Welche Schriftstücke und Unterlagen dürfen ab 2014 vernichtet werden?

Transkript

1 AUFBEWAHRUNGSFRISTEN 2014

2 Welche Schriftstücke und Unterlagen dürfen ab 2014 vernichtet werden? Das nachfolgende Verzeichnis listet in alphabetischer Reihenfolge die wesentlichen Schriftstücke und Unterlagen in beispielhafter Form auf. Dabei kann nicht automatisch aus der Bezeichnung des Schriftstücks alleine eine Aussage über dessen gemacht werden. Entscheidend ist hierbei vor allem die Funktion, welche das Schriftstück in Ihrem Unternehmen hat. Anwendung der Liste mit en: Die in der Liste genannte beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag gemacht wurde bzw. das Schriftstück erstellt, empfangen oder abgesandt wurde. Wichtig: Die für Verträge wie z.b. Sozialversicherungsverträge oder Mietverträge, beginnt erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen. In der ersten Spalte werden die Schriftstücke bzw. Unterlagen näher definiert, die zweite Spalte enthält die allgemeinen en und in der dritten Spalte können Sie ablesen, welche Unterlagen Sie ab dem löschen bzw. vernichten dürfen/sollten. Alle Angaben der nachfolgenden Liste sind ohne Gewähr und sollten im Zweifelsfall vor einer Vernichtung nochmals individuell überprüft werden. 2

3 Abrechnungsunterlagen Abschreibungsunterlagen Abtretungserklärung, soweit erledigt Änderungsnachweise der EDV-Buchführung Akkreditive Aktenvermerke sonstige Aktenvermerke, wenn Bilanzunterlagen oder Buchungsbelege Angebote mit Auftragsfolge Angestelltenversicherung (wenn Buchungsbelege) Anhang zum Jahresabschluss ( 264 HGB) Anlagevermögungsbücher- und Karteien Anträge auf Arbeitnehmersparzulage Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung) Arbeitsgerichtsvorgänge Arbeits- und Betriebsschutzvorgänge Arzneimittelunterlagen (für Apotheken) Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation Auftrags- und Bestellungsunterlagen (inkl. Angebot) Aufzeichnungen Ausgangsrechnungen Außendienstabrechnungen, wenn Buchungsbelege Außendienstabrechnungen, sonstige Bankauszüge /Bankbelege Bankbürgschaften nach Vertragsende Baupläne für Gebäude Beitragsabrechnungen z Sozialversicherungsträgen, wenn Buchungsbelege Behördliche Anweisungen Belege, soweit Buchungsfunktion (offene-posten-buchhaltung) Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung Betäubungsmittelverbleib und -bestand (für Apotheken /Ärzte) Beteiligungsunterlagen, wenn Buchungs- oder Bilanzunterlagen Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen Betriebskostenrechnungen Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung) Bewertungsunterlagen Bewirtungsunterlagen (Formblatt, wenn Buchungsbelege oder steuerlich erforderlich) Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz)

4 Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation Buchungsbelege Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) Darlehnsunterlagen (nach Vertragsende) Darlehnsunterlagen als Buchungsbeleg Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Auftrags) Dateien (z.b. Verfahrensbeschreibungen und Verfahrensverzeichnisse) Datensicherungsregeln Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage) Depotauszüge (soweit nicht Inventare) Doppelbesteuerungsunterlagen Einfuhrunterlagen (Anträge, Genehmigungen, Erklärungen, Lizenzen, Zollunterlagen etc.) Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung Eingabedatenformate Eingangsrechnungen einschließlich Berichtigungsbelege dazu Einheitswertunterlagen Ergebnisrechnungen (G + V) Essensmarkenabrechnungen Exportunterlagen Fachzeitschriften Fahrtkostenerstattungsunterlagen Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei EDV-Buchführung, wenn Buchungsbelege Frachtbriefe Freistempelabrechnungen Gehaltslisten, Gehaltskontenkarten einschließlich Listen für Sonderzahlungen soweit Buchungsbeleg Geschäftsberichte Geschäftsbriefe (zugegangene und Wiedergabe versandter) Geschäftsbriefe als Buchungsbeleg z.b. Rechnungen und Gutschriften Geschenknachweise Gesellschafterversammlungsunterlagen (Protokolle) Gewinn- und Verlustrechnung (nur Jahreserfolgsrechnungen) Grundbuchauszüge, wenn Inventurunterlagen Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) Gutschriften im Sinne von»umgekehrten Rechnungen« Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) Handelsbücher

