Online Buchungsportal. Kurzanleitung und Hinweise

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1 Online Buchungsportal Kurzanleitung und Hinweise

2 Inhaltsverzeichnis 1 Kontaktdaten Reisebüro Schlagheck Stunden Notfall-Service Allgemeine Hinweise zum Buchungsportal Anmeldung Passwort ändern Die Funktionalitäten Flug- und Bahnbuchung... 7 Wichtige Hinweise Flug... 7 Wichtige Hinweise Bahn Hotelbuchung... 8 Wichtige Hinweise Mietwagenbuchung... 9 Wichtige Hinweise Reisende anlegen... 9 Wichtige Hinweise Reisende bearbeiten Vorauswahl der Reisenden erstellen Für einen Reisenden buchen Meine Reisen Mein Benutzerprofil...22 Wichtige Hinweise Services...23 Online Buchungsportal April 2014 Seite 2/23

3 1 Kontaktdaten 1.1 Reisebüro Schlagheck Reisebüro Schlagheck Business Plus Lufthansa City Center Kupferstraße Coesfeld Öffnungszeiten Mo. - Fr. 08:30 Uhr bis 18:00 Uhr Telefon +49 (0) Fax +49 (0) Mail Buchungsportal businessplus@reisebuero-schlagheck.de Stunden Notfall-Service Der 24-Stunden Service steht Ihnen an 365 Tagen im Jahr rund um die Uhr zur Verfügung. Damit ist gewährleistet, dass Sie außerhalb unserer Öffnungszeiten einen Ansprechpartner haben, der in Notsituationen Buchungen und Umbuchungen sowie Stornierungen vornehmen kann. Telefon +49 (0) Pro Anruf fallen die in der Serviceentgeltliste aufgeführten Gebühren an. Online Buchungsportal April 2014 Seite 3/23

4 2 Allgemeine Hinweise zum Buchungsportal a. Alle über das System gebuchten Reisen werden zentral vom Reisebüro Schlagheck betreut und bearbeitet. b. Die Zahlung der Reisen erfolgt über die von Ihnen hinterlegte Firmenkreditkarte oder persönliche Kreditkarte. Bei Mietwagen- und Hotelbuchungen muss in der Regel eine persönliche Kreditkarte als Garantie mit angegeben werden; diese Kreditkarte muss dann auch vor Ort vom Reisenden mitgeführt werden. c. Bei jeder Buchung erhalten Sie automatisch eine Buchungsbestätigung per . d. Sie haben in dem Buchungsportal die Möglichkeit, für andere Kollegen eine Reise mitzubuchen. Es kann maximal für 4 Personen gleichzeitig gebucht werden. e. Die Preise werden bei Flügen pro Person, bei Bahnfahrten für alle Reisenden zusammen und bei Mietwagen pro Mietwagen angegeben. Bei Hotelbuchungen gilt der Preis pro Zimmer. f. Wichtige Hinweistexte erscheinen im Buchungsportal immer oben auf der Seite in roter Schrift. Online Buchungsportal April 2014 Seite 4/23

5 3 Anmeldung Der Link zum Online Buchungsportal lautet: Um Online-Buchungen zu tätigen, melden Sie sich bitte mit den folgenden Benutzerdaten an: Benutzername: Passwort: Ihre Adresse komplett klein geschrieben. Das Ihnen von uns mitgeteilte Passwort. Online Buchungsportal April 2014 Seite 5/23

6 3.1 Passwort ändern Nachdem Sie sich das erste Mal angemeldet haben, sollten Sie Ihr Passwort ändern. Klicken Sie dazu bitte im Personal Portal auf Mein Benutzerprofil und wählen Sie im nächsten Schritt Cytric System Management aus. In dem sich nun öffnenden Fenster können Sie Ihr Passwort ändern. Personal Portal Mein Benutzerprofil Mein Benutzerprofil Cytric System Management Online Buchungsportal April 2014 Seite 6/23

7 4 Die Funktionalitäten Nach der Anmeldung im Reiseportal erscheint als Startseite das Personal Portal. 4.1 Flug- und Bahnbuchung Hier können Sie Ihre Flüge und Bahnfahrten buchen. Wichtige Hinweise Flug a. Bitte beachten Sie, dass für "Billig-Flieger" automatisch auch Flughäfen im Umkreis von 200km vom Abflug- und Zielflughafen abgefragt und angezeigt werden. b. Flüge mit Billig-Fliegern werden direkt über das Internet bei der Fluggesellschaft eingebucht. Bei der Buchung eines solchen Billig-Fluges erscheint ein entsprechender Hinweis im System. Alle anderen Flüge werden vom Reisebüro bearbeitet und die Tickets werden erst zum letztmöglichen Datum ausgestellt. Wichtige Hinweise Bahn a. Bitte tätigen Sie Bahnbuchungen nur von montags bis freitags zwischen 08:00-17:45 Uhr, weil die Buchungen sonst nicht fristgerecht im Reisebüro bearbeitet werden können. b. Es können nur Bahnfahrten gebucht werden, die von der deutschen Bahn durchgeführt werden. Bei Fahrten ins Ausland nehmen Sie bitte Kontakt zum Reisebüro auf. c. Wenn Sie eine Bahnkarte haben, dann tragen Sie diese bitte unter Mein Benutzerprofil Discount Karten und Vielreisende-Programme ein. Online Buchungsportal April 2014 Seite 7/23

