Risikomanagement und Vorsorge - wie Profis ihre Projekte finanziell wetterfest machen

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1 Sechs-Punkte-Methode gegen die kostspieligen Projekt-Risiken Risikomanagement und Vorsorge - wie Profis ihre Projekte finanziell wetterfest machen Viele Projektmanager denken bei der Kalkulation ihrer Projekte nicht an die Risiken. Sie gehen davon aus, dass das Projekt glatt läuft. Die Folge der Schönwetter-Rechnung: Unvorhergesehene Störungen reißen Löcher in die Projektkasse. Projektprofis rechnen deshalb die Risiken ihrer Vorhaben durch und treffen Vorsorge. - Fachmann Lukas Hendricks erklärt eine Methode mit sechs Schritten, die Risiken finanziell in den Griff zu bekommen. Zu teuer! Der Bau der neuen Logistikhalle sprengte alle Kostenschätzungen und entwickelte sich für den Mittelständler zum Geldgrab. Brandschutzauflagen und steigende Materialpreise schlugen zu Buche. Ein Lieferant meldete Insolvenz an; dies zwang den Bauherrn zu kostspieligen improvisierten Notlösungen. Zudem spielte das Wetter nicht mit: Plötzlicher Frost hinterließ Schäden am Rohbau. Am Ende war das Projektbudget um dreißig Prozent überzogen. Einige Probleme haben uns auf dem falschen Fuß erwischt, erklärte der Projektmanager. Vor allem: Das Unternehmen hatte die Kosten unter optimistischen Annahmen geschätzt und diese Schönwetter-Rechnung für bare Münze genommen. Jeder Projektmanager weiß: Über einem Projekt lacht nicht immer die Sonne. Risiken sind mit jedem Vorhaben verbunden und diese Risiken können die Kosten gewaltig in die Höhe treiben. Projekt-Profis haben solche Unwägbarkeiten von Anfang an im Auge und kalkulieren sie mit ein bei der Budgetplanung.

2 Seriöserweise sollte man Schätzungen für Projekte als Spanne beziffern, erklärt Lukas Hendricks, Diplom- Finanzwirt und Senior Berater bei der Unternehmensberatung next level consulting. Bei dieser Spanne nennt der Projektmanager den Preis für die realistischen Planung - sowie den für den best und worst case. Auf diese Weise können Projektmanager Geld als Vorsorge einplanen: Welche Summe muss der Bauherr beispielsweise zurücklegen für den Fall, dass er während eines harten Winters den Bau unterbrechen muss? Doch allein mit stichhaltiger Schätzung und finanziellem Polster für Risiken ist es nicht getan. Projektmanager sollten den Risiken, die zu zusätzlichen Kosten führen können, aktiv begegnen, erklärt Lukas Hendricks. Das heißt zum Beispiel: Durch intensive Zusammenarbeit mit Behörden nachträgliche Brandschutzauflagen vermeiden. Oder durch eine günstige Vertragsgestaltung das Risiko, dass ein Lieferant ausfällt, an das Bauunternehmen übertragen, vielleicht auch durch eine Bürgschaft absichern. Im kennt man gute Strategien, geschickt mit Risiken umzugehen, sagt Hendricks. Mit sechs Schritten stellen Projektmanager sicher, dass ihr Projekt finanziell nicht aus dem Ruder läuft: Erster Schritt: Die Basisschätzung Wer Kosten schätzen und Budgets ermitteln will, braucht eine Grundlage. Profis zerlegen ihr Projekt in einzelne Arbeitsschritte ( Arbeitspakete ) und berechnen die Kosten je Schritt. Dabei können zurückliegende Projekte Hinweise geben. Welche Kosten hat man damals geschätzt und was wurde am Ende abgerechnet? Erfahrungen aus anderen Projekten können auch Hinweise geben auf bestehende Risiken, erklärt Lukas Hendricks.

3 Zweiter Schritt: Risikoanalyse Bei Projekten kann vieles schiefgehen. Manche Risiken sind sehr wahrscheinlich, etwa Schlechtwetter bei Bauprojekten. Andere Risiken sind vergleichsweise unwahrscheinlich - können aber das Vorhaben massiv behindern und die Kosten in die Höhe treiben. Deshalb listen Projekt-Profis zunächst alle denkbaren Risiken auf. Anschließend ordnen sie diesen Risikokatalog einerseits nach Eintrittswahrscheinlichkeit, andererseits nach der Auswirkung auf das Projekt (beispielsweise auf das Budget oder auf den Terminplan). Diese Analyse trennt schnell die Spreu vom Weizen und führt den Projektmanager auf die Spur konkreter Gefahren. Dritter Schritt: Die Chancen analysieren Neben Risiken hat jedes Projekt auch Chancen. Beispielsweise kann beim Bau einer Logistikhalle der Rohbau früher fertig werden als geplant, oder die Umweltauflagen lassen sich einfacher als erwartet umsetzen. Solche Möglichkeiten helfen, Budget zu sparen. Wichtig ist, dass man Chancen früh erkennt und genauso aktiv verfolgt wie Risiken, sagt Lukas Hendricks. So könne man die Chancen bei der Schätzung einkalkulieren - und später konsequent darauf hinarbeiten, sie zu realisieren. Vierter Schritt: Risiken managen Projektprofis nehmen nur wenige Risiken schicksalsergeben hin. Sie versuchen hartnäckig, die Risiken zu entschärfen. Dafür haben sie drei Strategien. Sie verringern Risiken durch geeignete Maßnahmen. Beispielsweise wählen Projektmanager bewährte Technologien für die Einrichtung der Logistikhalle - statt auf anfällige Neuentwicklungen zu setzen. Die zweite Strategie: Projektmanager können Risiken vermeiden. Wer im Sommer baut, braucht den Frost nicht zu fürchten. Die dritte Strategie besteht darin,

