Rehearsal Video Role-Play HANDBUCH FÜR ADMINISTRATOREN ERSTE SCHRITTE

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1 Rehearsal Video Role-Play HANDBUCH FÜR ADMINISTRATOREN ERSTE SCHRITTE Dieses Handbuch enthält alle Informationen, die Sie benötigen, um Ihr Rehearsal VRP-Account zu verwalten, sowie Beschreibungen, wie Sie die vielen Funktionen von Rehearsal nutzen. Bitte bewahren Sie dieses Handbuch sorgfältig auf, damit Sie es immer zur Hand haben. Sollten Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, rufen Sie uns unter an oder schicken Sie eine an INHALT ADMINISTRATOR- SEITEN Glossar Erstellung Ihres ersten Rollenspiels Administrator- Interface Dashboard Rollenspiel Bewertung von Beiträgen Nutzer hinzufügen durch Gewährung der Zugangsberechtigung zum System Nutzer verwalten Administratoren und Mentoren Gruppen verwalten Konto und Rechnungsstellung Hilfe Technische Voraussetzungen 1

2 GLOSSAR NUTZER: Teilnehmer: Ein Teilnehmer ist ein normaler Nutzer. Ein Teilnehmer hat keinen Zugang zu Kontoinformationen. Administrator: Ein Administrator ist ein uneingeschränkter Nutzer. Administratoren haben Zugang zu allen Informationen. Administratoren dürfen Rollenspiele verwalten und erstellen, Nutzerautorisierungen festlegen, Bewertungen durchführen und Zahlungen bearbeiten. Administratoren, die berechtigt sind, Zugangsanfragen zu bearbeiten, werden bei neuen Zugangsanfragen per benachrichtigt. Mentor: Ein Mentor ist ein normaler Nutzer, der zusätzlich Teilnehmerbeiträge bewerten darf. Mentoren werden benachrichtigt, sobald ein Teilnehmer einen Beitrag übermittelt hat. Mentoren haben Zugang zu den Rollenspielbeiträgen der Gruppen, denen sie zugeordnet sind, und dürfen sie bewerten. Sie können jedoch Rollenspiele und Nutzerkonten weder erstellen, löschen oder ändern. Administrator & Mentor: Administratoren haben dieselben Bewertungsberechtigungen wie Mentoren. Ist ein Administrator jedoch gleichzeitig auch Mentor, erhält er -Benachrichtigungen über Rollenspielbeiträge der ausgewählten Gruppen. Nutzertyp Erstellt Rollenspiele Bewertet Rollenspiele Teilnehmer x x Administrator Keine Benachrichtigung per Mentor x Benachrichtigung per GRUPPE: Eine Gruppe setzt sich aus mehreren Nutzern zusammen, die Zugang zu denselben Programmen haben. PROGRAMM: Ein Programm ist eine Kategorie bei den Rollenspielen. Teilnehmer haben über die Gruppen, denen sie zugeordnet sind, Zugang zu den Programmen. THEMA: Rollenspiele sind in der Rubrik Themen abgelegt, einer Unterkategorie von Programmen. ROLLENSPIEL: Ein Rollenspiel ist ein hypothetisches Szenario, auf das die Teilnehmer mittels Webcam-Aufzeichnungen reagieren. 2

3 ERSTELLEN IHRES ERSTEN ROLLENSPIELS GEHEN SIE AUF DIE WEBSITE: Ihre Rehearsal Website URL wird automatisch generiert und zeigt den Namen der Firma an, den Sie beim erstellen Ihres Accounts angegeben haben. Loggen Sie sich ein und geben Sie folgende Angaben ein: > Benutzername: Ihre -Adresse > Passwort: Von Ihnen erstellt oder in einer übermittelt. ENTWURF EINES ROLLENSPIELS: Wählen Sie ein Szenario aus. Denken Sie dabei an eine Frage oder an die Situationen, auf die Ihr Team reagieren muss. Beschreiben Sie den Hintergrund des Szenarios. Geben Sie den Teilnehmern Hinweise auf die Art der Antworten, die Sie erwarten und schlagen Sie eine geschätzte Bearbeitungszeit vor. Schreiben Sie ein Skript. Hier ist ein Beispiel eines Rollenspiels für ein Verkaufsteam: > Szenario: Warum sollte ein potentieller Kunde den Anbieter wechseln? > Hintergrund: Ein potentieller Kunde hat Interesse, von einem Konkurrenten zu Acme zu wechseln. Verkaufen Sie unser Produkt und den Service unserer Firma an den potentiellen Kunden. Inwiefern sind wir bezüglich Qualität, Marke, Erfahrung und Service besser als unser Mitbewerber? Ihr Beitrag sollte nicht länger als 30 Sekunden sein. > Skript: Ich finde Ihr Produkt wirklich gut. Aber ich war in den letzten fünf Jahren ein treuer Kunde Ihres Mitbewerbers. Warum sollte ich zu Ihnen wechseln? EIN ROLLENSPIEL AUFZEICHNEN: Navigieren Sie in die Rubrik Rollenspiele im Administrator-Menü. Erstellen Sie ein neues Rollenspiel, indem Sie einen neuen Namen eingeben, eine Beschreibung hinzufügen und ein Szenario aufzeichnen. Benutzen Sie Ihre Webcam, um ein Rollenspiel aufzuzeichnen 3

