Zertifizierungsrichtlinie QM-Fachpersonal. Richtlinie der Zertifizierungsstelle TQCert für die Zertifizierung von QM- Fachpersonal

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1 Richtlinie der Zertifizierungsstelle für die Zertifizierung von QM- Fachpersonal Normgrundlage dieser Zertifizierungsrichtlinie ist die internationale Norm DIN EN ISO/IEC Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeines 2. Begriffsklärung und Abkürzungen 3. Referenzdokumente und Normen 4. Geltungsbereich 5. Qualifikationskriterien 6. Eingangsvoraussetzungen zur Teilnahme an der Prüfung 7. Vorbereitung der Prüfung und Einladung zur Prüfung 8. Festlegung des detaillierten Prüfungsverfahrens 9. Prüfungsmodalitäten 10. Organisation der Prüfungsdurchführung 11. Sicherstellung der Geheimhaltung im Prüfungsverfahren 12. Durchführung und Auswertung der Zertifizierungsprüfung 13. Zertifizierungsentscheid und Dokumentation 14. Information an Kunden bei negativem Zertifizierungsentscheid 15. Zertifikatsausstellung und Übersendung 16. Überwachung und Verlängerung des Zertifikats (Rezertifizierung) 17 Datenschutz 18 Öffentlich zugängliche Informationen 19. Aussetzung von Zertifikaten 20. Entzug von Zertifikaten 21. Einsprüche und Beschwerden 22. Zeichennutzung D07PE04 Rev 10 Seite 1 von 12

2 1. Allgemeines (1) Die GmbH ist eine von der Deutsche Akkreditierungsstelle GmbH (DAkkS) akkreditierte Zertifizierungsstelle für Personen. Diese Richtlinie regelt das Verfahren zur Zertifizierung von Personen, die die Qualifikationskriterien für Qualitätsfachpersonal erfüllen. (2) Die Prüfung, Zertifizierung, Überwachung und Rezertifizierung von Personen erfolgt nach den Kriterien der internationalen Norm DIN EN ISO/EC (Allgemeine Anforderungen an Stellen, die Personen zertifizieren). (3) Die Verfahren der sichern einen gleichberechtigten Zugang aller Antragsteller zum Zertifizierungsverfahren. Eine Beschränkung, auf Personenkreise die Mitglied einer Gesellschaft oder Gruppe sind, erfolgt nicht. (4) Ausdruck eines positiv verlaufenen Zertifizierungsverfahrens ist ein für die jeweilige Person ausgestelltes Zertifikat. Die GmbH setzt sich für dessen breite Anerkennung ein. Die zertifizierte Person erlangt einen Wettbewerbsvorteil gegenüber nicht zertifizierten Personen. Institutionen, die Kompetenzen nachfragen, erhalten Vergleichbarkeit und Sicherheit bei der Auswahl einer geeigneten Person. 2. Begriffsklärung und Abkürzungen (1) Antragsteller Person, die eine Zertifizierung entsprechend dem Leitfaden zur Zertifizierung von Qualitätsfachpersonal anstrebt. (2) Zertifizierungsstelle GmbH, Gobietstraße 13, Kassel, Akkreditiert nach DIN EN ISO/IEC (3) Schulungsanbieter Von der Zertifizierungsstelle anerkannter Weiterbildungsträger, der die erforderliche Ausbildung vermitteln kann. (4) Ausbilder / Dozent Vom Schulungsanbieter mit der Ausbildung beauftragte Person (5) Kompetenz Mit Kompetenz ist hier die integrierte Gesamtheit von Fähigkeiten (Wissen, Können) und Fertigkeiten (Fähigkeit zur Anwendung) gemeint. Dies ist in diesem Leitfaden immer auf bestimmte, festgelegte Anforderungen bezogen. 3. Referenzdokumente und Normen (1) Normen DIN EN ISO/IEC 17024:2012 DIN EN ISO 19011: DIN EN ISO 9001:2008 (Verweis auf 6.2.2) (2) Regelwerke Als Regelwerk der GmbH wurde der Leitfaden der GmbH für Qualitätsfachpersonal nahezu vollständig übernommen, und ersetzt den Leitfaden zur Zertifizierung von Qualitätsfachpersonal vom Ausnahmen bestehen bei der Festlegung der notwendigen Qualifikation zur Prüfungszulassung von Auditoren. Hier werden die Standards gemäß 71SD6025 übernommen. 4. Geltungsbereich (1) Diese Regeln gelten für alle Zertifizierungsverfahren der Reihe Qualitätsfachpersonal - Qualitätsbeauftragter (QB) - Interner Qualitätsauditor (IQA) - Qualitätsmanager (QM) D07PE04 Rev 10 Seite 2 von 12

