VR-Control-Outsourcing

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1 Controlling 33 VR-Control-Outsourcing Neue Wege in der Umsetzung von VR-Control Ralf Anacker/Peter Schminke Mit VR-Control-Outsourcing steht den Banken seit 2003/2004 eine weitere sehr effiziente Möglichkeit zur Einführung und Umsetzung von VR-Control zur Verfügung. Nach der Beschreibung der Inhalte des VR-Control-Outsourcingmodells und Darstellung des notwendigen Einführungsprozesses über ein so genanntes Vorprojekt zum Outsourcing wird ein Überblick über die aktuellen Outsourcingaktivitäten der Betreibergesellschaft Kompetenzzentrum BankBetriebswirtschaft GmbH (KBB) gegeben. VR-Control-Outsourcing als Alternative Zur Unterstützung der eigenen strategischen Positionierung steht den Volksbanken und Raiffeisenbanken mit VR-Control eine Steuerungskonzeption zur Verfügung, die eine Vielzahl neuer Instrumentarien und Ansätze zur Marktbearbeitung, Prozessorganisation und Risikosteuerung beinhaltet. Mit der Entscheidung für dieses Steuerungskonzept stellt sich für die Banken die Frage der effizienten Einführung und Umsetzung von VR- Control. Durch die Möglichkeit des Outsourcing administrativer Controllingaktivitäten an eine Betreibergesellschaft haben die Banken seit dem Jahr 2003 eine weitere, vor allem ressourcenschonende und kosteneffiziente Umsetzungsalternative. Gründe für VR-Control- Outsourcing Vor dem Hintergrund der mit der Umsetzung von VR-Control einhergehenden kapazitäts- und kostenmäßigen Belastungen stellt sich insbesondere auch verstärkt die Frage für kleinere und mittlere Banken, ob einzelne Prozessabschnitte aus VR-Control nicht auch in Verbundunternehmen übertragen werden können. Daraufhin hat der Bundesverband der Deutschen Volksbanken und Raiffeisenbanken e.v. (BVR) Ende 2002 ein Modell zur Auslagerung von administrativen Controllingtätigkeiten Teilprozesse des Controlling-Regelkreises, Planung, Vorsteuerung und Soll-Ist- Vergleich an eine Betreibergesellschaft ausgearbeitet. Die KBB GmbH als Tochtereinrichtung des Genossenschaftsverbands Frankfurt e.v. und der FIDUCIA IT AG hat federführend in den Arbeitskreissitzungen des BVR mitgewirkt und Anfang des Jahres 2003 ein Outsourcingmodell in Abstimmung mit dem BVR entwickelt, das 25 a Kreditwesengesetz (KWG) konform ist und den Banken im ersten Halbjahr 2003 zur Verfügung gestellt wurde. Das Outsourcingkonzept sieht eine dauerhafte operative Unterstützung der Banken in den Teilprozessen des Controlling-Regelkreises Planung, Vorsteuerung und Reporting für alle Bausteine von VR-Control (Gesamtbank-, Kundengeschäfts-, Adressrisiko, Marktpreissteuerung, Operationelle Risiken) vor. Hierbei wird nach Sicherstellung der Datenqualität durch die einzelne Bank auf Basis der Ergebnisdaten vonseiten der Betreibergesellschaft ein Reporting und eine Kommentierung mit Abweichungsanalyse erarbeitet. Vorteile von VR-Control-Outsourcing VR-Control-Outsourcing stellt für die Volksbanken und Raiffeisenbanken die Alternative dar, über die Auslagerung der Controllingaktivitäten an eine Betreibergesellschaft den Vorstand bzw. den Controller vor Ort soweit von administrativen Controlling- tätigkeiten deutlich zu entlasten, sodass Personal- und Qualifizierungskosten reduziert werden können. Mit der Outsourcingleistung ergibt sich für die Banken eine Vielzahl an Vorteilen: Automatische Reports schaffen mehr Freiraum für Entscheidung und Steuerung Wesentlich schnellere Einführung von VR-Control Die Einrichtung und Pflege der VR- Control-Software entfällt; Systemparameter werden im definierten Umfang getestet Die methodischen Weiterentwicklungen in der Banksteuerung wie z. B. VR-Control können schneller und nachhaltiger implementiert werden Einsparung von Controlling- und IT-Ressourcen inkl. Weiterbildungsund Vertretungskosten. Vorprojekt als Basis für VR-Control-Umsetzung Das Outsourcing-Modell der KBB GmbH sieht vor der eigentlichen Übernahme der Controllingleistungen die Durchführung eines Implemetierungsvorprojekts