4 oder laden Sie einfach ein vorproduziertes Video hoch. Schließlich legen Sie die Kriterien für die Bewertung des Szenarios fest. ANKÜNDIGUNG: Senden Sie die Rehearsal-URL Ihrer Firma an Ihr Team: Bitten Sie Ihr Team, auf Zugang beantragen zu klicken, das Formular auszufüllen und auf Anfrage absenden zu klicken. Sie und weitere Administratoren, die berechtigt sind, Zugangsanfragen zu erhalten, werden von allen neuen, noch nicht bearbeiteten Zugangsanfragen in Kenntnis gesetzt. Sobald Sie oder ein anderer Administrator der Zugangsanfrage eines Teammitgliedes zustimmen, bekommt der neue Teilnehmer eine mit einer Anleitung zur Nutzung von Rehearsal. Rehearsal kann in Ihr LMS (Learning Management System) oder in das aktive Verzeichnis Ihrer Firma integriert werden. So müssen sich die Nutzer nicht mehrfach einloggen. VIDEO-TUTORIEN: Schauen Sie sich diese interaktiven kurzen Videos (Erklärfilme) an, um die verschiedenen Funktionen von Rehearsal kennenzulernen. TUTORIEN FÜR ADMINISTRATOREN Nutzern Zugang gewähren Nutzer verwalten Gruppen zuteilen TUTORIEN FÜR TEILNEHMER Überblick über Rehearsal Szenarios & Rollenspiele Leistungen & Rangliste Erstellen eines Rollenspiels Beiträge bewerten Rechnungsstellung 4

5 ADMINISTRATOR- EBENE Die Ebenen für Administratoren und Teilnehmer haben verschiedene Farben. So können Sie sie besser unterscheiden. Klicken Sie auf die Schaltflächen Teilnehmer oder Administrator oben links, um zwischen den Ebenen hin- und herzuwechseln. DASHBOARD Das Dashboard dient als Ihre Rehearsal-Homepage. Halten Sie Ihr Team über Firmennews auf dem Laufenden, indem Sie die Rubriken Mitteilungen und Terminkalender auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden. DASHBOARD-FUNKTIONEN FUNKTION A Navigation Große Schaltflächen erlauben einen simplen und einfachen Zugang zu den Hauptmenus von Rehearsal. FUNKTION B Mitteilungen Fügen Sie Mitteilungen hinzu, indem Sie auf das Pluszeichen in der oberen rechten Ecke klicken. Bearbeiten Sie Mitteilungen mit einem Doppelklick auf den Titel oder den Inhalt. Löschen Sie Mitteilungen mit einem Klick auf X. FUNKTION C Terminkalender Fügen Sie Ereignisse hinzu, indem Sie auf die Schaltfläche Ereignis hinzufügen klicken Bearbeiten Sie ein Ereignis, indem Sie es im Kalender markieren und doppelklicken Sie auf den darauf folgenden Text. Löschen Sie Ereignisse, indem Sie auf X klicken. Ändern Sie die Farbe der Post-its, indem Sie auf das Icon links von der Bezeichnung des Ereignisses klicken. ROLLENSPIEL Die Rubrik Rollenspiele enthält alle Rollenspiele, die in den Rubriken Programme und Themen verwaltet werden. 5

