TACS Training Manual. Wie funktioniert TACS?

Transkript

1 TACS Training Manual Wie funktioniert TACS? GlobRes sendet jeden Tag eine Datei mit den Reservierungsdetails aller Ihrer Gäste des vergangenen Tages an die Firma Perot. Perot lädt diese Daten anschließend im TACS- System, wo Sie die Reservierungsdetails überprüfen und gegebenfalls ändern können. Es gibt zwei Webseiten: 1. Bevor Sie die Rechnung bezahlen können, müssen Sie sich auf dieser Website anmelden, um die Reservierungsdetails zu überprüfen und, falls notwendig Ihre Änderungen vornehmen. Änderungen können No-Shows, verfrühte Abreise- oder verspätete Anreisedaten beinhalten. Wenn Sie alles kontrolliert haben, müssen Sie die Daten an Perot übermitteln und diese werden sofort vom TACS Programm bearbeitet. Zur Übersicht bzw für Ihr Rechnungswesen können Sie einen Bericht ausdrucken. Am nächsten Tag bekommen Sie per eine Rechnung. Diese Rechnung beinhaltet die Reisebüro-Kommissionen sowie eine Bearbeitungsgebühr von US$ 0.50 (= 50 Cents) pro Reservierung. Es ist sehr wichtig, dass Sie diese Rechnung so rasch wie möglich an Perot bezahlen. Perot wird erst dann die Reisebüros bezahlen, wenn Sie die Rechnung von Perot beglichen haben. Umso schneller Sie die Rechnungen von Perot begleichen, desto schneller werden die Reisebüros Ihre verdienten Kommissionen erhalten. Dies bedeutet eine größere Chance auf mehr Reisebüro-Buchungen. Sie können alle Zahlungen an Perot durch einen einzigen Banktransfer erledigen. Perot wird dann die einzelnen Kommissions-Zahlungen an alle Reisebüros auf der ganzen Welt für Sie vornehmen. Durch das TACS-System werden Reisebüros auch über eventuelle No- Shows oder andere von Ihnen eingegebenen Kommentare unterrichtet. Um konkurenzfähig zu sein und den Industrie-Standards zu folgen, sollten Sie mind. einmal pro Woche die Kommissionen bezahlen Auf dieser Website können Sie alle Details betreffend den getätigten Zahlungen abrufen. (z.b. Scheck-Nummern oder Datum an welchem ein Reisebüro einen Scheck eingelöst hat) Dieses Trainingsmanual zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie diese beiden Websites benutzen können. GlobRes-TACS Training 9-Aug-07 Page 1

2 TACS Training Manual Schritte Zusammenfassung: Regelmässige Überprüfung Transaktionen überprüfen 1. Melden Sie sich auf der Seite mit Ihrem Login-Namen und Ihrem Passwort an. 2. Klicken Sie auf Batch und anschließend auf Manual. (Rechts oben) 3. Klicken Sie auf Add Rows. 4. Klicken Sie auf Retrieve. 5. Klicken Sie auf Return with selected rows Überprüfen der bestehenden Transaktionen: Für eine detaillierte Ansicht markieren Sie die Reservierung und klicken Sie auf Stay. Folgen Sie den Schritten unter Option 1 auf den folgenden Seiten, um Änderungen vorzunehmen. Neue Transaktionen hinzufügen falls notwendig: Folgen Sie den Schritten unter Option 2 auf den folgenden Seiten. Nicht vergessen: die neuen Transaktionen zum bestehenden Batch hinzuzufügen! >>> Sie können diese Option dafür benutzen, Ihre Monatsrechnung an GlobRes zu bezahlen. Folgen Sie den Anleitungen unter Option 3 und benutzen Sie unter IATA/TIP Quick Search Nummer A Senden Sie die Daten zu TACS Im Batch, klicken Sie auf 2. Validate/Transmit. Anschliessend noch einmal auf Validate & Transmit klicken. ***WICHTIG*** Bericht drucken: Die Rechnungen von Perot beinhalten keine Gästedetails. Deshalb sollten Sie den Bericht (Batch Report) drucken und ihn anschliessen zusammen mit der Rechnung an Ihre Buchhaltung weiterleiten. Klicken Sie auf 3. Batch Report. Wählen Sie 1.) BATCHXXXXXXXXX.htm im Extra-Fenster. Klicken Sie auf Print Klicken Sie auf 4. Transmittal Letter. um den Bericht auszudrucken. Klicken Sie auf Print Transmittal Letter und noch mal auf Print. 9. Zum Abmelden klicken Sie auf in der rechten oberen Bildschirmecke. GlobRes-TACS Training 9-Aug-07 Page 2

3 Option 1 Änderungen an Transaktionen vornehmen 1. Markieren Sie die gewünschte Reservierung und klicken Sie auf Stay. Der folgende Bildschirm erscheint: 2. Machen Sie die gewünschten Änderungen (nur die gelben Felder können geändert werden). 1. Agent Klicken Sie auf Select Agent und benutzen Sie die Search Funktion um das gewünschte Reisebüro zu finden. 2. Trans. Type Klicken Sie auf den Pfeil auf der rechten Seite und wählen Sie die korrekte Transaktionsart. Wenn Sie die Transaktionsart auf Non- Commissionable oder No-Show ändern, müssen Sie zusätzlich den Betrag unter Comm.Rev auf Null ändern. 3. Arrival and Departure Date Klicken Sie in die Felder und machen Sie die gewünschten Änderungen betreffend An- und Abreisedatum. 4. Comm. Rate and Comm. Revenue Klicken Sie in die Felder und machen Sie die gewünschten Änderungen betreffend der Kommission und des Gesamtpreises. WICHTIG: Geben Sie unter Comm.Rev. den Totalbetrag ein, welcher der Gast im Hotel bezahlt hat. 3. Klicken Sie auf Update um die Änderungen zu speichern. Das System benötigt einen refresh damit die neuen Daten auf dem Bildschirm angezeigt werden können. Wenn Sie keine Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Cancel um zurück zum Pending Batch zu gelangen. GlobRes-TACS Training 9-Aug-07 Page 3

4 Option 2 Eingabe einer neuen Transaktion Schritt 1 Geben Sie eine manuelle Kommissions-Zahlung ein 1. Klicken Sie auf Stay am oberen Bildschirmrand. 2. Wählen Sie den Punkt Add. Der folgende Bildschirm erscheint: 3. Option 1: Geben Sie die IATA-Nummer in das Feld IATA/TIP Quick Search ein (rechts oben) und klicken Sie auf Go. Option 2: Klicken Sie auf Select Agent. Ein neues Fenster wird geöffnet und Sie können nach dem Reisebüro suchen. Wählen Sie das Reisebüro, indem Sie auf den Namen des Reisebüros klicken. 4. Geben Sie folgende Details der Reservierung ein: Nachname (Last Name), Vorname (First Name) Anreise- (Arrival) und Abreisedatum (Departure) Im Feld Comm. Rev. geben Sie den Gesamtpreis der Reservierung ein. 5. Klicken Sie auf Add Stay. 6. Klicken Sie nochmal auf Add. Schritt 2 Hinzufügen dieser Reservierung (zum Pending Batch) 1. Klicken Sie auf Batch am oberen Bildschirmrand. 2. Wählen Sie den Punkt Open. 3. Markieren Sie den obersten Pending Batch und klicken Sie auf Open. 4. Klicken Sie auf Add Rows. 5. Klicken Sie auf Retrieve. Das System listet alle manuellen Transaktionen, die alle automatisch ausgewählt wurden. Klicken Sie auf das Häkchen im Kästchen, um eine Transaktion nicht auszuwählen. Sie können auf die nächste Seite gelangen, indem Sie auf den einzelnen > oder auf den doppelten >> Pfeil klicken. 6. Um die Transaktionen zu übernehmen, klicken Sie auf Return With Selected Rows GlobRes-TACS Training 9-Aug-07 Page 4

