Oracle EBS Web ADI Integrator selber erstellen

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1 Oracle EBS Web ADI Integrator selber erstellen Dirk Blaurock Dirk Blaurock IT-Consulting Pinneberg Schlüsselworte: Oracle E-Business Suite, Web ADI, Datenintegration Einleitung Die Oracle E-Business Suite wird in den wenigstens Unternehmen als alleiniges System verwendet, sondern ist meistens an bestehende interne und externe EDV Vorsysteme angebunden. Typisches Beispiel dafür sind branchenspezifische Systeme, welche an das ERP System von Oracle die Kunden- und Abrechnungsdaten für die Fakturierung in der Buchhaltung liefern. Die Anbindung von Systemen erfolgt in der Regel über fest definierte Schnittstellen, in denen das Format des Datenaustausches festgelegt ist. Eine Möglichkeit des Eingreifens für einen Endbenutzer in den Datenstrom ist vielfältig nicht möglich und auch nicht erwünscht. Gemeinsam haben diese Systemeinbindungen, welche meistens bei der Oracle EBS Implementierung erstellt wurden, das feste Datenformat des Austausches und das zusätzliche Programme in der Oracle E-Business Suite entwickelt wurden, es also einen nicht unerheblichen Entwicklungsaufwand gab.. Für das Einbinden von externen Daten in die Oracle E-Business Suite gibt es für den Endbenutzer zudem die Funktionalität des Web ADI (Application Desktop Integrator), worüber über Vorlagen via Microsoft Excel Daten geladen werden können. Der Anwender wählt, unter Berücksichtigung des Oracle EBS Sicherheitskonzept, nur das ADI Template aus, erfasst die Daten in Excel bzw. kopiert diese dahin und startet das Hochladen in die Oracle E-Business Suite. Die Daten werden bei erfolgreicher Validierung automatisch geladen, Fehler können in Excel korrigiert werden und anschließend erneut verarbeitet werden. Anwendung findet der ADI häufig beim Laden von Buchungsjournals in das Oracle General Ledger. Es gibt aber auch Vorlagen zum Laden von Daten in Oracle Projects (PA), Oracle Human Ressource (HR) oder z.b. Oracle Anlagen (FA). Jedoch gibt es in Oracle nur fest definierte Vorlagen zum Laden bestimmter Daten. Steht einem Anwender weder eine Schnittstelle noch ein ADI Sheet zur Verfügung, so werden externe Daten meistens manuell erfasst. Da werden z.b. Studenten für die Massen Datenerfassung in der Buchhaltung eingesetzt, welches aber aufgrund der manuellen Tätigkeit mit vielen Fehlern verbunden ist. Dabei gibt es in dem Oracle EBS Framework eine einfache Möglichkeit, eigene ADI Sheets zu erstellen, um auf diesen Wege eine schnelle und flexible Integration von Daten zu

2 ermöglichen. So könnten über diese Wege sehr leicht Massendaten wie Kunden-/Adressdaten geladen werden, welche z.b. von einem Kunden elektronisch bereitgestellt werden. Oracle Web ADI Der Oracle Web ADI ist Bestandteil des Oracle EBS Frameworks und der Nachfolger von dem klassischen Oracle ADI. Der Oracle ADI war eine Client/Server Lösung, welcher lokal auf dem Computer installiert werden musste. Der Oracle Web ADI dagegen ist eine Art Modul in der Oracle E-Business Suite, welche eingebunden ist in das Sicherheitskonzept und ohne eine Installation auf dem lokalen Computer auskommt. Er lässt sich direkt aus der Oracle EBS starten. Abb. 1: Starten des ADI aus der Oracle EBS Nach der Auswahl der entsprechenden Vorlage und der Bestätigung von einige Angaben in Form eines Wizard wird automatisch MS-Excel aufgerufen, in welches die zu ladenden Daten erfasst/kopiert werden. Abb. 2: Daten in Excel erfassen

