Geistes-, Natur-, Sozial- und Technikwissenschaften Transcending Boundaries. Gesamtinitiative Digitaler Campus: BIS 3.0

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Anneliese Geier
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2 Agenda 1. Ausgangssituation 2. Vorprojekt 3. Gesamtinitiative 4. Bewertung 5. Ausblick

3 Ausgangssituation heterogene Systemlandschaft auslaufende Systeme im Bereich Studierendenverwaltung abgängige Systeme für Platzvergabe und Raumverwaltung Eigenentwicklungen ohne Entwickler

4 Vorgeschichte

5 Ausgangssituation heterogene Systemlandschaft auslaufende Systeme im Bereich Studierendenverwaltung abgängige Systeme für Platzvergabe und Raumverwaltung Eigenentwicklungen ohne Entwickler aber auch: ausgeprägte Service-Orientierung des BIS-Teams hohe Zufriedenheit mit dem BIS 2.0 (Personal- und Einrichtungsverzeichnis, Mailverteiler, Online-Vorlesungsverzeichnis, Prüfungsverwaltung, Studieninformation) aktuell Ausbau der Prüfungsverwaltung und der Studieninformation im BIS 2.0 Kaum Handlungsbedarf aus Sicht der Fakultäten!

6 Ausgangssituation elearning konkurrierende Systeme (StudIP, ekvv, Moodle, ILIAS u.a.) StudIP als zentral unterstütztes System für elearning-szenarien nur bedingt geeignet fehlende Anbindung von StudIP an das Online-Vorlesungsverzeichnis (ekvv) Erfahrungen mit Projekten Identity Management Umstellung auf kaufmännische Buchführung, SAP-Einführung UniCard Studienstrukturreform Erfahrungen anderer Hochschulen mit projekten

7 Vorprojekt Vorprojekt zur Vorbereitung und Strukturierung der Vorhabens Laufzeit: März bis August 2011 unterstützt durch die Firma myconsult GmbH, Paderborn Beteiligung aller Einrichtungen und Akteure, die in der Gesamtinitiative eine zentrale Rolle spielen werden, u.a. Studierendensekretariat OSL-Team Fakultäten (1 Vertreter für 13 Fakultäten), BiSEd (ehem. ZfL) BIS-Team Hochschulrechenzentrum ServiceCenter Medien Vertreter der Hochschulleitung (zukünftige Strategische Leitung) Format: Workshops zu den verschiedenen Elementen der Projektplanung

8 Vorprojekt Themen der Workshops Vision für die Gesamtinitiative Zielplanung Umfeld- und Stakeholderanalyse Risiken und Chancen Kommunikation, Stakeholdermanagement Projektorganisation Phasenplanung und Aufwandsschätzung für die einzelnen Projekte Ergebnisse Vision und Ziele der Gesamtinitiative Organisation und Struktur der Gesamtinitiative Projekthandbuch Projektsteckbriefe mit Projektzielen und Aufwandschätzungen Budgetplanung Entscheidungsvorlage für das Rektorat BIS 3.0 ist in den Köpfen

9 Organisation Rektorat (Auftraggeber) Geschäftsführung (Projektassistenz, Projektmanagement, Prozessmanagement, Changemanagement, Kommunikation) Strategische Leitung Gesamtinitiative Operative Leitung Gesamtinitiative berät berät Lenkungskreis (Fakultätsvertreter, BiSEd, studentischer Vertreter, Vertreter zentraler Services) Fachausschuss (Fakultäten, BiSEd, Studierende, zentrale Services, Datenschutz, IT-Sicherheit) Externe Berater unterstützstützen Team BIS 3.0 (Operative Leitung, Projektleitungen, Geschäftsführung) Projektleitung Projektleitung Projektleitungen Projektteams Teilprojektleitung Teilprojektleitung Arbeitsbereichsverantwortlicher Mitarbeiter des Teilprojekts Mitarbeiter des Teilprojekts Mitarbeiter des Arbeitsbereichs

10 Rektorat Prorektor für Qualitätsentwicklung Lehre und Digitaler Studium Forschung, Campus:... Internationales BIS Prorektorin für Prorektor für Prorektorin für Gesamtinitiative Organisation Kanzler ständige Vertreterin des Kanzlers Zentrale Universitätsverwaltung Dezernat I Planung und Controlling Dezernat II Akad. u. stud. Angelegenheiten, Justiziariat Dezernat III Personalangelegenheiten Dezernat FM Facility Management Dezernat F Finanzmanagement, Beschaffung Dezernat FFT Forschungsförderung & Transfer Dezernat IT/Orga Team Organisation von Studium und Lehre (OSL) Projektbüro (Projektassistenz, Projektmanagement, Prozessmanagement, Changemanagement, Kommunikation) Externe Berater Leitung Teilprojekt 1 Mitarbeiter Teilprojekt 1 Projektleitung unterstützt unterstützen Leitung Teilprojekt 2 Mitarbeiter Teilprojekt 2 Servicebereich Beratung für Studium, Lehre und Karriere (SL_K5) Auftraggeber Lenkungsausschuss berät berät Leitung Teilprojekt 3 Mitarbeiter Teilprojekt 3 Projekt Digitaler Campus CIO Sounding Board (4 Fakultätsvertreter, je 1 Vertreter BiSed, AStA, HRZ, UB, Dezernat II) Fachausschuss (Fakultäten, BiSEd, Studierende, zentrale Services, Datenschutz, IT-Sicherheit) Leitung Teilprojekt 4 Mitarbeiter Teilprojekt 4 Hochschulrechenzentrum (HRZ) Zentrale Serviceeinrichtungen Universitätsbibliothek (UB) Service Center Medien (SCM)... Personalräte AStA Fachschaften Prorektor für Finanzangelegenheiten... Rektor Zentrale wissenschaftliche Einrichtungen BiSEd (Bielefelder School of Education)... Fakultäten Fakultät für Biologie Fakultät für Chemie Fakultät für Erziehungswissenschaft Fakultät für Geschichtswiss., Philosophie und Theologie Fakultät für Gesundheitswissenschaften Fakultät für Physik Fakultät für Linguistik und Literaturwissenschaft Fakultät für Mathematik Fakultät für Psychologie und Sportwissenschaft Fakultät für Rechtswissenschaft Fakultät für Soziologie Technische Fakultät Fakultät für Wirtschaftswissenschaften

Strukturierung Projekt 0 (Vorprojekt) Projektplanung Projektrahmen Entscheidung Projektmanagement, Prozessmanagement, Changemanagement, Kommunikation

Aufwands Projekt 3 Implementierung Kernfunktionalitäten Projekt 4 Verstetigung Spezifikation elearning Implementierung und Rollout elearning Integration

11 Strukturierung Projekt 0 (Vorprojekt) Projektplanung Projektrahmen Entscheidung Projektmanagement, Prozessmanagement, Changemanagement, Kommunikation Integration Projekt 1 Sollkonzeption Projekt 2 Ausschreibung system Projekt 5 Studentischer Arbeitsplatz Entscheidung 80% des im Vorprojekt geschätzten Aufwands Projekt 3 Implementierung Kernfunktionalitäten Projekt 4 Verstetigung Spezifikation elearning Implementierung und Rollout elearning Integration Sharepoint - BIS/eKVV 2.0 Integration Sharepoint - Projekt 6 Technische Infrastruktur Einführung Sharepoint Betrieb Sharepoint 10/ / / /2015

12 Strukturierung Projekt 0 (Vorprojekt) Projektplanung Projektrahmen Projektmanagement, Prozessmanagement, Changemanagement, Kommunikation Integration Projekt 1 Sollkonzeption Projekt 5 Studentischer Arbeitsplatz Spezifikation elearning Projekt 6 Technische Infrastruktur Einführung Sharepoint Projekt 2 Ausschreibung system Implementierung und Rollout elearning Integration Sharepoint - BIS/eKVV 2.0 Projekt 3 Implementierung Kernfunktionalitäten Integration Sharepoint - Betrieb Sharepoint 10/ / / /2015 Projekt 4 Verstetigung Evaluation von Lehrveranstaltungen Eignungstest Incomings u. Outgoings (MoveOn) Verwaltung Praxissemester Praktikumsverwaltung elektronische Prüfungen Portal Data Warehouse Studium und Lehre SSC One Face to the Cusomer BIS-BenV ins IDM

13 Bewertung Vorprojekt BIS 3.0 sehr gute, belastbare Entscheidungsgrundlage für das Rektorat transparente Projektplanung als Voraussetzung für Beteiligung und Akzeptanz Voraussetzung für die aktive Unterstützung der Gesamtinitiative durch die Hochschulleitung (Kick-off-Veranstaltung, Mittagsgespräch des Kanzlers ) Voraussetzung für die zielorientierte Steuerung durch die Strategische Leitung (= Lenkungsausschuss) Vorprojekten im Allgemeinen Nach Scheuring (in Gessler 2011, S. 718) hängt der Projekterfolg zu 50 % an einer guten Projektvorbereitung. Ein Vorprojekt ist also immer eine gute Investition nicht nur bei Großprojekten. Wichtig ist, dass die Vorprojekte ergebnisoffen sind. Auch ein (noch) nicht durchgeführtes Projekt kann eine gute Investition sein.

14 Ausblick Projektstart Projektende! Mindestens so wichtig wie ein guter Projektstart ist, dass Projekte auch beendet werden! Beispiel Projekt 4 der Gesamtinitiative Beispiel BIS-Projekt Multiprojektmanagement oder Projektportfoliomanagement Projektmanagementleitfaden als Grundlage für ein gemeinsames Projektverständnis einheitliche Projektdefinition Bewertung und Priorisierung von Projekten vor dem Hintergrund der gesamten Projektlandschaft Transparenter Status der einzelnen Projekte

15 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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