Neues Gastronomiekonzept für die Congresshalle Saarbrücken

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1 Saarbrücken, August 2013 Neues Gastronomiekonzept für die Congresshalle Saarbrücken Die Congress-Centrum Saar GmbH (CCS) betreibt als Eigentümerin die Congresshalle und die Saarlandhalle in Saarbrücken. Die Congresshalle Saarbrücken besteht seit 46 Jahren und ist die größte Halle im Stadtzentrum von Saarbrücken. Ihr Fassungsvermögen beträgt z.b. beim Premabüba max Besucher. Sie bietet zahlreiche Räume, die z.b. für Tagungen und Kongresse, Bankettveranstaltungen oder Konzerte genutzt werden. Aufgrund der veränderten Markt- und Konkurrenzsituation strebt die CCS an, das gastronomische Konzept für die Congresshalle zum 01. Januar 2014 zu verändern. Nachfolgende Ausführungen sollen darstellen, unter welchen Rahmenbedingungen sich die CCS eine Zusammenarbeit mit einem im Veranstaltungsgeschäft erfahrenen gastronomischen Partner vorstellt, ohne ein exklusives Gastronomierecht zu vergeben. 1) Vertragslaufzeit Aufgrund der momentan noch unklaren Entwicklungsperspektiven im Umfeld der Congresshalle (evtl. Neubau einer Multifunktionshalle), wird die CCS den Bewirtschaftungsund Nutzungsvertrag für die Gastronomie zunächst auf eine Laufzeit von 2 Jahren, mit einer Option von einem weiteren Jahr, abschließen. 2) Umfang und Art der Bewirtschaftung a) Pausengastronomie Der gastronomische Partner ist verpflichtet, die Bewirtschaftung für alle Konzerte, Shows und andere Veranstaltungen, die auf Selbstzahlerbasis stattfinden, z.b. auch bei Tagungen, Kongressen, Messen und Ausstellungen in der Congresshalle durchzuführen. Als Ausnahme hat die CCS die Möglichkeit, die Bewirtschaftung bei Konzerten und Shows, bis zu 15mal im Jahr an andere Gastronomen oder Veranstalter zu vergeben. Die Bewirtschaftung des Vorplatzes der Congresshalle und CCS-Eigenveranstaltungen, insbesondere Weiberfasching und PREMABÜBA, sind nicht im Umfang enthalten. 1

2 Der gastronomische Partner ist verpflichtet folgendes Mindestsortiment an Getränken bei Konzerten, Shows und Veranstaltungen auf Selbstzahlerbasis zum Verkauf anzubieten: Bier, Alkoholfreies Bier, Mineralwasser, Coca Cola, Fanta, Sprite, Säfte, Sekt/Cremant Wein (rot und weiß), Kaffee, Tee. Das Mindestsortiment an Snacks und Süßigkeiten etc. muss mindestens beinhalten: Brezeln bzw. Laugengebäck (frisch), warme Wiener Würstchen, verschiedene belegte Brötchen, diverses Knabbergebäck (z.b. Chips, Stixi) und Süßigkeiten. Der Ausschank von Getränken erfolgt je nach Veranstaltungsart bzw. nach Wunsch des Künstlers oder Veranstalters entweder in Plastikbechern oder in Gläsern. Der gastronomische Partner muss auf eigene Kosten ausreichend Mehrweg- Plastikbecher vorhalten und im Einsatzfall ein Pfandsystem einführen. Außerdem muss er gewährleisten, dass alternativ auch ausreichend Gläser zur Verfügung stehen. Der gastronomische Partner ist für das Einsammeln der Becher bzw. Gläser in der Congresshalle zuständig. b) Bankettgastronomie Alle anderen Veranstaltungen, die gastronomisch nicht auf Selbstzahlerbasis durchgeführt werden wie z.b. Firmen- oder Bankettveranstaltungen, Tagungen, Kongresse, Seminare, Ausstellungen/Messen und Sportevents sind explizit von der o.g. Bewirtschaftungspflicht ausgenommen, können aber auf Wunsch des Veranstalters auch dem gastronomischen Partner übertragen werden. Der Bewerber sollte deshalb in der Lage sein, neben den anzubietenden Getränken, Speisen und Snacks für die Pausengastronomie (siehe Punkt 2a), auch gastronomisch komplexere