Effiziente Küche zufriedene Patienten

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1 MOBILE DATENERFASSUNG IM KRANKENHAUS Effiziente Küche zufriedene Patienten von Bianca Brinkmann Ein Einsparungspotential von rund 20 Prozent konnte die Küche eines Belegkrankenhauses vermelden, nachdem mittels moderner Handhelds und innovativer Software die Prozesse der Essensbestellung am Patientenbett optimiert wurden. Der Nebeneffekt des mobilen Bestellverfahrens: Zufriedene Patienten durch mehr Auswahl bei der Bestellung und weniger Fehler bei der Essensverteilung. Die Kombination aus Casio-Hardware und dem Softwaresystem von OrgaCard empfiehlt sich auch für Großküchen von Reha-Kliniken oder Senioreneinrichtungen und bietet neben der effizienten Küchenbedarfsplanung auch weitere interessante Einsatzmöglichkeiten im HealthCare-Bereich. Um den Patienten eine individuelle Auswahl der einzelnen Mahlzeiten während ihres Krankenhausaufenthaltes bieten zu können, entschied die von der evangelischen Diakonissenanstalt getragene Stadtklinik in Augsburg, im Zuge der baulichen Erweiterung des Krankenhauses auch in die Küche zu investieren und bei der Essensverteilung vom sogenannten Schöpfsystem auf das modernere Tablettsystem umzustellen. Ein Nachteil des Schöpfsystems ist der hohe Personalbedarf, der aus der relativ komplizierten Essensdistribution und durch eigentlich für andere Aufgaben vorgesehene Pflegekräfte resultiert. Im Rahmen der Prozessoptimierung bei der Modernisierung der Krankenhausküche entschied das Management auf das sogenannte Tablettsystem bei der Essensverteilung umzustellen. Dabei hat jeder Patient die Möglichkeit aus einer Speisenkarte seine individuellen Mahlzeiten zu bestellen. Diese werden dann in der Küche zubereitet, als Portion auf einem Tablett angerichtet und anschließend an die Patienten verteilt. Bei der Suche nach einem IT-System zur Unterstützung der Essensbestellung fand das Projektteam aus Fachleuten des Pflegebereichs eine Lösung von OrgaCard Siemantel & Alt GmbH aus Rednitzhembach, deren mobile IT-Systeme schon in vielen 1

2 Krankenhäusern oder Altersheimen zum Einsatz kommen. Ein Argument für OrgaCard war, dass man im Gegensatz zu anderen Anbietern nach Implementierung der Lösung nicht an einem bestimmten Lebensmittelhersteller gebunden war, sondern weiterhin mit bewährten Lieferanten zusammen arbeiten konnte. Geeignetes Handterminal: Casio IT-800 Auf Empfehlung von OrgaCard entschied man sich bei der Wahl der mobilen Terminals für Geräte des Typs Casio IT-800. Dieses Handterminal kombiniert Ergonomie und Leistungsfähigkeit mit höchster Robustheit: Das neue Casio Blanview -Farbdisplay beispielsweise ist zehnmal robuster als herkömmliche Displays und damit nahezu unzerstörbar. Stürze aus der obersten Kitteltasche auf den harten Boden übersteht das Gerät mehrfach schadlos. Natürlich wurde auch kurz über Alternativen aus dem asiatischen Raum nachgedacht, aber keines der Geräte konnte bei genauerer Betrachtung die Anforderungen des Projektteams erfüllen. Der Handcomputer Casio IT- 800 arbeitet mit Windows Mobile 6.5 und die Software von OrgaCard lässt sich über des Touchscreen des VGA-Displays benutzerfreundlich bedienen. Dabei bleibt das Gerät mit seinem Gewicht von nur 350 Gramm sehr leicht und handlich, während der Akku dennoch problemlos den Alltag überdauert. Weitere Features, wie die integrierte Digitalkamera mit Blitz, Barcode- bzw. RFID-Leser und WLAN-Kommunikation, erlauben eine Erweiterung des Einsatzspektrums im HealthCare-Bereich. Einsparungen von 19 Prozent und mehr Mit der Einführung des neuen Tablettsystems bei der Essenverteilung in Kombination mit der Menübestellung über die Handcomputer hat sich der Tagesablauf im Krankenhaus deutlich verändert: Anstelle der Krankenschwestern nehmen nun vier besonders geschulte Servicekräfte die Bestellungen der Patienten entgegen. Aus dem Krankenhausinformationssystem (KIS) werden über eine Schnittstelle die Patientendaten in OrgaCard übertragen. Hier wird von den Pflegekräften für jeden Patienten eine bestimmte Kostform festgelegt. Dabei können nun Faktoren eingegeben 2