3 - Externer Qualitätsauditor (QA) 5. Qualifikationskriterien (1) Die Qualifikationskriterien sind die inhaltlichen Angaben im Referenzdokument Leitfaden der GmbH für Qualitätsfachpersonal. Der Schulungsanbieter entwickelt daraus eine sachliche und zeitliche Gliederung. Diese Gliederung enthält Angaben zur inhaltlichen Aufteilung, zur Unterrichtsdauer, zum didaktischmethodischen Vorgehen, zu den Medien und zu den sächlichen (Räume, Geräte) und personellen (Lehrkräfte und deren Qualifikation) Ressourcen. Die Gliederung wird von freigegeben. 6. Eingangsvoraussetzungen zur Teilnahme an der Prüfung und zur Zertifikatserteilung (1) Voraussetzungen für die Aufnahme in das Zertifizierungsverfahren Um am Zertifizierungsverfahren teilnehmen zu können, muss der Antragsteller dem in der jeweiligen Einzelrichtlinie festgelegten Anforderungsprofil entsprechen. Dort sind Vorgaben über die schulische und fachliche Vorbildung formuliert. (2) Antragstellung Mit der Antragstellung erkennt der Kandidat die Zertifizierungsbedingungen der GmbH an und verpflichtet sich, die erforderlichen Unterlagen und Auskünfte der Zertifizierungsstelle zukommen zu lassen. Zudem verpflichtet sich der Antragstelle unverzüglich die GmbH über Angelegenheiten, die Ihre Fähigkeit, weiterhin die Zertifizierungsanforderungen zu erfüllen, beeinflussen können, zu melden. Für den Antragsteller besteht die Möglichkeit, im Rahmen des Zumutbaren einen formlosen Antrag auf Berücksichtigung besonderer Bedürfnisse zu stellen. (3) Voraussetzungen für die Teilnahme an der Prüfung Der Antragsteller wird zur Prüfung zugelassen, wenn folgende Dokumente vorgelegt werden: 1. Angaben zur Ausbildung 2. Berufserfahrung 3. Erfahrung in QM-bezogenen Tätigkeiten 4. Nachweise über die durchlaufene Schulung 5. Nachweise über durchgeführte Audits (IQA/QA) Spezifizierte Angaben zu den obigen Nachweisdokumenten sind in der jeweiligen Einzelrichtlinie festgelegt. (4) Zugelassen werden kann auch, wer durch Vorlage von Zeugnissen oder auf andere Weise glaubhaft macht, dass er Qualifikationen erworben hat, die die Zulassung zur Zertifizierung rechtfertigen. In diesen Fällen wird eine Seiteneinsteigerzulassung nach den Regeln der durchgeführt. (5) Berufspraxis bedeutet in der Regel, dass stets eine Beschäftigung in einem Arbeitsverhältnis mit mindestens 35 Stunden pro Woche oder eine freiberufliche Tätigkeit in entsprechendem Umfang vorliegen muss. Die Voraussetzungen für die Zertifikaterteilung sind in der folgenden Übersicht zusammengestellt: D07PE04 Rev 10 Seite 3 von 12

4 Eingangsvoraussetzungen zur Teilnahme an der Prüfung und zur Zertifikatserteilung Anforderung QB IQA QM Ausbildung: Ersatzweise Berufserfahrung für fehlende Ausbildung: abgeschlossene Berufsausbildung oder höherwertig min. 5 Jahre in Vollzeit abgeschlossene Berufsausbildung oder höherwertig min. 5 Jahre in Vollzeit Abgeschlossene Berufsausbildung oder Studienabschluss min. 6 Jahre in Vollzeit nach abgeschlossener Berufsausbildung QA Hochschulausbildung oder Fachschulausbildung (Techniker, Meister oder entsprechend), alternativ Sekundäre Berufsausbildung Berufserfahrung: Qualitätsbezoge ne Tätigkeiten: Schulung im Qualitätsmanagement: min. 1 Jahr Vollzeit min. 1 Jahr der Berufserfahrung QB-Lehrgang mit mind. 80 U-Std. und erfolgreichem Abschluss min. 2 Jahre Vollzeit min. 1 Jahr der Berufserfahrung erfolgreicher Abschluss des QB- Lehrgangs als Zugangsvoraussetz ung; min. 4 Jahre Vollzeit min. 2 Jahre der Berufserfahrung erfolgreicher Abschluss des QB- Lehrgangs als Zugangsvoraussetzu ng; Hochschulausbildung: mind. 4 Jahre Berufserfahrung in Vollzeit Fachschulausbildung/alt ernativ sekundäre Berufsausbildung: Mind. 5 Jahre Berufserfahrung in Vollzeit min. 2 Jahre der Berufserfahrung Teilnahme am QA- Lehrgang mit mind. 40 U-Std. und erfolgreichem Abschluss Teilnahme am Lehrgang Interner Qualitätsauditor mit mind. 20 U-Std. und erfolgreichem Abschluss Auditerfahrung: min. 1 Qualitätsaudit mit min. 4 Tagen für die Prüfung der