Wir stehen Ihnen für Fragen zu Ihren aktuellen Buchungen sowie für allgemeine Fragen zu Ihren Geschäftsreisen gerne zur Verfügung.

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1 Wir stehen Ihnen für Fragen zu Ihren aktuellen Buchungen sowie für allgemeine Fragen zu Ihren Geschäftsreisen gerne zur Verfügung. Travel Management Customer Care Center Mail cytric Versionsstand September 2013

2 Inhaltsverzeichnis 1. Zugang zur TravelWorld 2 2. LogIn 2 3. Die Start Menü Seite ( Personal Portal ) 2 4. Mein Benutzerprofil 3 5. System Zugangs-Information ändern 3 6. Speichern Sie Ihre persönlichen Daten 4 7. Kredit- Bezahlkarten-Information 4 8. Mitgliedschaften in Vielreisende Programmen 4 9. Discount Karten Identifikation für Elektronische Tickets Persönliche Präferenzen Ihren Travel Arranger auswählen APIS Daten Buchen Ihrer Dienstreisen Einen Flug buchen Buchen einer DynaWeb Option Hotel buchen Mietwagen buchen Bahn Buchungen (Inland) Stornierung der Bahnbuchung Buchen als Travel Arranger Wie werde ich Travel Arranger? Travel Arranger Dashboard Reisende auswählen Administration der Benutzer-Profile Buchen von mehreren Leistungen in einer Reise (Funktion Quick Book) Umbuchung / Stornierung Buchung von Reiseleistungen für Firmenfremde 37 1

3 1. Zugang zur TravelWorld Ihre Zugangsdaten (BenutzerName sowie Passwort) erhalten Sie zusammen mit folgendem Link in Ihrer Willkommensmail. 2. LogIn Nach Eingabe der genannten URL erscheint folgende LogIn-Seite: Durch einen Klick auf LogIn, gelangen Sie ins Start Menü: 3. Die Start Menü Seite ( Personal Portal ) Bevor Sie mit dem Buchen beginnen, überprüfen Sie bitte unbedingt Ihr BenutzerProfil. Einige der wichtigsten Punkte werden im Folgenden kurz erläutert, wobei mit dem vorletzten Punkt begonnen werden soll. 2

4 4. Mein Benutzerprofil 5. System Zugangs-Information ändern Erfolgt die Änderung nicht nach dem ersten LogIn, gelangen Sie beim zweiten LogIn-Versuch über eine Fehlermeldung und einen Button Passwort ändern automatisch auf die oben abgebildete Seite. 3

5 6. Speichern Sie Ihre persönlichen Daten Bitte überprüfen Sie vor Ihrer ersten Buchung die hier hinterlegten Daten! Ergänzen Sie unbedingt Ihre Abteilung, sowie die 8 ID, da diese nicht automatisch hinterlegt sind. 7. Kredit- Bezahlkarten-Information 8. Mitgliedschaften in Vielreisende Programmen Unter Vielreisende-Nummer für Fluggesellschaften können Sie Ihre Vielflieger-Nr. der jeweiligen Airline hinterlegen. Bei einer Flugbuchung werden automatisch die Meilen auf diese Karte angerechnet. 4

6 9. Discount Karten 10. Identifikation für Elektronische Tickets 11. Persönliche Präferenzen Hier besteht die Möglichkeit verschiedene Einstellungen vorzunehmen. Diese werden automatisch in die jeweilige Buchungsmaske übernommen. Wichtige Eingabefelder werden kurz dargestellt: 5

7 12. Ihren Travel Arranger auswählen Ist der Travel Arranger als solcher bereits frei geschalten, kann der Reisende selbst seinen Travel Arranger hinterlegen. Geben Sie den Nachnamen oder Benutzernamen des Travel Arrangers ein. 13. APIS Daten Alle kommerziellen Verkehrsträger sind verpflichtet, bei Reisen in die USA Passagierdaten elektronisch an das U.S. Customs an Border Protection Board zu übermitteln. Um den Partner Reisebüros die elektronische Erfassung dieser relevanten Daten und Weitergabe über die TravelWorld zu ermöglichen, tragen Sie bitte Ihre Daten ein. Wichtiger Hinweis: Die Eingabe ist nicht verpflichtend, so dass für Reisen außerhalb der USA diese Daten auch gar nicht im Benutzerprofil hinterlegt werden müssen. 6

