Ausfüllhilfe für die Formulare zur institutionellen Förderung(Antrag und Verwendungsnachweis)

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1 Stadt Karlsruhe, Kulturamt Kulturbüro Rathaus, Marktplatz D Karlsruhe Fon 0721/ Fax 0721/ Ausfüllhilfe für die Formulare zur institutionellen Förderung(Antrag und Verwendungsnachweis) Vorbemerkungen - Buchführungspflichten: Grundsätzlich steht es jeder Kulturinstitution frei, wie sie ihre Buchhaltung führt. Eine kaufmännische Buchführungspflicht ergibt sich aber nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) zwingend für Kaufleute, die ein Handelsgewerbe betreiben. Als Kaufmann gilt dabei, wer im Handelsregister eingetragen ist. Das bedeutet, Institutionen, die in der Rechtsform einer offenen Handelsgesellschaft (OHG) Kommanditgesellschaft (KG) (gemeinnützigen) Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) oder Aktiengesellschaft (AG) geführt werden, sind gesetzlich verpflichtet, Bücher zu führen und eine Bilanz sowie Jahresabschlüsse aufzustellen. Für gemeinnützige Vereine oder Gesellschaften des bürgerlichen Rechts (GbR) gibt es keine Verpflichtung zu einer kaufmännischen Buchführung. Sofern sie jedoch steuerpflichtig sind und keine Bücher führen, müssen Sie nach dem Einkommenssteuergesetz (EStG) eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit einem entsprechenden Anlagespiegel vorlegen. Vereine, die aufgrund ihrer Gemeinnützigkeit nicht steuerpflichtig sind, benötigen theoretisch auch keine Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Für eine übersichtliche und nachzuvollziehende Buchführung empfehlen wir allerdings, zumindest eine jährliche Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu erstellen. - Abschreibungspflicht: Aus der kaufmännischen Buchführung folgt zwingend eine Pflicht zur Berücksichtigung von Abschreibungen ( 253 Abs. 2 HGB). Diese Verpflichtung besteht auch bei Erstellen einer Einnahmen-Überschuss- Rechnung ( 4 Abs. 3, S. 3 EStG). Seite 1 von 5

2 Nähere Erläuterungen zu den Abschreibungsvorschriften folgen unter II. Die aktuelle AfA-Tabelle kann auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums heruntergeladen werden. 1. Erträge im Haushalts-/Wirtschaftsjahr I. Umsatzerlöse Als Umsatzerlöse gelten alle Erlöse, die die jeweiligen Institutionen aus ihrer gewöhnlichen Geschäftstätigkeit heraus erzielen: 1. Einnahmen, die sowohl vom gemeinnützigen Zweckbetrieb als auch von einem zusätzlichen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb (z.b. Gastronomie) erzielt werden 2. Einnahmen aus Werbung und Sponsoring II. Sonstige betriebliche Erträge Sonstige betriebliche Erträge sind solche Erträge, die nicht aus der originären Tätigkeit der Institution erzielt werden, sondern praktisch zusätzlich zum gewöhnlichen Geschäftsbetrieb erzielt werden: 1. Vermietung von z.b. Büroräumen, Ausstellungsräumen, etc. 2. Allgemeine Spenden an die Institution ohne Zweckbindung 3. Zinsen aus Finanzanlagen, etc. 4. Betrifft hauptsächlich die Institutionen, die eine kaufmännische Buchhaltung führen. Hier kommen insbesondere nicht zahlungswirksame Erträge aus der Auflösung von z.b. Personal-, Urlaubs- oder Instandhaltungsrückstellungen sowie von Rücklagen in Frage 5. Betrifft sonstige zahlungswirksame Einnahmen, die nicht aus der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit resultieren (ansonsten unter 1.8) III. Zuwendungen Hier sind alle Zuschüsse von öffentlichen und privaten Einrichtungen auszuweisen: 1. Alle Zuschüsse der Stadt Karlsruhe, sowohl institutionelle als auch Projektzuschüsse 2. Alle Zuschüsse des Landes 3. Zuschüsse von Fördervereinen 4. Weitere öffentliche Einrichtungen von Bund, Land oder Kommunen (z.b. öffentlichrechtliche Anstalten) 5. Private Unternehmen, Vereine, Anstalten oder Stiftungen die Zuschüsse ohne Gegenleistung (ansonsten Sponsoring 2.1) oder zweckgebundene Spenden gewähren. 2. Aufwendungen im Haushalts-/Wirtschaftsjahr I. Personalaufwand Hierunter fallen Aufwendungen für eigenes sozialversicherungspflichtiges Personal, das in einem dauerhaften oder abhängigen Beschäftigungsverhältnis steht: 1. z.b. angestellte Künstler, Schauspieler, Musiker, Lehrkräfte, etc. 2. z.b. angestellte Veranstaltungstechniker, etc. 3. z.b. Personal in Verwaltung, Rechnungswesen, etc. 4. z.b. Minijobs, Praktika, studentische Hilfskräfte II. Abschreibungen Abschreibungen bilden den Wertverlust ab, den Güter des Anlagevermögens, deren Nutzung zeitlich begrenzt ist, erleiden. Die Anschaffungs- und Herstellungskosten sind jährlich um die planmäßigen Abschreibungen zu vermindern. Die Entwicklung der einzelnen Posten des Anlagevermögens ist in einem Anlagespiegel darzustellen. Dabei sind, ausgehend von den Anschaffungskosten, die Zugänge und Abgänge des Geschäftsjahres sowie die Abschreibungen in ihrer gesamten Höhe gesondert auszuweisen. Seite 2 von 5