Dokumentation, Auditplanung, Auditdurchführung und Auditbericht, davon Teilnahme am QM- Lehrgang mit mind. 60 U-Std. und erfolgreichem Abschluss min. 2 Tage vor Ort Hinweise zur Tabelle: - 1 U-Std. entspricht einer Unterrichtseinheit von 45 Minuten. - Erfolgreicher Abschluss bedeutet das der Kooperationspartner min. 80% der Anwesenheit des Teilnehmers am Lehrgang nachgewiesen hat. - Eine Tätigkeit wird als qualitätsbezogen betrachtet, wenn diese in Eigenverantwortung ausgeübt wird und in der Regel auf die Umsetzung wesentlicher, Forderungen von QM-Normen (z.b. ISO 9001) oder entsprechenden normativen Dokumenten gerichtet ist. Mindestens 4 Qualitätsaudits mit mind. 20 Tagen für die Prüfung der Dokumentation, Audit-planung, Auditdurchführung und Auditbericht, davon min. 10 Tage vor Ort 7. Vorbereitung der Prüfung und Einladung zur Prüfung (1) In Absprache mit dem Schulungsanbieter wird ein Prüfungstermin festgesetzt. Die Prüfung findet in der Regel in den Räumlichkeiten des Schulungsanbieters statt. D07PE04 Rev 10 Seite 4 von 12

5 Bei mündlichen Prüfungen des IQA und des QM stellt der Schulungsanbieter einen Beisitzer zur mündlichen Prüfung. Der Beisitzer sollte ein Dozent sein. Bei der QA Prüfung werden 2 Prüfer eingesetzt. (2) Die eingegangenen Nachweisdokumente des Antragstellers werden anhand einer Checkliste von der obersten Leitung der Zertifizierungsstelle oder einem Beauftragten geprüft. Sind die Unterlagen vollständig, erfolgt eine Einladung zur Teilnahme an der Prüfung. (3) Mit der Einladung zur Prüfung wird die Rechnung an den Antragsteller versandt. Das Zahlungsziel liegt vor der Prüfung. 8. Festlegung des detaillierten Prüfungsverfahrens (1) Zur Auswahl von Prüfungsfragen verfügt über einen Fragenpool zu jedem akkreditierten Zertifizierungsbereich. Die Fragen werden in einer geschützten Software verwaltet. (2) Die Prüfungsfragen werden vor jeder Zertifizierungsprüfung auf Aktualität, Vollständigkeit und auf Übereinstimmung mit dem Leitfaden der GmbH für Qualitätsfachpersonal überprüft. Regelmäßig und systematisch werden die Prüfungsfragen von der obersten Leitung in Zusammenarbeit mit dem Arbeitskreis Prüfungsfragen überarbeitet und ggf. um Fragen zu neuen Wissensbereichen (in Abstimmung auf das aktuell durchgeführte Zertifizierungskonzept) ergänzt. (3) Ca. 2 Wochen vor jeder Zertifizierungsprüfung erfolgt seitens der obersten Leitung die detaillierte Festlegung des Prüfungsverfahrens. - Anzahl der Prüfungsfragen für die schriftliche Prüfung - Genaue Prüfungsdauer der schriftlichen Prüfung - Bewertungsschema für die Entscheidung: Prüfung bestanden / nicht bestanden? - Erlaubte Hilfsmittel während der Prüfung - Entscheidung über die Erfordernis einer mündlichen Prüfung - Auswahl und Beauftragung des Prüfers (für den Fall des Ausfalls auch des Ersatzprüfers) - Sonstige erforderliche organisatorischen Abstimmungen, z.b. mit Bildungsinstituten etc. (4) Die Prüfungsfragen werden kurz vor der Prüfung von der obersten Leitung der aus dem aktuellen Prüfungspool zusammengestellt. Die Auswahl erfolgt proportional zu den Inhaltsgruppen (Cluster), ein Teil ist rein zufällig zusammengestellt. (5) Die ausgewählten Fragen werden in einer Prüfungsfragenliste dokumentiert, die der jeweiligen Zertifizierungsprüfung eindeutig zugeordnet wird (Datum und Zertifikatstitel der Prüfung). (6) Die vollständige Prüfungsfragenliste (plus Übertragungsbogen) wird in der Anzahl der für die Zertifizierungsprüfung eingegangenen Anmeldungen vervielfältigt und dem Prüfer persönlich übermittelt. 9. Prüfungsmodalitäten (1) Die Prüfung QB besteht aus einem schriftlichen Teil. (2) Die Prüfung IQA, QM und QA besteht aus einem schriftlichen und mündlichen Prüfungsteil. (3) Die schriftliche Prüfung besteht aus MC-Fragen und ggf. offenen Fragen. Grundlage der Prüfung bilden die im Abschnitt A des Leitfadens definierten Qualifikationskriterien für Qualitätsfachpersonal. (4) Die mündliche Prüfung besteht aus einer Befragung und einer Präsentation. Der D07PE04 Rev 10 Seite 5 von 12