4 Risiken zu übertragen - etwa das Risiko eines Lieferantenausfalls an einen Generalunternehmen oder eine Versicherungsgesellschaft. Entscheidend ist, dass sich diese Strategien im konkreten Fall finanziell rechnen, erklärt Lukas Hendricks. Ist die Lösung zu teuer - dann kann es besser sein, das Risiko in Kauf zu nehmen. Ebenfalls wichtig: Das Entschärfen der Risiken hat Einfluss auf die Risikoanalyse (Schritt 2). Manche Risiken fallen weg, einige werden unwahrscheinlicher, andere haben nicht mehr so große Auswirkungen auf das Projekt. Deshalb arbeiten Projektmanager ihre Risikoliste nach der Maßnahmenplanung nochmals durch - mit dem Ziel, die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Auswirkung auf das Projekt neu zu berechnen. Fünfter Schritt: Die Risiken mit dem Budget verproben Das Risikomanagement nimmt keinem Projekt die Last von Risiken. Doch es macht das Vorhaben berechenbar. Der Projektmanager kann die Vorsorge kalkulieren. Für jedes Risiko plant er einen Reservebetrag ein, den sogenannten Puffer. Die Formel dafür ist simpel: Die Eintrittswahrscheinlichkeit wird mit den finanziellen Auswirkungen multipliziert. Ein Beispiel: Bei einem geplanten Rohbau liegt die Frostgefahr für einen bestimmten Zeitraum bei 20 Prozent. Die finanzielle Auswirkung wird mit Euro angegeben. Also plant der Projektmanager eine Rücklage von Euro ein. Der Projektmanager kalkuliert auf diese Weise jeden Risikoposten; die einzelnen Puffer addiert ergeben den Gesamtpuffer. Der Gesamtpuffer kann recht hoch sein, aber er gibt einen realistischen Wert, erklärt Lukas Hendricks. Vor allem kann der Projektmanager gegenüber seinem Auftraggeber die Schätzungen anhand seiner Risikoliste plausibel machen. Die Risikoliste mit ihren Berechnungen ist auch Argumentationshilfe, sagt Hendricks.

5 Sechster Schritt: Am Ball bleiben Während des Projektverlaufs verändern sich die Risiken. Manche Risiken treten nicht ein ( der Januar bleibt mild, kein Frost! ). Andere Risiken kann der Projektmanager immer weiter entschärfen. Projektmanager sollten sich laufend mit den Risiken auseinandersetzen, ihnen aktiv begegnen und so die Gesamtkosten des Projekts reduzieren, sagt Lukas Hendricks. Er empfiehlt, im Projektteam für die wichtigen Risiken einen Verantwortlichen zu ernennen. Dieser Risikopate hält sein Risiko im Blick und trifft Vorsorge, damit es (möglichst) nicht eintritt. Ähnliches gilt für die Chancen. Ein Pate ist dafür verantwortlich, dass das Projekt die Chance gewinnbringend nutzt. Aber: Das Management von Risiken und Chancen ist letztlich Chefsache. Projektprofis gehen wöchentlich den Risikokatalog durch und beugen damit der Gefahr aktiv vor, dass ihr Vorhaben finanziell unter die Räder kommt. Über next level consulting: next level consulting bietet Beratungsdienstleistungen für Projekt- und Prozessmanagement, Change Management sowie für die Entwicklung von projekt- und prozessorientierten Organisationen. Mit über einhundert Experten ist next level consulting für Unternehmen verschiedener Branchen tätig, vorwiegend aus IT und Telekommunikation, Maschinen- und Anlagenbau, Industrie sowie Pharma, Mobility und Logistik, Banken und Versicherungen. Darüber hinaus führt das im Jahr 2000 in Wien gegründete Unternehmen Beratungsprojekte auf dem Gesundheitssektor, in der öffentlichen Verwaltung sowie bei NGOs durch. Die Unternehmensberatung unterhält Büros in Österreich, Deutschland, Schweiz, Kroatien, Slowakei, Südafrika und USA. Weitere Informationen zu next level im Internet unter Rückfragen für Redaktionen: Raphaela Bel, Tel.: / , raphaela.bel@nextlevelconsulting.eu Abdruck honorarfrei Belegexemplar erbeten