WebWeaverDesktop Lernmanagementsystem wtkedu

Transkript

1 Handreichung WebWeaverDesktop Lernmanagementsystem wtkedu Version 1.0 Stand: Wetteraukreis - 1 -

2 Inhalt 1 WebWeaver Desktop WebWeaver Desktop am Computer in der Schule starten WebWeaver Desktop an Ihrem Computer zu Hause starten Das Modul - Messenger Das Modul - Administration Das Modul - Browser Das Modul - Dateiablage Support...27 Wetteraukreis Seite 2

3 1 WebWeaver Desktop Der WebWeaver Desktop ist ein zusätzliches Tool der Lernplattform. Sie können damit Ihre Institution, Gruppe oder Klasse noch komfortabler und schneller administrieren. Außerdem können Sie bequem über den Messenger kommunizieren und über den integrierten Browser auf der Lernplattform immer online sein. Der WebWeaver Desktop umfasst die Module Messenger, Administration, Browser, Dateiablage. 1.1 WebWeaver Desktop am Computer in der Schule starten Der WebWeaver Desktop ist an den PCs in der Schule bereits installiert. Sie starten Ihn über das Icon auf dem Desktop oder über das Startmenü. Es erscheint links oben am Desktop das folgende Icon. Klicken Sie dort drauf und wählen Sie Login/Logout und dann Login als aus.! großen Nachdem Sie ihren vollständigen Benutzername und Passwort eingegeben haben, bestätigen Sie die Anmeldung mit einem Klick auf Verbinden. Wichtig hierbei ist zu wissen, dass es sich um einen temporären Login handelt, d.h. Ihre Zugangsdaten werden nicht gespeichert. Vergessen Sie sich trotzdem nicht auszuloggen wenn Sie mit Ihren Arbeiten zu Ende sind, da sonst der nachfolgende Benutzer unter Ihrem Account weiterarbeiten und dabei Schaden anrichten kann. Wetteraukreis Seite 3

4 1.2 WebWeaver Desktop an Ihrem Computer zu Hause starten Anders als bei der Installation in der Schule können Sie sich zu Hause an Ihrem Computer ein Profil im WebWeaver Desktop anlegen. Ihre Zugangsdaten werden dann gespeichert und Sie müssen nicht jedes Mal Ihre Zugangsdaten neu eingeben. Sie können sich den WebWeaver Desktop unter folgendem Link herunterladen: Bei der Installation auf Ihrem Computer müssen Sie darauf achten, dass das Häkchen bei WebWeaver Desktop zur Benutzung in Schulumgebungen mit temporärem Login deaktiviert ist. Starten Sie nach erfolgreicher Installation den WebWeaver Desktop. Klicken Sie auf das Icon und wählen Sie im Menü Optionen und dann Profilverwaltung aus. Wetteraukreis Seite 4

5 Es erscheint folgendes Fenster: Klicken Sie auf Neu und geben Sie Ihre Zugangsdaten ein. Nach Bestätigung mit OK wird für Sie ein Profil angelegt, das Sie nun auswählen können. Sie werden automatisch in wtkedu eingeloggt. Updates Sollte ein Update verfügbar sein, werden Sie automatisch durch eine entsprechende Meldung beim Starten von WebWeaver Desktop informiert. Sie können das Update dann unmittelbar installieren oder es auf später verschieben. Ihre Konfigurationseinstellungen und Profile bleiben davon unberührt. Wetteraukreis Seite 5

6 1.3 Das Modul - Messenger Schreiben Sie über WebWeaver Desktop Quickmessages, werden diese nicht als einzelne Pop-up-Fenster versendet und empfangen. Der Verlauf des Quickmessage-Gesprächs wird stattdessen übersichtlich - wie in einem Chat - dokumentiert. Unterhalten Sie sich gleichzeitig mit mehreren Mitgliedern, so ist der Gesprächsverlauf jeweils in separaten Tabs zu verfolgen. Außerdem sehen Sie immer, welche Mitglieder aus Ihrem Messenger online sind. Mitgliederliste Hier sehen Sie die User, die auf wtkedu in Ihrem persönlichen Messenger eingetragen sind. Verlauf In diesem Feld können Sie die von Ihnen empfangenen ("Empfangen") und verschickten ("Gesendet") Nachrichten sehen. Pro Benutzer, mit dem Sie sich unterhalten, wird jeweils ein Tab geöffnet, in dem Sie dann den kompletten Gesprächsverlauf lesen können. Hinter dem Tab "Alle" verbergen sich sämtliche Quickmessages, die Sie verschickt und empfangen haben. Quickmessage eingeben Tragen Sie hier ihre Quickmessage ein. Wie schreibe ich eine Quickmessage? Wählen Sie in Ihrer Mitgliederliste - durch Klick auf den Namen - den Benutzer aus, dem Sie eine Quickmessage schreiben möchte. Daraufhin öffnet sich ein neuer Tab. Schreiben Sie dann in das entsprechende Textfeld ("Quickmessage eingeben") Ihre Mitteilung. Klicken Sie auf den "Senden"-Button oder Strg+Enter, um Ihre Quickmessage an den Empfänger zu versenden. Wetteraukreis Seite 6

7 Kontextmenü Mitgliederliste Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Mitgliederliste, öffnet sich das Kontextmenü, über das Sie Funktionen der Mitgliederliste erreichen: Nur Mitglieder anzeigen, die online sind Es werden nur die Mitglieder angezeigt, die online sind. Ist dieser Punkt nicht ausgewählt, werden alle Mitglieder aus Ihrem Messenger angezeigt, auch die die nicht online sind. An den Smileys können Sie aber erkennen, welche Mitglieder online und welche offline sind. Mitglieder hinzufügen Geben Sie den Login (= -Adresse) ein und klicken Sie auf "OK". Daraufhin wird das Mitglied der Mitgliederliste und Ihrem Messenger auf wtkedu.de hinzugefügt. Mitglieder entfernen Möchten Sie ein Mitglied aus Ihrem Messenger entfernen, klicken Sie auf diesen Punkt. Kontextmenü Verlauf Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Verlauf, öffnet sich das Kontextmenü, über das Sie Funktionen des Verlaufs erreichen: Kopieren Markieren Sie den Text und klicken Sie dann auf "Kopieren". Danach können Sie den kopierten Text in ein beliebiges Textverarbeitungsprogramm einfügen. Alles markieren Möchten Sie den gesamten Verlauf markieren, um ihn eventuell anschließend zu kopieren, klicken Sie auf "Alles markieren". Exportieren Mit WebWeaver Desktop haben Sie die Möglichkeit, den gesamten Verlauf als Textdatei abzuspeichern, so dass beim Austausch wichtiger Informationen keine Inhalte verloren gehen können. Klicken Sie auf "Exportieren" und speichern Sie die Datei auf Ihrer Festplatte ab. Verlauf leeren Soll der gesamte Verlauf des ausgewählten Tabs geleert werden, klicken Sie auf "Verlauf leeren". Kontextmenü Quickmessage eingeben Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Bereich "Quickmessage eingeben", öffnet sich das Kontextmenü, über das Sie weitere Funktionen erreichen: Einfügen Haben Sie zuvor einen Text kopiert, können Sie diesen nach Betätigung dieses Punkts einfügen. Wetteraukreis Seite 7

8 1.4 Das Modul - Administration Die Ansicht und Menüfunktionen Administrieren Sie hier bequem über WebWeaver Desktop Ihre Institution. Sie haben verbesserte Möglichkeiten beim Import von Mitgliederlisten: Excel 2007 und OpenOffice Spreadsheets können importiert werden, das direkte Einsortieren in Gruppen oder Klassen ist möglich. Zusätzlich ist der Import von folgenden Datenquellen möglich: Access 2003, SQL Server und Oracle Datenbank (via OleDB). Eventuelle Dopplungen von User-Logins werden beim Import erkannt und einfach zu bedienende Lösungsmöglichkeiten von WebWeaver Desktop angeboten. Wer darf administrieren? Das Modul "Administration" kann nur verwendet werden, wenn der eingeloggte Benutzer ü- ber mindestens das Nutzungsrecht "Aktiv" in einer Administration verfügt. Ansonsten entsprechen die Rechte den Einstellungen auf der Plattform wtkedu: Aktiv: Der Benutzer kann in der Administration lesen. Schreiben: "Objekte" anlegen, Benutzer in Gruppen/Klassen einfügen, Zuordnungen verwalten. Admin: Volle Administrationsrechte. Wetteraukreis Seite 8

9 Ansicht Wählen Sie über die Auswahlboxen die zu administrierende Institution. Sie sehen zunächst alle "Objekte" der Institution. Um übersichtlichere, weil kürzere Listen zu erhaltene, wählen Sie den gewünschten Filter (z. B. Lehrer/Schüler, Gruppe/Klasse) und bei Bedarf auch noch die Zuordnung aus. Die Mitglieder werden mit ihrem Namen, dem Login (= -Adresse) und der Rolle dargestellt. Außerdem wird angezeigt wie viele Mitglieder in Bezug auf die Gesamtzahl aufgeführt werden. Hinweis: Der Begriff "Mitglied" ist hier nicht zur in Bezug auf Lehrer, Schüler etc. zu verstehen. Auch Gruppen und Klassen werden darunter zusammengefasst. Kontextmenü Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen oder mehrere Namen in der Mitgliederliste, öffnet sich das Kontextmenü, über das Sie einige der oben bereits erklärten (Mitglied ändern, Mitglied löschen, Externes Mitglied entfernen) und weitere Funktionen erreichen: Info Hier können Sie einige Informationen zum jeweiligen User bzw. zur Gruppe oder Klasse einsehen (z. B. Zuordnungen, Quoten, Moderator). Mitglied ändern Möchten Sie die vorhandenen Einstellungen des Mitglieds ändern, klicken Sie hier. Mitglied klonen Über diese Funktionen können Sie ein neues Mitglied mit den gleichen Eigenschaften und Rechten, wie ein bereits vorhandenes Mitglied anlegen. Klicken Sie auf das "Muster"-Mitglied und wählen Sie dann "Mitglied klonen" aus. Die Rolle, die Zuordnung/en, die Basis- und Mitgliedsrechte, die eingestellten Quoten und die Zugehörigkeit in Institutionen, Gruppen, Klassen werden dabei übernommen. Im sich öffnenden Pop-up-Fenster brauchen Sie lediglich den Login, den Namen und das Passwort eintragen und die Eingaben speichern. Ausgewählte(s) Mitglied(er) in Gruppe(n)/Klasse(n) aufnehmen Nach Auswahl einzelner oder mehrerer Mitglieder kann diese Auswahl direkt in einzelne oder mehrere Gruppen bzw. Klassen hinzugefügt werden. Klicken Sie einfach im sich öffnenden Pop-up-Fenster die gewünschten Gruppen und/oder Klassen an und klicken Sie auf "OK". Diese Funktion steht allerdings nicht zur Verfügung, wenn in der Mitgliederliste eine Institution, Gruppen oder Klassen ausgewählt wurde. Mitglied löschen Wählen Sie das zu löschende Mitglied per Mausklick in der Liste aus und klicken Sie dann im Kontextmenü auf "Mitglied löschen". Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage ist der User unwiderruflich gelöscht. Externes Mitglied entfernen Nach Auswahl eines externen Mitglieds, klicken Sie im Menü auf "Externes Mitglied entfernen". Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird der externe User aus der Institution entfernt. Bei Gruppen und Klassen stehen Ihnen über das Kontextmenü unter dem Punkt "Gruppen" bzw. "Klassen" zusätzlich noch folgende Funktionen zur Verfügung: Mitgliederliste Wetteraukreis Seite 9

10 Hier sehen Sie alle Mitglieder der Gruppe/Klasse untereinander aufgelistet. Sie werden aufgeführt mit ihrem Namen, dem Login und ihrer Rolle. Außerdem wird oberhalb der Liste der Name der Gruppe/Klasse und der Login des Moderators angezeigt. Unter dem Menüpunkt "Mitglieder" finden Sie noch die Funktionen "Mitglied hinzufügen", "Mitglied aus Gruppe/Klasse entfernen" und die "Mitgliedsrechte in der Gruppe/Klasse" - bezogen auf das ausgewählte Mitglied. Mitglied hinzufügen Geben Sie den Login des Mitglieds ein, das der Gruppe/Klasse hinzugefügt werden soll und klicken Sie auf "OK". Menüpunkt Mitglieder Mitglied anlegen Geben Sie hier den Login (= Usernamen), den Namen und das Passwort - das Sie sich auch generieren lassen können - ein. Außerdem müssen Sie noch eine Rolle auswählen und haben die Möglichkeit den User in diverse Zuordnungen zu sortieren. Klicken Sie dann auf "Speichern". Mitglied ändern Nach Auswahl des Mitglieds per Mausklick, wählen Sie den Punkt "Mitglied ändern" im Menü aus. Sie können dann den Namen, das Passwort und die Zuordnung ändern. Außerdem haben Sie die Möglichkeit den Zugang des Mitglieds zur Plattform zu deaktivieren bzw. auch wieder zu aktivieren und den Funktionsumfang (Profi- oder Light-Modus) einzustellen. Weiterhin können Sie die Basis-Rechte und die Mitgliedsrechte des Users bezogen auf die jeweilige Institution verändern. Die Quoten sind auch über dieses Pop-up-Fenster zu bearbeiten. Bei Gruppen/Klassen haben Sie noch die Möglichkeit den Login des Moderators einzutragen. Bestätigen Sie alles durch Klick auf "Ändern". Mitglied löschen Wählen Sie das zu löschende Mitglied per Mausklick in der Liste aus und klicken Sie dann im Menü auf "Mitglied löschen". Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage ist der User unwiderruflich gelöscht. Externes Mitglied hinzufügen Tragen Sie hier den vollständigen Login (= -Adresse) des externen Mitglieds ein und klicken Sie auf "Hinzufügen". Externe Mitglieder sind Mitglied einer anderen Institution. Externes Mitglied entfernen Nach Auswahl eines externen Mitglieds, klicken Sie im Menü auf "Externes Mitglied entfernen". Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird der externe User aus der Institution entfernt. Mitgliederliste durchsuchen Hier können Sie die Mitgliederliste nach Rolle, Login oder dem Namen eines Users durchsuchen. Nachdem Sie auf "Suchen" geklickt haben, werden die User, die Ihren Eingaben entsprechen untereinander aufgelistet. Um wieder zur kompletten Liste zurück zugelangen, wählen Sie "Kein Filter" aus. Mitgliederliste aktualisieren Klicken Sie auf diesen Menüpunkt, um die Mitgliederliste der aktuell angezeigten Institution zu aktualisieren. Wetteraukreis Seite 10

11 Menüpunkt Zuordnungen Nach Auswahl der Rolle, sehen Sie die bereits angelegten Zuordnungen, die wiederum in Zuordnung A und Zuordnung B unterteilt sind. Neu Legen Sie hier eine neue Zuordnung an, in dem Sie den gewünschten Namen eintragen und klicken Sie auf "Speichern". Löschen Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird die ausgewählte Zuordnung gelöscht. Ändern Wählen Sie per Mausklick die zu ändernde Zuordnung aus und klicken Sie auf den Button "Ändern". Im sich öffnenden Pop-up-Fenster können Sie dann den neuen Namen eingeben. Nach Klicken auf "OK" wird die Bezeichung der Zuordnung geändert. Menüpunkt Import/Export Über WebWeaver Desktop können Sie Ihre Listen mit Informationen der Mitglieder importieren. Beachten Sie dazu die allgemeinen Hinweise und den Aufbau der Mitgliederlisten. Wetteraukreis Seite 11

12 1.4.2 Synchronisation von Logins aus der LUSD mittels WebWeaver Desktop Allgemeine Hinweise Starten Sie WebWeaver Desktop mit Ihrem Administratorenaccount, um die Synchronisation der Nutzerdaten durchzuführen. Die Nutzerdaten, die Sie zuvor aus Ihrer Schulverwaltungssoftware exportiert haben, müssen in zwei verschiedenen Excel-Dateien - Format Excel (*.xls) oder Excel (*.xlsx) - vorliegen. Die erste Datei umfasst die Namen der Lehrkräfte Ihrer Schule, die zweite Datei die Namen der Schüler, deren Geburtsdatum und Klassenzugehörigkeit sowie die jeweiligen Klassenlehrer. Der Datenimport aus der LUSD: Rufen Sie in der LUSD den Menüpunkt Extras auf: Wetteraukreis Seite 12

13 Starten Sie den Abfrageassistenten. Wählen Sie eine Datenquelle (Schüler bzw. Lehrer) aus und klicken Sie auf das + Zeichen zum Erstellen einer neuen Abfrage. Tragen Sie in das Feld Bezeichnung eine Bezeichnung wie z.b. Schüler wtkedu ein. Das Feld Filter bleibt unverändert. Wetteraukreis Seite 13

14 Wechseln Sie nun zum Reiter Felder, dort wählen Sie links die aufgeführten Felder für den Bereich Schüler aus und verschieben Sie dann mit einem Klick auf den kleinen Rechts- Pfeil auf die rechte Seite: Klicken Sie auf Übernehmen. Wetteraukreis Seite 14

15 Folgender Aufbau der Excel-Dateien ist zwingend einzuhalten: Datei 1: Lehrkräfte Spalte: Nachname Spalte: Vorname Spalte: Nachname, Vorname Datei 2: Schüler und Klassen Spalte: Nachname Spalte: Vorname Spalte: Klassenbezeichnung Spalte: Geburtsdatum (im Format TT.MM.JJJJ) Spalte: Name Klassenlehrer/in im Format: Nachname, Vorname diese Lehrkraft muss auch in der Liste der Lehrkräfte (Datei 1) aufgeführt sein. Im Abfrageassistenten unter Datenquelle Schüler (Lehrer) wtkedu auswählen und im unteren Seitenbereich auf Excel klicken. Die Daten werden nun in einer Excel-Tabelle gespeichert. Achtung: Bei Schülern müssen vor dem Anklicken auf Excel über die Lupe im unteren Bereich alle Schüler angeklickt werden! Wetteraukreis Seite 15

16 Die Excel-Tabellen sollten nicht zu viele Leerzeilen enthalten, nachfolgende Datensätze werden sonst unter Umständen nicht ausgelesen. Logins in den Rollen "Partner" und "Externe" sind grundsätzlich von der Synchronisation ausgeschlossen, diese Accounts können Sie ausschließlich manuell verwalten. Neu: (Fach-)Lehrer, die keine Klassenlehrer sind und die über die Administration der Plattform manuell den Klassen hinzugefügt worden sind, werden bei der Synchronisation in den jeweiligen Klassen belassen, d.h. bei der Synchronisation ebenfalls ignoriert. Wetteraukreis Seite 16

17 Der Erstimport von Nutzerdaten Unter dem Menüpunkt Im-/Export finden Sie die Option Synchronisierung. Nach der Auswahl öffnet sich ein Fenster. Hier können Sie über den Button Datenformat zunächst festlegen, in welcher Spalte der jeweiligen Tabelle die geforderten Daten aufgelistet sind und ob die erste Zeile Spaltenüberschriften enthalten. Anschließend wählen Sie die Pfade zu den beiden benötigten Dateien für Lehrer beziehungsweise Schüler aus und klicken anschließend auf Weiter. Die Daten werden nun von WebWeaver Desktop eingelesen und deren Struktur überprüft. Stimmt der grundsätzliche Aufbau der Dateien nicht mit den Vorgaben überein, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung. Überprüfen Sie in diesem Fall bitte die Dateien und führen Sie gegebenenfalls einen erneuten Export aus Ihrer Schulverwaltungssoftware durch. Hat WebWeaver Desktop die grundsätzliche Datenstruktur erfolgreich eingelesen, werden die erforderlichen Aktionen anschließend in verschiedenen Schritten bearbeitet. Wenn Sie die Synchronisation das erste Mal durchführen, werden Ihnen ausschließlich Neu anzulegende Elemente, also Lehrer, Schüler sowie Klassen und Zuordnungen, angezeigt. Nach einem Klick auf Fortfahren beginnt WebWeaver Desktop mit dem eigentlichen Import der Daten. Dabei werden diese Aktionen durchgeführt: Die Logins für Lehrer und Schüler werden nach dem Muster angelegt und es wird ein Passwort vergeben. Enthält ein Name Umlaute (ä, ö, ü, ß), werden diese in den Logins (Lehrer, Schüler, Klassen) automatisch umgewandelt. Alle anderen Sonderzeichen werden bei der Generierung eines Logins (Lehrer, Schüler, Klassen) ignoriert. Lediglich das Zeichen - ist innerhalb eines Namens (nicht am Anfang oder am Ende) erlaubt, die Zeichen + und / werden in plus beziehungsweise - umgewandelt. Die Klassen werden im System eingerichtet und die Klassennamen als Zuordnungen für Schüler angelegt (Zuordnung A). Die Schüler werden den Klassen hinzugefügt sowie der Klassenlehrer als Moderator mit Administrationsrechten für die Klasse eingetragen. Die Logins der Schüler werden in die Zuordnung des Klassennamens verschoben. Wetteraukreis Seite 17

18 Bitte beachten Sie: Dieser Vorgang wird abhängig von der Anzahl der anzulegenden Logins und der Geschwindigkeit Ihrer Internetverbindung einige Zeit in Anspruch nehmen, währenddessen können Sie WebWeaver Desktop nicht weiter nutzen. Sobald alle Aktionen abgeschlossen sind, erhalten Sie eine entsprechende Meldung und eine Aufforderung, die Zugangsdaten für die neu angelegten Logins abzuspeichern (TXT-Datei). Die Benutzernamen und die zugehörigen Passwörter werden dabei getrennt und nach Klasse sortiert ausgegeben. Die Logins der Lehrer, die keiner Klasse als Klassenlehrer zugewiesen sind, werden am Ende der Liste ausgegeben. Nutzerdaten mit der Plattform synchronisieren Sie können die Nutzerdaten jederzeit synchronisieren, in der Regel wird dies zum Ende beziehungsweise Anfang eines Schuljahres notwendig sein. Bei jeder Synchronisation werden die Daten auf der Plattform mit den Daten in den aus Ihrer Schulverwaltungssoftware exportierten Excel-Dokumenten verglichen und die erforderlichen Anpassungen in mehreren Etappen durchgeführt. Wenn Sie Mitglieder in den Rollen "Lehrer" oder "Schüler" manuell über die Administration auf der Plattform angelegt haben, erkennt WebWeaver Desktop diese Logins im Rahmen einer Synchronisation. Sind diese in den aus Ihrer Schulverwaltungssoftware exportierten Daten enthalten, benötigt WebWeaver Desktop im Dialog Personen verbinden eine Bestätigung, dass die bereits im System vorhandenen Logins mit denen aus den Exportdateien übereinstimmen. Diese Information wird anschließend auf der Plattform hinterlegt, so dass bei weiteren Synchronisationen Ihrerseits keine weitere Bestätigung mehr für diese Logins erforderlich ist. Stimmen bei Schülern die Daten aus dem aktuellen Schulverwaltungsexport nicht mit den auf der Plattform hinterlegten Daten überein, etwa wenn ein fehlerhaftes Geburtsdatum korrigiert wurde, werden Ihnen diese Logins im Dialog Personen verbinden ebenfalls angezeigt. Unter der Überschrift Plattform finden Sie die Daten, die auf wtkedu hinterlegt sind (Name; Geburtsdatum; Klassenzugehörigkeit) und unter Synchronisationsdatei die Angaben des aktuellen Exports aus der Schulverwaltungssoftware. Bei Lehrern werden Logins im Dialog Personen verbinden aufgeführt, wenn sich Namensähnlichkeiten ergeben, etwa ein Login im Vorjahr mit zwei Vornamen auf der Plattform angelegt wurde und in der Synchronisationsdatei nun der zweite Vorname nicht mehr aufgeführt wird. Bitte achten Sie darauf, dass die Daten aus der Schulverwaltungssoftware bei jedem Export nach demselben Schema exportiert werden. Wenn die Daten aus der Synchronisationsdatei auf die Plattform übernommen werden sollen, klicken Sie die Checkbox in der/den gewünschten Zeile/n und fahren dann fort. Wenn Sie die Checkbox nicht anhaken, wird ein neuer Login mit den Daten aus der Synchronisationsdatei auf der Plattform angelegt. Wetteraukreis Seite 18

19 Wenn Sie sich nicht sicher sind und erst Rücksprache halten möchten, setzen Sie den Haken in der Checkbox Schüler von der Synchronisation ausnehmen. Dann werden die abzugleichenden Schüler-Logins ignoriert, d.h. die auf der Plattform hinterlegten Strukturen (Klassenzugehörigkeit) bleiben erhalten. Bei der nächsten Synchronisation werden Ihnen die Logins erneut im Dialog Personen verbinden angezeigt und Sie können diese nun abgleichen beziehungsweise neue Logins anlegen lassen. Sind neue Lehrer, Schüler, Klassen oder Zuordnungen auf der Plattform anzulegen, werden diese im nächsten Dialog angezeigt. Anschließend werden die bereits bestehenden Logins aufgeführt, die eine Änderung erfahren sollen. Nach einer Bestätigung werden Schüler bei einer Versetzung aus ihrer alten Klasse in ihre neue Klasse verschoben und ihre Zuordnung entsprechend geändert. Wenn der Klassenlehrer wechselt, wird die neue Lehrkraft als Moderator der Klasse eingesetzt und der bisherige Moderator aus der Klasse entfernt. Zuletzt werden Lehrkräfte und Schüler, die nicht mehr in den aus Ihrer Schulverwaltungssoftware exportierten Excel-Listen aufgeführt sind, angezeigt und nach einer Bestätigung auf der Plattform gelöscht. Sind die Daten von manuell auf der Plattform angelegten Logins in den Rollen Lehrer und Schüler nicht in den aus Ihrer Schulverwaltungssoftware exportierten Daten vorhanden, werden diese hier ebenfalls zur Löschung vorgeschlagen. Wenn Sie einzelne Personen nicht löschen wollen, entfernen Sie einfach das Häkchen in der Checkbox vor dem Namen. Nach Abschluss der Synchronisation, dieser Vorgang kann wieder abhängig von der Anzahl der zu synchronisierenden Logins einige Zeit in Anspruch nehmen, werden Sie gegebenenfalls aufgefordert, die Zugangsdaten für die im Rahmen der Synchronisation neu angelegten Logins zu speichern. Bitte beachten Sie: Die Klassennamen auf der Plattform sind konsistent, die im System bestehenden Klassen werden prinzipiell nicht umbenannt und die in den Klassen abgelegten Daten, etwa Dateien in der Dateiablage, bleiben erhalten! Vielmehr werden die Lehrer und Schüler im Zuge einer Synchronisation automatisch in die neue Klassen verschoben, denen sie laut Exportdateien Ihrer Schulverwaltungssoftware zugewiesen sind. Das bedeutet, dass die Klassenlehrer vor einer Synchronisation Ihre Dateien in der Klassendateiablage sichern (z.b. in die private Dateiablage) und anschließend löschen sollten, damit die nachfolgenden Klassenlehrer keinen Zugriff auf die Dateien haben. Wetteraukreis Seite 19