8 Ein Ausrufezeichen vor dem Namen des Flughafens bedeutet, dass dieser Flughafen von Ihrer Sucheingabe abweicht. = Preis Oneway. = nur noch wenige Plätze zu diesem Preis verfügbar. = Preis Hin- und Rückflug. Mit einem Klick auf den Preis werden die Rückflüge angezeigt, die es zu diesem Preis gibt. 4.2 Hotelbuchung Hier können Sie Ihre Hotelübernachtungen buchen. Wichtige Hinweise a. Sie können Hotels aus dem Reisebüro-System, HRS, Hotel.de und Booking.com buchen. b. Zur Buchungsgarantie muss eine Kreditkarte hinterlegt werden. Für die Zahlung vor Ort benötigen Sie entweder eine persönliche, mitgeführte Kreditkarte oder eine schriftliche Vereinbarung mit dem Hotel zur Kostenübernahme. Online Buchungsportal April 2014 Seite 8/23

9 4.3 Mietwagenbuchung Hier können Sie Ihre Mietwagen buchen. Wichtige Hinweise a. Wenn Sie mit einem Mietwagen in ein anderes Land fahren, dann geben Sie diese Information bitte unbedingt bei der Buchung in das Bemerkungsfeld mit ein. 4.4 Reisende anlegen Wichtige Hinweise a. Wenn Sie einen neuen Reisenden angelegt haben, sind Sie automatisch als Travel Arranger für diesen Reisenden hinterlegt und können entsprechend Reisen für ihn/sie buchen. Sollen weitere Mitarbeiter für diesen Reisenden buchen dürfen, dann teilen Sie uns dies bitte mit; wir tragen dann die entsprechenden Berechtigungen ein. Klicken Sie im Personal Portal unten links auf Verwaltung der Benutzerprofile und im nächsten Schritt auf Neuen Benutzer anlegen. Online Buchungsportal April 2014 Seite 9/23

10 Im Fenster QuickProfil gegeben Sie bitte die erforderlichen Daten ein: Benutzername: Passwort: Anrede, Titel, Vorname und Nachname: Adresse z.b. Postleitzahl+Strasse wie im Reisepass vermerkt Online Buchungsportal April 2014 Seite 10/23

11 Auf der nächsten Seite des QuickProfil tragen Sie bitte die mit * gekennzeichneten Felder ein. Ihre Kundennummer ist sechsstellig. Sollten Sie diese nicht wissen, helfen wir Ihnen gerne weiter. Online Buchungsportal April 2014 Seite 11/23

12 4.5 Reisende bearbeiten Um für einen Reisenden weitere Informationen zu hinterlegen, klicken Sie bitte im Personal Portal unten links auf Verwaltung der Benutzerprofile und im nächsten Fenster auf Benutzerdaten bearbeiten. Im darauf folgenden Schritt können Sie entweder direkt auf Finden klicken, oder durch die Eingabe von Benutzername, Vorname oder Nachname die Suche eingrenzen. Wenn Sie keine Daten eingeben, erhalten Sie eine Liste aller Benutzer, für die Sie Reisen buchen dürfen. Online Buchungsportal April 2014 Seite 12/23

13 Wählen Sie aus der Liste der gefundenen Benutzer den Reisenden aus, dessen Daten Sie ergänzen oder ändern wollen und klicken Sie auf Bearbeiten. Wenn Sie einen Benutzer aus dem System löschen möchten, setzen Sie vor dem Namen den Haken und bestätigen Sie den Löschvorgang mit Markierte Benutzer löschen oder klicken Sie einfach auf Entfernen. Mit dem Button Nächste Seite anzeigen können Sie durch die Benutzerliste blättern, falls nicht alle Benutzer auf einer Seite angezeigt werden können. Online Buchungsportal April 2014 Seite 13/23

14 Im darauf folgenden Fenster können Sie die Daten des Benutzers einpflegen. Online Buchungsportal April 2014 Seite 14/23