3 werden, auf die bei der Ernährung Rücksicht genommen werden muss; wie zum Beispiel Diabetes-Diät oder andere spezielle Diätformen. Wenn die Servicekraft heute den Menüwunsch eines Patienten ins Casio Handheld eingeben will, werden nur die Gerichte zur Auswahl angezeigt, die für diesen Patienten geeignet sind. Damit werden Fehler von vornherein ausgeschlossen. Nachdem alle Patienten der Station ihre Bestellung aufgegeben haben, wird der Handcomputer mit dem Küchen-Computer synchronisiert, sodass dort alle Bestellungen automatisch ausgewertet werden können und exakte Mengenangaben vorliegen. Bestelländerungen können so bis zu einer von der Küche festgelegten Deadline noch in letzter Minute durchgegeben werden. Mit dem alten Bestellmodus wurde von der Küche das 1,30-fache des tatsächlichen Bedarfs produziert und bereitgestellt. Durch die Umstellung auf das neue Bestellsystem mit Handhelds konnte die Menge im Vergleichszeitraum sofort auf das 1,18-fache reduziert werden. Die Praxis zeigt, dass sich die positive Entwicklung fortsetzt: Nach einem Monat wurde nur noch das 1,11-fache produziert, was einer Einsparung von 19 Prozent entspricht. Durch weitere Optimierungen in der Küche lässt sich dieser Wert durchaus noch verbessern. Zusätzlich können Kostensenkungspotentiale aufgrund genauerer Rückverfolgung der zubereiteten Mahlzeiten und der benötigten Zutaten realisiert werden. Reibungslose Integration Das war die einfachste Einführung einer Neuerungen, die ich je erlebt habe, fasst Diätassistentin Anita Nachtrub die Integration des OrgaCard-Systems zusammen. Die neue Lösung wurde von jedem Mitarbeiter auf den Stationen ohne Zögern akzeptiert. Grund dafür war, dass sie besonders für die Krankenschwestern eine gewaltige Erleichterung im täglichen Betrieb darstellen. Die Investitionssumme für Software, Hardware und Dienstleistungen war relativ gering und amortisiert sich schnell. Die Gesamtkosten der Reorganisation, inklusive der Veränderungen in der Küche etc. sollen sich nach spätestens drei Jahren amortisiert haben. 3

4 Und dabei bietet die neue Lösung mit den Casio Handhelds in Zukunft noch Erweiterungspotential: Denkbar sind zum Beispiel eine direkte Bestelldatensynchronisation über das im IT-800 integrierte WLAN-Modul. Darüber hinaus sind auch noch Erweiterungen des Einsatzbereiches möglich. So könnte beispielsweise mit der im Handheld integrierten Zwei-Megapixel-Kamera eine saubere und effiziente Wunddokumentation von modular ways by OrgaCard eingeführt werden, um den Wundverlauf effizient aufzuzeichnen und in der digitalen Patientenakte abzulegen. Hierbei werden Foto, Dokumentation und die Fallnummer des Patienten automatisch verknüpft. Auch das Order-Management lässt sich mobilisieren, um das Bestellwesen in der Klinik übersichtlicher, nachvollziehbarer und effizienter zu gestalten. Menübestellung mit Übernahme der Vortagsbestellung (Bild: Pro Orga). 4

5 Kontakte: Evangelische Diakonissenanstalt diako die stadtklinik Augsburg - Frölichstraße 17 Tel.: info@diako-augsburg.de - CASIO Europe GmbH Norderstedt - Casio-Platz 1 Tel.: solutions@casio.de - OrgaCard Siemantel & Alt GmbH Rednitzhembach - Ziegelstraße 24 Tel.: info@orgacard.de - 5