6 FUNKTIONEN DES ROLLENSPIELS FUNKTION A Programme Rollenspiele sind in Programmen kategorisiert. Klicken Sie auf die Schaltfläche Programm hinzufügen, um ein neues Programm zu erstellen. FUNKTION B Themen Weiterhin sind Rollenspiele Themen zugeordnet und auf der rechten Seite aufgelistet. Klicken Sie auf die Schaltfläche Thema hinzufügen, um ein neues Thema zu erstellen. FUNKTION C Erstellung eines neuen Rollenspiels Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Rollenspiel hinzufügen, um ein neues Rollenspiel zu erstellen. Um ein Rollenspiel umzubenennen, doppelklicken Sie auf den Titel. Wenn Sie das Rollenspiel bearbeiten möchten, genügt ein einfacher Klick auf den Titel. FUNKTION D Freigegeben/Gesperrt Programme und Rollenspiele sind aktiv, wenn der Kreis neben dem Titel grün ist. Klicken Sie auf den Kreis, um ihn auf Grau zu schalten und deaktivieren Sie so ein Programm oder ein Rollenspiel. Das folgende Diagramm schlüsselt auf, wie Gruppen Programmen zugeordnet werden, welche Themen mit Rollenspielen aufweisen. Gruppe Handelsvertreter Programme Meet-and-Greet/ Informelle Meetings Verkauf Themen Grundlagen Verkauf Verkauf für Fortgeschrittene Rollenspiele Die Konkurrenz hat Ihren Kunden angesprochen Umgang mit Budgetkürzungen Unzufriedener treuer Kunde Erzählen Sie mir mehr Warum sollte ein potentieller Kunde den Anbieter wechseln? Das Geschäft geht in die Binsen Ein potentieller Kunde ruft nicht zurück ROLLENSPIEL Klicken Sie auf ein Rollenspiel und folgen Sie Schritt für Schritt dem folgenden Leitfaden für die Bearbeitung eines Rollenspiels. 6

7 ERSTELLEN EINES ROLLENSPIELS SCHRITT 1 Die Farbe des Klappen-Icons links neben dem Namen des Rollenspiels zeigt Ihnen den Schwierigkeitsgrad des Rollenspiels an. Klicken Sie auf die Klappe, um zwischen Grün (leicht), Gelb (fortgeschritten) und Orange (schwierig) hin- und her zu schalten. SCHRITT 2 Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben dem Heißer Stuhl Icon, wenn Sie den Heißer Stuhl - Modus einschalten möchten. Sobald der Modus aktiviert ist, wird die Klappe rot und zeigt an, dass das Rollenspiel den höchsten Schwierigkeitsgrad aufweist. Während eines Heißer Stuhl -Rollenspiels können Sie sich das Szenario nur einmal ansehen und Sie haben nur einen Versuch für die Übermittlung Ihres Beitrages. SCHRITT 3 Geben Sie Ihren Teilnehmern Hintergrundwissen zum Szenario, indem Sie den hellgrauen Kasten anklicken und Ihren Text eingeben. SCHRITT 4 Fügen Sie ein Video hinzu. Sie können sich selbst aufnehmen, indem Sie auf die Schaltfläche Video aufzeichnen klicken. Wenn Sie ein vorproduziertes Video hochladen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Video hochladen. Sobald Ihre Aufzeichnung beendet ist, erscheint ein Häkchen und ein X. Wenn Sie das Video abschicken wollen, klicken Sie auf das Häkchen. Wenn Sie X anklicken, können Sie das Video löschen und neu aufzeichnen. SCHRITT 5 Setzen Sie Kriterien zur Bewertung des Szenarios fest. Ein Kriterium, das bereits vorprogrammiert ist, heißt Gesamtleistungen. Sie können das Kriterium nach einem Doppelklick umbenennen. Fügen Sie noch mehr Kriterien durch Klicken auf Kriterium hinzufügen zu. BEITRÄGE BEWERTEN Die Rubrik Bewertung erlaubt Ihnen, Ihren Teilnehmern wertvolles Feedback zu geben. BEITRÄGE BEWERTEN SCHRITT 1 Wählen Sie eine Gruppe aus dem Dropdown-Menü aus. SCHRITT 2 Um die Liste der Beiträge zu verfeinern, nutzen Sie die Filter oben auf der Liste 7