8 14. Buchen Ihrer Dienstreisen BUCHEN SIE IMMER UND AUSSCHLIEßLICH IM GRÜNEN BEREICH! Solange Sie im grünen Bereich buchen, buchen Sie innerhalb der Reiserichtlinie! Auch wenn Sie im grünen Bereich buchen, denken Sie bitte immer an Storno- und Umbuchungsgebühren für ein Ticket! In Ihrer TravelWorld gebuchte Tickets gelten als genehmigt und werden von Ihrem Reisebüro nicht mehr nachbearbeitet! 15. Einen Flug buchen Sie haben in Ihrer TravelWorld die Möglichkeit, einfache Flüge, Hin- und Rückflüge oder Flüge über mehrere Stationen zu buchen. Zur Buchung dieser komplexeren Reisen setzen Sie sich bitte mit Ihrem zuständigen Reisebüro in Verbindung. Wichtiger Hinweis: Den bestmöglichen Preis erhalten Sie, wenn Sie die gleiche Airline für Hin- und Rückflug buchen. Klicken Sie im Personal Portal auf Flugauswahl und Buchung 7

9 Die Verfügbarkeitsanzeige von Flugangeboten kann durch Klicken auf Nonstop- und Direktangebote beschränkt werden. Geben Sie Ihren Abflugort und ihren Ankunftsort ein. Wählen Sie anschließend das Reisedatum aus und klicken auf Weiter 1. Für mehr als zwei Flugsegmente klicken Sie bitte den Button Mehrere Segmente an und Sie erhalten Weitere Eingabemöglichkeiten. 2. Gabelflüge: Editierbares Feld für unterschiedliche Strecken bei Hin- und Rückflug (z. B. Hinflug Düsseldorf London und Rückflug Manchester Düsseldorf). 3. Wichtiger Hinweis:! Wenn Sie eine bestimmte Fluggesellschaft auswählen, deren Flüge bereits ausgebucht sind, werden Ihnen möglicherweise überhaupt keine Verbindungen angezeigt. Oftmals hat Ihr Abflug- oder Zielort mehrere Flughäfen. In diesem Fall zeigt Ihnen das System in einem Fenster eine Auswahl: 8

10 Durch einen Klick auf die gewünschte Verbindung für den Rückflug, wird dieser Flug automatisch selektiert. Sie erhalten für die von Ihnen gewählten Flüge eine Anzeige der hierfür verfügbaren Preise. Firmenraten sind als solche gekennzeichnet: 9

11 Wichtiger Hinweis: Bitte beachten Sie dabei, dass bei der Wahl eines anderen als des günstigsten Fluges, das System eine Erklärung von Ihnen verlangen wird, warum nicht der günstigste Flug gewählt wurde. Nachdem Sie die gewünschte Verbindung ausgewählt haben, werden die Daten des Reisenden und eventuell des Buchenden (= Travel Arranger) aufgeführt: 10

12 Auf der nächsten Seite werden Ihnen noch einmal die ausgewählten Strecken angezeigt und falls Sie nicht den günstigsten Flug gebucht haben durch den sog. Travel Policy Alert auf den Verstoß gegen die Reiserichtlinie hingewiesen. Ebenso werden die BestBuy-Optionen nochmals aufgelistet. Wenn Sie beim gewählten (nicht günstigsten) Flug bleiben tragen Sie, um trotz Travel Policy Alert buchen zu können, in das vorgesehene Feld eine Begründung ein, warum Sie genau diesen Flug benötigen (z. B. Zeitzwänge). 11

13 Wenn Sie die Buchung abschließen, erhalten Sie die folgende Bestätigungsseite, die Sie (oder Ihr Travel Arranger) auch als zugesandt bekommen. 12