Veranstaltungen im Bankettbereich inkl. Servicepersonal professionell zu bewirtschaften. Die CCS wird ihren Kunden den gastronomischen Partner in den Verkaufsgesprächen immer als möglichen Caterer nennen und die Kontaktdaten weitergeben. Ein Exklusivrecht des gastronomischen Partners besteht aber nicht. c) Bistro Congresshalle Das möblierte Bistro in der Congresshalle mit seinen Plätzen und einer Außenbestuhlungsfläche (ohne Mobiliar) von ca. 140qm kann von dem gastronomischen Partner als Tagesrestaurant geführt werden. Eine gut ausgestattete Küche direkt neben dem Bistro ist vorhanden. Der direkt daneben liegende Bankettraum (Kapazität max. 140 Personen, Bankettbestuhlung), kann bei Bedarf und nach Verfügbarkeit bei der CCS angemietet werden. Neben den kostenpflichtigen Parkmöglichkeiten im Parkhaus Congresshalle hält die CCS hinter der Congresshalle 9 kostenfreie Kundenparkplätze vor. Sollte der gastronomische Partner kein Interesse haben das Bistro als Tagesrestaurant zu führen, wird die CCS das Bistro als sog. Eventlocation vermieten oder als Tagungsraum zurückbauen. Der CCS-Kunde kann dann wählen, wen er mit der gastronomischen Bewirtschaftung beauftragt. Bei Interesse das Bistro als Tagesrestaurant zu führen muss ein dementsprechendes Gastronomiekonzept Bestandteil der Bewerbungsunterlagen sein. 2

3 3) Bezugsverpflichtung und Einkaufspreise Getränke Die CCS hat für die Congresshalle Lieferverträge mit der Karlsberg Brauerei, der Vendis Gastro GmbH und der Coca Cola Erfrischungsgetränke AG abgeschlossen. Bier und alkoholfreie Getränke müssen vom gastronomischen Partner exklusiv bei den Vertragspartnern der CCS, gemäß der jeweils gültigen Preisliste (siehe Anlage), bezogen werden. Es dürfen keine sonstigen Getränke aus anderen Bezugsquellen in die Congresshalle mitgebracht, ausgeschenkt oder verkauft werden. Was den Bezug von Weinen, Schaumweinen und Spirituosen angeht, müssen diese über einen der Vertragspartner der CCS bezogen werden. 4) Nutzung der Räumlichkeiten, Flächen zur Bewirtschaftung und Inventar Dem gastronomischen Partner stehen zur Bewirtschaftung im Bereich der Pausen- und Bankettgastronomie die nachfolgend aufgeführten Räume, das vorhandene Mobiliar und Inventar zur Verfügung: a) die fest installierte Thekenanlage und die Gastronomiestation im Großen Foyer Ost b) die fest installierte Gastronomiestation im Foyer Saal West c) die sechs mobilen Theken (genaue Standortbestimmung in den Foyers bei Bedarf durch die CCS) d) die in rot gekennzeichneten Räume als Lager (siehe Anlage: Plan Congresshalle UG) e) den in gelb gekennzeichneten Büroraum (siehe Anlage: Plan Congresshalle OG). f) die in grün gekennzeichneten Kühlräume (siehe Anlage: Plan Congresshalle UG). Diese unterliegen nicht dem exklusiven Nutzungsrecht und können auch von anderen Caterern und Veranstaltern genutzt werden. g) die in blau gekennzeichneten Räume als Umkleide- bzw. Sozialräume (siehe Anlage: Plan Congresshalle UG). Diese unterliegen nicht dem exklusiven Nutzungsrecht und können auch von anderen Caterern und Veranstaltern genutzt werden. h) Über das vorhandene gastronomische Inventar (z. B: Geschirr, Besteck, Gläser, Küchenutensilien etc. siehe Anlage: Liste vorhandenes Inventar der CCS) wird die CCS gemeinsam mit dem gastronomischen Partner je nach Bedarf eine Inventarliste erstellen. Bei Nutzung des Bistros als Tagesrestaurant stehen dem gastronomischen Partner die nachfolgend aufgeführten und in im beiliegenden Plan in magenta gekennzeichneten Räume (siehe Anlage: Plan Congresshalle UG), das vorhandene Mobiliar und Inventar zur Verfügung: i) Bistro mit Thekenanlage, j) Küche, Lagerräume, Kühlhäuser k) Tische und Stühle für den Innenbereich Die o.g. Räume, Theken und das Bistro werden in dem Zustand zur Nutzung bzw. Bewirtschaftung von CCS zur Verfügung gestellt, in dem sie sich zum Zeitpunkt des Vertragsbeginns befinden. Der gastronomische Partner verpflichtet sich mit dem von der CCS zur Verfügung gestellten Inventar und den genutzten Räumlichkeiten pfleglich umzugehen. Er haftet für alle durch ihn entstandenen Schäden und muss das ihm überlassene Inventar von entsprechenden Fachfirmen auf seine Kosten warten lassen. Evtl. Reparaturen sind bis zu einem Betrag in Höhe von netto vom Gastronomen zu tragen. Sollte der gastronomische Partner über das von der CCS zur Verfügung gestellte Inventar hinaus weitere 3

4 Einrichtungsgegenstände für erforderlich halten, so sind diese auf eigene Kosten anzuschaffen. Das von der CCS zur Verfügung gestellt Inventar kann der gastronomische Partner auch an externe Caterer bzw. Gastronomen vermieten, sofern diese in der Congresshalle tätig sind. Die dadurch getätigten Umsätze fließen in die Pachtabrechnung ein. Die vorhandenen Gastronomie-Spülmaschinen im Untergeschoß (Bereich Ost) kann der gastronomische Partner gegen Zahlung einer noch festzulegenden Miete im Bedarfsfall nutzen. Für die als Büro und Lager zur exklusiven Nutzung zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten ist der gastronomische Partner für Instandhaltungsarbeiten und Schönheitsreparaturen zuständig und trägt dafür die Kosten. Alle sonstigen allgemeinen Schönheitsreparaturen obliegen der Verpflichtung der CCS. 5) Reinigung Die Theken, Stehtische, Tische, Räume, Kühlungen und Schankanlagen, die zur Bewirtschaftung genutzt werden, sind von dem gastronomischen Partner vor und nach jeder Veranstaltung sofort und gemäß den gesetzlichen Vorschriften zu reinigen. Der gastronomische Partner ist verpflichtet unmittelbar nach jeder Veranstaltung die von ihm ausgegebenen Gegenstände wie z.b. Gläser, Pfandbecher, Teller, Besteck, Servietten etc. in jeder Pause bzw. nach jeder Veranstaltung einzusammeln und den angefallenen Müll ordnungsgemäß und auf eigene Kosten zu entsorgen. Die ihm zur Verfügung gestellten Lagerräume und das Büro muss er ebenfalls auf eigene Kosten reinigen. 6) Behördliche Genehmigungen und Versicherungen Der gastronomische Partner ist für die Einholung evtl. erforderlicher behördlicher Genehmigungen zuständig. Weiterhin ist er für das von ihm betriebene Gewerbe, Maschinen, Einrichtungen und ähnliches verantwortlich. Er ist insbesondere verantwortlich für die Einhaltung der für die gastronomische Bewirtschaftung bestehenden Umweltschutzvorschriften. Der gastronomische Partner ist verpflichtet die für die Bewirtschaftung notwendigen Versicherungen in ausreichendem Umfang und Absicherung abzuschließen. 7) Personal Die CCS erwartet von dem gastronomischen Partner, dass nur erfahrenes und geschultes Personal mit einem seriösen Erscheinungsbild und Auftreten eingesetzt wird. Er plant gemäß Veranstaltungsart, Vorverkauf und Publikumsstruktur eigenständig den Einsatz seines geschulten und erfahrenen Personals und wird auch im Hinblick auf die jeweilige Veranstaltung das entsprechende Personal hinsichtlich Kleidung und Erscheinungsbild auswählen. 4

