Onlinebuchungssystem

Transkript

1 Onlinebuchungssystem Inhaltsverzeichnis 1. Zugang zur Online Buchungsmaschine LogIn Die Start Menü Seite ( Personal Portal ) Benutzerprofil überprüfen Ihr Passwort ändern Speichern Sie Ihre persönlichen Daten Kreditkarten Information Mitgliedschaften in Vielreisende Programmen Identifikation für Elektronische Tickets Persönliche Präferenzen Ihren Travel Arranger auswählen APIS Daten Buchen Ihrer Dienstreisen Einen Flug buchen Buchen einer DynaWeb Option Hotel buchen Mietwagen buchen Buchen als Travel Arranger Wie werde ich Travel Arranger? Travel Arranger Dashboard Reisende auswählen Administration der Benutzer-Profile Umbuchung / Stornierung HOTLINE HOTLINE mail [email protected] Cytric g8 Versionsstand Dezember 2009

2 Herzlich Willkommen bei Ihrem Onlinebuchungssystem für den Mittelstand Buchen von Dienstreisen ist damit ohne jegliche Vorkenntnisse ganz einfach möglich wie, wird auf den nächsten Seiten erklärt. 1. Zugang zur System Sie stellen eine Internetverbindung unter her. Diese Angabe erhalten Sie zusammen mit Ihrem Benutzernamen und Passwort in Ihrer Begrüßungsmail der Onlinebuchungsmaschine. Es erscheint nach Eingabe der genannten URL die folgende LogIn-Seite: 2. LogIn Zum Einloggen tragen Sie bitte Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort in die vorgesehenen Felder ein. Durch einen Klick auf LogIn, gelangen Sie ins Start Menü: 3. Die Start Menü Seite ( Personal Portal ) 1

3 4. Benutzerprofil überprüfen Bevor Sie mit dem Buchen beginnen, überprüfen Sie bitte unbedingt Ihr Benutzerprofil! Klicken Sie den Button Mein Benutzerprofil und es erscheint ein Untermenü. Einige der wichtigsten Punkte sind durch Pfeile markiert und werden im Folgenden kurz erläutert, wobei mit dem vorletzten Punkt (Pfeil) begonnen werden soll: 5. Ihr Passwort ändern! Bitte ändern Sie nach dem ersten LogIn das Passwort in ein nur Ihnen bekanntes und geheimes Passwort ab! Erfolgt die Änderung nicht nach dem ersten LogIn, gelangen Sie beim zweiten LogIn- Versuch über eine Fehlermeldung und dem Button Passwort ändern automatisch auf die abgebildete Seite. 2

4 6. Speichern Sie Ihre persönlichen Daten Bitte überprüfen Sie vor Ihrer ersten Buchung genau die hier hinterlegten Daten. Mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden! 3

5 7. Kredit- Bezahlkarten-Information! Hinterlegen Sie bitte ausschließlich Ihre persönliche Kreditkarte als Zahlungsmittel, sowie zur Identifikation (FOID = Form of Identification) und speichern diese ab. 8. Mitgliedschaften in Vielreisende - Programmen Hier werden die Kartennummern der verschiedenen Vielreisende - Programme hinterlegt! Hier können Sie Ihre Vielflieger-Nr. der jeweiligen Airline hinterlegen. 9. Identifikation für Elektronische Tickets Hier wird die Karte hinterlegt, die Sie zur Identifikation für das elektronische Ticket verwenden möchten.! Geben Sie hier bitte immer für alle Fluggesellschaften Ihre persönliche Kreditkarte an. 4

6 10. Persönliche Präferenzen! Hier besteht die Möglichkeit verschiedene Einstellungen vorzunehmen. Diese werden automatisch in die jeweilige Buchungsmaske übernommen.! Bitte wählen Sie hier die Form für die Bestätigung, die Sie per Mail erhalten, aus. 11. Ihren Travel Arranger auswählen! Ist der Travel Arranger bereits frei geschalten, kann der Reisende selbst seinen Travel Arranger hinterlegen. 5