5 Handelsregisterauszüge, beglaubigte oder soweit im eigenen Interesse erforderlich Hauptabschlussübersicht Inkassobücher, -karteien und -quittungen Inventare (nach 240 HGB) Investitionszulage (Unterlagen) Jahresabschluss mit Erläuterungen Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent Kalkulation und Kalkulationsunterlagen, wenn handels- oder steuerrechtlich relevant z.b. für Vorratsbewertungen Kassenberichte Kassenbücher/-blätter Kassenzettel Kassenzettel, wenn Tagessummenbons aufbewahrt werden, müssen keine Kassenzettel aufbewahrt werden Klageakten Kontenpläne und Kontenplanänderungen Kontenregister Kontoauszüge Konzernabschluss ( 290 HGB) Konzernlagebericht ( 20, 350 HGB) Kreditunterlagen, wenn Korrespondenz Kreditunterlagen, wenn Buchungsbeleg Lagebericht, wenn Bilanzunterlagen Lagerbuchführungen Lieferscheine Lieferscheine sofern als Belegnachweis mit einer Rechnung Lohnbelege als Buchungsbelege Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen Magnetbänder, wenn Grundbuch oder Konten- oder Belegfunktion Mahnbescheide und Mahnungen (empfangene Handelsbriefe und inhaltliche Wiedergabe abgesandter Handelsbriefe) Mietunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege Mietunterlagen sonst nach Vertragsende Nachnahmebelege Nebenbücher Offenbarungseidanträge Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung Pachtunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege

6 Postgiroauszüge und Belege, wenn Buchungsbelege Preislisten Preislisten, wenn Bewertungs- oder Buchungsunterlagen Programmablaufbeschreibungen Programmverzeichnisse Protokolle, als Handelsbrief Prozessakten Prüfungsberichte des Abschlussprüfers Quittungen Rechenformeln soweit Verfahrensbeschreibung Rechnungen an Unternehmer Rechnungen an Nichtunternehmer im Zusammenhang mit Grundstücken (Hinweispflicht) Reisekostenabrechnung Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) Sachkonten Saldenbilanzen Schadensunterlagen Schadensunterlagen Scheck- und Wechselunterlagen Scheck- und Wechselunterlagen als Buchungsbeleg Schriftwechsel Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung Spendenbescheinigungen, sofern Buchungsunterlagen Steuererklärungen und Steuerbescheide Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen - RöV) Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung- RöV) Strahlenschutz-Belehrung (RöV) Strahlenschutz-Gesundheitsakte (RöV) Strahlenschutz- Messergebnisse (RöV) Systemhandbücher Telefonkostennachweise, wenn Buchungsbelege Tierimpfstoffe (Abgabe und Erwerb) Überstundenliste, wenn Lohnbelege Umsatzunterlagen Unterlagen von Bedeutung für Besteuerung Urlaubslisten (für Rückstellungsermittlungen) Verbindlichkeiten /Zusammenstellungen)

7 Verkaufsbücher Vermögensverzeichnis Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen) 6 Vermögenswirksame Leistungen, wenn Buchungsbelege Versand- und Frachtunterlagen, wenn Buchungsbelege Versicherungspolicen Versicherungspolicen nach Ablauf der Versicherung 6 Verträge, sonstige, soweit handels- und steuerrechtlich von Bedeutung und wenn Buchungsbelege Wareneingangs- und Warenausgangsbücher Wartungsabkommen und -unterlagen 6 Wechsel Zahlungsanweisungen Zinsabrechnungen 6 Zollbelege Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) Alle Angaben sind ohne Gewähr und sollten im Zweifelsfall vor einer Vernichtung nochmals individuell überprüft werden. Unsere Datenschutzsprechstunde für Ihre Fragen Sie haben weitere Fragen zum Datenschutz oder den für Sie gültigen en? Im Rahmen unserer Datenschutzsprechstunde stehen wir Ihnen telefonisch, schriftlich und vor Ort gerne zur Verfügung. Zur Terminvereinbarung buchen Sie einen Termin online über unsere Webseite: oder rufen Sie uns Mo Fr. von 8:00 bis 18:00 Uhr an: bzw. senden Sie uns eine an: info@audatis.de. Herausgeber audatis Datenschutz und Informationssicherheit Consulting Training Services Inh. Carsten Knoop Wittekindstr Herford 7

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