3 Nach der Erfassung der Daten erfolgt der Upload in die Oracle E-Business Suite, wobei die Daten validiert werden und bei Ordnungsmäßigkeit automatisch verarbeitet werden. Anschließend sind die Daten in die EBS Anwendung geladen und stehen dort zur Weiterverarbeitung bereit. Abb. 3: Excel Daten wurden geladen (Beispiel: Hauptbuch) Der Oracle Web ADI stellt somit eine für den Anwender einfache Art und Weise dar, Massendaten zu laden, wenn es keine vordefinierte feste Schnittstelle gibt. Beim Web ADI gibt es viele Vorlagen, die gebräuchlichsten sind dabei die für Buchungen im Hauptbuch, Anlagen und Projektaufwände. Eigene Web ADI Sheets definieren Für den Fall, dass es von Oracle keine Standard Web ADI Vorlage gibt, bleibt eigentlich nur die manuelle Erfassung der Daten, eine kosten- und zeitintensive Entwicklung einer neuen Schnittstelle oder die Nutzung von Zusatztool von Drittanbietern. Es gibt jedoch noch eine vierte Möglichkeit, die Erstellung eigener Web ADI Vorlagen auch auf Objekte, welche Oracle bislang nicht für den ADI vorgesehen hat. Die Funktionalität dazu ist im Framework der Oracle EBS vorhanden, dabei jedoch undokumentiert und somit auch nicht von Oracle offiziell unterstützt. Der Weg der Anlage eigener ADI Vorlagen/Integratoren ist dabei schnell und einfach umgesetzt und, solange nur Standard Schnittstellentabellen mit ihrer eigenen Datenvalidierung genutzt werden, unkritisch. Zur Anlage eines eigenen Web ADI Integrator muss dieser in Zusammenhang mit der Interface Zieltabelle in Oracle registriert werden. Die Registrierung erfolgt mittels einiger Web ADI Programme z.b. durch ein SQL Script. Zudem muss auf der Datenbank eine leere Prozedere angelegt sein. Dieses ist eigentlich die einzige technische Tätigkeit, welche durch die EDV Abteilung durchgeführt werden sollte. Die Web ADI Registrierung ist recht einfach, solange es in Oracle nur eine Ziel Interfacetabelle gibt. Bei Master-/Detailtabellen (z.b. Kreditoren Rechnungsimport) muss zuerst eine denormalisierte Tabelle als Zieltabelle für den ADI erstellt werden und ein kleines Programm zum übertragen der Daten von dieser in die Standard Schnittstellentabelle erstellt werden. Aber auch dabei ist der Aufwand gegenüber einer vollständigen Schnittstelle wesentlichen geringer.

4 In dem nachfolgenden Beispiel wird ein eigener Integrator auf dem Standard GL Interface erstellt. Anstatt des Standard GL Interface kann auch jede andere Oracle Standard Interfactabelle genutzt werden, um auch andere Daten als GL Buchungsdaten zu laden. Abb. 4: Registrieren des Web ADI Integrator Nach der Registrierung des neuen ADI Integrator kann dieser über die Oracle EBS ausgewählt werden, um sein Layout anzupassen. Abb. 5: Registrieren des Web ADI Integrator Bei der Anpassung des Layouts können im Integrator die optionalen Felder aktiviert, bzw. deaktiviert werden. Bei der Layout Definition sollte genau überlegt werden, welche Daten im ADI Sheet zur Verfügung stehen sollen und welche Art von Standardwerten hinterlegt werden sollen. Durch diese Angaben lässt sich in der ADI Vorlagen die Erfassung für den Endanwender stark

5 optimieren. Zur Sicherung der Datenqualität sollten zudem weitgehend SQL Statements zur Datenauswahl- und Validierung hinterlegt werden. Abb. 6: Anpassen des ADI Layout Nach der Fertigstellung des eigenen ADI Layouts steht dieser ab sofort in der Oracle EBS als Standard Vorlage zur Verfügung. Abb. 7: Angepasster ADI