3 Bei Anschaffungs- und Herstellkosten für Sachanlagen (z.b. Bühnen-, Ausstellungsgegenstände, Technische Gegenstände, EDV-Ausstattung, Büroausstattung, etc.), die über (netto) liegen, sind die tatsächlich getätigten Auszahlungen nicht sofort in voller Höhe anzusetzen, sondern anteilig über die jeweilige Nutzungsdauer gemäß der steuerlichen AfA-Tabelle in Form von Abschreibungen. Sie sind anteilig ab dem Zeitpunkt des Kaufs anzusetzen, und zwar solange bis die Nutzungsdauer erreicht ist oder zuvor die Anlage durch Verkauf, Verschrottung oder sonstigen Abgang aus dem Bestand genommen wurde. In diesem Fall ist eine Sonderabschreibung in Höhe des Buchwertes vorzunehmen. Beispiel: Das Filmboard Karlsruhe e.v. kaufte am eine professionelle Filmkamera zum Preis von Es handelt sich um Sachanlagevermögen, speziell um Betriebs- und Geschäftsausstattung. Gemäß den steuerlichen AfA-Tabellen haben Film geräte eine Nutzungsdauer von 7 Jahren. Die jährliche Abschreibung beträgt /.7 Jahre = 800 /Jahr. Da das Gerät jedoch erst im April gekauft wurde, ist 2008 eine anteilige Abschreibung in Höhe von 800 x 9/12 = 600 anzusetzen. Im März 2009 wird die Kamera durch einen Brand vollständig zerstört. Der Buchwert zum betrug noch Zur planmäßigen Abschreibung für die ersten 3 Monate in Höhe von 200 ist noch eine Sonderabschreibung von vorzunehmen. Güter mit einem Wert von (netto) können in Summe pauschal mit einer Nutzungsdauer von 4 Jahren abgeschrieben werden. Beispiel: Zusätzlich zur o.g. Kamera wurden 2008 noch diverse PC s, DVD-Player und Büromöbel (mit je einem Einzelwert über 150, aber unter ) von insgesamt angeschafft. Die Pauschalabschreibung beträgt /.4 Jahre = /Jahr bis Güter mit einem Anschaffungswert unterhalb von 150 (netto) werden dagegen als Betriebsaufwand direkt unter den Ziffern III bzw. IV.5 ausgewiesen. Beispiel: Der Kauf eines DVD-Regals in Höhe von 90 wird als Betriebsausgabe sofort in den Aufwand verbucht. Sofern Institutionen aufgrund ihrer Gemeinnützigkeit keine Steuererklärungen abgeben und damit auch keine Anlagespiegel führen müssen, können aus Vereinfachungsgründen die konkreten Ausgaben für das Anlagevermögen vollständig im Zugangsjahr unter IV. Nr. 5 sonstiger Aufwand ausgewiesen werden. III. Sachaufwand Unter Sachaufwand werden diejenigen Aufwendungen zusammengefasst, die aus der laufenden gewöhnlichen Geschäftstätigkeit resultieren: 1. Ausgaben für Fremdpersonal aufgrund von Werkverträgen oder Gastspielverträgen (z.b. Schauspieler, Musiker, Literaten, etc.) inkl. den ausgehandelten Reisekostenvergütungen 2. Mieten und Pachten für Betriebs-, Veranstaltungs-, Ausstellungs- und Lagerräume 3. Betriebliche Aufwendungen der Geschäftstätigkeit: 3.1 Kosten, die unmittelbar durch eine Veranstaltung oder Ausstellung entstehen, z.b. Aufbau- und Planungskosten, Transportkosten, etc. 3.2 Kosten für notwendige Gebühren, z.b. GEMA, Behörden-genehmigungen, etc. 3.3 Technikkosten z.b. für Licht, Bild, Ton 3.4 Kosten für Catering zu einer Veranstaltung oder Ausstellung 3.5 Kosten, die in Zusammenhang mit der Führung eines zusätzlichen Gastronomiebetriebes stehen 4. Kosten für Wartungen und kleinere Instandhaltungen von technischen Einrichtungen und Geräten aufgrund von z.b. Wartungsverträgen Seite 3 von 5

