: Beschäftigungsgrad: Bemerkungen: Vordefinierte Kontaktadresse: Kontakt: Zusätzliche Publikationen: Einstellungen: Wählen Sie die entsprechende Schulstufe, den Schultyp oder das entsprechende schulische Angebot aus. Wenn Sie "Pensen/Fächer spezifizieren" aktiviert haben, wird dieser Eintrag erstellt (nicht überschreibbar). Wenn Sie unter der Spezifizierung verschiedene Schulstufen bzw. typen auswählen, wird die Stelle später mit "Diverse Schultypen" angezeigt. Es stehen drei Möglichkeiten zur Angabe des Beschäftigungsgrads zur Verfügung. Sie können Fächer mit entsprechenden Angaben des Pensums differenzieren, eine feste Anzahl Wochenlektionen oder einen festen Anstellungsgrad angeben. Es kann auch ein Rahmen festgelegt werden, in welchem sich das Pensum bewegen kann. Unter Bemerkungen können Sie ergänzende Erläuterungen und kurze Detailangaben zu der ausgeschriebenen Stelle bzw. zum Pensum erfassen. Das Freitextfeld ist auf 250 Zeichen und 5 Zeilen begrenzt. Fächerspezifizierungen welche im Bemerkungsfeld eintragen werden, werden bei der Suche oder Filterung von Stellen nicht berücksichtigt. Für Fächerspezifizierungen benutzen Sie bitte die entsprechende Option "Pensen/Fächer spezifizieren". Wählen Sie die betreffende Schule. Diese Funktion zeigt automatisch die unter "Kontaktdaten" gemachten Angaben im Feld "Kontakt" an. Hier wird die in den Stammdaten eingetragene Postanschrift zur ausgewählten Schule automatisch eingetragen. Die Angaben können geändert werden, wenn Sie die Zustellung der Bewerbungen an eine abweichende Adresse wünschen. Das Textfeld ist auf 1024 Zeichen begrenzt. Wenn Sie die Option "Schulblatt" aktivieren, wird die Ausschreibung in der nächst möglichen Ausgabe des Schulblatts Aargau und Solothurn unter "Offene Stellen" publiziert. Jede Stelle wird für jeweils eine Publikation im Schulblatt vorgesehen. Kurzfristige Änderungs- und Stornierungswünsche melden die Anstellungsbehörden bitte unter Angaben der Stellen-ID bis Montagmorgen, 9.00 Uhr, vor Erscheinungsdatum per Mail direkt an: 'schulblatt@vsdruck.ch'. Eine zusätzliche Publikation auf Jobwinner.ch (Schweiz) und Stellenanzeigen.de (Deutschland) ist kostenpflichtig. Unter Einstellungen können Sie die verwaltende Schule bestimmen und festlegen, über welche Aktivitäten die verwaltende Schule per benachrichtigt werden soll. Empfängeradresse ist jeweils jene, die unter "Kontaktdaten" der ausgewählten verwaltenden Schule gespeichert wurde. Alle weiteren Statusänderungen der Stelle können nur durch die ausgewählte verwaltende Schule vorgenommen werden. Seite 5 von 11

6 Nach dem Ausfüllen der Anzahl Lektionen / Stellenprozente die Diskette wählen, um die Eingabe abzuspeichern. Hier werden die Kontaktangaben der Schule angezeigt, die zuvor unter "Kontaktdaten" erfasst wurden. Diese können hier noch geändert oder ergänzt werden. Entweder durch "Zwischenspeichern" abschliessen: Die Stelle wird unter "Zwischengespeicherte Stellen" abgespeichert. (Siehe nächster Abschnitt) Oder durch "Zur Publikation freigeben" abschliessen: Die Stelle wird unter "Zur Publikation freigegebene Stellen" abgespeichert. (Siehe nächster Abschnitt) Seite 6 von 11

7 2.3 Stellen bearbeiten Mit einem Klick auf das Feld "Stellen bearbeiten" kann man die nächsten Schritte bis zur Publikation vornehmen. Um die Stellen anzuzeigen, muss unter "Sichtbare Stellenpublikationen" der Status ausgewählt werden, in welchem die Stellenausschreibung zurzeit abgespeichert ist. Falls Sie die Stelle, die vorher erstellt wurde, mit "Zwischenspeichern" abgeschlossen haben, müssen Sie folgende Schritte vornehmen: Die beim letzten Schritt zwischengespeicherten Stellen können nun mit einem Klick auf die Lupe bearbeitet oder mit "Sistieren" sistiert werden. Nachdem Sie die zwischengespeicherten Informationen bearbeitet haben, wählen Sie "Zur Publikation freigeben". Bei "Stellen bearbeiten" finden Sie die Stelle unter "Zur Publikation freigegebene Stellen". Hier befinden sich auch diejenigen Stellen, die beim ersten Schritt mit "Zur Publikation freigegeben" abgeschlossen wurden. Durch das Wählen von "Sistieren" kann die Stelle auch hier wieder direkt sistiert werden und ist danach unter "Sistierte Stellen" abgespeichert. Wählen um die Stelle zu publizieren. Die publizierten Stellen sind nun unter "Offene Stellen" veröffentlicht worden und für alle Bewerber sichtbar. Seite 7 von 11