7 12. APIS Daten Alle kommerziellen Verkehrsträger sind verpflichtet, bei Reisen in die USA Passagierdaten elektronisch an das U.S. Customs an Border Protection Board zu übermitteln. Um den Partner Reisebüros die elektronische Erfassung dieser relevanten Daten und Weitergabe über die TravelWorld zu ermöglichen, tragen Sie bitte Ihre Daten ein. Die Eingabe ist nicht verpflichtend, so dass für Reisen außerhalb der USA diese Daten auch gar nicht im Benutzerprofil hinterlegt werden müssen. Nachfolgend die hinterlegten Daten im Überblick: Im Flugbuchungsprozess, im Anschluss an die Seite Ticket Optionen für diese Buchung, wurde die Seite Data Protection Advise erweitert. Auf dieser Seite können die APIS Daten für jeden Reisenden eingegeben und übertragen werden. Sofern vorhanden, werden diese Felder mit den Daten aus dem Benutzerprofil vorbelegt. Die hier manuell eingetragenen Daten können auch in das Benutzerprofil übernommen werden. Die APIS Daten werden nach Abschluss einer Buchung auf der Bestätigung angezeigt. 6

8 13. Buchen Ihrer Dienstreisen Denken Sie bitte immer an Storno- und Umbuchungsgebühren für ein Ticket! In Ihrem Online Buchungssystem gebuchte Tickets gelten als genehmigt und werden von Ihrem Reisebüro nicht mehr nachbearbeitet! 14. Einen Flug buchen Sie haben in Ihrem Onlinebuchungssystem die Möglichkeit, Einfache Flüge, Hin- und Rückflüge oder Flüge über mehrere Stationen zu buchen. Zur Buchung dieser komplexeren Reisen setzen Sie sich bitte mit Ihrem zuständigen Reisebüro in Verbindung. Den bestmöglichen Preis erhalten Sie, wenn Sie die gleiche Airline für Hin- und Rückflug buchen. Klicken Sie auf Flugauswahl und -Buchung Geben Sie Ihren Abflugort und ihren Ankunftsort ein. Wählen Sie anschließend das Reisedatum aus und klicken auf Weiter Auswahl von mehr als 2 Segmenten: Für die Auswahl von mehr als zwei Flugsegmenten oder Gabelflügen klicken Sie bitte den separaten Button Mehrere Segmente an, und Sie erhalten weitere Eingebemöglichkeiten.! Wenn Sie eine bestimmt Fluggesellschaft auswählen, deren Flüge bereits ausgebucht sind, werden Ihnen möglicherweise überhaupt keine Verbindungen angezeigt. 7

9 Oftmals hat Ihr Abflug- oder Zielort mehrere Flughäfen. In diesem Fall zeigt Ihnen das System in einem Fenster eine Auswahl:! Der erste in der Liste aufgeführte Flughafencode (hier: LON) ist immer der allgemeine Städtecode und somit nie verkehrt! Es erscheinen nun Ihre Flugoptionen mit gleichzeitiger Abfrage der Internet-Seiten diverser low cost- Airlines (DynaWeb-Angebote):! Hinflug 07:05 Uhr, Preis 378,26 Fahren Sie mit der Maus über den Preis, erscheinen die für diesen Preis möglichen Rückflüge. Weniger als 5 Plätze, werden durch ein! hinter dem Buchstaben gekennzeichnet. Durch einen Klick auf die gewünschte Verbindung für den Rückflug, wird dieser Flug automatisch selektiert. Sie erhalten eine Anzeige der gewählten Flüge und der hierfür verfügbaren Preise. Firmenraten sind als solche gekennzeichnet: 8

10 ! Durch einen Klick auf den Preis 378,26 erhalten Sie folgende Preis-Information. Bitte beachten Sie dabei, dass bei der Wahl eines anderen als des günstigsten Fluges, das System eine Erklärung von Ihnen verlangen wird, warum nicht der günstigste Flug gewählt wurde. Nachdem Sie die gewünschte Verbindung ausgewählt haben, werden die Daten des Reisenden und eventuell des Buchenden (= Travel Arranger) aufgeführt: 9

