Aufbewahrungsfristen nach steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften
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- Viktor Melsbach
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1 Stand: Oktober 2013 Die Aufbewahrungspflichten sind im HGB ( 238; 257) und AO ( 147) geregelt. Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch (z.b. Kassenbuch) gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder der Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind. ein Beispiel: Die Bilanz zum wurde zum erstellt. Beginn: am Dauer: Ende: am Vernichtung: ab möglich Beleg Aufbewahrungsfrist A Abbaumeldungen (soweit Buchungsbelege) Abfallsammelmeldungen (soweit Buchungsbelege) Abhängigkeitsberichte Ablaufdiagramme (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) Abrechnungsübersichten Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) Abschlagszahlungen Abschlussbuchungsbelege Abschlusskonten Abschlussrechnungen Abschreibungsunterlagen Abtretungserklärungen nach Erledigung Abwertungsbelege Akkordunterlagen (soweit Buchungsbelege) Akkreditive Aktenregister, allgemeine Aktenvermerke (soweit Buchungsbelege) Steuerberatung Unternehmensberatung Wirtschaftprüfung Rechtsberatung 1 / / 19
2 An- und Abwesenheitsmeldungen (soweit Buchungsbelege) An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse Änderungsnachweise der EDV-Buchführung Angebote, die zum Auftrag geführt haben Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben Angestelltenversicherung (soweit Buchungsbelege) Anhang zum Jahresabschluss ( 264 HGB) Anlageninventare Anlagenunterhaltungskosten (soweit Buchungsbelege) Anlagenverzeichnis Anlagevermögensbücher und -karteien Anleihebücher Anleihen Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen Anträge des Steuerpflichtigen Anwesenheitslisten, soweit für die Lohnbuchhaltung erforderlich Anzahlungsunterlagen Arbeitgeberdarlehen Arbeitgeberzuschusskarten (soweit Buchungsbelege) Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung Arbeitsanweisungen für Fachabteilungen (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) Arbeitsaufträge Arbeitsplatzbeschreibungen Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentationen Aufsichtsratsvergütung (soweit Buchungsbelege) Auftragsbücher Steuerberatung Unternehmensberatung Wirtschaftprüfung Rechtsberatung 2 / / 19
3 Auftragskostenbelege Auftragseingangs- und Bestandslisten Aufzeichnungen Ausfuhrunterlagen (Soweit steuerlich relevant) Außenpüfungsunterlagen Ausgangsrechnungen Aushänge Auskunftsunterlagen Ausschusslisten als Buchungsbelege Außendienstabrechnungen Außenhandelsunterlagen Auszahlungsbelege B Bahnabrechnungen Bankbelege Bankbürgschaften Bareinkaufs- und -verkaufsunterlagen Bauantragskostennachweise Baubeschreibungen Baubücher (Inventurunterlagen) Baugenehmigungen Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb Beförderungssteuernachweise Beherrschungsverträge (nach Vertragsende) Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger (soweit Buchungsbelege) Belege und sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen, soweit Buchfunktion (Offene-Posten- Steuerberatung Unternehmensberatung Wirtschaftprüfung Rechtsberatung 3 / / 19
4 Buchhaltung) Belegformate Bergschädenunterlagen als Buchungsbelege Bestandsberichtigungen Bestandsermittlungen (Inventurunterlagen) Bestandsverzeichnisse Bestell- und Auftragsunterlagen Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlagen Betriebskostenrechnungen Betriebsprüfungsberichte Betriebsratsangelegenheiten Betriebsunfallunterlagen Bewertungsunterlagen (soweit Buchungsbelege und steuerlich relevant) Bewirtungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) Bezugskostennachweise Bilanzbücher Bilanzen (Jahresbilanzen) Bilanzkonten Bilanzunterlagen Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation Bons Börsenaufträge Bruttoerlösnachweise Bruttolohnlisten Bruttolohnsammelkarten Bruttolohnstreifen Steuerberatung Unternehmensberatung Wirtschaftprüfung Rechtsberatung 4 / / 19