14 Beispiel einer Bestätigung: 13

15 16. Buchen einer DynaWeb Option: 14

16 Sie entschließen sich zu einer DynaWeb-Option und aktivieren den Button Weiter. Auf der Flugbuchung Seite müssen Sie folgende Felder ausfüllen! Alle Ihre Flugbuchungen können Sie jederzeit auf der Startseite unter Meine Buchungen einsehen! Flugbuchungen mit BestBuy Option, sowie Normaltarife können über die TravelWorld eingesehen und sofern das Ticket noch nicht ausgestellt wurde, geändert werden. Flugbuchungen mit DynaWeb Option, können nur direkt bei der gebuchten Airline geändert werden. 15

17 17. Hotel buchen Gehen Sie im Start Menü auf Hotelauswahl und Buchung. Tragen Sie in das Textfeld das gewünschte Ziel ein, in dem Sie ein Hotel buchen möchten und wählen Ihr Reisedatum aus. Verschiedene Möglichkeiten der Hotelsuche. Alternative Suche mit Destination Shortcut : 16

18 Um mit der Buchung fortzufahren, wählen Sie bitte den Button Weiter. Auf der Verfügbarkeitsseite wird automatisch Ihre BestBuy-Rate, die günstigste verfügbare Rate für Ihren Aufenthalt, dargestellt. Wählen Sie bitte hier die gewünschte Zimmerausstattung. Mit Weiter gelangen Sie auf die Buchungsseite mit den persönlichen Daten. 17

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20 Mietwagen 18. Mietwagen: Ihr Welcome Pack enthält die jeweiligen Anträge der Mietwagen Anbieter für die so genannte Driver-ID Nr. D.h. die Beantragung einer Driver ID ermöglicht Ihnen eine schnellere Abwicklung. Sie werden am Schalter als Preferred Traveler behandelt. Alle wichtigen Informationen wie Führerschein Nr., Personalausweis Nr. usw. werden direkt bei Buchung an den Mietwagen Anbieter übermittelt. Nach Bekanntgabe der Driver-ID Nr. durch den Mietwagen Anbieter, pflegen Sie bitte diese Nr. in Ihr persönliches Benutzerprofil ein. Gehen Sie hier wie folgt vor: Wählen Sie im Start Menü Mein Benutzerprofil aus: In Ihrem Benutzerprofil wählen Sie Mitgliedschaften in Vielreisende-Programme: Sollte die Anmietung überwiegend in Deutschland erfolgen, tragen Sie bitte unter Persönliche Präferenzen unter Meine Präferenzen für Mietwagen Deutschland ein. 18. Mietwagen buchen: Wählen Sie im Start Menü bitte einen Mietwagenanbieter aus: 19

21 Durch Klicken auf Sie bitte überprüfen. befinden Sie sich auf der Buchungsseite mit den persönlichen Daten, welche Nach Buchungsabschluss erhalten Sie wie gewohnt Ihre Bestätigung per . 20

22 19. Bahn Buchungen (Inland) Sie können über Ihre TravelWorld die gewünschten Fahrkarten direkt an Ihrem Arbeitsplatz ausdrucken. Einzige Voraussetzung hierfür ist der Acrobat Reader. Das System übernimmt automatisch die Informationen (Kreditkarte, ggf. Bahncard), die in Ihrem Benutzerprofil hinterlegt sind. Sollten Sie jedoch nicht im Besitz einer BahnCard sein, ist automatisch der der Punkt Keine BahnCard nutzen vorbelegt! 21

23 Durch Klicken auf Weiter mit dem Deutsche Bahn Portal verlassen Sie nun die TravelWorld und begeben sich direkt in das Großkundenportal der Deutschen Bahn. 22

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28 Es werden alle Informationen der ausgewählten Reiseverbindungen, sowie Preis und Zahlungsart dargestellt. Bitte überprüfen Sie Ihre Angaben und schließen die Buchung ab. 27

