Übersicht der relevanten Aufbewahrungsfristen 2019

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1 Übersicht der relevanten Aufbewahrungsfristen 2019 Geschäftsunterlagen müssen im Normalfall sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden. In Ausnahmefällen können es sogar 30 Jahre oder mehr sein. Neben den im Handelsgesetzbuch sowie in 147 Abgabenordnung steuerrechtlich definierten Regelungen gibt es weitere branchen- und anwendungsspezifische Vorschriften. Bitte beachten: Die Aufbewahrungsfristen beginnen immer erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem im betreffenden Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist. D.h., dass für alle zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen ebenfalls erst mit Schluss des Kalenderjahres, in dem dieser erstellt wurde, die Aufbewahrungsfrist beginnt. Unsere Empfehlung: Nochmals kurz Rücksprache mit Ihrem Steuerberater halten, ob die Unterlagen wirklich datenschutzkonform vernichtet. Das hermetisch geschlossene Sicherheitssystem von REISSWOLF bietet Ihnen zertifizierte Rechtssicherheit bei der Vernichtung von vertraulichen Daten aller Art. Das über 35-jährige Erfahrungswissen rund um Datenschutz und Datensicherheit erstreckt sich auch auf die Digitalisierung & Archivierung aller unternehmensrelevanten Unterlagen für den Zeitraum der Aufbewahrungspflicht. einfach. machen.

2 A Abhängigkeitserklärungen Abrechnungsbelege Abtretungserklärungen Akkordunterlagen Akkreditive Aktenvermerke (soweit steuerrechtlich relevant) An-, Ab- und Ummeldungen der Krankenkassen Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben 0 sofort Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben Angestelltenversicherung Anhang Anlageverzeichnisse Anleihebücher Anträge auf Arbeitnehmersparzulage Anwesenheitsliste soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich Arbeitsanweisungen für EDV- Buchführung Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Krankmeldung) Ausgangsrechnungen Außendienstabrechnungen B Bahnabrechnungen Bahnfrachtbriefe Bankauszüge, Bankbelege Bankbürgschaften Bauakten (Lebensdauer des Bauwerks) Bauantragskostennachweise (Lebensdauer des Bauwerks) Baubeschreibungen (Lebensdauer des Bauwerks) Baubücher (Lebensdauer des Bauwerks) Baugenehmigungen (Lebensdauer des Bauwerks) Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung Belastungsanzeigen (intern und extern) Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen Bestell- und Auftragsunterlagen Beteiligungsunterlagen Betriebsabrechnungsbögen Betriebskostenabrechnungen Betriebsprüfungsberichte Bewertungsunterlagen Bewirtungsunterlagen Bilanzen Bilanzanlagen Buchungsanweisungen, Buchungsbelege Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) C Carnet-Zolldokumente Clearingauszüge Clearing-Belege D Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) ( 47 AO) Datensicherungen Dauerauftragsunterlagen Debitorenbuchhaltung, Debitorenlisten Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV, Fehlerprotokolle Doppelbesteuerungsunterlagen E Edelmetallbestände, Edelmetallumsätze EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich (Ablaufdiagramme. Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen) Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen, Effektenbuch Einfuhrunterlagen Eingangsrechnugnen Einheitswertunterlagen s mit steuerrelevantem Inhalt Essensmarkenabrechnungen Exportunterlagen F Fahrtkostenerstattungsunterlagen Feuerversicherungsunterlagen Frachtbriefe Freistempelabrechnungen G Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Pläne, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar Gehaltslisten Geschäftsberichte Geschäftsbriefe Geschenknachweise Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen) Gewerbesteuerunterlagen Gewinn- und Verlustrechnungen Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare Gründungsakten der Gesellschaft Gutachten

3 Gutschriften, Gutschriftsanzeigen H Handelsbriefe Handelsbücher Handelsregisterauszüge Hauptabschlussübersicht Hauptbücher Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen) Hypothekenpfandbriefe I Inkassobücher, -karteien, -quittungen Investitionszulage (Unterlagen) Inventare, Inventarnachweise Investitionszulagen Unterlagen Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen Lohnkontenarten, Lohnbelege Lohnlisten Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.) Luftfrachtbriefe M Mahnvorgänge, Mahnbescheide Maschinenkarteikarten (Inventur) Mietunterlagen, Mietverträge (nach Vertragsende) Mietunterlagen, Mietverträge (soweit Buchungsbelege) Mutterschaftsgeldunterlagen N Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege) Nebenbücher J Jahresabschluss Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften Journale für Hauptbuch und Kontokorrent Jubiläumsunterlagen, Jubilarfeiern K Kalkulationsunterlagen Kassenberichte Kassenbücher und -blätter Kassenzettel Kontenpläne und -änderungen Kontoauszüge, Kontenregister Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte Kostenträgerrechnungen Krankenhaus-Buchführungsunterlagen Kreditorenbuchhaltung Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) Kreditunterlagen (soweit Korrespondenz) Kurzarbeitergeldlisten und Anträge L Ladescheine Lagebericht Lagerbücher Lastschriftanzeigen Leasingunterlagen (soweit Buchungsbelege) Leergutabrechnungen Lieferantenerklärungen (Präferenznachweise, Zoll, steuerlich ansonsten 6 Jahre) O Offenbarungseid, Anträge zur eidesstattlichen Versicherung Organisationsunterlagen und -pläne P Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Buchungsbelege; nach Vertragsende) Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Handelsbriefe; nach Vertragsende) Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents Patientenakten in Krankenhäusern (Krankengeschichte) ambulant und stationär Patientenakten in Arztpraxen Pensionskassenunterlagen, Unterlagen zu Pensionsrückstellungen Pfändungsunterlagen Postquittungsbücher Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen) Protokolle (soweit Buchungsbelege) Provisionsabrechnungen mit Unterlagen Prozessakten (nach Abschluss des Prozesses) Prüfungsberichte des Abschlussprüfers Q Qualitätsmanagement-Unterlagen Quittungen, wenn Buchungsunterlagen R Rechnungen und Rechnungsunterlagen Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensabschluss Reisekostenabrechnungen Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)

4 S Saldenbilanzen Saldenlisten Schadensunterlagen (soweit nicht Bilanzbelege) Scheck- und Wechselunterlagen (soweit Buchungsbelege) Schriftwechsel Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) Schuldtitel Spendenbescheinigungen Steuerunterlagen Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)* Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)* Strahlenschutzbelehrungen (RöV)* Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)* Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)* T Telefonkostennachweise Transportschadenunterlagen Z Zahlungsanweisungen Zessionen Zinsabrechnungen Zollbelege Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer Zustellungsquittungen Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) *Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sind 30 Jahre lang nach der letzten Behandlung aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen nach Absatz 1 Satz 2 über Röntgenuntersuchungen sind zehn Jahre lang nach der letzten Untersuchung aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sind bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren. Auch nicht Unternehmer (Privatleute) haben eine zweijährige Aufbewahrungspflicht nach 14b Abs. 1 S. 5 i. V. m. 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UStG zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Zu solchen Leistungen gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der leistende Unternehmer nach dem UStG in der Rechnung hinzuweisen. Trotz sorgfältiger Zusammenstellung können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen. U Überstundenlisten Unfallversicherungsunterlagen Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher V Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) Verkaufsbücher Vermögensverzeichnis Versand- und Frachtunterlagen Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung) Versteigerungsunterlagen Verträge (nach Vertragsende, soweit kein Buchungsbeleg) Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen Viehregister VwL-Unterlagen (soweit Buchungsbelege) W Wareneingangs- und -ausgangsbücher Wechsel Weihnachtsgratifikation Werbegeschenkenachweise Werbekostenbelege Wertberichtigungsunterlagen Wildhandelsbücher

5 Noch Fragen offen? Wir beantworten sie gerne! T info@reisswolf.com REISSWOLF International AG Im Hegen Oststeinbek MK /2018 einfach. machen.