für die Outsourcingbanken in den jeweiligen Steuerungsbereichen vor. Ziel des Vorprojekts ist dabei, einen Abgleich der System- und Qualitätsanforderungen bei der Auftrag gebenden Bank mit den Zielanforderungen zu erreichen. Der Abgleich umfasst im Wesentlichen die Punkte Datenqualität (Erhebung der Ist-Situation, Maßnahmen zur Verbesserung der Datenqualität, Definition eines Zeitplans) sowie Workshops zur Vorstellung und Abstimmung des Planungsprozesses, der Vorsteuerungsmöglichkeiten und der VR-Control-Berichte zum Soll-Ist- Vergleich. Des Weiteren erfolgt im Vorprojekt die Systemeinrichtung auf Basis der berichtsrelevanten Einstellungen und die Erstellung der ersten

2 34 Controlling Reports für die einzelnen Steuerungsbereiche. Das Vorprojekt sieht dabei Einzelberatungstermine bei den Banken zur Vermittlung von betriebswirtschaftlichen Know-How in den einzelnen Steuerungsbereichen und zur Erarbeitung der Steuerungsparameter sowie die Softwareeinrichtung bei der Betreibergesellschaft vor. Die Dauer des Vorprojekts orientiert sich an dem aktuellen Umsetzungsstand der Bank zu VR-Control und beträgt drei bis sechs Monate. Das Vorprojekt schließt mit einem Bericht über den erreichten Qualitätsstandard ab. Die Inhalte orientieren sich an den jeweils aktuellen aufsichtsrechtlichen Erfordernissen, kombiniert mit den speziellen Anforderungen der Bank. In den bislang durchgeführten Implementierungsprojekten hat die KBB GmbH folgende Steuerungsbereiche erfolgreich eingeführt: Kundengeschäftssteuerung Adressrisikosteuerung Operationelle Risiken Marktpreisrisikosteuerung Gesamtbanksteuerung. Die betriebswirtschaftliche Beratung erfolgt in Form von Einzelberatungen vor Ort und dient zum einen der Vermittlung betriebswirtschaftlichen Schwerpunktwissens im jeweiligen Steuerungsbereich. Ferner wird an den Einzelberatungstagen in der jeweiligen Bank das komplexe Thema VR-Control an die Ausgangssituation der Bank und die daraus abgeleiteten Bedürfnisse angepasst. Dabei spielt die Validierung und Festlegung der bankeigenen Steuerungsparameter eine wesentliche Rolle. Beispiele sind: Produktkalkulation Konditionstableau Kreditrisikocontrolling Value-at-Risk-Parameter Benchmarks/Limite. Der zweite Leistungsbereich im Vorprojekt richtet sich an die technische Infrastruktur der Bank. Was nutzen Zielsysteme und Planungen, wenn sie operativ nicht messbar oder Programme unzureichend eingerichtet sind. Das zuvor definierte Sollkonzept wird in den Modulen des verbundweiten Softwarepakets VR-Control umgesetzt. Im Anschluss wird die Datenqualität geprüft, konkrete Fehlerhinweise besprochen, die Systeme administriert, die weitere Parametrisierung und Testläufe zur Datengewinnung vorgenommen. Schließlich werden im Rahmen des Outsourcing-Vorprojekts Testberichte auf Basis der von der Bank definierten Steuerungsparameter und der gewünschten Berichtsinhalte generiert, um damit die VR-Control-Auswertungen für die Bank greifbar zu machen. In diesem Stadium wird VR-Control für die Bank erlebbar und operativ nutzbar. Produktionsstatus haben derzeit 35 kleine und mittlere Primärinstitute im Verbandsgebiet. Die Entscheidungsträger dieser Banken erhalten regelmäßige VR-Control-Berichte (Abb. 1). Diese dienen der Bank zur gezielten Detailanalyse bei Auffälligkeiten, der Entscheidungsfindung, der Ableitung von Maßnahmen zur Zielerreichung und der Überwachung der operativen Fokus auf Nachhaltigkeit Aufgrund der gestiegenen Anforderungen an das Bankcontrolling in allen Steuerungsbereichen verlangen die Banken verstärkt die Einführung effizienter, schnell realisierbarer integrierter Controllingprozesse und ein einheitliches VR-Control- bzw. MaK-konformes Berichtswesen. Um dies in der Praxis zu erreichen, sind die KBB-Outsourcingprojekte auf die Nachhaltigkeit fokussiert und vereinen drei ineinander greifende, in der Praxis bewährte Leistungsbereiche: Betriebswirtschaftliche Managementberatung Technische Systemintegration Modernisierung des Berichtswesens.