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30 20. Stornierung der Bahnbuchung: Über den Befehl Suche nach Anfrage/Stornierung gelangen Sie in die Buchung. Die Buchungseinzelheiten werden Ihnen nochmals dargestellt, bitte klicken Sie den Button Suche nach Anfrage/Stornierung an und Sie gelangen wieder in das Großkundenportal der Bahn. 29

31 Vorbelegt wird vom System automatisch die Referenznummer Ihrer Buchung. Bestätigen Sie mit Stornierung durchführen. 30

32 21. Buchen als Travel Arranger 22. Wie werde ich Travel Arranger? Häufig werden Reisen nicht selbst gebucht, sondern durch einen sogenannten Travel Arranger getätigt. Die Reisenden werden in ihrer Begrüßungsmail gebeten, umgehend die erforderlichen Daten des gewünschten Travel Arrangers an das Customercare Center zu leiten. Im Normalfall wird auch die Zuordnung des TravelArrangers zum Reisenden vom Customercare Center vorgenommen werden. 23. Travel Arranger Dashboard Mit dieser Auswahl werden Ihnen alle Reisenden mit Buchungen, die noch nicht angetreten sind angezeigt. 31

33 24. Reisende auswählen Hier können Sie max. 20 Reisende mit Hinzufügen abspeichern. Wurde der Reisende erfolgreich ausgewählt, sehen Sie dies unter Gegenwärtige Auswahl. 32

34 25. Administration der Benutzer-Profile Sie möchten die hinterlegten Daten eines Reisenden ändern? Rufen Sie hierzu bitte Verwaltung der Benutzer- Profile im Start Menü auf Es erscheint das Untermenü Benutzer Daten bearbeiten. 33

35 26. Buchen von mehreren Leistungen in einer Reise Funktion Quickbook für Reisen mit mehreren Leistungen Hinweis: Buchungen von Einzelleistungen (nur Flug, nur Hotel, nur Mietwagen) bleiben unverändert in der bisherigen Funktionalität erhalten. Werden für eine Reise mehrere Leistungen benötigt bestand bisher nach Buchung der ersten Leistung (z.b. Flug) die Möglichkeit über einen Button die erste Leistung zu buchen und weitere Leistungen (z.b. Hotel und/oder Mietwagen) hinzuzufügen. Diese Funktion wurde in eine Funktion mit dem Namen Quickbook verlagert. 34

36 Start des gewohnten Buchungsprozesses (dargestellt am Beispiel Flug) Der Verlauf des gesamten Buchungsvorgangs wird separat dargestellt: Bei Nutzung der neuen Funktion erhält der Buchende und/oder Reisende wie gewohnt nur eine zusammenfassende Bestätigung. 35

37 27. Stornierung/Umbuchung Bitte überlegen Sie vor dem Stornieren immer, ob Sie über die TravelWorld oder über eine externe Website gebucht haben. Bitte denken Sie beim Stornieren oder Umbuchen immer an anfallende Storno- und Umbuchungsgebühren! In Zweifelsfällen wenden Sie sich bitte an Ihr zuständiges Reisebüro. Umbuchungen und Stornierungen von Buchungen die über externe Seiten gebucht wurden, müssen auch direkt bei den jeweiligen Anbietern vorgenommen werden! Umbuchungen/Stornierungen nach Ticketausstellung sind über das System nicht möglich und müssen über das Partner Reisebüro vorgenommen werden. Rufen Sie im Start Menü (Personal Portal) die gewünschte Buchung auf, entweder direkt oder über den Button Meine Buchungen Aktive Buchungen. Ändern Sie Ihre Buchung auf folgender Seite nach Ihren Wünschen ab: 36

