Installation ERP Offene Posten Verwaltung

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2 Installation ERP Offene Posten Verwaltung TreesoftOffice.org Copyright Die Informationen in dieser Dokumentation wurden nach bestem Wissen und mit größter Sorgfalt erstellt. Dennoch sind Fehler bzw. Unstimmigkeiten nicht vollständig auszuschließen. Aus diesem Grund stellen die Informationen dieser Dokumentation keinerlei Verpflichtung oder Eigenschaftszusicherung der TreeSoft GmbH & Co. KG dar. Die TreeSoft GmbH & Co. KG übernimmt keine Haftung, die durch die Benutzung dieser Dokumentation oder Teilen davon entsteht. Die Informationen in dieser Dokumentation können ohne Vorankündigung geändert werden. Diese Dokumentation ist urheberrechtlich geschützt. Diese Dokumentation, die auf der CD gespeicherten TreesoftOffice.org Dokumentationen und die in TreesoftOffice.org implementierten Hilfetexte sind für die ausschließliche Nutzung durch den rechtmäßigen Besitzer der Software bestimmt. Kein Teil darf ohne vorherige schriftliche Genehmigung der TreeSoft GmbH & Co. KG zu anderen Zwecken vervielfältigt oder übertragen werden, und zwar weder in elektronischer noch mechanischer Form, noch als Fotokopie, Datei oder Aufzeichnung TreeSoft GmbH & Co. KG Druckerweg Lindlar Deutschland Alle Rechte vorbehalten. Treesoft ist eine eingetragene Wortmarke von Andreas Küstermann. Alle weiteren Marken- und Produktnamen sind eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Firma. 2

3 TreesoftOffice.org Installation ERP Offene Posten Verwaltung Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Installation Grundlagen Plug-in importieren Lizenzfreischaltung Customizing Buchungstext vorbelegen Finanzkonten anlegen Mailings Mahnwesen Schlusswort

4 Installation ERP Offene Posten Verwaltung TreesoftOffice.org Installation Offene Posten Verwaltung 1 Einleitung Die Treesoft ERP Offene Posten Verwaltung ermöglicht die Verwaltung und Bearbeitung Ihrer offenen Posten und das Buchen von Zahlungseingängen. In dieser Dokumentation wird Ihnen die Installation und Einrichtung beschrieben. Vor der Installation überprüfen Sie bitte, ob folgende Voraussetzungen erfüllt sind: Die Lizenz Treesoft ERP Offene Posten Verwaltung ist vorhanden. Treesoft ERP ist komplett eingerichtet (siehe Dokumentation Hintergrundwissen-ERP-Projektfakturierung.pdf Kapitel 4). Wählen Sie im gestarteten Programm im Menü Hilfe den Befehl Dokumentation. Es öffnet sich der Windows-Explorer, wo Ihnen die Dokumentationen angezeigt werden. Diese liegen nach der Installation im PDF-Format vor und werden mit den Updates aktualisiert. Zum Lesen und Ausdrucken dieser Dokumentationen benötigen Sie den kostenlosen Adobe Acrobat Reader. Diese Software können Sie von der Adobe Internetseite herunterladen: oder direkt von der TreesoftOffice.org Programm-CD installieren. 4