6 Kandidat kann aus einer Auswahl von verschlossenen Umschlägen mit Fragen wählen und bereitet sich in der 15minütigen Vorbereitungszeit auf die Präsentation des Ergebnisses vor. Dem Kandidaten werden hierfür verschiedene Medien und Materialien zur Verfügung gestellt (Flipchart, Metaplan, OHP). Im mündlichen Prüfungsteil werden die Kriterien Fachkompetenz, Präsentationstechnik und Kommunikationskompetenz beurteilt. (5) Die schriftlichen Prüfungen QB, IQA, QM und QA werden durch einen Prüfer durchgeführt. (6) Die mündliche Prüfung beim IQA und QM kann durch einen Prüfer und einen Beisitzer oder zwei Prüfer durchgeführt werden. Die QA Prüfung wird durch 2 Prüfer durchgeführt. (7) Der Beisitzer ist eine fachkompetente Person, welcher mindestens die gleiche Qualifikation der durchführenden Prüfung besitzt. Er Kann auch in voraus als Lehrkraft eingesetzt sein. Der Beisitzer hat bei der Bewertung der Kandidaten nur beratende Stimme. (8) Dauer und Art der Prüfungen ist der folgenden Tabelle zu entnehmen: Ausbildungsziel Prüfungsdauer gesamt in Minuten schriftliche Prüfung MC- Fragen Offene Fragen mündliche Prüfung QB 60 Ja Nein nein IQA 60 Ja Ja Ja QM 120 Ja Ja Ja QA 60 Ja Ja Ja Die schriftliche und mündliche Prüfung werden mit Hilfe eines Punktesystems oder einer entsprechenden Bewertungssystematik bewertet. Jeder Prüfungsabschnitt wird separat bewertet. Die Prüfung ist bestanden, wenn in jedem Abschnitt mindestens 60% der theoretisch möglichen Höchstpunktzahl erreicht wurde. Der Prüfungsteil, der nicht bestanden wurde kann einzeln wiederholt werden. (9) Seiteneinsteigerprüfungen In Ausnahmefällen ermöglicht die Erfüllung der Einstiegsvoraussetzungen die bezüglich der Kenntnisse und Fertigkeiten für einen nächsthöheren Lehrgang gefordert sind, durch einen Sonderzugang. Für Autodidakten oder bereits erfahrene Personen kann der Lehrgangsbesuch durch abweichende Nachweise ersetzt werden. Die Verfahrensanweisung (VA07PE62) beschreibt das Vorgehen in diesen Fällen. Grundlage hierzu ist der Leitfaden zur Zertifizierung von Leitfaden der GmbH für Qualitätsfachpersonal 10. Organisation der Prüfungsdurchführung (1) Das kursdurchführende Institut erhält ein Anschreiben mit den Daten der geplanten Prüfung (2) Der Prüfer erhält alle Unterlagen zur Durchführung der Prüfung: - Beauftragung - Fragelisten - Lösungsbogen - Auswertebogen - Prüfungsprotokoll - Prüfungsablaufcheckliste - Fragebogen Kundenzufriedenheit D07PE04 Rev 10 Seite 6 von 12

7 - Hinweise zum Prüfungsablauf 11. Sicherstellung der Geheimhaltung im Prüfungsverfahren (1) Jede Prüfungsfragenliste (mit Übertragungsbogen) wird grundsätzlich nur einmal speziell für die entsprechende Prüfung verwendet. (2) Die genaue Anzahl der für die Prüfung vervielfältigten Fragenlisten mit Übertragungsbogen werden in einem verschlossenen Umschlag deponiert. (3) Der Umschlag wird eindeutig mit Prüfungsdatum und Bezeichnung der Prüfung gekennzeichnet. (4) Das gesamte Personal der ist nachweislich zur absoluten Geheimhaltung verpflichtet, die sich u.a. auf Inhalte und den Aufbewahrungsort von Prüfungsfragelisten sowie auf sämtliche Inhalte des themenspezifischen Fragenpools beziehen. (5) Alle Prüfungsbeauftragten der, die Zertifizierungsprüfungen durchführen, sind grundsätzlich nicht an der Ausbildung der Teilnehmer beteiligt. (6) Jeder Prüfungsbeauftragte nimmt die Prüfungsdokumente von der Zertifizierungsstelle persönlich in Empfang und gibt sie auch persönlich wieder zurück. In Ausnahmefällen können auch Prüfungsdokumente per Einschreiben an den Prüfungsbeauftragten bzw. an die GmbH gesandt werden. 