20 Zuweisung von Nicht-Klassenlehrern zu Klassen Optional kann eine dritte Excel-Tabelle Klassenzugehörigkeit von Lehrern importiert werden, welche eine Zuweisung von Lehrern, die nicht Klassenlehrer der betreffenden Klassen sind, zu Klassen enthält. Die betroffenen Lehrer und Klassen müssen bereits vor Import dieser dritten Tabelle auf der Plattform angelegt worden sein. Das Einlesen dieser dritten, optionalen Tabelle kann unabhängig vom Einlesen der beiden anderen Tabellen ausgeführt werden. Bei Import der Tabelle werden die aufgelisteten Lehrer in die jeweiligen Klassen als Mitglieder eingetragen. Auch bei dieser Tabelle ist folgender Aufbau der Excel-Datei zwingend einzuhalten: Datei 3: Klassenzugehörigkeit Spalte 1: Nachname, Vorname der Lehrkraft Spalte 2: Klassenbezeichnung Beispiel: Spalte 1, Zeile 2: Musterlehrer, Max Spalte 2, Zeile 2: 8a Spalte 1, Zeile 3: Musterlehrer, Max Spalte 2, Zeile 3: 9d Spalte 1, Zeile 4: Musterfrau, Mathilda Spalte 2, Zeile 4: 5b Spalte 1, Zeile 5: Musterfrau, Mathilda Spalte 2, Zeile 5: 5c Die Namen der Lehrer und die Bezeichnungen der Klassen müssen in dieser dritten Tabelle identisch mit den jeweiligen Bezeichnern der Lehrkräfte-Excel-Liste sein. Beim Einlesen der Tabelle prüft WWD, ob alle enthaltenen Lehrer und Klassen bereits auf der Plattform angelegt sind. Falls dies nicht der Fall ist, werden die betreffenden nicht vorhandenen Lehrer bzw. Klassen angezeigt und der Vorgang mit einer Fehlermeldung zunächst unterbrochen. Sie können daraufhin entscheiden, ob der Vorgang mit den korrekten Daten durchgeführt oder komplett abgebrochen werden soll. Wetteraukreis Seite 20

21 Wurden über die Online-Administration bereits Lehrer manuell zu Klassen zugewiesen, überschreibt der Import der dritten Tabelle diese Zuweisung, d.h. alle manuell zugewiesenen Lehrer werden aus den Klassen gelöscht. Entweder entscheiden Sie sich also für die manuelle Zuweisung von Lehrern zu Klassen über die Plattform oder Sie nutzen die Automatisierung der Zuweisung per Import. Neu: Löschung leerer Zuordnungen und Löschoption für leere Klassen Entstehen durch die Synchronisation leere Zuordnungen auf der Plattform, so werden diese bei der Synchronisation ohne Rückfragen automatisch gelöscht. Entstehen durch die Synchronisation leere Klassen, haben Sie die Möglichkeit die Klassen zu löschen oder sie im System bestehen zu lassen. Die zu löschenden Klassen müssen Sie per Checkbox markieren und abschließend die Sicherheitsfrage bestätigen. Wetteraukreis Seite 21

22 1.5 Das Modul - Browser Möchten Sie ständig mit der wtkedu-plattform verbunden und eingeloggt sein - ohne einen weiteren Login und ohne ein extra geöffnetes Browserfenster? Dann wählen Sie das Modul "Browser" in Ihrer WebWeaver Desktop-Iconleiste. Danach können Sie direkt auf alle Funktionen der Plattform online zugreifen. 1.6 Das Modul - Dateiablage Der WebWeaver Desktop erlaubt ein strukturiertes Dokumentenmanagement durch Hochladen, Herunterladen, Kopieren und Verschieben von Ordnern und Dateien per Drag & Drop - innerhalb der verschiedenen Dateiablagen sowohl auf der Plattform wtkedu, als auch von Ihrem PC auf die Plattform und umgekehrt. Dateien können außerdem direkt in der Dateiablage z. B. mit einem Textverarbeitungsprogramm geöffnet und in die Dateiablage zurückgespeichert werden - inklusive Versionsverwaltung. So gelingt auch die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten im Team Bearbeiten von Dateien in der Dateiablage Sie können alle Dokumente aus Ihrer Dateiablage direkt bearbeiten. Machen Sie dazu in der Dateiablage auf das gewünschte Dokument einen Doppelklick. Die Datei öffnet sich beispielsweise in einem Textverarbeitungsprogramm. Bearbeiten Sie dann die Datei und speichern Sie die Änderungen. Schließen Sie das Programm, werden Sie gefragt, ob Sie die geänderte Version in der Dateiablage speichern möchten. Wenn Sie einen Haken bei der Option "Alte Version der Datei ersetzen" setzen, wird die bereits vorhandene Version in der Dateiablage überschrieben. Wenn Sie den Haken nicht setzen, wird eine neue Datei generiert. Bitte beachten Sie, dass sich der Dateiname dabei nicht ändert Die Ansicht Die Dateiablage bietet Ihnen eine zweigeteilte Oberfläche: Im linken Bereich sehen Sie die Verzeichnisstruktur, ähnlich wie im Windows Explorer. An erster Stelle erscheint Ihr persönlicher Ordner, darunter die Ordner der Institution/en, Gruppe/n und Klasse/n, in denen Sie Mitglied sind. Im rechten Bereich werden die Dateien, die sich im jeweils links ausgewählten Ordner befinden, aufgelistet. Die Dateien werden mit Dateinamen, Dateigröße, Dateityp, Erstellungsund Änderungsdatum sowie der ggf. eingegebenen Beschreibung angezeigt. Wetteraukreis Seite 22