5 TreesoftOffice.org Installation ERP Offene Posten Verwaltung 2 Installation Um die Offene Posten Verwaltung bzw. das Mahnwesen einzusetzen, sind grundlegende Vorbereitungen erforderlich. Dieses Kapitel gibt eine Einführung in die administrative Seite. In den anschließenden Kapiteln wird das Customizing (Anpassung) und hiernach die Bedienung beschrieben. 2.1 Grundlagen Das Mahnwesen verwendet die gleiche Mailingfunktion wie das Treesoft CRM. Dies hat für Sie unter anderem folgende Vorteile: Texte für Zahlungserinnerung und Mahnungen lassen sich direkt in dem integrierten Texteditor erstellen. Zur Erstellung von Zahlungserinnerungen und Mahnungen bzw. deren Anpassung ist nicht der Formulardesigner List & Label erforderlich. Verwendung der bereits aus Treesoft CRM bekannten und bewährten Mailingfunktion mit den dazugehörigen vielfältigen Einstellungsmöglichkeiten. Für den Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen sind keine eigenen Filter zu erstellen. Die hierzu benötigten Filter werden als Systemfilter automatisch erzeugt. Der Anwender kann sich somit ausschließlich auf die Mailingfunktion bzw. das Mahnwesen konzentrieren. Über das Mahnwesen wird der Anwender schrittweise an die Mailingfunktion herangeführt. Auf Wunsch kann dieser die Zahlungserinnerungen und Mahnungen über die Verwendung von Ansprechpartnerqualifikationen personalisieren. Der Aufruf des Editors zum Bearbeiten der Mahnungstexte befindet sich im Menü Stammdaten > Texte. Die durch den Plug-in eingespielten Mahnungstexte können über das Register Buchhaltung, Zweig Mahnwesen geöffnet werden. 2.2 Plug-in importieren Im ersten Schritt ist der mitgelieferte Plug-in zu importieren. Dieser Plug-in enthält Vorlagen für Hauptgruppen und Gruppen, Texte, Finanzkonten und Mailingkonfigurationen. Der Import des Plug-in erfolgt über den Plug-in Manager. Sie Starten den Plug-in Manager im Menü Stammdaten mit dem Befehl Importieren, Plug-in (siehe Abbildung 2.2.1). 5

6 Installation ERP Offene Posten Verwaltung TreesoftOffice.org 1. Markieren Sie die Schaltfläche Plug-in importieren (siehe Abbildung 2.2.2). Abbildung 2.2.1: Plug-in importieren 2. Betätigen Sie die Schaltfläche, um das Verzeichnis auszuwählen in welchem Sie den Plug-in gespeichert haben (siehe Abbildung 2.2.2). 3. Betätigen Sie die Schaltfläche importieren(siehe Abbildung 2.2.2). Das Dialogfenster in Abbildung meldet den erfolgreichen Abschluss des Importes. Abbildung 2.2.2: Plug-in installieren 6

7 TreesoftOffice.org Installation ERP Offene Posten Verwaltung Abbildung 2.2.3: Meldung Plug-in erfolgreich eingelesen 2.3 Lizenzfreischaltung Die Zuordnung der Lizenzen ist in der Dokumentation Installation-Vollversion.pdf im Kapitel 6.5 Lizenzierung beschrieben. Wählen Sie im gestarteten Programm im Menü Hilfe den Befehl Dokumentation. Es öffnet sich der Windows-Explorer, wo Ihnen die Dokumentationen angezeigt werden. Diese liegen nach der Installation im PDF-Format vor und werden mit den Updates aktualisiert. Zum Lesen und Ausdrucken dieser Dokumentationen benötigen Sie den kostenlosen Adobe Acrobat Reader. Diese Software können Sie von der Adobe Internetseite herunterladen: oder direkt von der TreesoftOffice.org Programm-CD installieren. 3 Customizing Die Einstellungen zur Offene Posten Verwaltung und zum Mahnwesen sind in dem Optionen-Dialog hinterlegt. Diese setzen sich aus den Einstellungen zum Buchungstext, den Finanzkonten, der Mailingfunktion und des Mahnwesens zusammen. Die erforderlichen Einstellungen sind nachfolgend näher beschrieben. Einstellungen wie Zahlungsbedingungen und Steuersätze sind die Grundlage zum Schreiben von korrekten Rechnungen und im Handbuch Treesoft ERP Erste Schritte ausführlich beschrieben. 3.1 Buchungstext vorbelegen Unterhalb des Zweiges Grundlagen > Buchungstexte (siehe Abbildung 3.1.1) legen Sie die für die Buchung zu verwendenden Buchungstexte an. Ein Text sollte mindestens vorbelegt werden. Die Vorbelegung spart Ihnen Zeit bei der Eingabe. Unabhängig von den hier vordefinierten Buchungstexten können bei der Eingabe beliebige Texte geschrieben werden. Der Text, welcher in der Sortierung an oberster Stelle steht, ist der Standardtext, der bei jeder Buchung vorgeschlagen wird. 7