8 SCHRITT 3 Die Kontrollkästchen zeigen Ihnen nur diejenigen Beiträge an, die noch nicht bewertet worden sind, sowie Heißer Stuhl -Rollenspiele. SCHRITT 4 Wählen Sie einen Beitrag aus und sehen Sie sich das Video an, das Ihr Teilnehmer aufgezeichnet hat SCHRITT 5 Klicken Sie auf Abspielen, um den Beitrag dieses Teilnehmers anzusehen. Wenn Sie sich das Szenario noch einmal ansehen wollen, lesen Sie die Beschreibung oder klicken Sie auf die Schaltfläche Szenario- Video und spielen das Video ab. SCHRITT 6 Es gibt drei Möglichkeiten, Ihrem Teilnehmer ein Feedback zu geben. 1. Wenden Sie die Bewertungskriterien an, die Sie beim Erstellen des Rollenspiels festgelegt haben, und geben Sie den Beiträgen eine Punktzahl zwischen 0 (niedrigster Wert) und 4 (Höchstpunktzahl). Die Gesamtpunktzahl wird automatisch gemäß Ihrer Eingabe kalkuliert. 2. Schreiben Sie dem Teilnehmer eine Benachrichtigung. 3. Zeichnen Sie eine Rückmeldung mittels Ihrer Webcam auf. SCHRITT 7 Wenn ein einzelner Beitrag so gut gelungen ist, dass er allen anderen Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden sollte, können Sie beschließen, den Beitrag auf die Rangliste zu setzen. SCHRITT 8 Sobald Sie mit Ihrem Feedback zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Bewertung absenden NUTZER ÜBER DIE RUBRIK ZUGANG HINZUFÜGEN Nutzer können Ihrem Account in der Rubrik Zugang auf der Ebene Nutzer hinzugefügt werden. NUTZERN ZUGANG ZUM SYSTEM GEWÄHREN SCHRITT 1 Senden Sie Ihrem Team einen Link zu Ihrer Website ( und bitten Sie die Teilnehmer, unter der Login-Maske auf Zugang beantragen zu klicken. Es erscheint ein Formular, das die Teilnehmer ausfüllen müssen. Dann auf die Schaltfläche Anfrage senden klicken. 8

9 SCHRITT 2 Sie und andere Administratoren, die berechtigt sind, Zugangsanfragen zu erhalten, werden umgehend per von jeder neuen Anfrage in Kenntnis gesetzt. Klicken Sie auf den Link in der Benachrichtigungsmail und gehen Sie direkt auf die Zugangsseite. SCHRITT 3 Die Zugangsseite zeigt Ihnen alle Teilnehmer an, die einen Zugang zu Ihrer Website beantragt haben. SCHRITT 4 Um autorisierten Nutzern den Zugang zu gewähren, versehen Sie die jeweiligen Kästchen mit einem Häkchen und klicken dann auf Zugang gewähren. Um nicht autorisierten Nutzern den Zugang zu verwehren, wählen Sie den betreffenden Nutzer aus und klicken auf Zugang verwehren oder einfach auf X. Alle Nutzer, denen Sie den Zugang gewährt haben, erhalten eine mit einer Anleitung zum Umgang mit ihren neuen Accounts. NUTZER VERWALTEN Die Rubrik Nutzer verwalten gibt Ihnen die Möglichkeit, Nutzer hinzufügen, sie zu verwalten und sie Gruppen zuzuteilen. Sie können auch kontrollieren, ob ein Nutzer die Berechtigung hat, Administrator oder Mentor zu sein oder nicht. NUTZER HINZUFÜGEN SCHRITT 1 Gehen Sie zu Gruppen verwalten in der Rubrik Nutzer. SCHRITT 2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Nutzer hinzufügen, um einen neuen Nutzer zu hinzuzufügen. Ein Fenster öffnet sich und Sie werden gebeten, Informationen über den neuen Nutzer einzutragen. Siehe auch das Fenster Nutzer hinzufügen weiter unten. Geben Sie die -Adresse der Person ein, die Sie hinzufügen möchten. Wenn Sie mehr als eine Person hinzufügen möchten, trennen Sie die -Adressen bitte mit einem Komma. Wählen Sie die Gruppen aus, denen Sie die neuen Nutzer zuordnen wollen. Bestätigen Sie eventuelle zusätzliche Gebühren, die entstehen könnten. Die hinzugefügten Nutzer erhalten umgehend eine mit einem Benutzernamen, einem Passwort und dem Link zu ihrem Rehearsal-Profil. 9

