Dossier: Ablagesystem

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1 Dossier: Ablagesystem Erstellen Sie sich ein Ablagesystem mit Köpfchen Kommunikation per ist schnell, einfach und direkt und in vielen Unternehmen fast der einzige Weg, um sich in Projekten zu verständigen. Umso wichtiger ist es, dass Sie immer zügig alle Sachverhalte zu einem Projekt zusammentragen können. Wenn Sie oder Ihr Chef pro Tag 100 Nachrichten erhalten was in größeren Unternehmen keine Seltenheit ist, haben sich in der Woche bereits 500 Mails in Ihrem Posteingang getummelt. Am Ende eines Jahres sind Sie also stolzer Besitzer von Nachrichten. Mit unseren Tipps in der Ausgabe 02/07 haben Sie bereits einige Möglichkeiten kennen gelernt, wie Sie diese Flut automatisiert organisieren. Dazu brauchen Sie aber auch ein cleveres Ablagesystem. Nutzen Sie den Trick mit dem Monats-Ordner! Wahrscheinlich werden auch Sie häufig Nachrichten erhalten, die sich offensichtlich nicht auf ein bestimmtes Projekt beziehen, von denen Sie aber nicht wissen, ob der Absender nicht doch noch einmal darauf zurückkommen wird. Richten Sie für solche Nachrichten einen speziellen Ordner ein. In diesem landen alle Nachrichten eines Monats, die sich nicht weiter bearbeiten lassen. Ist der Monat abgelaufen, richten Sie einen neuen Ordner ein. Spätestens nach 3 Monaten wird dann der erste Ordner wieder vollständig gelöscht. Nach verschiedenen Stationen im Sekretariat arbeitet unsere Herausgeberin Doris Bader seit zwölf Jahren als Chefsekretärin in einem großen Medienunternehmen Bestell-Hotline Wir freuen uns auf Ihren Anruf unter 089/ Erreichbar Mo.-Fr. zwischen 9.00 und Uhr Bestellung per [email protected] Bestellung per Fax: 089/ So geht s: 1. Damit Sie Nachrichten schnell bearbeiten können, sollten sich die Monats- Ordner direkt unterhalb des Posteingangs befinden. Wechseln Sie in 1

2 Outlook also in das Modul Mail und klicken Sie in der Ordnerübersicht zunächst auf Posteingang. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag Posteingang. Aus dem Kontextmenü entscheiden Sie sich für den Eintrag Neuer Ordner ( Abb. 1). 3. Im nachfolgenden Dialog vergeben Sie eine Bezeichnung für den Ordner. 4. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK ( Abb. 2). PRAXIS-TIPP: Damit die Ordner in der Ablagestruktur möglichst weit oben stehen, stellen Sie dem Namen einen Unterstrich voran. Dieser sorgt dafür, dass der Ordner bei alphabetischer Reihung an den Anfang gestellt wird. ( _07-05 ) Sortieren Sie vor In vielen Unternehmen hat sich für elektronische Nachrichten ein erstaunliches System eingebürgert. Statt Vorgänge nach Projekten oder Kunden abzulegen, werden pro Kollegen Ordner angelegt. Um eine wichtige Nachricht zu finden, müssen Sie sich also nicht nur daran erinnern, in welchem Zusammenhang Sie die Nachricht erhalten haben, sondern auch von wem. Ziemlich umständlich. Nutzen Sie lieber eine projektbezogene Ablage nach alphabetischer Ordnung. So geht s: 1. Wiederholen Sie die Schritte 1 und 2 der vorherigen Anleitung. 2. Vergeben Sie als Namen für den neuen Ordner die Bezeichnung Projekte. 3. Damit Sie bei einer Vielzahl von Projekten nicht die Übersicht verlieren, legen Sie auch eine alphabetische Unterteilung an. Dazu markieren Sie den neuen Ordner Projekte und rufen aus dem Kontextmenü erneut den Befehl Neuer Ordner auf. 2

3 4. Nennen Sie diesen neuen Ordner etwa A-E. 5. Legen Sie nun noch weitere Ordner an, die lediglich der Unterteilung dienen. Die eigentlichen Projektordner landen dann unterhalb dieser Trenner ( Abb. 3). Befreien Sie sich vom Automatismus Eine Schwachstelle aus organisatorischer Sicht begleitet Outlook seit der ersten Programmversion. Alle von Ihnen verfassten Nachrichten wandern automatisch in den Ordner Gesendete Objekte. Darin enthalten sind nicht nur Ihre verfassten Mails, sondern auch die Zusagen von Termineinladungen. Bereits nach kurzer Zeit ist der Ordner prall gefüllt und verlangsamt unnötig Suchläufe. Machen Sie sich dann Folgendes zur Regel: Ihre Antworten auf die Mails, die im Zusammenhang mit einem Projekt stehen, landen im entsprechenden Projektordner. Dies erreichen Sie auf 2 möglichen Wegen: 1. Lösung: Sie machen es sich zur Gewohnheit, dass Sie nach dem Bearbeiten Ihrer Nachrichten schnell in den Ordner Gesendete Objekte wechseln, um die Mails in die passenden Projektordner zu verschieben. 2. Lösung: Nahezu unbekannt ist die Möglichkeit, bereits vor dem Versenden einer Nachricht den Ordner zu bestimmen, in dem das gesendete Objekt abgelegt wird. Dazu gehen Sie so vor: Schreiben Sie wie gewohnt Ihre Nachricht. Klicken Sie dann auf den Schalter Optionen oder führen Sie Ansicht/Optionen aus. In der Mitte des Dialogs finden Sie den Abschnitt Gesendete Nachricht speichern in ( Abb. 4). Klicken Sie auf Durchsuchen. Wählen Sie im nachfolgenden Dialog den Projektordner aus. Verlassen Sie die Dialoge mit OK und Schließen. Wenn Sie Ihre Nachricht nun versenden, wird diese im Projektordner gespeichert. 3

4 Legen Sie eine Rangfolge fest Sicherlich betreuen Sie 3 oder 4 Projekte sehr intensiv. Für andere, die kurz vor dem Abschluss stehen, erhalten Sie deutlich weniger Nachrichten. In den neueren Outlook-Versionen bietet Ihnen Microsoft die Möglichkeit, einen schnellen Zugriff auf Ihre wichtigsten Projektordner einzurichten. Wichtig ist dabei natürlich, dass Sie sich wirklich für die wichtigsten entscheiden. So geht s: 1. Wechseln Sie in Outlook in das Modul und klicken Sie in der Ordnerliste auf einen Ihrer wichtigen Projektordner. 2. Führen Sie einen Rechtsklick auf den Ordner aus. Aus dem Kontextmenü entscheiden Sie sich nun für den Befehl Zu Favoritenordner hinzufügen ( Abb. 5). 3. Damit erscheint der so ausgewählte Ordner innerhalb des dafür reservierten Bereichs und kann nun schneller erreicht werden ( Abb. 6). Ist das Projekt abgeschlossen, entfernen Sie den Favoritenordner wieder aus dem Abschnitt. Dazu nutzen Sie den gleichnamigen Befehl aus dem Kontextmenü des Ordners. PRAXIS-TIPP: Reduzieren Sie die Menge an s so gut es geht: Führen Sie hierfür am besten innerhalb Ihres Unternehmens, Ihrer Abteilung oder zwischen Ihnen und Ihrem Chef eine Kürzelsprache ein, die bereits im Betreff einer Nachricht signalisiert, dass diese nicht beantwortet werden muss und deshalb schneller gelöscht werden kann. Häufig eingesetzt wird das Kürzel "<eom>", das für End of Message steht. Wollen Sie etwa lediglich auf einen Anruf hinweisen, es liegen aber keine weiteren Informationen vor, schreiben Sie einfach eine Nachricht mit dem Betreff Herrn Müller zurückrufen, eilt! <eom>. Der Empfänger weiß sofort, was zu tun ist, braucht sich aber nicht weiter mit der Nachricht zu beschäftigen. So vereinfachen Sie sich die PC-Arbeit Problematisch ist häufig auch der Umgang mit Dateianhängen. Gerade im 4

5 Rahmen eines Projekts werden oftmals wichtige Dokumente auch per zugestellt. Die Nachricht muss dann nicht nur bearbeitet, sondern der Dateianhang auch separat gespeichert werden. Das ist umständlich und zeitraubend. Mit einer preiswerten (15 US-Dollar) Erweiterung für Outlook lassen Sie ein Programm die Arbeit tun. Wichtiger Hinweis Der Outlook Attachment Sniffer kann in Ruhe 30 Tage kostenlos ausprobiert werden vorausgesetzt, in Ihrem Unternehmen ist es erlaubt, Programme aus dem Internet herunter zu laden. Zunächst installieren Sie das Programm: Laden Sie sich unter die Programmdatei herunter. Öffnen Sie unter Windows die Datei und klicken Sie doppelt auf den Eintrag Setup. Achten Sie darauf, dass Sie Outlook vorher beenden! Folgen Sie zur Installation den Anweisungen auf dem Bildschirm. Ist die Installation erfolgreich beendet, starten Sie Outlook erneut. Sie sehen dort nun eine neue Schaltfläche, über die Sie das Programm, das sehr viel mehr Möglichkeiten als nur das Speichern umfasst, konfigurieren. So geht s: Markieren Sie die Nachrichten in einem Projektordner, deren Anhänge Sie speichern wollen. Möchten Sie dagegen alle Nachrichten eines Ordners untersuchen, brauchen Sie nichts weiter zu tun. 1. Klicken Sie auf den Schalter Outlook Attachment Sniffer. 2. Es öffnet sich der Konfigurationsdialog des Programms ( Abb. 7). 3. Entscheiden Sie sich hier, ob Sie einen Ordner oder ausgewählte Nachrichten bearbeiten wollen. Haben Sie Outlook-Ordner markiert, klicken Sie auf den Schalter mit den 3 Punkten, um den gewünschten Ordner 5

6 auszuwählen. 4. Aktivieren Sie im unteren Bereich des Fensters die Option Anlagen speichern. 5. Drücken Sie auf Bearbeiten. 6. Mit einem Druck auf die Taste mit den Punkten im oberen Bereich wählen Sie den Ordner auf Ihrem Computer, in dem Sie die Anlagen ablegen wollen ( Abb. 8). 7. Außerdem können Sie im unteren Bereich unter Folgende Dateien speichern steuern, welche Dateiformate Sie berücksichtigen wollen. Sollen etwa nur Word-, Excel- und PDF-Dateien abgelegt werden, tragen Sie dort *.doc, *.xls, *.pdf ein. 8. Verlassen Sie den Dialog mit OK. 9. Sie gelangen zum Ausgangsdialog zurück. Mit einem Klick auf Start beginnen Sie den Vorgang. In der kostenlosen Version erscheint nun für einige Sekunden ein Hinweis auf den Erwerb des Programms. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um mit dem Speichern zu beginnen. (Abb. 1:) Legen Sie einen neuen Ordner an. 6

7 (Abb. 2:) In diesem Dialog legen Sie den Namen für den Ordner fest. (Abb. 3:) Entwickeln Sie eine geordnete Struktur mit Trennern und Projektordnern. 7

8 (Abb. 4:) In den Optionen einer Nachricht weisen Sie einen abweichenden Ordner für das gesendete Objekt zu. (Abb. 5:) Über das Kontextmenü eines Ordners nehmen Sie diesen zu den Favoriten auf. (Abb. 6:) Bestimmen Sie die Favoriten in Outlook. 8

9 (Abb. 7:) Teilen Sie dem Programm mit, welche Mails bearbeitet werden sollen. 9

10 (Abb. 8:) In diesem Dialog steuern Sie, wo die Anhänge gespeichert werden. Besuchen Sie uns im Internet unter: 10