5 Buchführungsrichtlinien (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) Buchungsanweisungen Buchungsbelege Budget und Budgetunterlagen Bürgschaftsunterlagen Bußgeldrechtliche Ermittlungen C Carnetunterlagen Clearing-Auszüge Clearing-Belege Code-Pläne zum Verständnis der Buchführung Codierungslisten COM-Verfahrensbeschreibungen cpd-konten D Datenträger von Buchungsbelegen Datenträger von Handelsbriefen Datenträger (von Handelsbüchern, Inventaren, Lageberichten, Konzernlageberichten/einschließlich der zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen/Organisationsunterlagen) Darlehenskonto Darlehensunterlagen nach Ablauf des Vertrags Darlehensverträge nach Ablauf des Vertrags Datensicherungsregeln Dateiverzeichnisse Dauerauftragsunterlagen Dauervorschüsse Steuerberatung Unternehmensberatung Wirtschaftprüfung Rechtsberatung 5 / / 19
6 Debitorenkonten Debitorenliste, soweit Bilanzunterlagen Deklarationen (Versandunterlagen) Depotauszüge Depotbücher Deputatunterlagen DIN-Blätter Devisenunterlagen Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV Doppelbesteuerungsunterlagen Dubiosenbücher E Edelmetallbestände Edelmetallumsätze Effektenbuch Effektenkassenquittungen Eichaufnahmen Einfuhrunterlagen Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführungen Eingangsrechnungen Eingangsüberweisungsträger Eingliederungsverträge Einheitswertunterlagen Einkaufsbücher Einnahmeüberschussrechnung Einzahlungsbelege Steuerberatung Unternehmensberatung Wirtschaftprüfung Rechtsberatung 6 / / 19
7 s (Sofern sie die Vorbereitung, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines Geschäfts bzw. eines Handelsgeschäfts zum Gegenstand haben.) Energieverbrauchsunterlagen Erlösjournale Eröffnungsbilanzen Erlösstatistiken Ersatzkassenunterlagen Essensmarkenabrechnungen Eventualverbindlichkeiten Exportunterlagen Expressauslieferungsbücher F Fahrtkostenerstattungen Fehlerjournale (soweit Buchungsbelege) Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisungen bei EDV-Buchführung Fernschreiben (Handelsbriefe) Feuerversicherungsunterlagen Finanzberichte Frachtbriefe Frachttarife Freistellungsaufträge für Kapitalerträge Freistemplerabrechnungen Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe) Fürsorgeunterlagen G Garantiekarten, Garantiescheine Steuerberatung Unternehmensberatung Wirtschaftprüfung Rechtsberatung 7 / / 19
8 Gebrauchsanweisungen Gebrauchsmusterunterlagen Gehaltsabrechnungen/Bücher (soweit Bilanzunterlagen/Buchungsbelege) Gehaltslisten Gehaltsquittungen Gehaltsvorschusskonten Gemeinkostenverteilungsschlüssel Gesamtkostenzusammenstellungen Geschäftsberichte Geschäftsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) Geschenknachweise Gesellschaftsverträge Gewährleistungsverpflichtungen Gewerbesteuerunterlagen Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) Gewinnabführungsverträge Gewinnfeststellungen Grundbuchauszüge Grundbücher Grundlohnlisten Grundstücksverzeichnisse (soweit Inventar) Gutschriften H Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen Handelsbilanzen Handelsbriefe Steuerberatung Unternehmensberatung Wirtschaftprüfung Rechtsberatung 8 / / 19
9 Handelsbücher Handelsregisterauszüge Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz) Hauptbücher und -karteien Hauptversammlung (u. a. Beschlüsse) Hinterlegungsanträge Hinterlegungsscheine Hypothekenbriefe nach Einlösung Hypothekenpfandbriefe nach Einlösung I Importrechnungen Importunterlagen (Einfuhrunterlagen) Inkassobücher Inkassokarteien Inkassoquittungen Interne Berichte Inventare als Bilanzunterlagen Inventuranweisungen, Verfahrensvorschriften (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) Inventurvorschriften (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) Investitionsabrechnungen Investitionsanträge Investitionszulageunterlagen J Jahresabschlüsse Jahresabschlusserläuterungen Jahreskontoblätter Steuerberatung Unternehmensberatung Wirtschaftprüfung Rechtsberatung 9 / / 19