12. Durchführung und Auswertung der Zertifizierungsprüfung (1) Kurz vor dem festgelegten Zeitpunkt der Zertifizierungsprüfung erhält der Prüfungsbeauftragte der Zertifizierungsstelle den verschlossenen Umschlag mit den Prüfungsunterlagen. Die Prüfung findet im Regelfall im kursdurchführenden Bildungsinstitut statt. (2) Evtl. noch ausstehende Prüfungsgebühren sind von den Teilnehmern spätestens vor Prüfungsbeginn an den Prüfer zu entrichten. (3) Prüfungsbeauftragte sind bei der Prüfungsdurchführung vor Ort verantwortlich für: - die sachgerechte Ausgabe der Fragebögen an die Teilnehmer (1 Exemplar / Person) - die Beaufsichtigung der Prüfung während der gesamten Prüfungsdauer - die Sicherstellung, dass jeder Prüfungsteilnehmer die Prüfungsfragen eigenständig und ohne die Hilfe anderer beantwortet und dass die Unterlagen teilnehmerbezogen identifizierbar sind - die Sicherstellung, dass bei der Prüfung kein Bleistift, keine unerlaubten Mittel und Methoden angewandt werden - die Einhaltung der festgelegten Prüfungsdauer - das Einsammeln der Prüfungsfragebögen und der ausgefüllten Lösungsbögen von allen Teilnehmern. Nach Absprache mit der obersten Leitung sind individuell angebrachte Hilfestellungen z.b. Unterstützung beim Lesen, Verlängerung der Prüfungszeit, Prüfungsfragen in vergrößerten Druckbuchstaben etc.) für Personen mit speziellen Bedürfnissen möglich. (4) Der Prüfungsbeauftragte sorgt dafür, dass er nach der Prüfung den Fragebogen Kundenzufriedenheit Zertifizierung vom Teilnehmer ausfüllen lässt. (5) Der Prüfungsbeauftragte wertet die Prüfungen anhand der Lösungsschablone mit einem roten Stift aus. Die Prüfungsergebnisse werden dokumentiert und mit den Fragebögen zur Kundenzufriedenheit an die Zertifizierungstelle übergeben. 13. Zertifizierungsentscheid und Dokumentation (1) Nach Übermittlung der ausgewerteten schriftlichen Zertifizierungsprüfungen durch den Prüfungsbeauftragten erfolgt der Zertifizierungsentscheid durch den Zertifizierungsbevollmächtigten bzw. durch seine Stellvertretung im Unternehmen D07PE04 Rev 10 Seite 7 von 12

8 . (2) Der Zertifizierungsentscheid umfasst folgende Verantwortlichkeiten: - Check bezüglich der Vollständigkeit der teilnehmerbezogenen Prüfungsunterlagen - Check bezüglich der Eindeutigkeit der Auswertung durch den Prüfungsbeauftragte - Dokumentation des Zertifizierungsentscheids auf der Teilnehmerliste Protokollvorlage) (Zertifizierung erfolgt / nicht erfolgt) - Check aller Gesamtvoraussetzungen und Zertifizierungsbedingungen - Dokumentation des Zertifizierungsentscheides FO07PE13 - Dokumentation des Zertifizierungsentscheids in der elektronischen Datei. (3) Die Prüfungsunterlagen werden pro Zertifizierungsprüfung teilnehmerbezogen abgelegt. In diesem Ordner wird pro Zertifizierungsprüfung auch der Zertifizierungsentscheid abgelegt. 14. Information an Kunden bei negativem Zertifizierungsentscheid (1) Für den Fall, dass negative Zertifizierungsentscheide getroffen werden, erfolgt seitens der Zertifizierungsstelle unverzüglich (spätestens 2 Wochen nach dem Prüfungstermin) schriftliche Information darüber an den/die Teilnehmer. Eine Kopie dieser Information wird im Ordner teilnehmerbezogen abgelegt. 15. Zertifikatsausstellung und Übersendung (1) Spätestens 3 Wochen nach der Zertifizierungsprüfung erhalten die Teilnehmer, für welche ein positiver Zertifizierungsentscheid getroffen wurde, das Zertifikat mit dem entsprechenden Zertifikatstitel an den Kunden übersandt. Die Zusendung erfolgt mit einem Glückwunschschreiben. Eine Kopie des Zertifikats wird mit der kompletten personenbezogenen Prüfungsdokumentation im Ordner abgelegt. (2) Die Zertifikatserteilung muss spätestens 1 Jahr nach bestandener Prüfung erfolgen. Der Antragsteller hat die Möglichkeit, fehlende Berufserfahrung und/oder fehlende Auditerfahrung innerhalb dieser Zeit nachzuweisen. (3) Die Gültigkeit eines Zertifikats beginnt im Regelfall mit der positiven Zertifikatsentscheidung und läuft über 3 Jahre. Kann das Zertifikat wegen fehlender Voraussetzungen (siehe oben) erst später erteilt werden, so reduziert sich die Zertifikatsdauer entsprechend. Es gilt dann das Datum der Prüfungsevaluierung. (4) Der Geltungsbereich der Zertifizierung des Zertifikatsinhabers kann nach einer Verifizierung durch die GmbH eingeschränkt werden. (5) Das Zertifikat bleibt Eigentum der Zertifizierungsstelle 16. Überwachung und Verlängerung des Zertifikats (Rezertifizierung) (1) Eine Überwachung im Sinne einer Prüfung der Voraussetzung zur Aufrechterhaltung der Zertifizierung durch die Zertifizierungsstelle ist nicht vorgesehen. (2) Vor Ablauf der Gültigkeitsdauer des Zertifikats nach der Erstzertifizierung, kann auf Antrag des Zertifikatsinhabers eine Rezertifizierung erfolgen. (3) Im Vorfeld der Rezertifizierung wird der Zertifikatsinhaber über Neuerungen informiert und den möglicherweise damit verbunden geänderten Bedingungen. (4) Bei Bedarf zieht die Zertifizierungsstelle bei der Rezertifizierung eine Vor-Ort Begutachtung, Betrachtung der beruflichen Entwicklung, eine strukturierte Befragung, Arbeitgeberbescheinigung, Prüfung und ggf. eine kontrolle der körperlichen Eignung in Betracht. (5) QM-Beauftragter/Qualitätsmanager D07PE04 Rev 10 Seite 8 von 12

9 Zur Rezertifizierung muss der Zertifikatsinhaber der Zertifizierungsstelle (durch schriftliche Bestätigung des Arbeitgebers oder Auftraggebers) nachweisen, dass er im zurückliegenden Zeitraum min. 1 Jahr im zertifizierten Bereich tätig war. Er muss weiterhin nachweisen, dass er im Gültigkeitszeitraum an mindestens einer 1- tägigen Schulung teilgenommen hat, in der Neuerungen im Qualitätsmanagementbereich behandelt wurden. (6) Interner Qualitätsauditor Der Interne Qualitätsauditor muss im zurückliegenden Zeitraum jährlich mindestens 1 QM-Audit (z.b. nach ISO 9001) mit nicht weniger als 1 Tag vor Ort oder im Gültigkeitszeitraum mindestens 3 QM-Audits mit einer Dauer von mindestens 3 Tagen vor Ort gesamt durchgeführt haben. Er muss im Gültigkeitszeitraum an einer mindestens 1-tägigen Schulung teilgenommen haben, in der Neuerungen zu den Themen Qualitätsmanagement und Qualitätsaudit behandelt wurden. (7) Qualitätsauditor Der Qualitätsauditor muss im zurückliegenden Zeitraum - jährlich mindestens 1 externes QM-Audit (z.b. nach ISO 9001) mit nicht weniger als 2 Tagen vor Ort - oder im Gültigkeitszeitraum mindestens 3 externe QM-Audits mit einer Dauer von mindestens 6 Tagen vor Ort gesamt durchgeführt haben. oder - jährlich mindestens 2 interne QM-Audits (z.b. nach ISO 9001) mit nicht weniger als 2 Tagen vor Ort pro Audit, jedoch im Gültigkeitszeitraum mindestens 6 interne QM-Audits mit einer Dauer von mindestens 12 Audittagen vor Ort gesamt durchgeführt haben. Er muss im Gültigkeitszeitraum an einer mindestens 1- tägigen Schulung teilgenommen haben, in der Neuerungen zu den Themen Qualitätsmanagement und Qualitätsaudit behandelt wurden. (8) Fristen für Rezertifizierungen für (1) bis (3) Der Gültigkeitszeitraum der Rezertifizierung beträgt drei Jahre und schließt sich unmittelbar an das abgelaufene Zertifikat an, wenn der Entscheid über die Rezertifizierung innerhalb eines Monats vor Ablauf getroffen wird. In dem Fall, dass die Rezertifizierung früher als einen Monat vor Ablauf des Zertifikates beantragt wird, so gilt eine Laufzeit von drei Jahren ab Datum des Zertifizierungsentscheids der Rezertifizierung. Rezertifizierungen sind frühestens ½ Jahr vor Ablauf des Zertifikates möglich. Die Rezertifizierung abgelaufener Zertifikate ist innerhalb ein ½ Jahres nach Ablaufdatum des Zertifikates unter o.g. Voraussetzungen möglich. Die Laufzeit schließt sich unmittelbar an das abgelaufene Zertifikat an und endet spätestens 3 Jahre nach dem Ablaufdatum des vorangegangenen Zertifikates. Im Zeitraum von 6 12 Monaten nach Ablaufdatum hat der Antragsteller zusätzlich eine Seiteneinsteigerprüfung_Rezertifizierung in Bezug auf das jeweilige Zertifikat abzulegen. Zertifikate, deren Ablaufdatum länger als 12 Monate zurückliegt, sind nur rezertifizierbar, wenn der Antragsteller eine Schulung /Auffrischungskurs im Umfang von mindestens 40 Unterrichtsstunden bezogen auf das jeweilige Zertifikat nachweist und erneut eine erfolgreiche Prüfung ablegt. 