COMET ZENTREN KOSTENABRECHNUNG IM ECALL

Transkript

1 Christa Meyer I Projektcontrolling & Audit COMET ZENTREN KOSTENABRECHNUNG IM ECALL , Wien FFG I Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft I

2 COMET BERICHTSWESEN IM ECALL Ab wann findet das neue Berichtswesen Anwendung? Was ändert sich? Wichtige Punkte beim Befüllen im ecall Übersicht Ablauf - von der Eingabe der Kosten bis zur Prüfung vor Ort FFG I Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft I 2

3 AB WANN FINDET DAS NEUE BERICHTSWESEN ANWENDUNG? Mit Beginn einer neuen Förderungsperiode ab 2018: LCM, MCL, Digital Mobility ab 2019: Bioenergie 2020+, CBMed, CEST, K1-Met, Know, LEC, RCPE, SCCH, WOOD FFG I Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft I 3

4 WAS ÄNDERT SICH IM COMET BERICHTSWESEN? Es sind nur mehr Jahresberichte via ecall zu übermitteln Eingabe der Kosten des Zentrums und aller Partner im ecall. Keine Excel- Partnerabrechnungen mehr erforderlich Excel-Berichtstabelle wurde auf jährliche Berichte angepasst Im Rahmen der Prüfung vor Ort werden Kosten des Zentrums geprüft und ggf. andere laufende FFG Projekte. Die Prüfung der Partner erfolgt gesondert FFG I Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft I 4

5 WICHTIGE PUNKTE BEIM BEFÜLLEN IM ECALL Zentrum Personalkosten: = Summe Personalkosten des COMET Bereiches Anlagennutzung: = Summe aus Abschreibungen / Investitionen / Maschinennutzung COMET Sachkosten: = Summe Materialkosten und Summe bezogene Leistungen Drittkosten: = Summe sonstige Kosten und Summe sonstige Erträge Reisekosten: ist nicht zu befüllen Partner Standardabrechnung im ecall: pro wissenschaftlichen und Unternehmenspartner inkl. pauschalen Gemeinkostenzuschlagsatz in Höhe von 25% Beachten Sie: Im ecall sind alle Leistungen der wissenschaftlichen Partner zu erfassen. Auch jene die durch das Zentrum refundiert werden. Diese unterliegen auch den Vorgaben des jeweils gültigen Kostenleitfadens. FFG I Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft I 5

6 WICHTIGE PUNKTE BEIM BEFÜLLEN IM ECALL Tutorial in deutsch und englisch: Zentrumskosten: Eingabe Kosten im ecall erfolgt aggregiert Details in Excel-Berichtstabelle (keine Änderung) Partnerkosten: Nur Abrechnungen im ecall werden geprüft Basis für die Kostenprüfung sind die Werte im ecall Gesamtkosten pro Partner aus dem ecall sind in die Excel-Berichtstabelle zu übernehmen! FFG I Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft I 6

7 WICHTIGE PUNKTE BEIM BEFÜLLEN IM ECALL Übersicht im ecall über die Kosten aller Partner über den bisherigen Förderungszeitraum im Menüpunkt Berichte, Übersicht. FFG I Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft I 7

8 WICHTIGE PUNKTE BEIM BEFÜLLEN IM ECALL Übersicht im ecall über die Kosten aller Partner pro Berichtszeitraum im Menüpunkt Berichte, Übersicht, jeweiliger Bericht 1 Zwischenbericht FFG I Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft I 8

9 WICHTIGE PUNKTE BEIM BEFÜLLEN IM ECALL Excel-Tabelle: Daten aus der Buchhaltung können via Excel-Vorlage in den ecall übernommen werden (siehe Tutorial) FFG I Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft I 9

10 WICHTIGE PUNKTE BEIM BEFÜLLEN IM ECALL Bereinigen Sie vor dem Start der Berichtseingabe ihr Partnerkonsortium im ecall: Sind tatsächlich alle Partner im ecall erfasst? Sind Organisationen im ecall, die jedoch nicht mehr Partner sind? Insolvenzen / Eintritte / Austritte. Das Recht zur Kosteneingabe kann vom Partner an das Zentrum delegiert werden (ersichtlich im Menüpunkt Konsortialübersicht ) Künftig sieht nur das Zentrum alle Partnerabrechnungen (gilt für alle FFG-Projekte) FFG I Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft I 10

11 WICHTIGE PUNKTE BEIM BEFÜLLEN IM ECALL Alle Partner müssen ihre Abrechnung im ecall abgeschlossen haben (Status Zwischenbericht eingereicht ) erst dann kann das Zentrum /Konsortialführer den Bericht absenden. Dies gilt auch für Partner die in der Berichtsperiode keine Kosten abrechnen. Übersicht über Eingabestatus der Partner Menüpunkt Bericht, Unterpunkt Kosten Reiter Konsortialübersicht Zentren erhalten ein über die abgeschlossene Abrechnung im ecall der jeweiligen Partner Ist der Zwischenbericht noch nicht durch das Zentrum abgeschickt, kann die bereits abgeschlossene Abrechnung der Partner für die betreffende Berichtsperiode vom Zentrum wieder geöffnet werden WICHTIG! Tutorial im ecall ist auf deutsch und auf englisch verfügbar FFG I Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft I 11

12 ABLAUF PRÜFUNG Prüfung Jahresbericht in der FFG: Welche Dokumente sind erforderlich im ecall? Inhaltlicher Bericht, Excel Kostentabelle, Abrechnungen Zentrum und aller Partner Formalprüfung aller ecall Abrechnungen im Berichtszeitraum und ggf. Rückfragen/Stichproben bei Partnerabrechnung Zentrum bekommt eine ecall Nachricht mit der Info bis wann die Nachreichungen zu erbringen sind und welche Partner betroffen sind FFG I Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft I 12

13 ABLAUF PRÜFUNG Prüfung vor Ort: Erfolgt nach Wirtschaftsprüfung Bei der Prüfung vor Ort werden nur die Kosten des Zentrums geprüft Die Prüfung der Partnerkosten erfolgt im Zuge einer PvO (gemeinsam mit anderen Projekten des Partner) beim jeweiligen Partner. Die Auswahl der Partner erfolgt durch Stichprobenauswahl oder eine PvO wird in ad-hoc Anlaßfällen vorgenommen. Etwaige Änderung pro Partner auf Gesamtkostenebene werden im jeweils nächsten Zentrumprüfungsbericht an das Zentrum übermittelt FFG I Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft I 13

14 ÄNDERUNG KOSTENANERKENNTNIS ERGEBNIS RH PRÜFUNG Sämtliche Erlöse aus der Verwertung von COMET Forschungsergebnissen müssen als Reinvestition im nicht wirtschaftlichen Bereich verwendet werden. Es wird kein Abzug von den Kosten vorgenommen! Gültigkeit ab FFG I Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft I 14

15 IMPRESSUM VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT! FFG I Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft I