KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN MITTEILUNG DER KOMMISSION

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1 KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN Brüssel, den KOM(2003) 422 endgültig MITTEILUNG DER KOMMISSION Zusammenfassender Bericht an die Entlastungsbehörde über Zahl und Art der im Jahre 2002 durchgeführten internen Prüfungen, die wichtigsten und die aufgrund dieser getroffenen

2 INHALTSVERZEICHNIS 1. Einführung Überblick über die internen Prüfungen en der einzelnen Prüfungen Prozessüberprüfung der Jährlichen Tätigkeitsberichte und Erklärungen der Anweisungsbefugten der einzelnen Delegationen für Audit der Fortbildung in der Kommission Audit zum Follow-up des Entlastungsverfahrens Eingehendes Audit der GD REGIO Audit der Einziehung von zu Unrecht gezahlten Mitteln Durchführung der Strukturfonds in den Beitrittsländern (Verwaltungsschreiben) Follow-up zu früheren Audits Überprüfung der Reformfortschritte Verwaltung des Immobilienbestandes Vergabe von Aufträgen für Studien und Dienstleistungen Governance-Überprüfung der Programmverwaltung im Bereich der Außenbeziehungen EEF-Gegenwertmittel und Budgethilfe Renovierung des Berlaymont-Gebäudes Fazit

3 1. EINFÜHRUNG Dieser zusammenfassende Bericht wird der Entlastungsbehörde in Übereinstimmung mit Artikel 86 Absatz 4 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates vom 25. Juni 2002 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften übermittelt. Zweck des Berichts ist es, Anzahl und Art der durchgeführten internen Prüfungen, die abgegebenen und die aufgrund dieser getroffenen darzulegen. 2. ÜBERBLICK ÜBER DIE INTERNEN AUDITS UND FOLGEMAßNAHMEN 2002 führte der Interne Prüfer gemäß seinem Arbeitsprogramm folgende Audits durch: Prozessüberprüfung der Jährlichen Tätigkeitsberichte und Erklärungen der Anweisungsbefugten der einzelnen Delegationen für 2001; Audit der Fortbildung in der Kommission; Audit zum Follow-up des Entlastungsverfahrens; eingehendes Audit der GD REGIO; Audit der Einziehung von zu Unrecht gezahlten Mitteln; Durchführung der Strukturfonds in den Beitrittsländern (Verwaltungsschreiben) Follow-up zu früheren Audits Überprüfung der Reformfortschritte; Verwaltung des Immobilienbestandes; Vergabe von Aufträgen für Studien und Dienstleistungen; Governance-Überprüfung der Programmverwaltung im Bereich der Außenbeziehungen; EEF-Gegenwertmittel und Budgethilfe; Renovierung des Berlaymont-Gebäudes. 3. ZUSAMMENFASSUNGEN DER EINZELNEN AUDITS 3.1. Prozessüberprüfung der Jährlichen Tätigkeitsberichte und Erklärungen der Anweisungsbefugten der einzelnen Delegationen für 2001 Diese Prüfung wurde zur selben Zeit durchgeführt, in der auch die Synthese der Jährlichen Tätigkeitsberichte für 2001 erstellt wurde, die wurden im Synthesebericht berücksichtigt. Ziel war es, einen Überblick über Stärken und Schwächen der Berichte und Erklärungen zu gewinnen und Lehren für die Zukunft zu ziehen. Schwerpunkte der sind ein verstärktes Bemühen der Dienststellen um eine bessere Berichterstattung über Ergebnisse und Auswirkungen, eine detailliertere Beschreibung der internen Kontrollsysteme 3

4 und die Notwendigkeit, die Methodik und die Rollen der beteiligten Akteure klarer zu definieren. Methodik und Leitlinien wurden insbesondere durch zwei Kommissionsentscheidungen vom 21. Januar verbessert (KOM(2003) 28 und SEK(2003) 59) Audit der Fortbildung in der Kommission Bei dieser Prüfung ging es um Organisation und Durchführung der Fortbildung an den Standorten Brüssel und Luxemburg sowie um bewährte Verfahren außerhalb der Kommission. Der Interne Prüfer empfahl eine Verbesserung von Gesamtverantwortung und Strategie für die Fortbildung, um den Erfordernissen und Prioritäten des Organs besser gerecht zu werden, und die Kontrolle über externe Fortbildungsmaßnahmen durch Einführung zentralisierter Finanzunterlagen und eine umfassende Berichterstattung der Träger zu verbessern. Die Kommission verabschiedete eine Fortbildungspolitik für die Zeit nach der Reform, wobei die prioritären Anforderungen berücksichtigt werden, die im Konzept des maßnahmenbezogenen Managements definiert sind Audit zum Follow-up des Entlastungsverfahrens Bei diesem Audit ging es darum, Verbesserungen des Follow-up der Kommission zum Entlastungsverfahren zu empfehlen. Der Auditbericht empfiehlt die Ausarbeitung einer interinstitutionellen Strategie für das Entlastungsverfahren, eines Messverfahrens für die Wirksamkeit von Kontrollen, eines Verständnisses der Gefahr der Rufschädigung und ihrer Bedeutung für die Union, eines Systems der Berichterstattung zu getroffenen ; außerdem die Verbesserung der zentralen Kontrolle des Prozesses innerhalb der Kommission. In einer Entscheidung der Kommission vom Januar 2003 wurden die technischen Aspekte weiter entwickelt und die Verantwortung der einzelnen Beteiligten innerhalb der Kommission klar definiert Eingehendes Audit der GD REGIO Ziel des Audits war es, ein genaueres Bild des Risiko- und Kontrollprofils der Generaldirektion innerhalb des übergreifenden Kommissionskontextes zu ermitteln. Das Audit konzentrierte sich auf folgende drei Bereiche: Umsetzung der Finanzkontrollvorschriften für den Europäischen Fonds für Regionale Entwicklung, Prozess der Auslegung von Verordnungen und Managementberichtssysteme. 4

5 Der Interne Prüfer empfahl die schwerpunktmäßige Durchführung präventiver Kontrollen, die Einführung von Offenlegungserklärungen der Mitgliedstaaten und gleichzeitig die Verbesserung der Zusammenarbeit mit den Mitgliedstaaten in Finanzkontrollfragen. Weiter schlägt er vor, den ordnungspolitischen Rahmen hinsichtlich Management und Kontrolle weiter auszubauen und schließlich die Beraterfunktion des Sachbearbeiters weiter zu stärken. GD REGIO hat bereits eine Auditstrategie erarbeitet, die Audit- und Kontrollreferate neu strukturiert und Vorschläge zur Verbesserung der Zusammenarbeit mit den Mitgliedstaaten mit Blick auf ein einheitliches Auditkonzept ( Vertrauensvertrag ) ausgearbeitet Audit der Einziehung von zu Unrecht gezahlten Mitteln Ziel dieser Prüfung war es, ein besseres Verständnis der besonderen Mechanismen für die den dienststellenübergreifenden Prozessen zugrunde liegenden Mechanismen zu gewinnen und den laufenden Reformprozess in diesem Bereich zu unterstützen. Das Audit konzentrierte sich auf die Rückforderung rechtsgrundlos gezahlter Mittel im Bereich der direkten Verwaltung und beim Europäischen Entwicklungsfonds (EEF). Der Interne Prüfer empfahl eine Aufsichts- und Führungsrolle für das Rückforderungssystem, eine abgestimmte Handhabung von Einziehungsanordnungen, eine zentrale Überwachung und Lenkung sowie eine Verbesserung der einschlägigen IT-Instrumente. Der rechtliche Rahmen wurde tiefgreifend verändert, die Kommission ergriff einige Abhilfemaßnahmen Durchführung der Strukturfonds in den Beitrittsländern (Verwaltungsschreiben) Auf der Grundlage einer Untersuchung über die Verwaltung von Strukturhilfen Anfang 2002 legte der Interne Prüfer ein Verwaltungsschreiben vor, um die Aufmerksamkeit auf die Frage der Verwaltungskapazität der Beitrittsländer und den Personalbedarf für die Durchführung der Aufgaben vor und nach der Erweiterung zu lenken. und Die betroffenen Generaldirektionen haben bereits ergriffen, um die festgestellten Probleme anzugehen und Risiken zu mindern, so etwa eine sorgfältige Vorbereitung des Programmplanungsprozesses für die neuen Mitgliedstaaten, eine genaue Überwachung der von den Beitrittsländern eingegangenen Verpflichtungen, EDIS-Initiative und eine Vereinfachung der Verwaltung der Strukturfonds. Es wurde eine zusätzliche Finanzhilfe zur Stärkung der Verwaltungskapazitäten der künftigen Mitgliedstaaten (Übergangsfazilität) beschlossen Follow-up zu früheren Audits 5