23 1.6.3 Die Funktionen in der Iconleiste Quer über die gesamte Ansicht der Dateiablage verläuft eine Leiste mit verschiedenen Icons: Aktualisieren: Mit dieser Funktion aktualisieren Sie die Ansicht. Ordner anlegen: Um Ihre Dateiablage zu strukturieren, können Sie eine beliebige Ordnerstruktur mit mehreren Ebenen anlegen. Hochladen: Über dieser Funktion laden Sie Dateien von Ihrem Rechner in die Dateiablage hoch. Herunterladen: Zum Herunterladen von Dateien auf Ihren Rechner, wählen Sie die entsprechende/n Datei/en aus und klicken Sie auf "Herunterladen". Löschen: Sollten Sie eine oder mehrere Datei/en löschen wollen, so wählen Sie die gewünschte/n Datei/en aus und klicken Sie auf "Löschen". Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird die Datei unwiderruflich gelöscht. Ansicht: Ihre Dateien können Sie sich - ähnlich wie im Windows Explorer - mit verschiedenen Ansichten anzeigen lassen. Zur Wahl stehen "Große Symbole", "Kleine Symbole", "Liste" und "Details". Suchen: Hier können Sie nach Dateien suchen, berücksichtigt werden die Dateinamen und die jeweils vorhandenen Beschreibungen Das Kontextmenü "Ordnerstruktur" Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den linken Ordner-Bereich, öffnet sich das Kontextmenü. Folgende Funktionen stehen hier zur Verfügung: Eigenschaften: Hier wird Ihnen der Login, der Name und die Rolle des Users, der Institution, der Gruppe oder der Klasse angezeigt. Weiterhin sehen Sie wie viel Speicherplatz Ihnen hier zur Verfügung steht, wie viel davon bereits benutzt ist und wie viel noch frei ist. Als letzter Punkt wird Ihr Mitgliedsrecht in der ausgewählten Dateiablage angezeigt. Ordner anlegen: Klicken Sie zuerst auf die Dateiablage bzw. Ebene, in der Sie einen neuen Ordner erstellen möchten, und dann auf "Ordner anlegen". Ordner herunterladen: Klicken Sie auf "Ordner herunterladen", wenn Sie eine Kopie des ausgewählten Ordners - inklusive aller darin enthaltenen Dokumente - auf Ihrem Rechner erstellen möchten. Beschreibung ändern: Wählen Sie die gewünschte Datei aus, klicken Sie auf "Beschreibung ändern" und ändern Sie im Textfeld die Beschreibung. Benachrichtigungen (nicht im Privatbereich): Hier können Sie einen Login angeben, an den bei einem Upload einer Datei in den gewählten Ordner eine Systemnnachricht geschickt werden soll. Ordner löschen: Wählen Sie den zu löschenden Ordner aus und klicken Sie auf "Ordner löschen". Nach Bestätigung der Abfrage wird der Ordner unwiderruflich gelöscht. Beachten Sie, dass nur leere Ordner gelöscht werden können. Wetteraukreis Seite 23

24 Ordner umbenennen: Um einen Ordner umzubenennen, wählen Sie diesen aus und klicken Sie auf "Ordner umbenennen". Ordner auf den lokalen Rechner verschieben: Über diese Funktion wird der gewählte Ordner - inklusive aller Inhalte - auf Ihren Rechner verschoben. Beachten Sie, dass dieser Ordner dann in der Dateiablage gelöscht wird. Ordner in eine Dateiablage verschieben: Hiermit wird gewählte Ordner - inklusive aller Inhalte in eine andere Dateiablage verschoben. Ordner in eine Dateiablage kopieren: Der gewählte Ordner - inklusive aller Inhalte wird in eine andere Dateiablage kopiert. Dateien in dieser Dateiablage suchen: Berücksichtigt werden bei der Suche innerhalb der gewählten Dateiablage die Dateinamen sowie die jeweils vorhandenen Beschreibungen Das Kontextmenü "Dateien" Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das rechte Fenster, in dem die Dateien aufgelistet werden, es öffnet sich das Kontextmenü. Folgende Funktionen stehen hier zur Verfügung: Eigenschaften: Hier werden Ihnen der Dateiname, die Dateigröße, der Dateityp und eine evtl. Beschreibung der Datei angezeigt. Weiterhin sehen Sie, in welcher Dateiablage sich die ausgewählte Datei befindet, wie der Pfad lautet sowie von wem und wann die Datei erstellt bzw. geändert wurde. Aktualisieren: Mit dieser Funktion aktualisieren Sie die Ansicht. Ordner anlegen: Klicken Sie auf "Ordner anlegen" so wird in der Dateiablage bzw. dem Ordner in dem Sie sich befinden, ein neuer Ordner angelegt. Datei/en herunterladen: Wählen Sie die Datei/en aus, die Sie herunterladen möchten und klicken Sie auf den gleichnamigen Menüpunkt im Kontextmenü. Es öffnet sich ein Pop-up- Fenster, in dem Sie auswählen können, wohin die Datei/en heruntergeladen werden sollen. Datei/en hochladen: Klicken Sie auf "Datei/en hochladen" öffnet sich ein Pop-up-Fenster. Hier können Sie die Datei/en auswählen, die Sie von Ihrem Rechner in die ausgewählte Dateiablage bzw. den ausgewählten Ordner hochladen möchten. Beschreibung ändern: Wählen Sie die gewünschte Datei aus, klicken Sie auf "Beschreibung ändern" und ändern Sie im Textfeld die Beschreibung. Benachrichtigungen (nicht im Privatbereich): Hier können Sie einen Login angeben, an den bei einem Download der gewählten Datei eine Systemnachricht geschickt werden soll. Auswahl löschen: Möchten Sie eine oder mehrere Datei/en löschen, so wählen Sie diese aus und klicken auf den Menüpunkt "Auswahl löschen". Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird die Datei unwiderruflich gelöscht. Datei umbenennen: Wählen Sie die jeweilige Datei aus, klicken Sie auf den Menüpunkt und geben Sie den neuen Namen in das kleine Textfeld ein. Ein Klick oder Enter bestätigt die Eingabe. Wetteraukreis Seite 24

25 Datei/en in eine Dateiablage verschieben: Hiermit wird/werden die gewählte/n Datei/en in eine andere Dateiablage verschoben. Ordner in eine Dateiablage kopieren: Die gewählte/n Dateien wird/werden in eine andere Dateiablage kopiert Die Optionen Unter den Optionen können Sie verschiedene Voreinstellungen für die Dateiablage vornehmen: Modul aktiviert: Das Modul ist aktiviert, wenn ein Häkchen in der Checkbox zu sehen ist. Zum Deaktivieren klicken Sie in die Checkbox und entfernen so das Häkchen. Nach der Deaktivierung und dem erforderlichen Neustart von WebWeaver Desktop ist das "Dateiablage"-Icon dann nicht mehr in Ihrer Iconleiste vorhanden. Abfrage vor jedem automatischen Upload: Sie haben eine Datei aus der Dateiablage heraus geöffnet, in dieser Änderungen vorgenommen und sie gespeichert? Bei Aktivierung dieser Checkbox, erkennt dann die Dateiablage, dass eine neue, geänderte Version vorliegt und bietet automatisch einen Upload dieser Datei an. Über die Auswahlbox können Sie noch auswählen, wie viele ältere Dateiversionen in diesem Fall erhalten bleiben sollen. Eingabe einer Beschreibung beim Upload: Möchten Sie immer eine Dateibeschreibung beim Upload eingeben, dann aktivieren Sie diese Checkbox. Speicherort für automatische Downloads per Doppelklick: Hier können Sie auswählen, wo Ihre aus der Dateiablage heraus geöffneten Dokumente zwischengespeichert werden: Entweder verwaltet WebWeaver Desktop den Speicherpfad oder Sie können einen eigenen Pfad auswählen. In dem Fall besteht außerdem die Möglichkeit, dass bei jedem Start die Dateien mit Ihren Dateiablagen synchronisiert werden. Potentiell gefährliche Dateien: Beim Download potentiell gefährlicher Dateien (z. B. ".exe"), erscheint eine Warnmeldung mit der Frage, ob Sie die Datei wirklich öffnen möchten. In diesem Fenster können Sie auch einstellen, dass für die jeweils vorliegende Dateiendung nicht mehr nachgefragt werden soll. Sollen diese im Laufe der Zeit gemachten Einstellungen zu- Wetteraukreis Seite 25

26 rückgesetzt werden, dann klicken Sie auf diesen Button. Danach erscheint die Warnmeldung wieder bei jeder potentiell gefährlichen Datei. Vergessen Sie nicht auf "OK" zu klicken, um Ihre Änderungen zu speichern. Möchten Sie sie nicht speichern, klicken Sie auf den Button "Abbrechen". Wetteraukreis Seite 26

27 2 Support Wenn Sie Fragen oder Probleme haben können Sie sich an die Firma DigiOnline über die Adresse: wenden. Wetteraukreis Seite 27

28 Impressum Verantwortlich für den Inhalt: Herr Karl Heinz Loch Wetteraukreis Fachbereich 5 Bildung und Gebäudewirtschaft Europaplatz Friedberg Internet: www. wtkedu.de Wetteraukreis Ansprechpartner beim Wetteraukreis Fachdienst Schul-IT und Einrichtungen Ansprechpartner: Herr Stephan Wülfing Leitung Medienzentrum Am Seebach Friedberg Tel.: s.wuelfing@medienzentrum-wetteraukreis.de Wetteraukreis Seite 28