10 NUTZER VERWALTEN FUNKTION A Sie können einen Nutzer problemlos anhand seiner/ihrer -Adresse finden.. FUNKTION B Sie können die Anzahl der registrierten Nutzer durch Wählen eines Filters aus dem Dropdown-Menü einschränken. FUNKTION C Sie können die Gruppen, denen ein Nutzer zugeordnet ist, kontrollieren, indem Sie das Dropdown-Menü neben dem Namen des Nutzers anklicken und die Gruppe/n abhaken, denen Sie den Nutzer zuordnen wollen. FUNKTION D Erweitern Sie das Profil eines Nutzers, indem Sie auf den Namen klicken. Hier können Sie kontrollieren, ob ein Nutzer die Berechtigung hat, als Administrator oder Mentor zu agieren, oder nicht ADMINISTRATOREN & MENTOREN Nutzer haben unterschiedliche Berechtigungen, je nachdem ob sie als Administratoren, Mentoren oder beides agieren. ADMINISTRATOREN Ein Administrator ist ein uneingeschränkter Nutzer. Administratoren haben Zugang zu allen Informationen. Administratoren dürfen Rollenspiele verwalten und erstellen, Nutzerautorisierungen festlegen, Bewertungen durchführen und Zahlungen bearbeiten. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben der Schaltfläche s mit Zugangsanfragen erhalten : Dieser Administrator wird per benachrichtigt, sobald ein neuer Nutzer von der Login-Seite den Zugang zum System beantragt hat. MENTOREN Ein Mentor ist ein normaler Nutzer, der zusätzlich Teilnehmerbeiträge bewerten darf. Klicken Sie auf das Häkchen neben Mentor und weisen Sie den Mentor den Gruppen zu, die er benoten soll. Der Mentor bekommt per eine Nachricht, sobald ein Nutzer einen Beitrag zu irgendeinem Rollenspiel dieser Gruppe gesendet hat. 10

11 BEIDES Administratoren haben dieselben Bewertungsberechtigungen wie Mentoren. Ist ein Administrator jedoch gleichzeitig auch Mentor, erhält er -Benachrichtigungen über Rollenspielbeiträge der ausgewählten Gruppen. GRUPPEN VERWALTEN Gruppen ermöglichen die Organisation der Teilnehmer. Wenn Sie Nutzer in Gruppen einteilen, können Sie kontrollieren, auf welche der Rollenspiele die Nutzer dieser Gruppe Zugriff haben. GRUPPEN HINZUFÜGEN SCHRITT 1 Gehen Sie auf Gruppen verwalten in der Rubrik Nutzer. SCHRITT 2 Zum Erstellen einer neuen Gruppe klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppe hinzufügen. Ein Fenster öffnet sich und Sie werden gebeten, Einzelheiten über ihre neue Gruppe einzutragen. Siehe auch das Fenster Gruppe hinzufügen. Geben Sie Ihrer Gruppe einen Namen und ordnen Sie die Gruppe einem oder mehreren Programmen zu. Nutzer können den einzelnen Gruppen auch in der Rubrik Nutzer verwalten zugeordnet werden. GRUPPEN VERWALTEN FUNKTION A Sie können die Programme, denen Sie die Gruppe zugeordnet haben, bearbeiten, indem Sie das Dropdown-Menü anklicken und Programme aus- oder abwählen. FUNKTION B Klicken Sie auf eine Gruppe, um die Ansicht zu erweitern. So können Sie die Nutzer sehen, die der Gruppe zugeordnet sind. Fügen Sie bereits registrierte Rehearsal-Nutzer hinzu, indem Sie ihre - Adressen eingeben und auf die Schaltfläche Nutzer hinzufügen klicken. FUNKTION C Mit einem Doppelklick auf den Gruppennamen können Sie die Gruppe umbenennen. Ein Klick auf X löscht die Gruppe. 11

12 KONTEN & RECHNUNGSSTELLUNG Die Schaltfläche Konto erlaubt Ihnen den Zugang zu einer Kontoübersicht, zu Informationen zur Rechnungsstellung und zum Zahlungsverlauf. Hier können Sie problemlos ein Account-Logo einfügen oder eine Zahlung tätigen. KONTOÜBERSICHT: Funktion A Fügen Sie ein Account-Logo hinzu oder bearbeiten Sie es, indem Sie auf das Kontrollkästchen klicken. Funktion B Schauen Sie sich Ihre wichtigsten Kontendaten an. ZAHLUNGSHINWEISE FUNKTION A Hier können Sie die Anzahl der Nutzer des Accounts einsehen, die Kosten pro Nutzer und die monatliche Gesamtsumme. Sie können auch sehen, wann Ihre nächste Zahlung automatisch abgebucht wird. Außerdem werden die mit der Zahlungsaufforderung und die registrierte Kreditkarte angezeigt FUNKTION B Fügen Sie eine Kreditkarte hinzu, indem Sie auf die Schaltfläche Karte jetzt hinzufügen klicken. Geben Sie Ihre Kreditkarten-Informationen ein. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Absenden. ZAHLUNGSVERLAUF FUNKTION A Hier können Sie Ihren Zahlungsverlauf bequem einsehen. HILFE Das Menü Hilfe bietet Ihnen Videos, welche die verschiedenen Rubriken von Rehearsal vorstellen. Schauen Sie sich diese interaktiven kurzen Videos an und lernen Sie die verschiedenen Funktionen von Rehearsal besser kennen. 12