11 Alle mit * versehenen Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden!! Im Normalfall haben Sie die hier angezeigten Daten bereits über Ihr Benutzerprofil im System hinterlegt. Die Daten werden automatisch übernommen. 10

12 Bitte beachten Sie hier die Voreinstellung Elektronisches Ticketing (Pfeil auf Abbildung oben). Da mit Etix (= elektronisches Ticketing) oftmals zusätzliche Vergünstigungen im Preis einhergehen, sollte vorrangig Etix geflogen werden. Ist dies einmal nicht möglich, kann auch Papierticket und Hinterlegung am Flughafen (in diesem Fall entstehen Hinterlegungskosten von ca. 35,00/Ticket) gewählt werden. Sie können nun entweder noch ein Hotel oder einen Mietwagen hinzufügen (siehe Button oben) oder aber diese Buchung abschließen. Wenn Sie die Buchung abschließen, erhalten Sie eine Bestätigungsseite, die Sie (und Ihr Travel Arranger) auch als zugesandt bekommen. 11

13 15. Buchen einer DynaWeb Option:! Klicken Sie auf das gewünschte DynaWeb-Angebot, so erhalten Sie eine Gesamtübersicht über alle Flugangebote sortiert nach Preis, unabhängig ob vom Reisebüro oder über das Internet.! Zu jeder angebotenen Flugzeit erhalten Sie verschiedene Preise dargestellt. Fahren Sie mit der Maus über einen Preis, erscheinen die hierfür möglichen Rückflüge. Klicken Sie hier den Rückflug an, wird die Verbindung wird übernommen und Sie gelangen mit auf die Seite nächste Seite. 12

14 Sie entschließen sich zu einer DynaWeb-Option und aktivieren den Button Weiter.! Wichtig: Bitte bestätigen Sie hier die Buchungsinformation! Bevor Sie diese Buchung abschließen, beachten Sie bitte, dass hier die Prüfnummer Ihrer Kreditkarte eingeben werden muss! Um die Allg. Geschäftbedingungen der Fluggesellschaft lesen zu können, klicken Sie bitte auf den unterlegten Text. (Abb. nächste Seite).! Bitte tragen Sie hier die Prüfnummer Ihrer Kreditkarte ein.! Akzeptanz der Geschäftsbedingungen! Bitte lesen Sie diese Informationen sorgfältig durch, da Sie, sobald Sie die Buchung abgeschlossen haben, auch den Bedingungen des jeweiligen Anbieters unterliegen! Alle Ihre Flugbuchungen können Sie jederzeit auf der Startseite unter Meine Buchungen einsehen! Flugbuchungen mit BestBuy Option, sowie Normaltarife können über die Buchungsmaschien eingesehen, sowie geändert werden. Flugbuchungen mit DynaWeb Option, können nur direkt bei der gebuchten Airline geändert werden. 16. Hotel buchen Gehen Sie im Start Menü auf Hotelauswahl und Buchung. Tragen Sie in das Textfeld das gewünschte Ziel ein, in dem Sie ein Hotel buchen möchten und wählen Ihr Reisedatum aus. 13

15 ! Folgende Werte können hier (je nach Auswahl) zur jeweiligen Destination mit angezeigt werden: Flughäfen, Bahnhöfe, Messe-und Kongresszentren, Punkte von Interesse (z.b. Reichsparteitag), ähnliche Schreibweisen. Es erscheint nun folgende Maske: Beispiel:! Wählen Sie den 3-LetterCode VIE, so erhalten Sie eine Liste mit 231 Hotels dargestellt. Sie können die Suche jedoch auch eingrenzen in dem Sie eine Vorauswahl treffen. Auf der Seite Hotelauswahl werden die verfügbaren Hotels automatisch nach Preis sortiert. 14

