Funktionen im Überblick

Transkript

1 Funktionen im Überblick Personalwesen

2 proalpha Personalwesen Mehr Komfort im Personalwesen proalpha Personalwesen ist eine leistungsstarke Lohnund Gehaltsabrechnung mit Sonderfunktion, die bezüglich Komfort, Sicherheit und Benutzerführung Maßstäbe setzt. Das für Unternehmen der mittelständischen Industrie sowie des Großhandels konzipierte System ist vollständig in die proalpha Komplettlösung integriert. Überzeugende Grundfunktionen Von einer Lösung zur Lohn- und Gehaltsabrechnung wird erwartet, dass sie Grundfunktionen wie Stammdatenpflege, Lohnerfassung und -abrechnung, Druck, Zahlungsverkehr sowie Meldungen und Auswertungen einfach und sicher beherrscht. Dies ist für proalpha Personalwesen genauso selbstverständlich wie Rückrechnungen, Märzklausel, Altersteilzeit, vermögenswirksame Leistungen, Direktversicherungen und Pfändungen. proalpha Personalwesen ist überaus benutzerfreundlich. Sie können jede Aufgabe beliebig simulieren. So unterstützt Sie die Software auch bei Änderungen bereits erstellter Beitragsnachweise oder Lohnsteueranmeldungen. Auf Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit der Belege zur Lohn- und Gehaltsabrechnung wurde besonders Wert gelegt. Ergebnis ist eine saubere Struktur der Brutto- bzw. Nettolohnarten, der monatlichen Abzüge sowie der Auszahlungsdaten. Die Jahresaufrechnung, die als Verdienstbescheinigung nutzbar ist, der kalendertagsgenaue Ausweis von Fehlzeiten sowie Urlaubs- und Zeitsalden runden die Darstellung ab. Auch an verschiedene Ausgabemöglichkeiten wurde gedacht. Sie können die klassische Art des Drucks in das proalpha Personalwesen-Formular mit einem Durchschlag als verdeckte Lohntasche nutzen, oder die geräuscharme Variante, bei der über einen Laserdrucker das Formular mit einem weißen Papier unterlegt wird. Flexibel für unterschiedliche Anforderungen Arbeitszeit- und Abrechnungsmodelle werden immer unterschiedlicher. proalpha Personalwesen ist darauf vorbereitet. Verschiedene Wochenmodelle sind ebensowenig ein Problem wie 3- oder 4-Schichtsysteme oder unterschiedliche Zuschläge für Sonn- und Feiertage. proalpha Personalwesen verfügt über ein flexibles Lohnartenwerkzeug mit vielfältigen Berechnungsarten. Diese können mit verschiedenen Zeiten, Sätzen, Prozentwerten oder Durchschnitten arbeiten. Sofern Sie beispielsweise eine ganz besondere Urlaubsgeldberechnung benötigen, können ohne Programmieraufwand neue Berechnungsarten firmenspezifisch angelegt werden. Kontierungen für Übergaben an das Finanzwesen oder die Kostenrechnung sind weitreichend konfigurierbar. Auf Sonderwunsch ist es auch möglich, Daten an die Kostenrechnung untermonatlich zu übergeben. Personalwese

3 Effizienz durch automatisierte Abläufe proalpha Personalwesen verfügt über einen integrierten Workflow-Automatismus, der auf ereignisgesteuerten Vorgangsketten basiert. Durch diesen lassen sich manuelle Tätigkeiten und Abläufe auf ein Minimum reduzieren. Auf Ausnahmezustände weist das System dabei selbstständig hin. Zu erledigende Arbeiten lassen sich in einem Aktivitätenmonitor auf Wiedervorlage legen oder an andere Mitarbeiter weiterleiten. Der Monitor zeigt ihnen täglich alle Aufgaben an, die zu erledigen sind. Von hier aus können Sie direkt in die jeweilige Aktivität verzweigen. In einer sogenannten Hotbox können Sie die Programme zusammenfassen, die Sie häufig verwenden. Lohnarten, deren Werte aus betrieblichen oder persönlichen Tabellen ermittelt werden können, und die gegebenenfalls nur von Fehlzeiten abhängen, werden im Rahmen der Bezugs- und Abzugsermittlung automatisch generiert. Dieses Prinzip bildet auch die Basis für die Abrechnung des Monatslohns. Für eine Lohn- und Gehaltsabrechnung ist die Überwachung von Gültigkeiten in der Vergangenheit unverzichtbare Voraussetzung für die Steuerung von Rückrechnungen. proalpha Personalwesen geht aber noch einen Schritt weiter. Das System berücksichtigt auch bekannte Vorgaben für die Zukunft, beispielsweise zeitabhängige Tarifeinstufungen oder längere Fehlzeiten wegen Wehrdienst oder Mutterschaft. Zahlungsmanagement Zahlungen an oder im Auftrag von Mitarbeitern sind unabhängig von denen an das Finanzamt oder an die Sozialversicherungsträger. Mitarbeitern können Abschläge gezahlt werden, die zu automatischen Verrechnungen führen. Neben den elektronischen Verfahren sind auch die herkömmlichen möglich, wie das Drucken von Schecks oder Überweisungen - selbst wenn eine Bank sehr spezielle Formulare hat. Die Zahlungstransferdateien des proalpha Personalwesens erfüllen die Vorschriften an den elektronischen Datenträgertransfer. Haben Sie mehrere Bankverbindungen, kann der Zahlungsausgang nach Ihren Vorgaben hinsichtlich Prioritäten und Maximalwerten optimiert werden. Transparenz und testierte Ordnungsmäßigkeit Wiedervorlage über Aktivitätenmonitor Durch die Workflow-Unterstützung bietet proalpha Personalwesen ein hohes Maß an Transparenz und Sicherheit. Beispielsweise werden Angaben zu Geburtsdatum und Sozialversicherungsnummer eines Mitarbeiters automatisch gegeneinander geprüft. Ein Abrechnungsmonat kann nicht abgeschlossen werden, solange die Lohnsteueranmeldung nicht ausgegeben ist. Erreicht Sie die Beitragsänderung einer Krankenkasse einmal zu spät, tragen Sie einfach die Beitragssätze für den betreffenden Abrechnungsmonat nach; das System merkt dann selbst, für welche Personen eine automatische Rückrechnung gemacht werden muss und nimmt diese anschließend vor.