38 Auch nach einer Umbuchung oder Stornierung erhalten Sie gewohnt eine Bestätigung. 28. Buchung von Reiseleistungen für Firmenfremde (Reisende ohne 8ID z.b. AÜG, Werkstudenten etc.) Ab sofort besteht in der TravelWorld die Möglichkeit für Firmenfremde Reiseleistungen zu buchen. Bitte beachten Sie hierbei unsere Anmerkungen über die Möglichkeit einer entsprechenden Belastung der American Express Firmenkarte Ihres Standortes. Sie finden diese Infos am Ende der Beschreibung jeder einzelnen Reiseleistung. Bitte loggen Sie sich immer mit Ihrer Benutzerkennung in die TravelWorld ein. a) Buchung eines Fluges Aktivieren Sie die Funktion Andere Reisende und beginnen Sie in gewohnter Art und Weise mit der Auswahl der gewünschten Flüge: 37

39 Ergänzen Sie in der entsprechenden Maske den Namen, sowie die Mailadresse für den Versand der Buchungsbestätigung. Ergänzen Sie eventuell speziell für Ihren Standort aktivierte Zusatzeingaben (z.b. Kostenstelle, Projektnummer etc.) in dem entsprechenden Feld dieser Maske Bei einer Flugbuchung wird die American Express Firmenkarte Ihres Standortes belastet. Wird diese Nummer nicht angezeigt, so tragen Sie bitte die BTA-Nummer in dieses Feld ein: 38

40 Hinweis: Sollte die Nummer nicht bekannt sein, können Sie diese bei Ihrer/Ihrem zuständigen Konzernunternehmensverantwortlichen erfragen. b) Buchung eines Hotelzimmers Aktivieren Sie die Funktion Andere Reisende und beginnen Sie in gewohnter Art und Weise mit der Auswahl der gewünschten Stadt (oder Adresse oder Konzernstandort): Ergänzen Sie in der entsprechenden Maske den Namen, sowie die Mailadresse für den Versand der Buchungsbestätigung: Tragen Sie hier die private Kreditkarte des Reisenden ein: 39

41 Sollte der Reisende keine Kreditkarte besitzen, kann natürlich auch die Karte eines Dritten hinterlegt werden. Bitte beachten Sie jedoch, dass diese Karte bei Buchung einer nicht stornierbaren Rate, oder bei Nichtanreise (no show Gebühr), belastet wird. Bei einer Hotelbuchung kann die American Express Firmenkarte Ihres Standortes nicht belastet werden. Die Bezahlung erfolgt vor Ort. c) Buchung eines Mietwagens Aktivieren Sie die Funktion Andere Reisende und beginnen Sie in gewohnter Art und Weise mit der Auswahl der gewünschten Reservierung: Ergänzen Sie in der entsprechenden Maske den Namen, sowie die Mailadresse für den Versand der Buchungsbestätigung: Tragen Sie hier ausschließlich die private Kreditkarte des Reisenden ein: 40

42 Bei einer Mietwagenbuchung kann die American Express Firmenkarte Ihres Standortes nicht belastet werden. Die Belastung erfolgt auf die private Kreditkarte des Reisenden. d) Buchung einer Bahnfahrkarte Aktivieren Sie die Funktion Andere Reisende und beginnen Sie in gewohnter Art und Weise mit der Auswahl der gewünschten Strecke: Ergänzen Sie in der entsprechenden Maske den Namen, sowie die Mailadresse für den Versand der Buchungsbestätigung: Tragen Sie hier die private Kreditkarte des Reisenden ein: (Diese Karte wird nur für die Identifikation im Zug benutzt, es erfolgt keine Belastung der Karte) 41

43 Bei einer Bahnbuchung wird die American Express Firmenkarte Ihres Standortes belastet. Wenn diese Nummer nicht angezeigt wird, tragen Sie bitte die BTA-Nummer in dieses Feld ein: Hinweis: Sollte die Nummer nicht bekannt sein, können Sie diese bei Ihrer/Ihrem zuständigen Konzernunternehmensverantwortlichen erfragen. Viel Spaß beim Buchen in Ihrer ThyssenKrupp TravelWorld! Sollten Sie Fragen zur TravelWorld oder Probleme bei der Anwendung haben, stehen Ihnen die Mitarbeiter Ihrer Hotline Montag Freitag von Uhr unter oder unter gerne mit Rat und Tat zur Seite! 42