3 Controlling 35 Geschäftstätigkeit einzelner Organisationseinheiten. Regelkreislauf wird gelebt Das Kundengeschäft wird hinsichtlich der von der Bank definierten Verantwortungsbereiche mit Volumenund Deckungsbeitragsdaten sowie Kennzahlen analysiert. Im Report wird zwischen Bestands- und Neugeschäftsanalysen unterschieden. Je nach Steuerungsphilosophie und Ausgangssituation werden periodische und/oder barwertige Daten herangezogen. Der Kundengeschäftsbericht beinhaltet neben der Kundengeschäftsebene auch Filial- bzw. Beraterauswertungen. Zur Vorbereitung von Preisentscheidungen werden die Produkte anhand der im Vorprojekt bzw. im Planungsprozess ermittelten Sollmargen auf Basis der täglich aktuellen Konditionen am Geld- und Kapitalmarkt vorkalkuliert. Die hieraus berechneten neuen Angebotspreise werden seitens der KBB GmbH mit den aktuellen Konditionen der Bank verglichen und die Entscheidungsträger 14-täglich über die Preisabweichungen bei einzelnen Produkten informiert. Um den Kreis zu schließen, erfolgt im Report die Analyse, welche Konditionen tatsächlich durch die Kundenberater vereinbart wurden. Die gestiegene Akzeptanz der Produktkalkulation bei den Kundenberatern und die Verbesserung der Produktmargen bestätigen den Regelkreislauf aus Planung, Vorsteuerung und Reporting. Das Berichtswesen im Kreditgeschäft bildet neben den VR-Control- auch die MaK-Anforderungen ab. Neben zahlreichen Strukturen, Kennzahlen und den Einzelwertberichtigungen werden auffällige Kunden und Konten aus dem Kundenportfolio herausgefiltert. Dies beschleunigt die Kreditüberwachung durch die Marktfolge deutlich und schafft zudem Transparenz im Markt. Die Bestandsaufnahme zur Intensivund Problemkundenbetreuung, die Berechnung des Credit-Value-at-Risk sowie die Integration der Eigengeschäfte sind weitere Inhalte für die Outsourcingbanken. Daneben werden Planwerte, Entwicklungen und Vergleiche zum Markt dargestellt. Der Marktpreisrisikobericht der KBB GmbH verknüpft die klassische Depot-A-Analyse mit Strukturauswertungen, Fälligkeitslisten und dem handelsrechtlichen Bewertungsergebnis mit der um Kundengeschäfte und Derivate erweiterten und nach Risikokategorien geordneten Vermögensbetrachtung. Die Outsourcingbanken kennen ihre barwertige Risikotragfähigkeit ebenso wie die barwertige Limitauslastung. Weitere Details können der Zinsbuchanalyse mit dem Benchmarkvergleich entnommen werden (Abb. 2). Für die Ableitung von Steuerungsmaßnahmen nutzen viele Banken den GuV- Barwert-Vergleich der Limitauslastung. Die Outsourcingbanken erhalten somit ein breites, auf sie zugeschnittenes Paket an handelsrechtlichen und barwertigen Informationen zur Banksteuerung. VR-Control-Betriebsvergleich Da die Anzahl der Banken, die sich für das Outsourcingkonzept entschieden haben, ständig gewachsen ist, werden mittlerweile pro Jahr nahezu Einzelberichte für Outsourcingbanken erstellt. Ein Fundus, aus dem die KBB GmbH eine Vielzahl von Rückschlüssen und Erkenntnissen für die Outsourcingbanken ableiten kann. Da lag es nah, per Jahresabschluss 2004 einige vergleichbare Berichtsdaten in Form eines VR-Control-Betriebsvergleichs (siehe Abb. 3) darzustellen. Grundlage für den Betriebsvergleich waren die Prämissen Datenqualität, Vergleichbarkeit und Wegfall von Extremwerten. Zum Einsatz kommt die verbundweite Steuerungsmethodik

4 36 Controlling nach VR-Control analog zu den Outsourcingberichten für die einzelnen VR-Control-Module. Die Bilanzsumme der in den Betriebsvergleichen eingehenden Outsourcingbanken lag Ende 2004 zwischen 40 und 360 Millionen Euro. Die Kennziffern werden hierbei relativ zu einer Bezugsgröße (Bilanzsumme, VaR, Risikovolumen, Deckungsbeitrag etc.) ermittelt. Der VR-Control-Betriebsvergleich richtet sich primär an alle kleinen und mittleren Genossenschaftsbanken im Verbandsgebiet für eine bankinterne Standortbestimmung sowie als Diskussionsbasis zum Erfahrungsaustausch untereinander und mit der KBB GmbH. Der Betriebsvergleich ermöglicht es den Banken, anhand der jeweiligen Kennziffern einen Bank-Markt-Vergleich vorzunehmen und daraus eine Stärken-Schwächen-Analyse abzuleiten. Ferner können Rückschlüsse auf bankinterne Backtesting von Parametern getroffen werden. Der VR-Control-Betriebsvergleich wird von der KBB GmbH für die folgenden Steuerungsbereiche erstellt: Kundengeschäftssteuerung Adressrisikosteuerung Marktpreisrisikosteuerung. Die teilnehmenden KBB-Outsourcingbanken erhalten den Betriebsvergleich automatisch im Rahmen der Vor-Ort- Besprechungen. Andere interessierte Banken können den Betriebsvergleich bei der KBB GmbH anfordern. Erfahrungsaustausch Kein Bericht kann den Erfahrungsaustausch mit Kollegen ersetzen. Daher bietet die KBB GmbH ihren Outsourcingbanken ein- bis zweimal im Jahr eine Diskussionsplattform rund um das Thema VR-Control an. Praxisbeispiel VR-Control- Outsourcingkonzept Im Folgenden werden anhand des Interviews mit Manfred Willig, Vorstand der RVB Dahn eg einer Genossenschaftsbank, die gemeinsam mit der KBB GmbH das VR-Control-Outsourcing einführte und umsetzt (Bilanzsumme von rund 230 Millionen Euro, 60 Mitarbeiter) die einzelnen Umsetzungsschritte und die Erfahrungen, die die Bank mit dem VR-Control- Outsourcing gemacht hat, aufgezeigt. Die RVB Dahn eg gehörte zu den ersten Banken, die das VR-Control-Outsourcingkonzept eingeführt haben. Welche Gründe sprachen in Ihrem Haus dafür? Willig: Mit dem VR-Control-Outsourcing ist eine wesentlich schnellere Einführung von VR-Control möglich. Es erfolgt ein permanenter Wissenseinkauf eines spezialisierten Beraterteams. Durch das Outsourcing ist kein hauseigener VR-Control-Spezialist notwendig. Die automatischen Reports schaffen mehr Freiräume in der Bank für die Ableitung und Überwachung von Steuerungsmaßnahmen. Vor dem eigentlichen Einsatz des Outsourcings fand ein so genanntes Vorprojekt statt. Welche Leistungen hat dieses Vorprojekt umfasst? Willig: Das Vorprojekt diente dem Aufbau und der Abbildung der hausinternen Gegebenheiten. Es wurde eine Aufnahme und Analyse des Ist- Zustands der bisherigen Umsetzung von VR-Control in der Bank vorgenommen. Dabei fanden neben der softwaretechnischen Umsetzung bei der KBB ebenfalls Vor-Ort-Beratungen statt, die am Ende des Vorprojekts mit der Definition und Festlegung der Reports zu den einzelnen VR-Control- Bausteinen abschlossen. Sie befinden sich im Outsourcingbetrieb. Wo setzen Sie Schwerpunkte in den Bausteinen von VR-Control und wie geht das Angebot von der KBB auf solche bankindividuellen Schwerpunkte ein? Willig: Nach der Einführung und der Umsetzung des VR-Control-Outsourcingkonzepts sollen jetzt Erfahrungen mit dem Barwert und der G+V Überleitung gesammelt werden. Insbesondere durch die Erkenntnisse aus

5 Wer große Sprünge machen will, muss fest im Sattel sitzen. Attraktive Zinsen, hohe Chancen: Tier 1-Anleihe Wer fest im Sattel sitzt, kann auch mal große Sprünge machen. Und mit der Tier 1-Anleihe des DZ BANK Capital Funding Trust III landet man nicht nur sicher, sondern auch ganz vorn. Die Emission bietet aufgrund ihrer Nachrangigkeit deutliche Zinsaufschläge gegenüber Geldmarktkonditionen. Sie erwerben somit ein Wertpapier, das vom Bonitätsaufschlag her eine Vielzahl von Unternehmensanleihen locker überspringen kann, ohne dass Sie auf den guten Namen einer soliden Bank verzichten müssen. Zusätzlicher Anreiz: Die Chance, an weiteren Bonitätsverbesserungen der DZ BANK zu partizipieren. Dank vierteljährlicher Kuponanpassung auf der Basis von Geldmarktsätzen bleibt das Zinsänderungsrisiko so gering, dass man auch bei Kursschwankungen immer obenauf bleibt. Gleichzeitig besteht bei steigenden Zinsen automatisch die Chance auf steigende Erträge. Bei so vielen guten Gründen nimmt der Anleger gern die Zügel in die Hand, denn die ersten beiden Emissionen haben bereits für eine hohe Bekanntheit der Tier 1-Anleihen gesorgt: Und ihre exzellente Wertentwicklung spricht für ein erneutes Engagement. Die Tier 1-Anleihen werden künftig dauerhaft emittiert, um Ihnen auch langfristig ein Mittel zur Ertragsgenerierung zur Verfügung zu stellen. Eine für klassische Zinsprodukte attraktive Vertriebsbonifikation macht die Tier 1-Anleihe zu Ihrem besten Pferd im Stall. Weitere Informationen erhalten Sie bei DZ BANK Sales & Brokerage: Doreen Voll, Tel. 069/ , oder Jörg Hartmann, Tel. 069/ , DZ BANK Im FinanzVerbund der Volksbanken Raiffeisenbanken.

6 38 Controlling dem Kundengeschäftscontrolling wird eine Straffung der Produktpalette angestrebt beispielsweise durch die Abschaffung des Produkts Spar 30 Monate, da nur sehr wenige Konten im Bestand sind. Mit den Kundenkalkulationen werden wir in die Lage versetzt zu erkennen, mit welchen Kunden überhaupt ein positiver Deckungsbeitrag erzielt wird und wie sich die Vergabe von Sonderkonditionen auf den Deckungsbeitrag auswirkt. Weiterhin wird das Konditionentableau auf Basis der Ergebnisse aus CBS/Marge im Markt eingeführt und umgesetzt. Im Rahmen der Marktpreisriskosteuerung rückt die Betrachtung des Gesamtbank-Cash-Flows und somit die Bilanzausrichtung/-steuerung in den Vordergrund und löst die bisherige, hauptsächlich auf das Depot-A bezogene Sichtweise ab. Bei der Steuerung des Gesamtbank-Cash-Flows wird sich an der Benchmark RexP orientiert. Die KBB unterstützt die Bank u. a. bei der Durchführung von Informationsveranstaltungen zu VR-Control für die erste und zweite Führungsebene. Wie sehen die Abläufe zwischen Ihrer Bank und dem Outsourcing-Dienstleister aus? Willig: Zu Beginn der Produktion erfolgte mit der KBB die Absprache, welche Daten monatlich bzw. vierteljährlich an die KBB geliefert werden müssen, damit die jeweiligen Reports zu den einzelnen VR-Control-Bausteinen von der KBB fristgerecht geliefert werden. Zusätzlich erfolgt von der KBB eine zweiwöchentliche Lieferung des Konditionen- und Margentableaus mit Hinweisen für Anpassungen der Produktkonditionen an die aktuellen Marktzinsen in Form eines Entscheidertableaus. Kann es sein, dass Sie als Bank, die ihre VR-Control-Berichte nicht mehr selbst erstellt, im Zeitverlauf den Bezug zu den betriebswirtschaftlichen Hintergründen verlieren? Willig: Die KBB legt viel Wert darauf, dass die Banken ausnahmslos über das notwendige VR-Control-Wissen verfügen. Sowohl im Vorprojekt, als z. B. die VR-Control-Prozesse Planung-Vorsteuerung und Berichtswesen vorgestellt wurden, oder auch als die Produktvorkalkulation vorgestellt wurde, haben die Berater sehr viel Zeit für die Diskussion der VR-Control-Konzepte verwendet. Auch in der turnusmäßigen Beratung im Rahmen der jetzigen Produktionsphase wird dies beibehalten. Fehlt nicht ein Teil der Bank(kultur), wenn ein Teil des Controllings nicht mehr in der Bank ist? Willig: Wir haben das Wissen über VR- Control im Haus und sind in der Lage, jederzeit eigenständig zu entscheiden. Dies wird sich dadurch, dass kein Mitarbeiter unseres Hauses die Zahlen aufbereitet, nicht ändern. Die Qualität und Regelmäßigkeit der Informationen steigt, was ja auch ein Teil Kultur ist. Bei der Einführung von Neuerungen ist auch die Akzeptanz der Mitarbeiter ein erfolgskritischer Faktor. Inwieweit bedeutet die externe Unterstützung hier eine Erleichterung? Willig: Mit den Erfahrungen, die die KBB mit anderen Banken bereits gesammelt hat, steigt die Akzeptanz des Kundengeschäftscontrollings gegenüber den eigenen Marktmitarbeitern. Es zahlt sich aus, dass die Bank die Spezialisten der KBB im Boot hat, aber das Ruder dennoch bei der eigenen Controlling-Abteilung bzw. der Bank verbleibt. Die internen Spezialisten (Controller, Mitarbeiter Marktfolge Aktiv etc.) fungieren quasi als Revision für die KBB und garantieren die Plausibilität der gelieferten Daten und Reports. Die internen Spezialisten stehen außerdem als Ansprechpartner für den Markt zur Verfügung. Wie können Sie die KBB-Spezialisten erreichen, wenn Sie schnell eine Frage beantwortet haben müssen? Willig: Die KBB steht den Outsourcingbanken über eine spezielle Rufnummer und täglich während der Arbeitszeiten zur Verfügung. Kontakt und Informationsunterlagen KBB GmbH Ralf Anacker Telefon Adresse: FIDUCIA IT AG Peter Schminke Telefon Adresse: Wie sieht zum Abschluss Ihre in einem Satz zusammengefasste Zwischenbilanz mit dem Einsatz von VR-Control Outsourcing aus und was empfehlen Sie anderen Banken? Willig: Nach anfänglichen kleinen Nacharbeiten und notwendiger Feinabstimmung kann das VR-Control- Outsourcing-Konzept der KBB alles in allem als positive, lohnenswerte und richtige Entscheidung angesehen werden. Das Ziel der Bank muss es jetzt sein, dass sich die Entscheidung für das VR-Control-Outsourcing durch die schnelle Umsetzung von VR-Control umso schneller auch finanziell positiv für die Bank auswirkt, beispielsweise durch die verbesserte Zinsbuchsteuerung und verminderte Risikovorsorge aus der konsequenten Umsetzung der MaKs und Adressrisikosteuerung. Ralf Anacker ist Geschäftsführer des Kompetenzzentrums BankBetriebswirtschaft GmbH. Peter Schminke ist Senior Berater bei der FIDUCIA IT AG.