Interne Leistungen im VBS Intranet

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1 Interne Leistungen im VBS Intranet 23. August 2018, Bern Nathalie Duplain Michel, GS-VBS, Kommunikation

2 Interne Leistungen im VBS Intranet Die Verwaltungseinheiten des VBS bieten den Mitarbeitern zahlreicher interne Dienstleistungen an, die ihnen erlauben, ihre Aufgaben auszuführen. Beispiele: Informatiksysteme, Werkzeuge Material bestellen Sitzungsräume buchen Interne Prozesse (Vertrag auslösen zum Beispiel). Nicht alle Dienstleistungen wurden digitalisiert oder nur teilweise. 2

3 Geschäftsfall 1 Um ein komplexes Geschäft zu behandeln, braucht ein Mitarbeiter eine Dokumentation. Die Bibliothek am Guisanplatz (BiG) ist die Leitbibliothek der Bundesverwaltung und der Schweizer Armee. Die Bestände zu zivilen und militärischen Themen sowie die Dienstleistungen der Bibliothek sind im Bibliothekskatalog des Alexandria-Verbundes unter zu finden. VBS/DDPS - ZEM 3

4 Geschäftsfall 2 Ein neues Dokument Management System wird den Mitarbeiter zur Verfügung gestellt. Ein Projektmitarbeiter soll Informationen übersetzen lassen, die in Intranet veröffentlicht werden. Die Zentralen Sprachdienste des GS-VBS stehen hauptsächlich dem GS-VBS und der Gruppe Verteidigung für Übersetzungen ins Französische, Italienische, Deutsche und Englische zur Verfügung. Photo: Pieter Bruegel the Elder - The Tower of Babel - Google Art Project/Wikipedia 4

5 Geschäftsfall 3 Eine wissenschaftliche Mitarbeiterin soll eine Dienstreise ausführen, um an einer Konferenz im Ausland teilzunehmen. Die Bundesreisezentrale berät und betreut die Mitarbeitenden der gesamten Bundesverwaltung in Sachen Reisen. Photo: Wikimedia 5

6 Die Dienstleistungen sind nicht einfach zu finden Die potentiellen Leistungsbezüger sind in allen Verwaltungseinheiten angesiedelt. Photo: Joseph Mischyshyn (Wikimedia) Die Leistungserbringer sind in einer Verwaltungseinheit angesiedelt, die durch die potentiellen Leistungsbezüger nicht unbedingt bekannt ist. 6

7 Zugang zur Leistungen: Prinzipien Standardisierung der Inhalte (in diesem Fall die Beschreibung einer Leistung) Template im CMS Facettensuche (und Taxonomie der Leistungen) Komponente im CMS Teil der Webrichtlinien Bund Verteilung von Inhalte in mehreren Intranet-Auftritte des VBS (Kundensicht). Ein gemeinsames Verzeichnis im CMS für alle Beschreibungen von Dienstleistungen 7

8 Einschränkungen Im Intranet geht es primär um den Zugang zur Leistungen. Die digitalisierten Leistungen werden in anderen Applikationen erbracht. Alle (oder viele) Leistungen in einem Webauftritt zu integrieren wäre zu komplex. Das entspricht unserem Intranet-Konzept nicht (Informationsportal). 8

9 Standardisierung der Beschreibung einer Leistung Die Beschreibung enthält auf einer Seite Informationen über die Leistung vor allem (Bedingungen, Kontaktperson, Link zu einer Anwendung, ). Standardisierung der Inhalte dank einem Template. Einige Informationen sind obligatorisch und immer auf denselben Ort gesetzt. Flexibilität für den Rest. Vorteile: Für den Benutzer: Benutzerfreundlichkeit. Für den Webredaktor: effizientere Arbeit. 9

10 Standardisierung der Beschreibung einer Leistung 10

11 Facettensuche Bei der Facettensuche oder Facettennavigation werden anhand einer Facettenklassifikation Suchtreffer eingegrenzt, beispielsweise in Produkt- oder Bibliothekskatalogen. Die Facetten dienen zur Filterung Metadaten der jeweiligen Einträge. (Wikipedia) Die Metadaten entsprechen der Kundenansicht und nicht der Innensicht. 11

12 Facettensuche 12

13 Verteilung von Inhalte Die Beschreibungen von Leistungen werden durch die Verwaltungseinheit der Leistungserbringer erstellt und gepflegt. Die Beschreibungen von Leistungen werden in den Intranet- Auftritte publiziert, wo die potentiellen Leistungsbezüger angesiedelt sind. 13

14 Verteilung von Inhalte 14

15 Herausforderung Metadaten/Kategorie konzipieren Aktualisierung der Inhalte 15