10 Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften Journale für Hauptbuch und Kontokorrent (soweit Buchungsbelege) Jubilarfeierunterlagen Jubiläumsunterlagen (soweit Buchungsbelege) K Kalkulationsunterlagen Kantinenunterlagen (soweit Buchungsbelege) Kapitalerhöhungsunterlagen Kapitalertragssteuerunterlagen Kassenberichte Kassenbücher, -blätter Kassenzettel (soweit steuerlich relevant) Kaufverträge Kilometergeldabrechnungen Konnossemente Konsignationsunterlagen Kontenpläne Kontenregister Kontenübersichten (soweit Buchungsbelege) Kontenpläne und Kontenplanänderungen Kontoauszüge Kontokorrentbücher Konzernabschlüsse Konzernlagebericht ( 290, 350 HGB) Kostenartenpläne Kostenstellenpläne Steuerberatung Unternehmensberatung Wirtschaftprüfung Rechtsberatung 10 / / 19
11 Kostenstellenstatistiken Kostenträgerrechnungen Kreditorenkonten Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) Kreditunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) Kurssicherungsunterlagen Kurzarbeitergeldanträge Kurzarbeitergeldlisten L Laborberichte Ladescheine Lageberichte (auch für Konzerne) Lagerbuchführungen Lastschriftanzeigen Leasingunterlagen Leasingverträge (nach Vertragsende) Leergutabrechnungen Lieferscheine (soweit Buchungsbelege) Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften) Lizenzunterlagen Lohnbelege Lohnjournal Lohnkonto Lohnlisten Lohnsteuer Jahresausgleichsunterlagen Lohnsteuerkonten (inkl. der dort aufzubewahrenden Belege/Freistellungsbescheinigungen) (aufgrund der Steuerberatung Unternehmensberatung Wirtschaftprüfung Rechtsberatung 11 / / 19
12 Sonderregelung in 41 Abs. 1 Satz 9 EStG) Lohnsteuerpauschalierung Lohnsteuerunterlagen Lohnvorschusskonten Luftfrachtbriefe M Magnetbänder mit Buchfunktion Mahnbescheide Mahnungen Maklerschlussnoten Marktberichte Materialabrechnungen Materialbeanstandungen Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) Mikrofilmverfahrensbeschreibungen Mineralölunterlagen Montageversicherungsakten Monatsinventuren Mutterschaftsgeldunterlagen N Nachkalkulationen Nachnahmebelege Nebenbücher Nettolohnlisten Normblätter Steuerberatung Unternehmensberatung Wirtschaftprüfung Rechtsberatung 12 / / 19
13 Normvorschriften Nutzflächenermittlungen (soweit steuerlich relevant) O Obligationen nach Entwertung Offenbarungseidanträge Orderlimitbücher Orderpapiere Organisationsunterlagen und -pläne (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) Organschaftsabrechnungen Organschaftsverträge nach Vertragsende P Pachtunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) Packzertifikate (Container) Patentunterlagen nach Ablauf Pensionskassenunterlagen Pensionsrückstellungsunterlagen Pensionszahlungen Personalunterlagen (soweit steuerlich relevant) Pfandleihbücher Pfändungsunterlagen Portokassenbücher Postaufträge Postbankauszüge Postgebühren Postscheckbelege Preislisten Steuerberatung Unternehmensberatung Wirtschaftprüfung Rechtsberatung 13 / / 19
14 Preisvereinbarungen als Handelsbrief Privatentnahmebelege Proteste (Scheck/Wechsel) Protokolle (Prämien Verbesserungsvorschläge) Protokolle DÜVO Provisionsabrechnungen Provisionsgutschriften Prozessakten nach Abschluss des Prozesses Prüfungsberichte (Abschlussprüfer) Prüfungsberichte (Innenrevision) 3 Jahre Q Qualitätsberichte Quartalsabschlüsse freiwillige Quartalsabschlüsse vorgeschriebene Quittungen (soweit Buchungsbelege) R Rabattangelegenheiten Rechnungen bei Offene-Posten-Buchhaltung Rechnungen, sonstige (s. hierzu die Vorbemerkungen zum UStG) Rechnungen Unternehmer Rechnungen Nichtunternehmer (bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück) Rechnungsabgrenzungsermittlungen Rechtsbehelfsverfahren Registrierkassenstreifen (sofern sie die Vorbereitung, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines Geschäfts bzw. eines Handelsgeschäfts zum Gegenstand haben) Reisekostenabrechnungen 2 Jahre Steuerberatung Unternehmensberatung Wirtschaftprüfung Rechtsberatung 14 / / 19
15 Rentabilitätsberechnungen Repräsentationsaufwendungen Rückscheine Rückstellungsunterlagen Rückwareneingangsjournale S Sachanlagenvermögenskarteien Sachkonten Saldenbestätigungen Saldenbilanzen Schadensmeldungen Schadensunterlagen (soweit Buchungsbelege) Scheck- und Wechselunterlagen Scheckbestandsaufnahmen Schriftwechsel Schuldscheine Schuldtitel Sicherungsübereignungen Skontounterlagen Sondergutschriften Sozialleistungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) Sozialpläne Sozialversicherungsbeitragskonten Sparbücher (nach Entwertung) Sparprämienanträge Sparurkunden Steuerberatung Unternehmensberatung Wirtschaftprüfung Rechtsberatung 15 / / 19
16 Speditionsversicherungsscheine Spendenbescheinigungen Steuerabzugsnachweise Steuererklärungen/Steuerbescheide Steuerstrafrechtliche Ermittlungen Steuerrückstellungsberechnungen Steuerunterlagen (soweit nicht für die Finanzverwaltung von Bedeutung) Stornobelege Stundenlohnzettel (soweit Buchungsbelege) Stundungsbelege T Tätigkeitsberichte (soweit Buchungsbelege) Tagebücher der Handelsmakler Teilzahlungsbelege Telefaxe (sofern sie die Vorbereitung, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines Geschäfts bzw. eines Handelsgeschäfts zum Gegenstand haben) Telefonkostennachweise Telegramme (sofern sie die Vorbereitung, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines Geschäfts bzw. eines Handelsgeschäfts zum Gegenstand haben) Testate als Bilanzteil Transportschadenunterlagen Transportversicherungsanmeldungen Transportversicherungsaufträge U Übereignungsverträge Übernahmebescheinigungen (Spediteur) Überstundenlisten Steuerberatung Unternehmensberatung Wirtschaftprüfung Rechtsberatung 16 / / 19
17 Überweisungsbelege Umbuchungsbelege Umsatzsteuervergütungen Umwandlungsbilanzen Umwandlungsunterlagen Unfallverhütungsvorschriften Unfallversicherungsunterlagen Unterlagen (von Bedeutung für Besteuerung) Unternehmerlohnverrechnungen Urlaubsanträge Urlaubslisten für Rückstellungen V Valuta-Belege Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) Verfrachtungsaufträge Verkaufsbelege Verkaufsbücher, -journale Vermögensteuerunterlagen Vermögensverzeichnis Vermögenswirksame Leistungen (soweit Buchungsbelege) Vermögenswirksame Leistungen (Handelsbriefe) Verpfändungsunterlagen Verrechnungskonten Verrechnungspreisunterlagen Versandanmeldungen Versand- und Frachtunterlagen (soweit Buchungsbelege) Steuerberatung Unternehmensberatung Wirtschaftprüfung Rechtsberatung 17 / / 19
18 Verschiffungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) Versicherungspolicen Versorgungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) Versteigerungsunterlagen Verträge Verträge (soweit handels-/steuerrechtlich von Bedeutung) Vertreterunterlagen Vertreterverzeichnisse Verwahrungsbücher für Wertpapiere Verzugszinsbelastungen Viehregister Vollmachten (Urkunden) Vollständigkeitserklärungen Vorauszahlungsbelege Vorläufige Steuerfestsetzung (Unterlagen) Vorschusskonten Vorschusslisten (soweit Buchungsbelege) VWL-Unterlagen W Währungsforderungen (soweit Buchungsbelege) Warenabgabescheine Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) Wareneingangs- und -ausgangsbücher Warenverkehrsbescheinigungen Wechsel (soweit Buchungsbelege) Wechselobligolisten als Bilanzunterlagen Steuerberatung Unternehmensberatung Wirtschaftprüfung Rechtsberatung 18 / / 19
19 Weihnachtsgratifikation (soweit Buchungsbelege) Werbekosten, Belege über Werksrentenanträge Werkstattabrechnungen (soweit Buchungsbelege) Werkzeugkosten, Belege über Werkzeugregister als Inventar Wertberichtigungen (Inventurunterlage) (sofern sie die Vorbereitung, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines Geschäfts bzw. eines Handelsgeschäfts zum Gegenstand haben) Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen Wertpapierkurse als Buchungsbelege Wochenzettel für Gruppenakkord (soweit Buchungsbelege) Z Zahlungsanweisungen (soweit Buchungsbelege) Zahlungsträger Zeichnungsvollmachten Zessionen Zinsabrechnungen Zinsberechnungsunterlagen Zinsstaffeln Zollbelege Zugangsjournale Zuschüsse des Arbeitgebers (s. hierzu die Vorbemerkungen zum UStG) Zustellungsquittungen Zwischenabschlüsse Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel/Umstellung des Wirtschaftsjahres) Zwischengewinnermittlungen (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) Steuerberatung Unternehmensberatung Wirtschaftprüfung Rechtsberatung 19 / / 19
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