6 Die neue ADI Vorlage wird mit dem im Layout definierten Feldern geöffnet und dabei die Standardwerte eingefügt. Bei den noch leeren Feldern kann nun der Benutzer die in die EBS zu ladenden Daten erfassen bzw. hineinkopieren und dann den Upload starten. Kundenimport via Web ADI Ein weiteres Beispiel für die Nutzung von eigenen ADI Sheets ist der Kundenimport nach Oracle Debitoren. Für Oracle Debitoren existiert ein Standard Interface, jedoch zum Laden von Kundendaten kein ADI Sheet. Wenn aber z.b. ein neuer Kunde mit sehr vielen Niederlassungen in der Finanzbuchhaltung erfasst werden muss, ist das Laden über einen Web ADI schnell und effektiv. Zuerst wird der Integrator mittels eines SQL Skriptes registriert, dabei wird die Standard Oracle Interfacetabelle RA_CUSTOMER_INTERFACE_ALL angegeben. Anschließend wird über die ADI Zuständigkeit der Oracle EBS das Layout des ADI definiert. Abb. 8: Angepasster AD Hierbei werden die im ADI Sheet anzuzeigenden Felder definiert (ADRESS1,ADDRESS2, CITY, POSTAL_CODE,..). Nach der Layout Definition des Integrators ist dieser als ADI Vorlage in Oracle nutzbar.

7 Abb. 9: Kunden ADI Sheet ausfüllen Nachdem die Daten in Excel erfasst wurden, können die Daten direkt über MS-Excel in die Oracle EBS geladen werden. Abschließend muss in Oracle noch die Standard Kundenschnittstelle gestartet werden, welches die Daten im Interface validiert und in den Oracle EBS Kundenstamm lädt. Etwaige Fehler sind in der Schnittstelle zu korrigieren. Anschließend sind die über MS-Excel erfassten Kundendaten nutzbar. Abb. 10: Geladene Kundendaten in Oracle verwenden Kreditoren Rechnungsimport via Web ADI Ein weiteres Beispiel für den Import ist der kreditorische Rechnungsimport in die Oracle E- Business Suite, dieses könnte z.b. sinnvoll sein um elektronisch vorliegende Eingangsrechnungen (z.b. Tankkartenabrechnungen) einfach und schnell via MS-Excel zu laden. Da der Web ADI nur direkt immer in eine Tabelle hochladen kann, das Interface intern

8 in Oracle jedoch aus 2 Tabellen besteht, ist hier ein etwas höherer technischer Aufwand notwendig. Zuerst wird eine neue flache Tabelle mit der Obermenge der Felder von den 2 Standard Tabellen in Oracle angelegt und diese Tabelle in der Oracle EBS registriert. Zudem muss ein kleines Programm (z.b. Trigger) auf dieser neuen Tabelle erstellt werden, welches die Daten von der flachen Tabelle in die beiden Schnittstellentabellen kopiert. Anschließend erfolgt analog dem obigen Beispiel die Registrierung des Integrators, wobei die flache Tabelle als Zieltabelle angegeben wird. Ebenso wird das Layout des Web ADI Sheet definiert, also die zu füllenden Spalten und Validierungen angegeben. Anschließend ist die Web ADI Vorlage nutzbar, die kreditorischen Rechnungsdaten können in MS-Excel erfasst/kopiert werden und in die Oracle EBS hochgeladen werden. Nach dem abschließenden Rechnungsimport in Kreditoren sind die Buchungen geladen, etwaige Fehler stehen im Interface Gateway von Oracle Kreditoren zur Korrektur. Zusammenfassung Die Nutzung von eigenen WEB ADI Vorlagen/Integratoren ist für die Anwendungsbereiche sinnvoll, wo es bei einer Oracle EBS Implementierung keine definierte Schnittstelle gibt und periodisch elektronische Massendaten geladen werden müssen. Periodisch heißt dabei aber ein paar Mal im Monat. Für tägliche Schnittstellen sollte immer versucht werden, eine automatisierte integrierte Schnittstelle zu nutzen, welche ohne manuelle Interaktionen von Anwendern auskommt. Von der technischen Seite her sollten vom Web ADI immer nur in Standard Interfacetabellen geschrieben werden, es darf nicht direkt in Oracle Zieltabellen geschrieben werden. Neben der beschriebenen Nutzung von Schnittstellentabellen gibt es bei der Web ADI Registrierung auch die Möglichkeit, nicht Interfacetabellen sondern Oracle API s anzugeben. Da Oracle mit der EBS immer mehr der Integration über Public API s geht, kann dieser Weg auch ein sinnvoller sein. Dieses muss jedoch immer individuell entschieden werden. Kontaktadresse: Dirk Blaurock Oracle E-Business Suite Berater Datumer Chaussee 186a D Pinneberg Telefon: +49(0) [email protected] Internet: