Wichtige Hinweise zur ERASMUS Studienbeihilfe (SMS) 2015/16

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1 Stand: Juni 2015 Wichtige Hinweise zur ERASMUS Studienbeihilfe (SMS) 2015/16 Informationen zum Auszahlungsverfahren und den einzureichenden Unterlagen (bitte genau lesen!) Die Erasmusförderung wird in zwei Raten ausbezahlt: 1. Rate Um die erste Rate zu erhalten, müssen die folgenden Unterlagen vor der Abreise vollständig und unterschrieben im International Office der Universität Bayreuth abgegeben werden. Diese sind: Zulassungsbescheid/ Letter of Acceptance der Partneruniversität Aktuelle Immatrikulationsbescheinigung der Heimatuniversität Unterschriebene Annahmeerklärung vorläufiges Learning Agreement (d.h. vollständig ausgefüllt und von Euch und dem Bayreuther Fachkoordinatoren unterschrieben) Antrag auf 2. Rate Unmittelbar nach der Ankunft das Ankunftsdokument (Arrival-Form) an der Gastuniversität ausfüllen und unterzeichnen lassen und per senden an Das Learning Agreement an der Gasthochschule unterzeichnen lassen und per senden an o.a. Adresse. Im Falle von Änderungen diese im Abschnitt During the Mobility (Changes) des Learning Agreements entsprechend angeben, an der Gasthochschule unterzeichnen lassen und per nach Bayreuth schicken (Adresse s.o.) Je nach Zielland gelten folgende, vorläufige Förderbeträge für Studienaufenthalte (SMS): Gruppe 1 (monatlich circa 250 Euro): Dänemark, Finnland, Frankreich, Großbritannien, Irland, Italien, Liechtenstein, Norwegen, Österreich, Schweden. Gruppe 2 (monatlich circa 200 Euro): Belgien, Griechenland, Island, Kroatien, Luxemburg, Niederlande, Portugal, Slowenien, Spanien, Tschechien, Türkei, Zypern. Gruppe 3 (monatlich circa 150 Euro): Bulgarien, Estland, Lettland, Litauen, Malta, ehemalige jugoslawische Republik Mazedonien, Polen, Rumänien, Slowakei, Ungarn. 1

2 Beachte: Diese Zahlen sind nicht verbindlich und nur eine Schätzung der von der EU zu erwartenden Fördergelder! Für den Zeitraum, in dem die erste Rate ausgezahlt wird, beträgt die Fördersumme lediglich circa 75% der Gesamtfördersumme. Durch die zweite Rate werden die verbleibenden 25% der Gesamtfördersumme im Anschluss an den Auslandsaufenthalt, nach Eingang aller relevanten Dokumente, ausgezahlt. Die Auszahlungen der Raten erfolgen durch Einmalzahlungen. 2. Rate Um die zweite Rate zu erhalten, müssen innerhalb von vier Wochen nach dem Auslandsaufenthalt die restlichen Unterlagen im International Office abgegeben werden. Diese sind: Letter of Enrolment (Immatrikulationsbescheinigung der Partneruniversität, ersatzweise Kopie des Studentenausweises der Gastuniversität o.ä.) Letter of Confirmation, von der Gasthochschule unterschrieben (bestätigt die Beendigung des Auslandsstudiums) Teil III des Learning Agreements ( After the Mobility ), von der Gasthochschule unterschrieben Erfahrungsbericht (eigener Text, s. Hinweisblatt auf der Dokumente-Seite) gegebenenfalls eine Bestätigung über Sprachkurse, die vor oder nach dem Erasmus-Aufenthalt an der Partnerhochschule absolviert wurden (mehr dazu s.u.) Transcript of Records in Kopie (Zeugnis der erbrachten Leistungen an der Partnerhochschule). Dieses braucht traditionell etwas länger (in der Regel 6 Wochen oder mehr) und kann daher nachgereicht werden! Zusätzlich wird der EU-Erfahrungsbericht (sog. LLP-survey) in einer separaten einige Wochen nach Eurer Rückkehr angefordert werden (Absenderadresse: ec.europa.eu) und muß verpflichtend ausgefüllt und versandt werden (NUR online)! Dieser hat nichts mit den oben aufgeführten Förderunterlagen zu tun, und muß daher weder in Papier noch elektronisch bei uns abgegeben werden. Sobald uns diese Dokumente vorliegen, wird - nach Eingang der EU-Fördergelder - der Restbetrag (die zweite Rate) überwiesen (vss. Juni 2016). Da wir vorab selbst nicht wissen, wann die EU-Gelder bei uns eingehen, bitten wir Euch, von dahingehenden Rückfragen abzusehen! Maßgebend für die endgültige Berechnung der Fördersumme ist die tatsächliche Aufenthaltsdauer, die die ausländische Gasthochschule (in der Letter of Confirmation) bestätigt. Dieser tatsächliche Förderanspruch wird dann in der zweiten 2

3 Ratenzahlung berücksichtigt. Die erste Rate ist lediglich eine Vorauszahlung auf den endgültigen Anspruch, und legt nur die geplante Aufenthaltszeit zugrunde! Um einen reibungslosen und möglichst schnellen Ablauf der Auszahlung zu gewährleisten, bitten wir Euch, folgende Punkte unbedingt zu beachten: 1. Ausfüllen und Rücksenden der Formulare Alle Formulare sind über die Homepage des International Office Dokumente- Seite als Downloads verfügbar. Bitte füllt die Annahmeerklärung vollständig aus, unterschreibt sie auf der letzten Seite und sendet sie zusammen mit der Letter of Acceptance, der Immatrikulationsbescheinigung der Uni Bayreuth und dem von Euch UND dem Bayreuther Fachkoordinatoren Eures Studiengangs unterschriebenen Learning Agreement vor der Abreise an das International Office der Universität Bayreuth, z.hd. Frau Wischnat, Zimmer Unvollständig ausgefüllte oder abgegebene Unterlagen werden nicht bearbeitet! 2. Rückerstattung der Auslandsbeihilfe Gegenüber dem DAAD und der EU muss das International Office die ausgezahlten Fördergelder u.a. durch die Vollständigkeit der Förderunterlagen nachweisen. Sollten die Unterlagen für die 2. Rate bis Ende August 2016 nicht vollständig abgegeben worden sein, so müssen wir die gesamte Auslandsbeihilfe zurückfordern. Ebenso verhält es sich, wenn Ihr den LLP-survey, der von der EU direkt per angefordert wird (s.o.) nicht bearbeitet! 3. Sprachkurse im Ausland Falls Ihr unmittelbar vor Beginn des Auslandsstudiums an einem Sprachkurs im Gastland teilnehmt, lasst Euch die Teilnahme, Dauer und die Ergebnisse des Kurses ebenfalls bestätigen und reicht uns diese Bescheinigung mit den übrigen Unterlagen ein. Damit verlängert sich die Förderdauer um die Dauer des Sprachkurses. Eine Kostenübernahme für den Kurs selbst erfolgt jedoch nicht! 4. Verpflichtender Online-Sprachtest Die EU möchte sich über zwei Online-Sprachtests, die einmal zu Beginn und einmal nach Eurem Auslandsaufenthalt durchzuführen sind, über die sprachlichen Fortschritte informieren, die durch ein Auslandsstudium oder praktikum erzielt werden. Der Test ist verpflichtend für alle Erasmus+ Studenten und Praktikanten und wird rein online durchgeführt. Hierzu bekommt Ihr direkt von der EU eine (Absender: Erasmus+ Notification System mit den persönlichen Zugangsdaten für den Test sowie weiteren Erläuterungen. Eure Ergebnisse werden jedoch nicht an die Gastuniversitäten weitergeleitet und haben auch keinen Einfluß auf Euren Erasmus-Studienplatz! 3

4 5. Bericht über den Auslandsstudienaufenthalt Es sind folgende Berichte über den Auslandstudienaufenthalt erforderlich: - Euer eigener Erfahrungsbericht (Hinweisblatt dazu s. Dokumente-Seite) - Der online LLP-survey der EU (s.o. und Hinweisblatt zum Erfahrungsbericht, Dokumente-Seite) 6. Verlängerung des Auslandsstudienaufenthaltes Falls Ihr Euren Studienaufenthalt an der ausländischen Hochschule verlängern wollt, muss die Antragstellung hierfür formlos per bis spätestens zum 31. Januar 2016 beim International Office der Universität Bayreuth (Frau Wischnat outgoing-erasmus@uni-bayreuth.de) erfolgen. Eine Zusage für die Verlängerung der Beihilfe kann nur erfolgen, wenn noch Restmittel zur Verfügung stehen. Des Weiteren ist für die Verlängerung des Aufenthaltes die Zustimmung der Gasthochschule erforderlich. Beachtet bitte, dass die Förderhöchstdauer 12 Monate beträgt und der mögliche Förderzeitraum zwischen August 2015 und September 2016 liegen muss! 7. Korrespondenz während des Auslandsaufenthaltes Ihr könnt auch aus dem Ausland jederzeit mit dem International Office der Universität Bayreuth in Kontakt treten über outgoing-erasmus@uni-bayreuth.de oder per Telefon: Bitte beachtet aber, daß wir aus Kapazitätsgründen keine Eingangsbestätigungen über erhaltene Unterlagen versenden und Fragen nach der Vollständigkeit Eurer Unterlagen nicht beantworten können. Wenn Ihr sichergehen wollt, verwendet die automatische Lesebestätigungs-Funktion Eures -providers und verschafft Euch selbst einen Überblick über die bereits eingereichten und noch einzureichenden Dokumente! 8. Wichtige Termine bis Abgabe der Unterlagen für die 1. Rate (WS) bis Abgabe der Unterlagen für die 1. Rate (SoSe) bis Anträge auf Verlängerung des Auslandsaufenthaltes outgoing-erasmus@uni-bayreuth.de bis (nur SoSe!), sonst 4 Wochen nach Rückkehr! vollständige Unterlagen für die 2. Rate (SoSe) an folgende Adresse: 4

5 Universität Bayreuth International Office Frau Dorothea Wischnat (Zi. 1.89) Universitätsstr Bayreuth Nach dem Auslandsaufenthalt 2. OLS-Online-Sprachtest sowie EU-LLP-survey (beide werden direkt per von der EU angefordert!) Bitte ggfs. auch im Spamordner nachschauen, Absenderadressen s.o. Alle Unterlagen können unter ERASMUS - Studium SMS jederzeit von der Homepage des International Office heruntergeladen werden: 5