8 Übersicht Status der Stellen: Neue Stelle erfassen Zwischengespeicherte Stellen: Hier können Stellen abgespeichert werden, bei welchen noch nicht sicher ist, ob sie publiziert werden sollen. Diese Stufe kann jedoch auch übersprungen werden, sofern beim Erstellen der neuen Stelle als Abschluss "Zur Publikation freigeben" gewählt wurde. Zur Publikation freigegebene Stellen: Hier sind die Stellen abgespeichert, bevor sie publiziert werden. Publizierte Stellen: Diese Stellen erscheinen unter "Offene Stellen". Daher sind diese für interessierte Lehrerinnen und Lehrer ersichtlich. Dementsprechend können Bewerbungen abgegeben werden. Laufende Stellen: Zurzeit sind die Bewerbungen für diese Stellen in Bearbeitung. Die Stellen sind nicht mehr publiziert. Sistierte Stellen: Die Bearbeitung der Bewerbungen der auf dieser Stufe abgespeicherten Stellen ist abgeschlossen Publizierte Stellen Laufende Stellen Unter "Publizierte Stellen" finden Sie Ihre aktuell veröffentlichten Stellen. Unter anderem sehen Sie die eingegangenen Bewerbungen von Lehrpersonen, ausserdem können Sie hier die Stellenpublikation beenden. Da die Bewerbenden der Stelle den Status Ihrer Bewerbung ebenfalls sehen, wird empfohlen, während dieser Stufe mit den entsprechenden Personen in Kontakt zu treten und den Bewerbungsstatus auf In Bearbeitung zu wechseln, damit es keine Missverständnisse gibt. Wenn Sie die Publikation beenden, wird sich die Stelle in die Gruppe "Laufende Stellen" verschieben und wird nicht mehr bei den offenen Stellen zu finden sein. 2. Wählen um die Publikation zu beenden. 1. Bewerbungsstatus eingeben. Dieser ist für die Bewerbenden ersichtlich. Seite 8 von 11

9 2.3.2 Laufende Stellen Sistierte Stellen In der Phase der laufenden Stellen haben Sie Zeit mit den Bewerbern Kontakt aufzunehmen und Ihre Auswahl zu treffen. Um die Stelle komplett zu sistieren, müssen Sie den Bewerbungsstatus auf "Abgeschlossen" setzen. Bitte tun Sie das nur, wenn Sie alle Bewerber kontaktiert haben und Sie Ihre endgültige Entscheidung getroffen haben. 2. Wählen um die laufende Stelle abzuschliessen. 1. Der Bewerbungsstatus muss dazu als Abgeschlossen angegeben sein Sistierte Stellen Zwischengespeicherte Stellen Es besteht die Möglichkeit, sistierte Stellen zu reaktivieren und erneut auszuschreiben. Wählen um die sistierte Stelle zu reaktivieren. Anschliessend ist die Stelle wieder unter "Zwischengespeicherte Stellen" abgespeichert und kann von dort aus neu publiziert werden. Seite 9 von 11

10 3. Offene Stellen durchsuchen Im Bereich "Offene Stellen" sind alle zurzeit publizierten Stellen aufgelistet (sowohl die der eigenen, als auch jene der anderen Schulen im Kanton). Mithilfe einer Suchoption können die Stellenangebote nach den Kriterien Anstellungsart, Schulstufen, Bezirk und Schulfach gefiltert werden. Beachten Sie: Nachdem Sie "Suchen" angewählt haben, werden hier alle gefundenen Stellenausschreibungen entsprechend den oben angegebenen Kriterien angezeigt. Wenn Sie auf "Zurücksetzen" klicken, werden wieder alle Stellenangebote ohne Einschränkungen angezeigt. Wenn Sie die Lupe unter "Details" anklicken, werden weitere Angaben zur Stelle ersichtlich. Seite 10 von 11

11 4. Spontanbewerbungen durchsuchen Im Bereich Spontanbewerbungen können Sie Bewerbungen durchsuchen, welche stellensuchende Lehrpersonen publiziert haben. Diese beinhalten die Personen- sowie Bewerbungsdaten der Lehrperson. Ebenfalls in der Spontanbewerbung enthalten ist ein Lebenslauf der Lehrperson. Dieser ist als Datei angeknüpft oder online abrufbar. Auswahlkriterien können dabei helfen, die Suche einzuschränken. Dabei kann nach Anstellungsart, Anstellungsbeginn, Bezirk, Schulstufe und/oder Fächer sortiert werden. Ausgewählte Personen können anschliessend per kontaktiert werden. Auch hier kann wieder eine Einschränkung der Suchresultate getroffen werden. Durch das Wählen von "Suchen" wird die Selektion gestartet. Die Ergebnisse der Suche werden unterhalb der Suchoption aufgelistet. Beachten Sie: Wenn Sie auf "Zurücksetzen" klicken werden alle Spontanbewerbungen ohne Einschränkungen angezeigt. Wenn Sie die Lupe unter "Details" anwählen, erscheint ein Pop-up (wie bei den offenen Stellen) und weitere Informationen zur Spontanbewerbung werden ersichtlich. Seite 11 von 11