Aufbewahrungsfrist (Jahre) Abkürzungsverzeichnis 10 x Abrechnungsunterlagen 10 x Abschlagszahlungen 10 x 2003

Transkript

1 Aufbewahrungsfristen ABC der Aufbewahrungsfristen Seit dem können Unterlagen vernichtet werden, in denen die letzte Eintragung in dem Jahr erfolgten, dass in Spalte "Jahrgang" genannt wird, sofern nicht Sachverhalte vorliegen, die die Aufbewahrungspflichten verlängern. Unterlagen Aufbewahrungsfrist (Jahre) 6 Jahre ( 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 HGB, 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 3 AO) 10 Jahre ( 257 Abs. Nr. 1 und 4, Abs. HGB, 147 Abs. 1 Nr. 1 und 4, Abs. 3 AO) Jahrgang Abkürzungsverzeichnis Abrechnungsunterlagen Abschlagszahlungen Abschlussbuchungsunterlagen Abschreibungsunterlagen Abtretungserklärungen 6 x 2007 Akkreditive 6 x 2007 Aktenvermerke (Belegfunktion) Aktenvermerke (sonstige) 6 x 2007 Angebote 6 x 2007 Anhang zum Jahresabschluss ( 264 HGB)

2 Anlagenverzeichnis Anstellungsverträge 6 x 2007 Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 6 x 2007 Anzahlungsunterlagen 6 x 2007 Arbeitsanweisungen Auftragsbestätigungen 6 x 2007 Auftragsbücher 6 x 2007 Auftragszettel Aufzeichnungen Ausfuhrunterlagen 6 x 2007 Ausgangsrechnungen Außendienstabrechnungen Auszahlungsbelege Bankbelege Barbelege (Ein- und Verkaufsrechnungen) Bauakten, Baugenehmigungen 6 x 2007 Beherrschungsverträge Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger 6 x 2007 Bestandsverzeichnisse sowie deren Ermittlungen und Veränderungen

3 Bestellungen 6 x 2007 Betriebskostenrechnungen Betriebsprüfungsberichte 6 x 2007 Bewertungsunterlagen Bewirtungsunterlagen Bilanz (-unterlagen) Bonusunterlagen Börsenaufträge 6 x 2007 Buchungsanweisungen Buchungsbelege Bürgschaftsunterlagen 6 x 2007 Carnetunterlagen 6 x 2007 Darlehens-/Kreditverträge (nach Vertragsablauf) 6 x 2007 Darlehenskonten Datensicherungen Datensicherungen von Buchungsbelegen Datensicherungen von Handelsbriefen 6 x 2007 Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf) Dauervorschüsse

4 Depotauszüge Doppelbesteuerungsunterlagen 6 x 2007 Edelmetallbestände/-umsätze Einfuhrunterlagen 6 x 2007 Eingangsrechnungen Einheitswertunterlagen Einkaufsbücher Einnahme-Überschussrechnung Elektronische Datenverarbeitungsänderungsnachweise Elektronische Datenverarbeitungsdokumentationen Elektronische Datenverarbeitungsprogrammbeschreibungen s (Geschäftskorrespondenz) 6 x 2007 Eröffnungsbilanzen Erwerbsunterlagen 6 x 2007 Exportunterlagen 6 x 2007 Fahrtenbücher Fahrtkostenerstattungsunterlagen Fax-Schreiben (Handelsbriefe) 6 x 2007

5 Finanzberichte 6 x 2007 Frachtunterlagen (soweit Handelsbriefe) 6 x 2007 Freistellungsaufträge 6 x 2007 Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe) Gehaltsunterlagen Geschäftsberichte Geschäftsbriefe 6 x 2007 Geschenknachweise 6 x 2007 Gesellschaftsverträge Getränkekarten (Kalkulationsprüfung) 6 x 2007 Gewährleistungsverpflichtungen 6 x 2007 Gewerbesteuerunterlagen 6 x 2007 Gewinn- und Verlustrechnungen Gewinnabführungsverträge Gewinnfeststellungen 6 x 2007 Grundbuchauszüge 6 x 2007 Grundstücksunterlagen 6 x 2007 Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) Gutachten

6 Gutschriften Handelsbilanz Handelsbriefe 6 x 2007 Handelsbücher (Grund-, Haupt- und Nebenbücher) Handelsregisterauszüge 6 x 2007 Hauptabschlussübersichten Hypotheken 6 x 2007 Importunterlagen 6 x 2007 Inkassounterlagen Inventare ( 240 HGB) Inventurunterlagen Investitionszulagenunterlagen 6 x 2007 Jahresabschlussunterlagen/-erläuterungen Journale Kalkulationsunterlagen 6 x 2007 Kassenberichte Kassenbücher/-blätter Kassenzettel, Kassenstreifen (Buchungsunterlagen) Kaufverträge 6 x 2007