5 Alle eingesetzten Mitarbeiter müssen einheitliche Berufsbekleidung und Namenschilder tragen. Das Outfit ist mit der CCS abzustimmen und darf höchstens mit Eigenwerbung versehen sein. 8) Zusätzliche Servicedienstleistungen der CCS Sämtliche, für die Durchführung einer Veranstaltung notwendigen zusätzlichen Leistungen seitens der CCS, die der gastronomische Partner in Auftrag geben sollte um die Veranstaltung bewirtschaften zu können, gehen zu seinen Lasten. Diese Leistungen umfassen im Besonderen die Gestellung von zusätzlichem Mobiliar und anderer Aufbauten sowie die Bereitstellung von Stromanschlüssen nebst Verbrauch, Verkabelung, Wasseranschlüssen, Wasser und Abwasser etc. 9) Eigenveranstaltungen des gastronomischen Partners Der gastronomische Partner sollte auch eigene Veranstaltungen in den Räumen der Congresshalle durchführen. Die CCS wird je nach Belegung und Häufigkeit dem gastronomischen Partner einen Sonderrabatt in Höhe von 10% auf die Raummieten gewähren. Vorschläge zu Eigenveranstaltungen des Gastronomen sollten Bestandteil der Bewerbung sein. 10) Koordination externer Caterer Die CCS beabsichtigt, ein zentrales Getränke-Kühllager einzurichten, welches von dem gastronomischen Partner verwaltet werden muss. Dieser soll hier die Koordination der Getränkebestellungen und ausgabe an die externen Caterer übernehmen. Zu diesem Aufgabenbereich gehört auch die Koordination der Nutzung der vorhandenen Kühlhäuser für externe Caterer. Vorstellungen zu einem solchen Abwicklungsverfahren sollen Bestandteil der Bewerbung sein. 11) Ansprechpartner für CCS Der gastronomische Partner hat dafür Sorge zu tragen, dass der CCS zur Organisation der einzelnen Veranstaltungen und o.g. Aufgabengebiete ein erfahrener Ansprechpartner zu den üblichen Bürozeiten zur Verfügung steht. 12) Nebenkosten Neben der Umsatzpacht hat der gastronomische Partner folgende Nebenkosten zu tragen: die üblichen verbrauchsabhängigen Nebenkosten wie z.b. für Strom, Wasser (kalt und warm), Abwasser, Heizung. bei Dauernutzung des Bistros und der Küche die Reinigung des Fettabscheiders, die Mietnebenkosten anteilig zur gepachteten Fläche wie z.b. Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Straßen- und Hausreinigung, Wartungen der Personen- und Lastenaufzüge in den Gastronomiebereichen, sowie die Abwasserbeseitigung. 5

6 13) Bewerbungsunterlagen des gastronomischen Partners Wir erwarten von dem zukünftigen gastronomischen Partner: ein umfassendes gastronomisches Konzept für die in 2) beschriebenen Gastronomiebereiche ein Gebot zur Umsatzpacht. Grundlage für die Pacht sind alle getätigten Netto- Umsätze wie z.b. Speisen, Getränke, Personal, Dekorationen, Tischwäsche, sonstiges Material. Zu den Netto-Umsätzen gehört auch das evtl. getätigte Außerhaus-Geschäft, welches in der Bistro-Küche produziert wird. das Speisen- und Getränkeangebot (auch regionale Küche und Produkte) mit vertretbaren, aber auch besucherfreundlich Preisen die Vorschläge zu den Eigenveranstaltungen des gastronomischen Partners Gastronomen die Vorschläge zur Koordination der externen Caterer und der Kühlhäuser Referenzen Die Bewerbungsunterlagen sind bitte postalisch bis spätestens zum an unten stehenden Kontakt zu richten. Hinweis: Die CCS behält sich vor, das Gastronomiekonzept für die Congresshalle nach Bedarf zu ändern. Die hier beschriebenen Vorgehensweisen geben nur den momentanen Stand der Überlegungen wieder. Kontakt: Congress Centrum Saar GmbH Ralf Kirch Hafenstraße 12 (Congresshalle) Saarbrücken Tel.: 0681/ Anlagen Plan Congresshalle UG Gastronomie-Ausschreibung Plan Congresshalle EG Gastronomie-Ausschreibung Plan Congresshalle OG Gastronomie-Ausschreibung Preisliste Getränke Vendis Gastro GmbH Liste vorhandenes Inventar der CCS 6