Aufbewahrungsfristen 2017 Seite 1 von 5
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- Günter Armbruster
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1 Aufbewahrungsfristen 2017 Seite 1 von 5 Bezeichnung der Unterlagen Frist erstellt oder mit letztem Eintrag aus dem Jahr Abkürzungsverzeichnis, allgemein Abkürzungsverzeichnis, soweit Erklärungsfunktion für Programm u.ä Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsgrundlage 10 Jahre) Abschlussübersicht (falls keine Bilanz erstellt wurde) Abtretungserklärungen Akkreditive Aktenvermerke Änderungsnachweis der EDV-Buchführung Angebote Angestelltenversicherung (Buchungsbelege) Anhang Anlagenverzeichnis Anlagevermögensbücher und -karteien Anlagezu- und Abgangsmeldungen Anträge auf Arbeitnehmersparzulage Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung Auftrags- und Bestellunterlagen Auftragsbestätigungen Ausfuhrgenehmigungen Ausfuhrunterlagen Ausgangsrechnungen Außendienstabrechnungen (Gehaltslisten) Bankbelege Bankbürgschaften Bauakte Baubücher Baugenehmigung Baupläne Beförderungspapiere im Güterkraftverkehr Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger Belege (soweit Buchungsgrundlage) Belegzusammenstellungen Bestellungen Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlage Betriebskostenabrechnung (soweit nicht Buchungsgrundlage) Betriebskrankenkasse (Buchungs- und Abrechnungsunterlagen) Betriebsprüfungsberichte Bewertungsunterlagen Bewirtungsunterlagen und Belege Bilanzen (Jahresbilanzen) Bilanzprotokoll (EDV) Bilanzunterlagen (z.b. Debitorenliste) Briefe Buchführungsprogramme Buchungsanweisungen Buchungsbelege Buchungsbelege mit Grundbuchfunktion Buchungsprotokolle (EDV)
2 Aufbewahrungsfristen 2017 Seite 2 von 5 Computerausdrucke mit Grundbuch- bzw. Journal-Eintragungen Computerausdrucke mit Hauptbuch- und Kontokorrenteintragungen Computerausdrucke mit Kontoauszügen Computerausdrucke mit Offene-Posten-Liste Darlehensunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage) Datenflusspläne für die EDV-Buchführung Datenträger mit gespeicherten Arbeitsanweisungen (nicht Buchungsanweisungen) Datenträger mit gespeicherten Buchungsanweisungen Datenträger mit gespeicherten Buchungsbelegen Datenträger mit gespeicherten Handelsbüchern Datenträger mit gespeicherten Inventaren Datenträger mit gespeicherten Konzernlageberichten Datenträger mit gespeicherten Lageberichten Dauerauftragsunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage) Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) Depotauszüge Depotbestätigungen Depotbücher Devisenunterlagen (allgemeine) Dubiosenunterlagen (Auskünfte, Mahnungen) soweit Inventar EDV-Journal Einfuhrunterlagen Eingangsrechnungen, s.a. Rechnungsdoppel Einheitswertbescheide Eröffnungsbilanz Essenmarkenabrechnungen (soweit nicht Buchungsgrundlage) Exportunterlagen Fahrtberichte Fahrtenbücher Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit nicht Buchungsbeleg) Fakturier-Journal Fehlerprotokolle bei EDV-Buchführung Finanzberichte Frachtbriefe Freistellungsbescheinigung - allgemein gültig - (Kopie) Freistellungsbescheinigung - auf konkreten Auftrag beschränkt - (Original) Gebäude- und Grundstücksunterlagen Gehaltskonten Gehaltslisten Geschäftsberichte Geschäftsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam) Geschenknachweise (soweit nicht Buchungsgrundlage) Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresbilanz) Grundbuchauszüge Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) Gutschriften Handelsbilanz Handelsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam) Handelsbücher Handelsregisterauszüge Hauptabschlussübersicht
3 Aufbewahrungsfristen 2017 Seite 3 von 5 Hauptbuch Hauptbuchkonten Hilfsbücher soweit Buchungsunterlagen Inventar Inventarunterlagen Investitionszulagenanträge Jahresabschlüsse Jahresabschlusserläuterungen Jahresabschlusslisten Journale für Hauptbuch und Kontokorrent Kalkulationsunterlagen (außer für Kalkulation der Herstellkosten) Kassenberichte Kassenbücher und -blätter Kassenzettel,-belege (soweit nicht Buchungsunterlage) Kommissionslisten Konsignationslager-Unterlagen Konsolidierungsunterlagen Kontenpläne und Kontenplanänderungen Kontenregister Kontoauszüge (Girokonten/Postgiro) *1) Kontokorrentbücher und -kontenkarten Konzernabschlüsse Konzernlagebericht (einschl. Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen) Kostenträgerrechnung (soweit Bewertungsunterlage) Kostenvoranschläge Kreditunterlagen Lageberichte Lagerbuchführungen Lagerprotokolle Lieferscheine (Original) Lizenzabrechnungen und -unterlagen (soweit nicht Buchungsunterlage) Lohnbelege Lohnkonten Lohnlisten Lohnunterlagen Magnetbänder mit Buchungsfunktion Mahnungen und -bescheide Materialentnahmescheine (soweit nicht Buchungsunterlage) Mietunterlagen Mikrofilme mit allgemeinen Organisationsunterlagen Mikrofilme mit Buchungsbelegen Mikrofilme mit Geschäftsbriefen Nachnahmebelege (soweit nicht Buchungsunterlage) Nebenbücher OP-Listen (EDV) Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung Pachtunterlagen (siehe auch Verträge) Patente und Unterlagen Portokassenbücher Postgirobelege Preislisten
4 Aufbewahrungsfristen 2017 Seite 4 von 5 Programmbeschreibung für das Buchführungsprogramm Protokolle (allgemeiner Art) Provisionsabrechnungen -unterlagen (soweit nicht Buchungsunterlage) Prozessakten Quittungen Rechnungen Rechnungen an Privatpersonen für Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (2 Jahre Aufbewahrungspflicht für den Rechnungsempfänger) Rechnungsdoppel (bestimmte Fälle des innergem. Rechnungsverkehrs nach 14a Abs. 1 UStG) Rechnungsdoppel über steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen Rechtsstreitfälle mit Unterlagen Registrierkassenstreifen Reisekostenabrechnungen Rentenversicherungsunterlagen Repräsentationsaufwands-Unterlagen Sachkonten Saldenbestätigungen Saldenbilanzen Schadensunterlagen Schecks Scheckunterlagen Schriftwechsel (allgemein) Schuldtitel Sparbücher Sparprämienunterlagen Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung Speise- und Getränkekarten bei Gaststätten Spendenbescheinigungen Steuererklärungen Steuerunterlagen Telefonkostennachweise (keine Buchungsgrundlage) Überstundenlisten Umsatzsteuervoranmeldungen Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) Verkaufsbücher Vermögensverzeichnis Vermögenswirksame Leistungen Versand- und Frachtunterlagen Versicherungspolicen Verträge (wenn Buchungsunterlage 10 Jahre) Wareneingangs- und -ausgangsbücher Wechsel (falls nicht Buchungsgrundlage) Wechselbuch Wechselunterlagen (falls nicht Bestandteil der Buchungsgrundlage) Werbegeschenknachweise Zahlungsanweisungen Zinsabrechnungen (soweit Buchungsgrundlage) Zollbelege Zwischenbilanz (bei Gesellschaftswechsel) Zwischenbilanz (bei Umstellung des Wirtschaftsjahres)
5 Aufbewahrungsfristen 2017 Seite 5 von 5 *1)Unternehmen mit Onlinebanking: Ein Ausdruck des elektronisch übermittelten Kontoauszugs auf Papier genügt nicht, um den bestehenden Aufbewahrungs-pflichten nach 147 AO nachzukommen. Der elektronische Kontoauszug muss durch Übertragung der Formatierungs- und Inhaltsdaten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger archiviert werden. Es muss sichergestellt sein, dass die Daten vor dem Speichern bzw. bei einem möglichen späteren Ausdruck nicht verändert werden. Anders kann die Entscheidung ausfallen, wenn das Kreditinstitut zusätzlich Monatssammelkontoauszüge in Papierform zusendet. Mit dieser zusätzlichen Möglichkeit der Kontrolle ist den gesetzlichen Anforderungen Genüge getan. Auf Thermopapier gedruckte Unterlagen unbedingt kopieren. Diese Aufstellung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.
Aufbewahrungsfristen 2015 Seite 1 von 5
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