15 Persönliche Daten Online Buchungsportal April 2014 Seite 15/23

16 Kreditkarten und Bezahlkarten-Information WICHTIG: Hier tragen Sie bitte für jeden Reisenden Ihre Firmenkreditkarte (falls vorhanden) und/oder die persönliche Kreditkarte zur Zahlung ein. Dazu wählen Sie die Kreditkartengesellschaft aus, geben die Kartennummer und die Gültigkeit ein und klicken auf Speichern. Die Check-Box Als Art der Identifikation benutzen können Sie bei einer persönlichen Kreditkarte ankreuzen, damit der Reisende die Kreditkarte als Identifikationsmittel nutzen kann. Die Adressinformationen können leer bleiben. Abgelaufene Kreditkarten sollten Sie hier mit Entfernen aus dem System löschen. Online Buchungsportal April 2014 Seite 16/23

17 Vielreisende-Nummern für Fluggesellschaften Hier tragen Sie, wenn vorhanden und gewünscht, die Vielfliegernummern der Reisenden ein. Online Buchungsportal April 2014 Seite 17/23

18 Discount Karten für Bahnanbieter Hier tragen Sie, wenn vorhanden und gewünscht, die Bahnkarten der Reisenden ein. Die Felder für das Bahn Routing können Sie leer lassen. Online Buchungsportal April 2014 Seite 18/23

19 Persönliche Präferenzen Hier können Sie unter anderem Sitzplatzwünsche für Flug und Bahn, sowie das Layout für die Buchungsbestätigungen einstellen. Online Buchungsportal April 2014 Seite 19/23

20 4.6 Vorauswahl der Reisenden erstellen Um für einen Benutzer eine Reise zu buchen, müssen Sie diesen Reisenden zuerst in Ihre Vorauswahl bzw. Favoritenliste übernehmen. Klicken Sie dazu bitte im Personal Portal unten links auf Reisende auswählen um in die Vorauswahl der Reisenden zu gelangen. Im Fenster Vorauswahl Reisende klicken Sie bitte auf Benutzer finden, um die Ihnen zugeordnerten Benutzer zu finden. Durch Angabe von Benutzername, Nachname und grenzen Sie die Suchergebnisse ein. Im Drop-Down-Feld Reisende/n auswählen erhalten Sie nun die Liste der Reisenden, die Sie noch nicht in Ihre Liste übernommen haben. Wählen Sie den/die gewünschten Reisenden aus und übertragen Sie diesen Benutzer mit Hinzufügen in Ihre Vorauswahlliste. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis sich alle Ihre Reisenden in der Vorauswahl befinden. Online Buchungsportal April 2014 Seite 20/23

21 4.7 Für einen Reisenden buchen Die Auswahl der Reisenden, für die Sie eine Reise buchen möchten, erfolgt immer im ersten Schritt der Buchung. Im Personal Portal klicken Sie dazu im linken Bereich entweder auf Flug- und Bahnbuchung, Hotelbuchung oder Mietwagenbuchung. Online Buchungsportal April 2014 Seite 21/23

22 Im ersten Buchungsschritt, können Sie nun auf der rechten Seite die Reisenden auswählen, für die Sie eine Reise buchen möchten. Im Flugbereich können Sie für bis zu 4 Reisende gleichzeitig buchen. Möchten Sie für einen Gast eine Reise buchen, dessen Daten Sie nicht im System erfassen wollen, wählen Sie Andere/r Reisende/r aus. Die Daten dieses Reisenden müssen dann beim Abschluss der Buchung mit eingegeben werden. Über den Button Vorauswahl Reisende ändern können Sie die Liste Ihrer Reisenden ändern. Dies geschieht analog zu Punkt 4.6 ( Vorauswahl der Reisenden erstellen ). 4.8 Meine Reisen Unter Meine Reisen werden Ihnen Ihre gebuchten Reisen angezeigt. 4.9 Mein Benutzerprofil Im Bereich Mein Benutzerprofil können Sie Ihre persönlichen Daten einpflegen. Wichtige Hinweise a. Bitte überprüfen und vervollständigen Sie die Daten in den Unterpunkten Persönliche Daten, Kreditkarten und Bezahlkarten-Information, Vielreisende-Programme und Discount Karten. Zusätzlich können Sie noch Offizielle Ausweis- und Visumdaten hinterlegen, die für manche Flüge ins Ausland benötigt werden. Online Buchungsportal April 2014 Seite 22/23

23 b. Im Unterpunkt Persönliche Präferenzen können Sie unter anderem Ihre Sitzplatzwünsche für Flug und Bahn, sowie Ihren Standard-Abfahrtsbahnhof und Ihr/e Standard-Anmietland/-stadt für Mietwagen hinterlegen. c. Die Pflege der persönlichen Daten kann nur vom Benutzer selbst vorgenommen werden Services Unter Services finden Sie diverse nützliche Links zum Thema Reisen. Online Buchungsportal April 2014 Seite 23/23