Anleitung Serienbrief

Transkript

1 Anleitung Serienbrief Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 1 Serienbrief- erstellen... 2 in Consolidate einbinden... 3 Ergebnis... 5 zuordnen... 6 Serienbrief erstellen... 7 Serienetiketten...11 Voraussetzungen Consolidate Version C4 und grösser Nachstehende Einstellungen können nur mit Admin Recht ausgeführt werden Aktivität Serienbrief muss aktiv sein Normale Briefvorlage (Mustervorlage) muss im npool sein Das vorliegende Dokument zeigt einen Weg auf, wie ein Serienbrief erstellt wird. Beim produktiven Einsatz können sich die Funktionen beim Erstellen des Briefes ändern, je nach verwendeter und nach verwendeter Wordversion. Jakob Rechsteiner 1/11

2 Serienbrief- erstellen Basisvorlage erstellen npool öffnen normale Briefvorlage kopieren (oder eine andere reinkopieren) und speichern als Serienbrief.dot () Tipp: Fall Sie nicht mehr genau wissen, wo Ihre n abgelegt sind, öffnen Sie C4/ Administration / Programmeinstellungen / Dokumente und kopieren den Pfad der Dokumente. siehe Graphik bereinigen Alle Textbausteine löschen Blanke Speichern und Schliessen 2/11

3 in Consolidate einbinden Start einstellen Dokumente Neue wählen Pfad einstellen Fenster ausfüllen, nname eingeben, Knopf... anklicken Fortsetzung nächste Seite 3/11

4 in Consolidate einbinden, Fortsetzung verbinden Die vorbereitete Serienbrief markieren und auf öffnen drücken. Verknüpfung speichern Frage mit Ja beantworten. 4/11

5 Ergebnis Pfad verknüpft als Serievorlage gespeichert Achten Sie darauf, dass das W (Wordzeichen) beim Text Serienbrief eine rote Markierung hat. 5/11

6 zuordnen der korrekten Aktivitätsart zuweisen Serienbrief wählen Serienbriefeintrag markieren Doppelklick (Serienbrief aktiv stellen). zuordnen Serienbrief (d.h. die gewünschte ) entweder doppelklicken oder auf die Pfeiltaste drücken. Dann erscheint die im Fenster der zugeordneten n. Wichtig Nun müssen Sie Consolidate abmelden und neu anmelden. Erst dann ist die neu eingebundene für Sie benutzbar. Ist eine nicht zugeordnet, so bleibt der Ablauf beim Erstellen blockiert. 6/11

7 Serienbrief erstellen Adressgruppe verwenden Mit der Aktivität Serienbrief starten, Angaben eintragen. Bei nachstehendem Fenster den Knopf Gruppe anwählen und gemäss bekannter Suchfunktion nach der Gruppe suchen. Wird diese Art der Personen gewählt, so wird der Serienbrief nur der Gruppe zugeordnet und nicht den einzelnen Personen. Suche nach Bezeichnung, Datum, Projektzuordnung möglich, jedoch nicht nach der Adresse. Personen verwenden Es ist auch möglich die Adressen oder Personen einzeln zu suchen und zuzuordnen. Soll der Serienbrief auf Personen bezogen werden, muss die Auswahl der Empfänger über die Personensuche / Adressgruppe... erfolgen Fortsetzung nächste Seite 7/11

8 Serienbrief erstellen, Fortsetzung Adressgruppenauswahl Empfängerliste Mit dieser Vorgehensweise können einzelne Personen entfernt oder dazugenommen werden. Die Suche ist möglich nach allen Suchkriterien. alle Daten werden einzeln abgespeichert pro Person Datenvolumen auswählen Datei erstellen drücken. Gewünschte markieren und auf Fortsetzung nächste Seite 8/11

9 Serienbrief erstellen, Fortsetzung Leere Cursor setzen und Textbausteine aus der Vorgabeliste wählen. Nur diese Textbausteine können in die eingebunden werden. Es ist nicht möglich, die selber erstellten Textfelder (z.b. Artikelnummer / Mitarbeiterfunktion etc.) in den Serienbrief einzufügen. Textbausteine zugeordnet (Beispiel) Den Knopf REC aktivieren, dann sind die Textbausteine sichtbar oder umgekehrt ist der Text sichtbar. Wenn Sie die jetzt erstellte wieder einmal benutzen wollen, müssen Sie jetzt dieses Dokument neu ablegen unter Speichern unter und im npool speichern mit einem Namen Serienbrief....dot Achtung Um die (inkl. Textmarken) fix zur Verfügung zu haben, müssen Sie die gespeicherte (2. Version) nochmals ins Consolidate hineinziehen (siehe Punkt einbinden), als Serienbrief markieren und der Aktivitätsart Serienbrief zuordnen (siehe Punkt n der korrekten Aktivitätsart zuordnen). Danach löschen Sie die 1. Version Serienbrief wieder und Sie haben eine perfekt vorbereitete. Fortsetzung nächste Seite 9/11

10 Serienbrief erstellen, Fortsetzung Ergebnis um die einzelnen Briefe anzuschauen um zu drucken Briefinhalt speichern Brief speichern und Aktivität beenden (siehe nächste Graphik) Beenden Beenden oben rechts. Bei der Abfrage mit Nein antworten. 10/11

11 Serienetiketten Eingabe der Textmarken Genauso funktioniert die Eingabe bei Teilnehmerlisten im Consolidate Event Manager. Bevor Etiketten ausgedruckt werden, sollte die Funktion Seriendruck in neues Dokument verwendet werden, um sicherzustellen, dass die Seitenzahlen und die Datensatzmenge stimmt. 11/11