Aufbewahrungsfristen 2016 von A - Z

Transkript

1 Datenschutzbeauftragte & IT-Sicherheitsberater Aufbewahrungsfristen 2016 von A - Z Jahr aus dem die Unterlagen 2016 vernichtet werden können Gesetzliche Aufbewahrungsfrist in Jahren A 2016 Abhängigkeitserklärungen Abrechnungsbelege Abrtetungserklärungen Akkordunterlagen Akkreditive Aktenvermerke (soweit steuerrechtlich relevant) An-, Ab- und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben 0 sofort Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben Angestelltenversicherung Anlagevermögen Anlageverzeichnisse Anleihebücher Anträge auf Arbeitnehmersparzulage Anwesenheitsliste soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich Arbeitsanweisungen für EDV- Buchführung Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Krankmeldung) Ausgangsrechnungen Außendienstabrechnungen B Bahnabrechnungen Bahnfrachtbriefe Bankauszüge, Bankbelege Bankbürgschaften Bauakten *(Lebensdauer des Bauwerks) * * Bauantragskostennachweise *(Lebensdauer des Bauwerks) * * Baubeschreibungen *(Lebensdauer des Bauwerks) * * Baubücher *(Lebensdauer des Bauwerks) * * Baugenehmigungen *(Lebensdauer des Bauwerks) * * Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung Belastungsanzeigen (intern und extern) Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen Bestell- und Auftragsunterlagen Beteiligungsunterlagen Betriebsabrechnungsbögen Betriebskostenabrechnungen Betriebsprüfungsberichte Bewertungsunterlagen Bewirtungsunterlagen Bilanzen Bilanzen und Bilanzanlagen Buchungsanweisungen, Buchungsbelege

2 Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) C Carnet-Zolldokumente Clearingauszüge Clearing-Belege D Darlehensunterlagen Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) ( 47 AO) Datensicherungen Dauerauftragsunterlagen Debitorenbuchhaltung, Debitorenlisten Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV, Fehlerprotokolle Doppelbesteuerungsunterlagen E Edelmetallbestände, Edelmetallumsätze EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich (Ablaufdiagramme. Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen) Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen, Effektenbuch Einfuhrunterlagen Eingangsrechnugnen Einheitswertunterlagen s mit steuerrelevantem Inhalt Essenmarkenabrechnungen Exportunterlagen F Fahrtkostenerstattungsunterlagen Feuerversicherungsuntelagen Frachtbriefe Freistempelabrechnungen G Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Pläne, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar Gehaltslisten Geschäftsberichte Geschäftsbriefe Geschenknachweise Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen) Gewerbesteuerunterlagen Gewinn- und Verlustrechnungen Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare Gründungsakten der Gesellschaft Gutachten Gutschriften, Gutschriftsanzeigen H Handelsbriefe Handelsbücher

3 Handelsregisterauszüge Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz) Hauptbücher Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen Hypothekenpfandbriefe I Inkassobücher, -karteien, -quittungen Investitionszulage (Unterlagen) Inventare, Inventarnachweise Inventurunterlagen für Bilanzierungszwecke Investitionszulagen Unterlagen J Jahresabschluss Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften Journale für Hauptbuch und Kontokorrent Jubiläumsunterlagen, Jubilarfeiern K Kalkulationsunterlagen Kassenberichte Kassenbücher und -blätter Kassenzettel Kontenpläne und -änderungen Kontoauszüge, Kontenregister Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte Kostenträgerrechnungen Krankenhaus-Buchführungsunterlagen Kreditorenbuchhaltung Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) Kreditunterlagen (soweit Korrespondenz) Kurzarbeitergeldlisten und Anträge L Ladescheine Lagerbücher Lastschriftanzeigen Leasingunterlagen Leergutabrechnungen Lieferantenerklärungen (Präferenznachweise, Zoll,steuerlich ansonsten 6 Jahre) Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen Lohnkontenarten, Lohnbelege Lohnlisten Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.) Luftfrachtbriefe M Mahnvorgänge, Mahnbescheide Maschinenkarteikarten (Inventur) Mietunterlagen, Mietverträge (nach Vertragsende) Mietunterlagen, Mietverträge (soweit Buchungsbelege) Mutterschaftsgeldunterlagen

4 N Nachnahmebelege Nebenbücher O Offenbarungseid, Anträge zur eidesstattlichen Versicherung Organisationsunterlagen und pläne P Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Handelsbriefe) Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Buchungsbelege) Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents Patientenakten (Krankengeschichte) ambulant und stationär Pensionskassenunterlagen, Unterlagen zu Pensionsrückstellungen Personalunterlagen Pfändungsunterlagen Postquittungsbücher Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen) Protokolle Provisionsabrechnungen mit Unterlagen Prozessakten (nach Abschluss des Prozesses) Prüfungsberichte des Abschlussprüfers Q Qualitätsmanagement-Unterlagen Quittungen, wenn Buchungsunterlagen R Rechnungen und Rechnungsunterlagen Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensabschluss Reisekostenabrechnungen Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) S Saldenbilanzen Saldenlisten Schadensunterlagen (soweit nicht Bilanzbelege) Scheck- und Wechselunterlagen Schriftwechsel Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) Schuldtitel Sozialversicherungsunterlagen Spendenbescheinigungen Steueruntelragen Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)* Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)* Strahlenschutzbelehrungen (RöV)* Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)* Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)* T

5 Telefonkostennachweise Transportschadenunterlagen U Überstundenlisten Unfallversicherungsunterlagen Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher V Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) Verkaufsbücher Vermögensverzeichnis Versand- und Frachtunterlagen Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung) Versteigerungsunterlagen Verträge (nach Vertragsende, soweit steuerrechtlich relevant) Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen Viehregister VwL-Unterlagen W Wareneingangs- und -ausgangsbücher Wechsel Weihnachtsgratifikation Werbegeschenkenachweise Werbekostenbelege Wertberichtigunsgunterlagen Wildhandelsbücher Z Zahlungsanweisungen Zessionen Zinsabrechnungen Zollbelege Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer Zustellungsquittungen Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) *Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sind 30 Jahre lang nach der letzten Behandlung aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen nach Absatz 1 Satz 2 über Röntgenuntersuchungen sind zehn Jahre lang nach der letzten Untersuchung aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sind bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren. Auch nicht Unternehmer (Privatleute) haben eine zweijährige Aufbewahrungspflicht nach 14b Abs. 1 S. 5 i. V. m. 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UStG zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Zu solchen Leistungen gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der leistende Unternehmer nach dem UStG in der Rechnung hinzuweisen.

6 Trotz sorgfältiger Zusammenstellung können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen. Wir sind als externe Datenschutzbeauftragte für viele Branchen tätig. Besuchen Sie unsere Internetseite für nähere Informationen.