17 Datenschutz Die von erhobenen personenbezogenen Daten werden entsprechend der geltenden Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten zum Zweck der Vertragsabwicklung, Kundenbetreuung erhoben, verarbeitet und genutzt und dienen der Abwicklung des Zertifizierungsvorganges innerhalb der. Ausnahme ist die geforderte Offenlegung gegenüber den Aufsichtsbehörden (z. B. DAkkS GmbH, BA) im Zuge von durchzuführenden Begutachtungen und der D07PE04 Rev 10 Seite 9 von 12

10 Begleitung von Prüfungen im Rahmen von Witness- und Begutachtungsverfahren durch Begutachter der Aufsichtsbehörden (z.b. DAkkS GmbH, BA). Sollte es erforderlich werden vertrauliche Informationen zu veröffentlichen, so wird die betroffene Person über die Information, die weitergegeben wird, unterrichtet, sofern eine gesetzliche Regelung nichts anderes vorschreibt. 18 Öffentlich zugängliche Informationen Die Zertifizierungsstelle GmbH hat die Verpflichtung, Informationen zu erteilten bzw. zurückgezogenen Zertifizierungen öffentlich zu machen. Dazu werden folgende Angaben in einem Verzeichnis geführt und auf Anfrage der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt. Das Verzeichnis bleibt Eigentum der Zertifizierungsgesellschaft und unterliegt den geltenden Vorschriften des Datenschutzes. Bei Anfrage findet - eine Bestätigung des Names des Kundens - zutreffende Zertifikatsnummer statt. Eine Anfrage kann schriftlich via bzw. über das Kontaktformular der TQ-Cert gestellte werden. 19. Aussetzung von Zertifikaten (1) Die Zertifizierung kann auf Beschluss der obersten Leitung der GmbH ausgesetzt werden. Eine Aussetzung soll nur erfolgen, wenn Verstöße gegen Auflagen oder GmbH - Zertifizierungsregelungen erfolgen, die nicht so schwerwiegend sind, dass sie einen Entzug rechtfertigen, z.b. wenn das - Logo oder Konformitätszeichen in irgendeiner Weise missbraucht wird. Eine Aussetzung kann längstens für die Dauer von einem halben Jahr erfolgen. Eine Aussetzung darf nur zweimal erfolgen. Mit der Aussetzung verbunden ist der Verlust des Rechts auf die Zeichenführung. Während der Aussetzung darf das Unternehmen das -Zertifizierungszeichen nicht benutzen und nicht auf die Zertifizierung anderweitig hinweisen. (2) Wenn die Probleme, die zur Aussetzung des Zertifikats geführt haben, nicht innerhalb der von vorgegebenen Frist vom Kunden behoben wurden, wird das Zertifikat entzogen. Die vorgegebene Frist beträgt dabei maximal sechs Monate. (3) Der Beschluss über den Entzug des Zertifikats wird dem Zertifikatsinhaber schriftlich mitgeteilt und das Zertifikat eingezogen. Der Entzug wird durch Streichung aus der Liste der Zertifikatsinhaber und ggf. durch Löschung auf der Website veröffentlicht. 20. Entzug von Zertifikaten (1) Stellt die Zertifizierungsstelle fest, dass das Zertifikat missbräuchlich verwendet wird, wird der Zertifikatsinhaber unter Androhung des Entzugs des Zertifikats aufgefordert, umgehend schriftlich Stellung zu nehmen. Der Zertifikatsinhaber erhält dazu eine Frist von einem Monat. Nach Eingang der Stellungnahme bzw. spätestens nach Ablauf der Frist entscheidet die Zertifizierungsstelle über den Entzug des Zertifikats. (2) Der Entzug der Zertifizierung erfolgt, wenn die zertifizierte Person die GmbH in irgendeiner Weise in Verruf bringt. 21. Einsprüche und Beschwerden D07PE04 Rev 10 Seite 10 von 12