4 5. Alle Kosten für Werbung und Marketing: 5.1. z.b. Anzeigen, Werbespots, Internetwerbung, etc. 5.2 Kosten für den Druck eines Kataloges 5.3. z.b. Programmflyer, Programmhefte, etc. 6. Kosten für die Verwaltungstätigkeit 6.1 Kosten für Fortbildungen des eigenen Personals 6.2 Telefon- und Handykosten 6.3 Portokosten 6.4 Reise- und Fahrtkosten des eigenen Personals 6.5 Kosten für die Unterhaltung eines Kfz, z.b. Steuer, Kfz-Versicherung, Werkstattkosten, TÜV, Treibstoffkosten 6.6 Kosten für notwendige Versicherungen 6.7 Büromaterial, z.b. Schreibwaren, Kopien, Druckpatronen, etc. 6.8 Kosten für Fachliteratur 6.9 Mitgliedsbeiträge an Verbände, Vereine, etc Rechts- und Beratungskosten z.b. Rechtsanwälte, Steuerberater, etc. IV. Sonstige Aufwendungen Sonstige Aufwendungen sind Aufwendungen, die nicht direkt aus der laufenden Geschäftstätigkeit entstehen: 1. z.b. Spenden an gemeinnützige Einrichtungen 2. z.b. Darlehenszinsen 3. z.b. Ertragsteuern, Grundsteuer, etc. 4. Betrifft hauptsächlich die Institutionen, die eine kaufmännische Buchhaltung führen: 4.1 Rückstellungen sind zahlungsunwirksame Aufwendungen, die für einen bestimmten Zweck - zeitlich begrenzt - gebildet werden können. Hier kommen insbesondere Rückstellungen für Personalaufwendungen (z.b. Pensionsrückstellung) sowie für Instandhaltungsleistungen, die im laufenden Jahr notwendig, jedoch nicht durchgeführt werden konnten. 4.2 Allgemeine Gewinnrücklagen oder die vom Finanzamt anerkannten steuerfreien Rücklagen für Vereine 5. Betrifft sonstige zahlungswirksame Auszahlungen, die nicht aus der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit resultieren (ansonsten zu III.3). Seite 4 von 5

5 3. Verkürzte Bilanz (bei Verwendungsnachweis) Bei Vorlage des Verwendungsnachweises soll zusätzlich zum Haushalts- oder Wirtschaftsplan die Vermögenslage der Institution in Form einer stark verkürzten Bilanz dargestellt werden. Dabei weist die linke Spalte die Aktiv-Seite, die rechte Spalte die Passiv-Seite der Bilanz aus, die ausgeglichen sein müssen. Zur Aktiva: a) Anlagevermögen: - Immaterielles Vermögen, z.b. Lizenzen, Nutzungsrechte - Sachanlagen, z.b. Grundstücke, Gebäude, technische Anlagen, Maschinen, Fahrzeuge, Betriebs- und Geschäftsausstattung, EDV-Hard- und Software. Anzusetzen sind die Anschaffungskosten vermindert um die Abschreibungen. b) Umlaufvermögen: - Forderungen, die bestehen, aber zum Stichtag des Jahresabschlusses noch nicht eingegangen sind - Barvermögen und Bankguthaben Zur Passiva: a) Eigenkapital: Das EK stellt einen Sammelposten dar, der sich aus der Summe des Stammkapitals, evtl. Gewinnrücklagen, der Gewinn- bzw. Verlustvorträge sowie des Jahresüberschusses bzw. -fehlbetrages zusammensetzt. - Stammkapital bezeichnet einen Kapitalgrundstock. Meist nur bei Institutionen, die in privatrechtlicher Form organisiert sind (z.b. ggmbh) - Gewinnrücklagen beinhalten den Bestand der in der Vergangenheit gebildeten Rücklagen nach Zuführung und Auflösung - Gewinn- und Verlustvorträge aus Vorjahren - Aktueller Jahresüberschuss bzw. -fehlbetrag b) Rückstellungen: Differenz zwischen den eingestellten und in den jeweiligen Jahren aufgelösten Rückstellungen. c) Verbindlichkeiten - Bestand der noch ausstehenden Darlehensverbindlichkeiten (Kredite) - Noch ausstehende Rechnungen für Leistungen, die zum Stichtag des Jahresabschlusses bereits erbracht wurden Rechnungsabgrenzungsposten auf der Aktiv- und Passivseite dienen der periodengerechten Abgrenzung von Erträgen und Aufwendungen des betrachteten Wirtschaftsjahres. Kommt nur für Institutionen mit kaufmännischer Buchführung in Betracht. Sofern Institutionen keine Bilanz erstellen oder keine kaufmännische Buchhaltung führen, reicht der Ausweis des Anlage- und Umlagevermögens (Kasse, Bank) auf der Aktivseite sowie der Gewinnrücklagen, der Gewinn-/Verlustvorträge, des Jahresergebnisses und der Verbindlichkeiten auf der Passivseite aus. Seite 5 von 5