7 Konsolidierungsunterlagen Kontenpläne, Kontenplanänderungen Kontierungsanweisungen Kontoauszüge Konzernabschluss ( 290 HGB) Konzernlagebericht ( 290, 350 HGB) Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage) Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf) 6 x 2007 Kurssicherungsunterlagen Lageberichte Lagerbuchführungen Leasingunterlagen 6 x 2007 Lieferscheine Lizenzunterlagen Lohnbelege (Belegfunktion) Lohnkonten ( 41 Abs. 1 Satz 10 EStG) 6 x 2007 Lohnsteuerunterlagen (Belegfunktion) Luftfrachtbriefe 6 x 2007 Mahn- und Vollstreckungsunterlagen 6 x 2007

8 Meldungen zur Krankenkasse (An-, Ab-, Ummeldungen) 6 x 2007 Mietunterlagen (nach Vertragsablauf) 6 x 2005 Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung Mikrofilme zur Datensicherung von Geschäftsbriefen 6 x 2007 Mutterschaftsgeldunterlagen Nachkalkulationen Nachnahmebelege Nutzflächenberechnungen Organisationsunterlagen Organschaftsverträge Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf) 6 x 2007 Patentunterlagen 6 x 2007 Pensionsrückstellungsunterlagen/-zahlungen Pfändungsunterlagen Portokassenbücher Preislisten (als Bewertungsunterlage) Preislisten (als Kalkulationsunterlage) 6 x 2007 Privatentnahmebelege Programmdokumentationen/-änderungen

9 Proteste (Wechsel) 6 x 2007 Protokolle (Gesellschafterversammlung) Protokolle (keine Buchungsbelege) 6 x 2007 Provisionsabrechnungen Prozessunterlagen Prüfungsberichte des Abschlussprüfers Qualitätsberichte 6 x 2007 Quittungen Rabattstatistiken 6 x 2007 Rechnungen an Nichtunternehmer für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück ( 14b Abs. 1 Satz 5 UStG) Rechnungen an Unternehmer (Ein- und Ausgangsrechnungen) Rechnungsabgrenzungsermittlungen Reisekostenabrechnungen Rentenversicherungsnachweise 6 x 2007 Repräsentationsaufwendungsunterlagen Rückstellungsunterlagen/-belege Sachkonten Saldenbestätigungen Sammellisten für selbst erstellte Anlagengüter 6 x 2007

10 SAP-Reports (bei steuerlicher Relevanz) Schadensmeldungen/-unterlagen 6 x 2007 Scheckunterlagen 6 x 2007 Schlussrechnungen Schriftwechsel 6 x 2007 Schuldtitel Sicherungsübereignungen 6 x 2007 Skontounterlagen Sozialpläne 6 x 2007 Speisekarten (Kalkulationsprüfung) 6 x 2007 Spendenbescheinigungen 6 x 2007 Steuererklärungen/-bescheide Steuerunterlagen 6 x 2007 Stornobelege Stundenlohnzettel (Buchungsbeleg) Systemhandbücher Tagesendsummenbons von Registrierkassen Teilzahlungsbelege 6 x 2007 Telefonkostennachweise (Buchungsbeleg)

11 Transportschadenunterlagen 6 x 2007 Transportunterlagen 6 x 2007 Überstundenlisten 6 x 2007 Überweisungsbelege Umbuchungsbelege Umsatzsteuervoranmeldungen/-erklärungen Umwandlungsunterlagen 6 x 2007 Unfallversicherungsunterlagen 6 x 2007 Urlaubslisten für Rückstellungen Verbindlichkeiten (Übersicht) Verfahrensdokumentationen zur DV-Buchführung ( 257 Abs. 1 HGB) Vermögensverzeichnis Verpfändungsunterlagen Verrechnungskonten Verrechnungspreisunterlagen Versand-, Frachtunterlagen 6 x 2007 Versicherungsunterlagen 6 x 2007 Versteigerungsunterlagen 6 x 2007 Verträge soweit handels-/steuerrechtlich von Bedeutung

12 Vertreterunterlagen 6 x 2007 Vollmachten (Urkunden) 6 x 2007 Warenbestandsaufnahmen Wareneingangs-/Warenausgangsbücher Wechsel (Buchungsbeleg) Wechselunterlagen 6 x 2007 Wertberichtigungen Wertpapierunterlagen Zahlungsanweisungen/-belege Zeichnungsvollmachten 6 x 2007 Zinsabrechnungen Zinsberechnungsunterlagen (Buchungsbeleg) Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)