5 Option 3 Bezahlen Sie Ihre GlobRes Rechnung mit TACS Schritt 1 Anlegen einer neuen Gästedatei 1. Klicken Sie auf Stay am oberen Bildschirmrand. 2. Wählen Sie den Punkt Add. Der folgende Bildschirm erscheint: 3. Geben Sie die GlobRes IATA/TIP Quick Search Nummer A ein (oben rechts) und klicken Sie auf Go. 4. Geben Sie die Gastinformationen wie folgt ein: Last Name: Schreiben Sie hier das Wort Invoice und die Rechnungsnummer Trans. Type: Wählen Sie Fee Arrival Date: Anfangsdatum der Rechnungsstellungs-Periode oder der Jahresgebühr (z.b für die Monatsrechnung des Monats Dez.) Departure Date: Enddatum der Rechnungsstellungs-Periode oder der Jahresgebühr. Adj Amount: Gesamtbetrag der GlobRes-Rechnung. (Sollte Ihre TACS- Währung nicht EURO sein, dann rechnen Sie bitte zuerst den EURO Betrag der GlobRes-Rechnung in Ihre TACS-Währung um.) 5. Klicken Sie auf Add Stay. 6. Klicken Sie nochmals auf Add. Schritt 2 Hinzufügen der GlobRes-Bezahlung (zum Pending Batch) 1. Klicken Sie auf Batch am oberen Bildschirmrand. 2. Wählen Sie den Punkt Open. 3. Markieren Sie den obersten Pending Batch und klicken Sie auf Open. 4. Klicken Sie auf Add Rows. 5. Klicken Sie auf Retrieve. 6. Klicken Sie auf Return With Selected Rows am oberen Bildschirmrand. GlobRes-TACS Training 9-Aug-07 Page 5

6 Option 4 Neuen Agent eingeben 1. Klicken Sie auf Agent am oberen Bildschirmrand. 2. Wählen Sie den Punkt Add. 3. Geben Sie die Details der Agency ein und klicken Sie auf Add. Überprüfen der Zahlungen an Reisebüros Option 1 Nach Anreisedatum und Nachname suchen 1. Melden Sie sich mit denselben Login-Daten auf an. 2. Klicken Sie auf Commission Report by Guest. 3. Geben Sie das Anreisedatum (Arrival Date) und den Nachnamen (Last Name) ein und klicken Sie auf Go. 4. Alle Zahlungsdetails werden auf dem Bildschirm angezeigt. Für nähere Zahlungsinformationen betreffend der Scheck-Nummer und des Status klicken Sie auf den blauen Link. Ein neues Fenster mit den Informationen wird geöffnet. 5. Machen Sie eine Kopie dieser Informationen (Screen-Shot) und senden Sie diese an das Reisebüro als Beweis der Kommissions-Zahlung. Die Check-Number ist die Nummer des Schecks welcher das Reisebüro von Perot erhalten hat. Achtung: Der Gesamtbetrag auf diesem Scheck kann höher sein als Ihre Kommissionszahlung, da Perot mehrere Kommissionen mit demselben Scheck bezahlen kann. Option 2 Nach Bestätigungsnummer suchen 1. Melden Sie sich mit denselben Login-Daten auf an. 2. Klicken Sie auf Detail Report by Confirmation Number. 3. Geben Sie die Reservierungsnummer (Confirmation Number) ein und klicken Sie auf Go. 4. Alle Zahlungsdetails werden auf dem Bildschirm angezeigt. Für nähere Zahlungsinformationen betreffend der Scheck-Nummer klicken Sie auf den blauen Link. Ein neues Fenster mit den Informationen wird geöffnet. 5. Machen Sie eine Kopie dieser Informationen (Screen-Shot) und senden Sie diese an das Reisebüro als Beweis der Kommissions-Zahlung. Die Check-Number ist die Nummer des Schecks welcher das Reisebüro von Perot erhalten hat. Achtung: siehe Punkt 5 oben GlobRes TIP: Wenn Sie von einem Reisebüro eine Anfrage betreffend einer Globres- Kommissions-Zahlung erhalten, können Sie viel Zeit sparen indem Sie dem Reisebüro einfach sagen, es soll auf ein sogenanntes free enrollment form ausfüllen. Damit erhält das Reisebüro kostenlos Zugriff zu diesem System und kann selber Nachforschungen betreffend der Kommissionszahlung anstellen. Weniger Arbeit für Sie! GlobRes-TACS Training 9-Aug-07 Page 6