4 Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten proalpha Personalwesen bietet geprüfte Sicherheit. Das DEÜV-Prüfungszertifikat des AOK-Bundesverbandes bestätigt dem System die sichere Anwendung, die ordnungsgemäße Abrechnung sowie eine anwenderfreundliche Bedienung. Mit proalpha Personalwesen ersparen Sie sich aufwendige Einzelprüfungen oder gar Belegeintragungen, da Sie alle DEÜV-Meldungen beleglos an die Sozialversicherungsträger senden können. Auch die monatlichen Beitragsnachweise können elektronisch an die Krankenkassen übertragen werden. Die Lohnsteueranmeldungen sind von den Oberfinanzdirektionen zugelassen. Zugriffschutz und Datensicherheit Ein Zugriffsberechtigungssystem ermöglicht den effizienten Schutz sämtlicher Daten in proalpha Personalwesen. Für die erhöhten Sicherheitsanforderungen im Umgang mit personenbezogenen Daten ist dies besonders wichtig. Die verwendeten Datenbanktools gewährleisten durch Transaktionskonzepte und Wiederanlaufverfahren die Eignung für unternehmenskritische Einsatzbereiche. proalpha Personalwesen ist für einen Multi-User- Betrieb konzipiert, aber auch als Einplatzlösung anwendbar. Schnelle und präzise Informationen sind die Basis für das tägliche Geschäft. Deshalb bietet proalpha Personalwesen dem Anwender eine Vielzahl an Möglichkeiten für Datenauszüge und Auswertungen. Dazu gehören -detaillierte Lohnkonten -Meldungen (z.b. an Berufsgenossenschaften) -Geburtstags-bzw. Jubiläumslisten -Recherchen zu Lohnarten, Kostenstellen, Kostenarten, Kostenträgern, Durchschnitten, Fehlzeiten -DEÜV-Meldungen -Statistiken aller Art Die Informationen lassen sich über beliebig viele Jahre zurück verfolgen. Die Auswertungen lassen sich am Bildschirm anzeigen oder in Form von Listen ausgeben. Der Anwender kann sich dabei leicht selbst individuelle Ansichten und Listen generieren. Mit leistungsstarken Auswahlfiltern kann er die Daten gezielt einschränken und verdichten. Für mitarbeiterbezogene Auswertungen nach bestimmten Merkmalen stehen firmenspezifisch definierbare Merkmalsleisten zur Verfügung. Aus den wichtigen tabellarischen Auswertungen heraus kann der berechtigte Nutzer sofort grafische Visualisierungen ableiten oder Folgebetrachtungen in Microsoft Excel durchführen. Analysen in tabellarischer und grafischer Form

5 Die modulare Schichtenarchitektur von proalpha gewährleistet die interaktive Verknüpfung aller Applikationen und die Verfügbarkeit aller relevanten Informationen durch das Informations- & Controllingsystem. Basisdienste PPS Informations- & Controllingsystem Warenwirtschaft Finanzwesen Kosten- & Leistungsrechnung Personalwesen Die Vorteile der Integration Durch die Integration des Personalwesen-Moduls in die Komplettlösung proalpha können die Buchungsdaten systemintern direkt von der Finanzbuchhaltung oder Kostenrechnung abgeholt werden. Aus einer Personalzeiterfassung können für freigegebene Lohnarten die lohnrelevanten Zeiten online einfließen. Analog ist eine Datenübernahme aus einem dezentralen Erfassungssystem möglich. Durch den Zugriff auf das proalpha Dokumentenmanagementsystem (DMS) ergeben sich Möglichkeiten, die weit über Standardarchivierungsfunktionen hinaus gehen. Ganz gleich, ob es sich um gescannte Papiere handelt, wie etwa Bewerbungsunterlagen oder Zeugnisse, oder um eigene Word-Dateien, Excel-Tabellen oder anderen Schriftverkehr, die Dokumente können in proalpha Personalwesen mit Objekten verknüpft und über diese gefunden, gesichtet bzw. gedruckt werden. Neben dem Aufbau einer elektronischen Personalakte kann so beispielsweise der Schriftverkehr mit Krankenkassen, dem Finanzamt oder Berufsgenossenschaften höchst effizient organisiert werden. Auch für das Dokumentenmanagement greift der definierte Zugriffsschutz, zudem sind firmenspezifische Beschlagwortungen möglich. Elektronische Personalakte

6 Ihr autorisierter Systempartner : proalpha Software AG - Auf dem Immel Weilerbach - Telefon: +49 (0) Fax: +49 (0)