11 (1) Einsprüche sind Widersprüche von Kunden gegen Entscheidungen der Zertifizierungsstelle. Gegen die Entscheidungen im Zertifizierungsverfahren sind Einsprüche zulässig. Sie sind binnen eines Monats ab Kenntnis des Antragstellers von der jeweiligen Prüfungsentscheidung einzulegen. Der Eingang des Einspruchs wird dem Einspruchsführer schriftlich bestätigt. (2) Die obere Leitung der Zertifizierungsstelle leitet nach Abstimmung mit den Parteien das festgelegte Einspruchsverfahren ein. (3) Das Einspruchsverfahren besteht in der Einberufung des Einspruchs- und Beschwerdenausschusses, dessen Beratung und Beschlussfassung. Der Einspruchs- und Beschwerdenausschuss entscheidet auf Grundlage der vorliegenden Auditunterlagen und ggf. der zusätzlichen Befragung der beteiligten Personen (Kunde, Auditteam-Leiter sowie Mitarbeiter der. (4) Der Einspruchs- und Beschwerdenausschuss besteht aus der obersten Leitung und einem neutralen, nicht mit dem Einspruchsführer befassten leitenden Auditor. Der Kunde wird über die Beschlüsse informiert. Der Einspruchs- und Beschwerdenausschuss kann auch den Hauptausschuss mit einbeziehen. (5) Einsprüche und Beschwerden führen nicht zu einer Benachteiligung des Einspruchführers. (6) Beschwerden sind formlose Äußerungen, die das Verhalten einer Person oder einer Organisation rügen. Solche Beschwerden werden bei Eingang von der obersten Leitung auf Zuständigkeit geprüft und ggf. ebenfalls an den Einspruchs- und Beschwerdenausschuss geleitet. Der Ausschuss verschafft sich einen Überblick über das Verfahren das mit der Beschwerde in Zusammenhang steht. Er verfolgt die Reaktionen und Maßnahmen auf die Beschwerde und stellt sicher, dass ggf. Korrekturmaßnahmen ergriffen werden. 22. Zeichennutzung (1) Die ausgegebenen Zertifikate stellen Eigentum der dar. Die Zertifizierungsstelle gestattet den Inhabern von gültigen Zertifikaten die Nutzung der Zertifikate zum Zweck der Information über die Zertifizierung. Die Person, für die ein gültiges -Zertifikat ausgegeben wurde, ist berechtigt, das Zertifikat gemäß den folgenden Bedingungen zu nutzen: (2) Das -Zertifikatslogo darf nur bei gleichzeitig gültigem Zertifikat genutzt werden. (3) Das Anfertigen von Kopien ist zulässig. (4) Die Kopie des Zertifikates darf nur im Ganzen erfolgen. Bei Vergrößerungen oder Verkleinerungen muss das Zertifikat maßstabsgetreu abgebildet werden. (5) Die Zertifikate dürfen nicht missbräuchlich oder in irreführender Weise eingesetzt werden. Sie dürfen nicht in einer Art und Weise verwendet werden, die die Zertifizierungsstelle oder das Zertifizierungssystem in Misskredit bringt und so das öffentliche Vertrauen mindert. (6) Die unter (3) und (4) genannten Bedingungen gelten ebenfalls für die Darstellung im Internet. (7) Wird die Zertifizierung entsprechend den Zertifizierungsregeln der entzogen, verliert der Zeichenbenutzer das Recht auf Zeichenbenutzung. In einem solchen Fall darf der Zeichenbenutzer noch vorhandene Unterlagen, Medien etc., die mit dem Zeichen versehen sind, noch höchstens einen Monat ab Rechtskraft des Entzugs der Zertifizierung benutzen.(7) Das Recht auf Zeichenführung erlischt automatisch mit Ablauf des Gültigkeitsdatums der Zertifizierung, wenn nicht sechs Monate vor Ablauf der Gültigkeit eine erneute Zertifizierung beantragt worden ist. (8) Die Zertifizierungsstelle behält sich vor, unangebrachten Verweisen auf die Zertifizierung oder dem irreführenden Gebrauch des Zertifikates mit rechtlichen Mitteln entgegenzuwirken. D07PE04 Rev 10 Seite 11 von 12

12 (9) Wird der Zertifikatstitel in Schriftstücken verwandt, so ist er immer in der im Zertifikat festgelegten Form und unter Nennung der Zertifikat-Registrier-Nummer zu schreiben. Zum Beispiel QM-Beauftragter (DAkkS), Reg.Nr. PZ (10) Eine andere Verwendung des Zertifikates bzw. des Logos der Zertifizierungsstelle bedarf der ausdrücklichen Genehmigung durch die Zertifizierungsstelle. (11) Wird die Zertifizierung entsprechend den Zertifizierungsregeln der ausgesetzt, verliert der Zeichenbenutzer das Recht auf Zeichenbenutzung. In einem solchen Fall darf der Zeichenbenutzer noch vorhandene Unterlagen, Medien etc., die mit dem Zeichen versehen sind, noch höchstens einen Monat ab Rechtskraft der Aussetzung der Zertifizierung benutzen. D07PE04 Rev 10 Seite 12 von 12