16 ! Ein Lageplan der Umgebung wird mit Klick auf den Link Karte aufgerufen. Um mit der Buchung fortzufahren, wählen Sie bitte den Button Weiter zu verfübare Zimmer. Auf der Verfügbarkeitsseite wird unter den Daten des gewählten Hotels automatisch Ihre BestBuy-Rate, also die günstigste verfügbare Rate für die angegebene Zeit, dargestellt. Wählen Sie bitte hier die gewünschte Zimmerausstattung. Mit Weiter gelangen Sie auf die Buchungsseite mit den persönlichen Daten.! Hier können Sie sich die Preis Informationen darstellen lassen. 15

17 ! Hier sehen Sie Informationen zur Stornierung. Buchen Sie das Hotel, indem Sie auf Diese Buchung abschließen klicken. Es erscheint die Ihnen schon bekannte Bestätigungsseite (die Sie auch als erhalten), auf der alle relevanten Daten enthalten sind. Mietwagen Reisende mit einer so genannte DriverID eines Mietwagenanbieters, werden am Schalter als Preferred Traveler behandelt, d.h. die Beantragung dieser Nr. ermöglicht Ihnen eine schnellere Abwicklung am Schalter. Alle wichtigen Informationen wie Führerschein Nr., Personalausweis Nr. usw. werden direkt bei Buchung an den Mietwagen Anbieter übermittelt. Nach Bekanntgabe der Driver-ID Nr. durch den Mietwagen Anbieter, pflegen Sie bitte diese Nr. in Ihr persönliches BenutzerProfil ein. Gehen Sie hier wie folgt vor: Wählen Sie im Start Menü Mein Benutzer-Profil aus: In Ihrem Benutzer-Profil wählen Sie Mitgliedschaften in Vielreisende-Programme Sollte die Anmietung überwiegend in Deutschland erfolgen, tragen Sie bitte unter Persönliche Präferenzen unter Meine Präferenzen für Mietwagen Deutschland ein. 16

18 17. Mietwagen buchen: Wählen Sie bitte wie gewohnt das Anmietdatum, sowie die Uhrzeit aus. (Sollten Sie im BenutzerProfil persönliche Präferenzen Meine Mietwagen Präferenzen ein Land eingetragen haben, wird es automatisch vorbelegt): Wählen Sie hier Ihre gewünschte Anmiet- und Rückgabe-Station. Klicken Sie auf Weiter und wählen dann die gewünschte Wagenklasse. Hier legen Sie ebenfalls fest, ob Sie eine Lieferung oder Abholung des Mietwagens wünschen (aktivieren Sie hier bitte das Kontrollkästchen), ebenso die Sonderausstattung: 17

19 Durch Klicken auf befinden Sie sich auf der Buchungsseite mit den persönlichen Daten, welche Sie bitte überprüfen. 18

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21 Prüfen Sie diese und klicken Sie auf Diese Buchung abschließen. Es erscheint die Ihnen schon bekannte Bestätigungsseite: Sie erhalten wie gewohnt nach Buchungsabschluss Ihre Bestätigung per Buchen als Travel Arranger 19. Wie werde ich Travel Arranger? Häufig werden die Reisenden nicht selber buchen, sondern jemanden bestimmen, der für den Reisenden bucht (= Travel Arranger). Die Reisenden werden in ihrer Begrüßungsmail gebeten, die erforderlichen Daten des gewünschten Travel Arrangers in Ihrem Benutzerprofil zu hinterlegen. Die Zuordnung des TravelArrangers zum Reisenden kann auch von der Hotline vorgenommen werden. 20. Travel Arranger Dashboard Mit dieser Auswahl werden Ihnen alle Reisenden mit Buchungen, die noch nicht angetreten sind angezeigt.! Möchten Sie alle Reisenden sehen für die Sie frei geschalten sind, dann entfernen Sie bitte den Haken und speichern die Einstellung ab Das Dashboard wird neu geladen und es erscheinen alle Reisenden - mit und ohne Buchung. Hier können Sie sich auch vorhergehende Reisen anzeigen lassen.! Fahren Sie mit der Maus über den Namen des Reisenden erscheint ein Auswahlfenster. Mit diesem gelangen Sie in die jeweiligen Buchungsmasken. Das System übernimmt automatisch die hinterlegten Daten des Reisenden. Wichtig: Über das Travel Arranger Dashboard können Sie nur 1 Reisenden auswählen! 20