6 Der Bericht über das interne Audit betont die Notwendigkeit, das Follow-up- Verfahren weiter zu entwickeln und die Verantwortung des Managements für das Follow-up zu den der Prüfer und bei Abhilfemaßnahmen zu verstärken. Die Dienststellen übermittelten ab Ende Januar 2003 ihre Aktionspläne als Reaktion auf die bisherigen IAS-Audits. Die Kommission verabschiedete im Januar 2003 eine Entscheidung zur Rolle und Verantwortung der Beteiligten bei Kontrolle und Audit. Im Rahmen der verfügbaren Mittel wird der Interne Prüfer in ausgewählten Bereichen Folgemaßnahmen planen Überprüfung der Reformfortschritte Hierbei ging es um die Fortschritte in den Generaldirektionen bei den Reformmaßnahmen. Der Interne Prüfer betonte die Notwendigkeit ständiger Impulse durch eine Lenkungsgruppe wie auch angemessener Ressourcen. Das Mandat der ABM-Lenkungsgruppe wurde ausgeweitet und umfasst nun den ganzen Bereich der Verwaltungsreform, durch die Frühpensionierung frei werdende Stellen wurden hauptsächlich zur Deckung des durch die Reform entstehenden Bedarfs genutzt Verwaltung des Immobilienbestandes Diese Prüfung zielte auf eine Bestandsaufnahme der Verwaltung des Immobilienbestandes ab. Der Kommissionsvorschlag für eine Neufassung der Haushaltsordnung würde Abhilfe bieten, aber die Haushaltsbehörde hat den Vorschlag abgelehnt, eine direkte Darlehensaufnahme zuzulassen. Eine spezifische Mitteilung der Kommission, die für 2003 vorgesehen ist, wird das Konzept einer Vorab-Prüfung der Folgen geplanter Umstrukturierungen von Dienststellen für Immobilien und Logistik einführen. Es wurden zwei neue Ämter für Gebäude, Anlagen und Logistik geschaffen, die helfen sollen, Tätigkeiten und Zuständigkeiten zu klären und rationeller zu gestalten Vergabe von Aufträgen für Studien und Dienstleistungen Das Follow-up fraglichen Audit ist noch im Gange, alle GDs teilen derzeit dem Internen Prüfer die geplanten mit, die auf eine verbesserte und optimierte Nutzung der bereits abgeschlossenen Studien und erbrachten Dienstleistungen und eine bessere Koordinierung der Programmplanung im Hinblick auf die Vermeidung von Doppelarbeit abzielen. 6

7 3.11. Governance-Überprüfung der Programmverwaltung im Bereich der Außenbeziehungen Der Interne Prüfer regt in seinem Bericht insbesondere eine Überprüfung der Struktur der Relex-Dienststellen sowie die Nutzung des Instruments der länderspezifischen Offenlegungserklärung für die Außenhilfe an. Es wurde eine dienststellenübergreifende Arbeitsgruppe eingerichtet, die einen Bericht als Follow-up zu einer Maßnahme aus der der Jährlichen Tätigkeitsberichte 2001 zum selben Thema vorlegte. Der Bericht wurde im April dem Auditbegleitausschuss zur Weiterbearbeitung zugeleitet EEF-Gegenwertmittel und Budgethilfe Auf der Basis des IAS-Berichts führte die GD AIDCO eine Reihe konkreter durch, so etwa die Ausarbeitung von Leitlinien, Ablagesystemen und Instrumenten zur Überwachung sowie eine verstärkte Zusammenarbeit mit anderen Gebern. Die des Internen Prüfers werden im Rahmen des eingehenden Audits der GD AIDCO noch näher untersucht Renovierung des Berlaymont-Gebäudes Auf der Grundlage der des Internen Prüfers im Bericht zur Renovierung und zum möglichen Erwerb des Berlaymont-Gebäudes wurde eine Reihe von durchgeführt, so etwa die Ausarbeitung detaillierter Szenarien bezüglich der Kosten für vergleichbare Projekte und die Verstärkung der Strukturen für die Verwaltung des verbleibenden Teils des Vorhabens. Das neue Amt für Gebäude, Anlagen und Logistik in Brüssel ist jetzt zuständig für das Follow-up zu den. Die Kommission und die belgische Regierung haben ein Abkommen unterzeichnet, in dem ein Preis das Berlaymont-Gebäude, der Fertigstellungstermin und das Endprodukt festgelegt sind. Der Preis trägt dem angemessenen Management des Renovierungsprojektes Rechnung. 4. FAZIT Dieser Bericht wurde ausgearbeitet, um der Entlastungsbehörde einen Überblick über Zahl und Art der im Jahre 2002 durchgeführten internen Audits sowie über die wichtigsten und die aufgrund dieser getroffenen zu geben. 7