8 Installation ERP Offene Posten Verwaltung TreesoftOffice.org Abbildung 3.1.1: Auszug aus dem Optionendialog Zweig Grundlagen > Zahlungseingang 3.2 Finanzkonten anlegen Unterhalb des Zweiges Grundlagen > Finanzkonten (siehe Abbildung 3.2.1) legen Sie die für die Buchungserfassung zu verwendenden Finanzkonten an. Diese Einstellungen werden in zukünftigen Softwareversionen verwendet. Vorerst sollte mindestens ein Konto angelegt sein. Abbildung 3.2.1: Auszug aus dem Optionendialog Zweig Grundlagen Finanzkonten 3.3 Mailings Unterhalb des Zweiges Adressen > Mailings anlegen und definieren bearbeiten Sie die für das Mahnwesen zu verwendenden Mailingkonfigurationen. Die erforderlichen Mailingkonfigurationen werden automatisch beim Installieren der Plug-ins mit eingespielt und auf dem Register Buchhaltung unterhalb des Zweiges Mahnwesen abgelegt. Nach dem Installieren der Plug-ins sind unbedingt die Einstellungen im Register Historie zu jeder Versandart zu prüfen. Wählen Sie die Aktuelle Konfiguration von allen im Mahnwesen verwendeten Mailings. Sämtliche Betreffs sollten "grün" markiert sein. Zum Prüfen der Mailingkonfiguration verwenden Sie die Schaltfläche Prüfen im Optionen-Dialog. Eine Meldung informiert Sie dann ggf. über die gefundenen Fehler bzw. gibt Hinweise zu Unstimmigkeiten. Fehler sind zwingend zu korrigieren, damit die Mailingkonfiguration anschließend ausgeführt werden kann. 8

9 TreesoftOffice.org Installation ERP Offene Posten Verwaltung Abbildung 3.3.1: Mailings anlegen und definieren (Register Protokoll) 3.4 Mahnwesen Unterhalb des Zweiges Grundlagen > Mahnwesen nehmen Sie die Einstellungen zum Mahnwesen vor. Über die Vergabe der Zugriffsrechte können Sie die im Optionen-Dialog hinterlegten Standardeinstellungen zur Mahnfunktion vor einer unbefugten Änderung durch den ausführenden Benutzer schützen. Zum Mahnwesen stehen Ihnen die folgenden Einstellungen zur Verfügung: Register Mahnwesen (siehe Abbildung 3.4.1) Einstellungen, nach wie vielen Tagen grundsätzlich gemahnt wird. 9

10 Installation ERP Offene Posten Verwaltung TreesoftOffice.org Abbildung 3.4.1: Register Mahnwesen Register Basiszinssatz und Mahnzinstypen Diese Einstellungen werden noch nicht näher erläutert, weil der Zinsnachweis derzeit noch nicht in die Dokumente des Mahnwesens aufgenommen ist. Dadurch erfolgt derzeit kein Nachweis der Mahnzinsen in den Mahnungen. Register Mahnlauf (siehe Abbildung 3.4.2) Einstellungen zum Mahnlauf. Diese Optionen werden bei jedem Mahnlauf erneut angezeigt und lassen sich bei Bedarf ändern. Wenn das Kontrollkästchen Änderungen zulassen deaktiviert ist, sind beim Mahnlauf keine Änderungen dieser Einstellungen mehr möglich, d. h. diese werden abgeblendet dargestellt. Abbildung 3.4.2:Auszug aus dem Register Mahnlauf 10

11 TreesoftOffice.org Installation ERP Offene Posten Verwaltung 4 Schlusswort Wir hoffen, dass Sie beim Durcharbeiten dieser Dokumentation einen guten Überblick erhalten haben. Für weitere Fragen können Sie auch das Treesoft Service-Angebot nutzen und beispielsweise für gezielte Fragen unseren technischen Support kontaktieren. Alle hierzu erforderlichen Informationen finden Sie im Menü Service der Software. 11

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