22 21. Reisende auswählen! Möchten Sie eine Buchung für mehrere Reisende (max. 4) durchführen, so gehen Sie bitte wie folgt vor: Wählen Sie im Personal Portal - Reisende auswählen. Wählen Sie hier bitte den Firmen Standort aus, dem der/die Reisenden zugeordnet ist/sind. Durch die Auswahl des Standortes wird/werden der/die Reisende/n in deren Profil Sie als Travel Arranger hinterlegt sind, automatisch in einem Drop Down Menü angezeigt. Sie wählen den/die gewünschten Reisenden aus, indem Sie den Button Hinzufügen aktivieren. Alle buchungsrelevanten Informationen werden aus dem/den jeweiligen Profil/en übernommen (Kreditkarten usw.). Hier können Sie max. 20 Reisende mit Hinzufügen abspeichern. Wurde der Reisende erfolgreich ausgewählt, sehen Sie dies unter Gegenwärtige Auswahl : 21

23 ! Die ausgewählten Reisenden werden hier dargestellt. Klicken Sie Select Travelers an, erhalten Sie eine Auswahlliste und können diese ändern. Diese Darstellung kann bis zu 20 Reisende enthalten, jedoch ist eine Buchung nur für max. 4 Personen möglich, die Sie hier -je nach Bedarf- selektieren können. 22. Administration der Benutzer-Profile Sie möchten die hinterlegten Daten eines Reisenden ändern. Rufen Sie hierzu bitte Verwaltung der Benutzer-Profile im Start Menü auf Es erscheint das Untermenü Benutzer Daten bearbeiten.! Geben Sie bitte den Nachnamen des Reisenden ein und bestätigen mit Finden. Es erscheint Ihnen eine Liste der Benutzer.! Durch einen Klick auf Bearbeiten gelangen Sie in das Benutzerprofil des Reisenden. Wird Entfernen angeklickt, so wird der Reisende 22aus dem System gelöscht!

24 23. Umbuchung/Ändern Bitte überlegen Sie vor dem Stornieren immer, ob Sie über die Onlinebuchungsmaschine oder über eine externe Website gebucht haben. Umbuchungen und Stornierungen für Tickets, die über externe Seiten (DynaWeb Optionen) gebucht wurden, müssen auch direkt bei den jeweiligen Anbietern vorgenommen werden! Bitte denken Sie beim Stornieren oder Umbuchen immer an anfallende Storno- und Umbuchungsgebühren! In Zweifelsfällen wenden Sie sich bitte an Ihr zuständiges Reisebüro. Sie möchten eine bestätigte Buchung ändern oder stornieren? Wie Sie hier vorgehen wird auf den nächsten Seiten kurz gezeigt: Rufen Sie im Start Menü die gewünschte Buchung auf, entweder direkt oder über Meine Buchungen Aktive Buchungen. Ändern Sie Ihre Buchung auf folgender Seite nach Ihren Wünschen ab: Bitte wählen Sie aus, welches Segment Sie behalten, umbuchen oder stornieren möchten. Bitte geben Sie hier die neuen Flugdaten ein. Sie gelangen dann wieder auf die Seite der Flugauswahl. Auch nach einer Umbuchung oder Stornierung erhalten Sie gewohnt eine Bestätigung. Viel Spaß beim Buchen in Ihrem Onlinebuchungssystem! Sollten Sie Fragen zum System oder Probleme bei der Anwendung haben, stehen Ihnen die Mitarbeiter Ihrer Hotline Montag Freitag von Uhr unter oder unter gerne zur Seite! 23